Blog Oaktree - Oaktree Blog

Trial Software Freight Forwarding: Cara Menguji Sistem Sebelum Berlangganan

Freight Forwarding, Software Logistik / Blog Oaktree

Memilih software freight forwarding tidak cukup hanya dengan melihat daftar fitur atau presentasi dari penyedia aplikasi. Sistem yang terlihat lengkap belum tentu cocok dengan alur kerja perusahaan, terutama ketika menangani banyak shipment, dokumen, pelanggan, dan biaya operasional secara bersamaan. Karena itu, trial software freight forwarding menjadi langkah penting sebelum perusahaan memutuskan untuk berlangganan. Melalui masa uji coba, Anda bisa menilai langsung apakah aplikasi tersebut benar-benar membantu pekerjaan sehari-hari atau justru menambah proses baru yang merepotkan. Apa Itu Trial Software Freight Forwarding? Trial software freight forwarding adalah kesempatan untuk mencoba aplikasi pengelolaan operasional freight forwarding sebelum memutuskan membeli lisensinya. Bentuk uji coba dapat berupa akses gratis selama periode tertentu, demo interaktif, atau penggunaan terbatas dengan pendampingan penyedia software. Tujuannya adalah membantu perusahaan menilai kecocokan sistem dengan kebutuhan operasional. Misalnya, tim operasional selama ini mencatat status pengiriman melalui spreadsheet, sementara dokumen dan biaya disimpan di lokasi berbeda. Dengan mencoba software freight forwarding, perusahaan dapat melihat apakah informasi tersebut bisa dikelola lebih terstruktur dan lebih mudah ditelusuri. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua penyedia software memberikan trial gratis. Ada yang menyediakan demo terlebih dahulu, lalu menawarkan uji coba setelah kebutuhan perusahaan dipetakan. Mengapa Perusahaan Perlu Mencoba Software Sebelum Berlangganan? Setiap perusahaan freight forwarding mempunyai alur kerja yang berbeda. Ada yang berfokus pada pengiriman laut, udara, atau darat. Ada pula yang membutuhkan pengelolaan dokumen, biaya shipment, data pelanggan, hingga laporan operasional dalam satu sistem. Tanpa pengujian langsung, perusahaan berisiko memilih aplikasi yang fiturnya tidak sesuai dengan kebutuhan. Trial membantu perusahaan mengevaluasi beberapa hal berikut. Kesesuaian fitur: apakah sistem mendukung proses operasional yang benar-benar digunakan? Kemudahan penggunaan: apakah staf dapat memahami alur kerja aplikasi tanpa kesulitan berarti? Pengelolaan data: apakah informasi shipment, dokumen, dan biaya mudah ditemukan? Integrasi sistem: apakah aplikasi dapat dihubungkan dengan sistem lain yang sudah digunakan perusahaan? Efisiensi kerja: apakah ada proses pencatatan berulang yang bisa dikurangi? Hasil pengujian ini dapat menjadi dasar untuk membandingkan beberapa software sebelum mengambil keputusan. Apa Saja yang Harus Diuji Saat Trial Software Freight Forwarding? Jangan menghabiskan masa trial hanya dengan membuka dashboard dan mencoba setiap menu. Gunakan skenario pekerjaan yang benar-benar terjadi di perusahaan agar hasil pengujian lebih relevan. 1. Pengelolaan shipment Cobalah membuat data pengiriman baru, memasukkan informasi pelanggan, mencatat rute, dan memperbarui status shipment. Periksa apakah tim dapat mengetahui perkembangan pengiriman tanpa harus mencari informasi dari banyak file. 2. Dokumen dan administrasi Uji bagaimana aplikasi menangani dokumen yang berkaitan dengan pengiriman. Perhatikan kemudahan mengakses, mengelompokkan, dan menelusuri dokumen untuk setiap shipment. Jika perusahaan sering menangani dokumen impor dan ekspor, pastikan alur administrasinya sesuai dengan prosedur yang berlaku. 3. Biaya dan laporan operasional Periksa apakah sistem membantu tim mencatat biaya pengiriman, memantau komponen pengeluaran, serta menyusun laporan yang dibutuhkan manajemen. Jangan hanya melihat apakah laporan tersedia. Perhatikan juga apakah data yang ditampilkan relevan dan mudah digunakan untuk mengevaluasi operasional. 4. Integrasi dengan sistem lain Jika perusahaan sudah menggunakan ERP atau software akuntansi, tanyakan apakah aplikasi freight forwarding dapat terintegrasi dengan sistem tersebut. Pastikan pula jenis integrasinya jelas. Integrasi melalui API, sinkronisasi otomatis, dan impor data manual memiliki cara kerja serta keterbatasan yang berbeda. 5. Hak akses dan dukungan teknis Periksa apakah hak akses dapat diatur berdasarkan peran pengguna. Tanyakan juga bagaimana penyedia aplikasi menangani kendala teknis, pelatihan, dan proses implementasi setelah pembelian. Berapa Lama Trial Software Freight Forwarding yang Ideal? Tidak ada durasi yang berlaku untuk semua perusahaan. Masa uji coba yang ideal adalah waktu yang cukup untuk menjalankan skenario operasional utama dan mengevaluasi hasilnya. Jika penyedia menawarkan trial selama beberapa hari, prioritaskan fitur yang paling penting terlebih dahulu. Libatkan staf operasional dan bagian keuangan agar penilaian tidak hanya berasal dari satu sudut pandang. Buat daftar sederhana berisi masalah yang ingin diselesaikan, fitur yang sudah diuji, kendala yang ditemukan, dan hasil yang diperoleh. Catatan tersebut akan memudahkan perusahaan membandingkan beberapa pilihan secara objektif. Apabila masa trial belum cukup untuk menguji integrasi atau proses yang kompleks, mintalah demo lanjutan dengan skenario khusus. Jangan menganggap fitur sudah sesuai hanya karena terlihat dalam presentasi. Coba Oaktree sebagai Software Freight Forwarding Jika perusahaan sedang mencari software untuk membantu pengelolaan operasional freight forwarding, Oaktree dapat dipertimbangkan sebagai salah satu pilihan untuk dievaluasi. Melalui demonstrasi aplikasi, perusahaan dapat mendiskusikan kebutuhan pengelolaan shipment, dokumen, biaya, dan pelaporan sesuai alur kerja yang digunakan. Oaktree juga dapat menjadi opsi bagi perusahaan yang membutuhkan integrasi dengan sistem lain, termasuk SAP dan Accurate, sesuai kebutuhan serta cakupan integrasi yang tersedia. Sebelum memutuskan berlangganan, mintalah tim Oaktree menunjukkan alur yang paling relevan dengan pekerjaan perusahaan Anda. Dengan begitu, evaluasi tidak berhenti pada daftar fitur, tetapi berfokus pada bagaimana sistem tersebut dapat mendukung pekerjaan sehari-hari. Ingin mengetahui apakah Oaktree sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan Anda? Diskusikan kebutuhan tim dan mintalah demonstrasi software freight forwarding Oaktree untuk melihat bagaimana sistemnya dapat diterapkan pada proses bisnis Anda. Trial software freight forwarding membantu perusahaan menilai kecocokan aplikasi sebelum mengeluarkan biaya berlangganan. Fokuskan pengujian pada pengelolaan shipment, dokumen, biaya, laporan, integrasi, dan kemudahan penggunaan. Pilih software berdasarkan hasil pengujian terhadap kebutuhan nyata perusahaan. Dengan cara ini, keputusan pembelian memiliki dasar yang lebih jelas dan risiko memilih sistem yang kurang sesuai dapat dikurangi.

Trial Software Freight Forwarding: Cara Menguji Sistem Sebelum Berlangganan Read More »

5 Manfaat Menentukan Port of Discharge yang Tepat dalam Pengiriman Barang

Freight Forwarding / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Penentuan port of discharge perlu mempertimbangkan rute, kebutuhan kargo, dan lokasi penerima. Pelabuhan bongkar yang sesuai dapat mendukung pengendalian biaya, perencanaan waktu, dan koordinasi administrasi. Evaluasi fasilitas terminal serta konektivitas laut dan darat sebelum pengiriman. Pencatatan jadwal, dokumen, vendor, dan biaya membantu informasi pengiriman lebih mudah ditelusuri. Port of discharge adalah pelabuhan tempat barang dibongkar dari kapal. Dalam perencanaan pengiriman laut, pelabuhan ini menjadi salah satu pertimbangan karena berkaitan dengan biaya, jadwal, fasilitas penanganan, dan perjalanan barang selanjutnya. Penentuan pelabuhan bongkar perlu disesuaikan dengan rute pelayaran, karakteristik kargo, serta lokasi penerima. Pilihan yang sesuai dapat membantu perusahaan menyusun pengiriman secara lebih terarah, meskipun hasilnya tetap dipengaruhi kondisi operasional dan kesiapan dokumen. Berikut lima manfaat menentukan port of discharge yang tepat beserta dasar pertimbangannya. 1. Membantu Mengendalikan Total Biaya Pengiriman Manfaat menentukan port of discharge yang sesuai adalah membantu perusahaan mengevaluasi total biaya perjalanan barang. Perhitungannya perlu mencakup ongkos pengiriman laut, pelayanan terminal, kebutuhan penyimpanan, dan transportasi lanjutan menuju penerima. World Bank menjelaskan bahwa pelabuhan yang efisien dapat mengurangi keterlambatan, menekan biaya pengiriman, dan meningkatkan keandalan rantai pasok. Namun, manfaat tersebut tidak berarti setiap pengiriman akan memperoleh penghematan dengan jumlah yang sama. Sebagai referensi lokal, berdasarkan informasi dari Pelindo: Terminal Petikemas Semarang menyediakan daftar tarif serta simulasi biaya pelayanan petikemas. Informasi seperti ini dapat menjadi salah satu bahan penyusunan estimasi biaya pada terminal yang digunakan. Sebagai ilustrasi, pelabuhan dengan ongkos angkut laut lebih rendah belum tentu menghasilkan total biaya paling kecil apabila lokasinya jauh dari gudang penerima. Karena itu, perusahaan perlu membandingkan biaya sampai tujuan akhir berdasarkan penawaran dan kebutuhan pengiriman yang aktual. 2. Mendukung Perencanaan Waktu Pengiriman Penentuan pelabuhan bongkar juga membantu perusahaan menyusun perkiraan jadwal. Informasi mengenai layanan pelayaran dan kinerja pelabuhan dapat digunakan sebagai pertimbangan ketika merencanakan kedatangan serta pengambilan barang. Container Port Performance Index atau CPPI, yang disusun World Bank bersama S&P Global Market Intelligence, menggunakan waktu kapal di pelabuhan sebagai ukuran kinerja. Pengukurannya mencakup waktu menunggu dan waktu kapal berada di tempat sandar. Data tersebut menunjukkan pentingnya memperhatikan proses pelayanan kapal dalam perencanaan pengiriman. Meskipun demikian, waktu kapal di pelabuhan berbeda dari waktu yang dibutuhkan kontainer untuk keluar dari terminal. Perusahaan tetap perlu memperhitungkan pembongkaran, kesiapan dokumen, proses kepabeanan, dan ketersediaan kendaraan. Dengan menggabungkan informasi tersebut, tim dapat menyusun jadwal yang lebih realistis serta menyiapkan penyesuaian apabila terjadi perubahan. 3. Memudahkan Koordinasi Administrasi Pengiriman Pelabuhan bongkar yang telah ditentukan dengan jelas menjadi acuan bagi koordinasi antara pemilik barang, freight forwarder, pengangkut, pihak terminal, dan pihak yang mengurus kepabeanan. Tim dapat mempersiapkan informasi tujuan, dokumen, prosedur layanan, serta rencana pengambilan barang berdasarkan terminal yang akan digunakan. Kesiapan ini membantu mengurangi kebutuhan klarifikasi ketika barang mendekati waktu kedatangan. Dukungan sistem informasi juga relevan dalam proses tersebut. UNCTAD melalui Review of Maritime Transport 2025 menjelaskan bahwa trade single window, maritime single window, dan platform komunitas pelabuhan membantu mengurangi inefisiensi serta biaya. Temuan tersebut mendukung pentingnya pertukaran informasi yang tertata. Namun, pemilihan pelabuhan tidak otomatis menjamin proses kepabeanan lebih cepat. Kelengkapan data, ketentuan barang, dan hasil pemeriksaan tetap memengaruhi proses yang dijalankan. Karena itu, manfaat koordinasi akan lebih terasa apabila penentuan port of discharge diikuti persiapan dokumen dan pembagian tanggung jawab yang jelas. 4. Menyesuaikan Fasilitas Penanganan dengan Kebutuhan Kargo Setiap pengiriman memiliki kebutuhan penanganan yang dapat berbeda. Barang dengan persyaratan suhu, misalnya, membutuhkan perhatian terhadap fasilitas pendukung kontainer berpendingin. IPC Terminal Petikemas mencantumkan layanan pendukung seperti plugging monitoring reefer, Container Freight Station atau CFS, serta stuffing dan stripping. BJTI Port juga mencantumkan layanan sambungan listrik untuk kontainer reefer. Informasi tersebut menunjukkan bahwa fasilitas terminal merupakan bagian penting dari evaluasi pelabuhan bongkar. Perusahaan perlu menyesuaikan kebutuhan barang dengan layanan yang tersedia pada terminal tujuan. Untuk pengiriman reefer, misalnya, tim perlu mengonfirmasi ketersediaan sambungan listrik, prosedur pemantauan, dan penanganan setelah pembongkaran. Sementara itu, kargo dengan ukuran atau karakteristik khusus membutuhkan pemeriksaan kemampuan penanganan yang sesuai. Konfirmasi sebaiknya dilakukan sebelum pengiriman karena keberadaan suatu layanan belum menjamin kapasitasnya tersedia pada waktu kedatangan barang. 5. Mendukung Konektivitas Pengiriman ke Tujuan Akhir Port of discharge menjadi penghubung antara perjalanan laut dan tahap distribusi berikutnya. Karena itu, kesesuaian layanan pelayaran dan akses menuju lokasi penerima perlu dipertimbangkan bersama. UNCTAD menyediakan Port Liner Shipping Connectivity Index atau PLSCI untuk mengukur keterhubungan pelabuhan dengan jaringan pelayaran petikemas. Menurut UNCTAD, konektivitas yang lebih baik mendukung perdagangan dengan biaya lebih rendah, waktu lebih cepat, dan pilihan layanan lebih banyak. Bagi perusahaan, informasi konektivitas dapat menjadi bahan untuk mengevaluasi pilihan layanan laut menuju pelabuhan bongkar. Namun, indeks tersebut tidak mengukur seluruh kondisi transportasi darat setelah barang dibongkar. Untuk menilai distribusi menuju gudang, perusahaan perlu menambahkan informasi jarak, waktu tempuh, akses kendaraan, dan tarif trucking. Pelabuhan yang dekat secara geografis pun perlu dievaluasi berdasarkan kondisi perjalanan yang sebenarnya. Dengan mempertimbangkan perjalanan laut dan darat secara bersama, perusahaan dapat menyusun rencana pengiriman yang lebih sesuai dengan kebutuhan penerima. Kelola Informasi Pengiriman Bersama Oaktree Manfaat menentukan port of discharge yang tepat mencakup pengendalian biaya, perencanaan waktu, koordinasi administrasi, kesesuaian fasilitas kargo, dan konektivitas perjalanan barang. Seluruh manfaat tersebut membutuhkan evaluasi berdasarkan rute serta kondisi pengiriman. Agar informasi mudah ditelusuri, perusahaan dapat mencatat pelabuhan bongkar bersama jadwal, dokumen, vendor, dan biaya pada pekerjaan pengiriman yang bersangkutan. Untuk mempermudah pengelolaan tersebut, software logistik seperti Oaktree dapat membantu perusahaan menata informasi operasional dan keuangan melalui pengelolaan jobfile, tracking shipment, buying dan selling, serta penagihan pelanggan. Dengan pencatatan yang terstruktur, tim dapat menelusuri perkembangan pekerjaan beserta biaya yang berkaitan. Konsultasikan kebutuhan pengelolaan pengiriman perusahaan Anda bersama tim Oaktree untuk menemukan fitur dan alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

5 Manfaat Menentukan Port of Discharge yang Tepat dalam Pengiriman Barang Read More »

7 Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern dan Fungsinya

Ekspor-impor / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Software logistik memiliki beragam fungsi, mulai dari pengelolaan transportasi, gudang, persediaan, armada, pesanan, hingga freight forwarding. Perusahaan tidak harus menggunakan semua jenis software; sesuaikan dengan kebutuhan dan sistem yang sudah tersedia. Evaluasi fitur, integrasi, biaya, dan kesiapan pengguna sebelum implementasi. Oaktree mendukung pengelolaan freight forwarding serta integrasi dengan Accurate Online sesuai cakupan yang diterapkan. Software logistik adalah aplikasi yang membantu perusahaan mengelola aktivitas dan informasi logistik, mulai dari persediaan, pergudangan, hingga pengiriman sesuai cakupan sistemnya. Melalui aplikasi tersebut, perusahaan dapat menata pencatatan dan memantau proses yang sebelumnya dikerjakan secara terpisah. Setiap jenis software logistik memiliki fokus yang berbeda. Sistem untuk mengatur aktivitas gudang, misalnya, memiliki fungsi yang berbeda dari aplikasi pengelolaan armada atau freight forwarding. Karena itu, perusahaan perlu memahami kegunaan setiap jenis software agar dapat memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern Pembagian berikut didasarkan pada fungsi utama sistem. Kategorinya dapat saling tumpang tindih karena satu platform mungkin menyediakan beberapa kemampuan sekaligus. 1. Transportation Management System (TMS) Transportation Management System atau TMS membantu perusahaan merencanakan dan mengelola pergerakan barang melalui transportasi darat, laut, udara, maupun kombinasi beberapa moda. Menurut SAP, fungsi TMS dapat mencakup perencanaan muatan dan rute, pemantauan freight, serta otomatisasi administrasi seperti penagihan transportasi. Cakupan fitur tetap mengikuti produk dan konfigurasi yang digunakan. Sebagai ilustrasi, perusahaan distributor perlu mengirim barang dari pusat distribusi ke beberapa wilayah. TMS dapat digunakan untuk membantu menyusun kebutuhan transportasi, mengevaluasi pilihan pengangkut, dan memantau pelaksanaan pengiriman. Jenis software ini relevan bagi perusahaan yang membutuhkan pengelolaan transportasi secara terstruktur, termasuk bisnis yang menggunakan jasa pengangkut pihak ketiga. 2. Warehouse Management System (WMS) Warehouse Management System atau WMS berfokus pada aktivitas di dalam gudang. Sistem ini membantu mengatur penerimaan, penempatan, pengambilan, pengepakan, hingga pengeluaran barang. SAP menjelaskan bahwa WMS mendukung pengelolaan operasional sejak barang masuk ke pusat distribusi atau fulfillment sampai barang meninggalkan fasilitas tersebut. Contohnya, ketika pesanan harus disiapkan, staf gudang membutuhkan informasi lokasi barang dan jumlah yang perlu diambil. WMS dapat membantu mengatur pekerjaan tersebut sesuai kemampuan sistemnya. WMS relevan untuk operator gudang, distributor, penyedia fulfillment, dan perusahaan third-party logistics atau 3PL yang menangani aktivitas penyimpanan serta penyiapan barang. 3. Inventory Management System (IMS) Inventory Management System atau IMS membantu perusahaan mengelola informasi persediaan, seperti jumlah barang, lokasi stok, nilai persediaan, dan kebutuhan pengadaan ulang. Zoho membedakan inventory management sebagai pengelolaan ketersediaan serta informasi stok, sedangkan WMS lebih menekankan pelaksanaan pekerjaan di gudang. Namun, fungsi keduanya dapat tersedia dalam produk yang sama. Sebagai contoh, perusahaan perlu mengetahui jumlah barang yang tersedia di beberapa gudang dan kapan pembelian berikutnya harus dilakukan. Kebutuhan tersebut berkaitan dengan pengendalian persediaan. Jika perusahaan juga membutuhkan pengaturan lokasi rak, tugas pengambilan barang, dan aktivitas pengepakan yang terperinci, kemampuan WMS perlu ikut dievaluasi. 4. Fleet Management Software Fleet management software berfokus pada pengelolaan kendaraan dan penggunaannya. Jenis software ini relevan untuk perusahaan yang memiliki atau mengoperasikan armada sendiri. Sebagai contoh cakupan produk, Samsara sebagai perusahaan teknologi dan konstruksi asal California, Amerika Serikat menyediakan layanan yang memiliki fungsi GPS tracking, routing dan dispatch, perawatan armada, serta pengelolaan bahan bakar dan energi. Dalam operasional trucking, perusahaan dapat membutuhkan informasi kendaraan yang tersedia, jadwal perawatan, dan penugasan pengemudi. Data tersebut membantu tim merencanakan penggunaan armada. Perlu dibedakan antara pemantauan kendaraan dan pemantauan shipment. Posisi kendaraan memberikan informasi perjalanan armada, sedangkan status shipment dapat mencakup proses lain, seperti kesiapan dokumen, perpindahan moda, dan serah terima barang. 5. Order Management System (OMS) Order Management System atau OMS digunakan untuk mengelola pesanan sejak diterima hingga dipenuhi. Oracle menjelaskan OMS sebagai sistem untuk pencatatan dan pemrosesan pesanan di berbagai industri. Dalam konteks logistik, OMS membantu menghubungkan informasi pesanan dengan proses persediaan, penyiapan barang, dan pengiriman sesuai integrasi yang tersedia. Sebagai ilustrasi, perusahaan menerima pesanan dari website, tim sales, dan kanal penjualan lainnya. Informasi tersebut perlu ditata agar pesanan dapat diteruskan ke proses pemenuhan dan statusnya mudah ditelusuri. OMS relevan bagi distributor, retail, dan bisnis dengan beberapa kanal pemesanan. Untuk perusahaan forwarding, kebutuhan pengelolaan order perlu dibandingkan dengan fungsi booking atau jobfile yang sudah tersedia. 6. Last-Mile Delivery Software Last-mile delivery software membantu mengelola tahap pengantaran menuju penerima akhir. Fungsinya dapat mencakup pembagian tugas kurir, penyusunan rute, pemantauan status pengantaran, dan pencatatan bukti penyerahan. Sebagai contoh, perusahaan kurir perlu mengirimkan paket dari hub lokal ke berbagai alamat pelanggan. Software ini dapat membantu tim membagi pekerjaan dan menelusuri hasil pengantaran, termasuk paket yang berhasil diterima atau perlu dijadwalkan ulang. Jenis software logistik ini relevan untuk layanan kurir, distribusi lokal, dan bisnis yang menangani pengantaran ke banyak titik penerima. 7. Freight Forwarding Software Freight forwarding software dirancang untuk mendukung pekerjaan jasa pengurusan pengiriman. Fungsinya dapat mencakup quotation, booking, jobfile, dokumen shipment, biaya vendor, dan penagihan pelanggan. Salah satu software yang dapat digunakan adalah Oaktree, yang menyediakan pengelolaan jobfile, buying dan selling, invoice, serta laporan laba/rugi per pekerjaan. Fitur tersebut membantu tim operasional dan finance menelusuri informasi pengiriman beserta biaya dan pendapatannya. Oaktree juga mendukung integrasi dengan Accurate Online. Perusahaan dapat mendiskusikan cakupan integrasi dan kebutuhan koneksi aplikasi lainnya bersama tim Oaktree. Apakah Satu Bisnis Membutuhkan Semua Jenis Software? Perusahaan tidak harus menggunakan seluruh jenis software logistik. Kebutuhannya bergantung pada layanan, kompleksitas pekerjaan, dan sistem yang sudah tersedia. Distributor dengan gudang dan armada sendiri mungkin membutuhkan fungsi persediaan, pergudangan, serta transportasi. Sementara itu, freight forwarder yang menggunakan vendor pengangkut dapat lebih memprioritaskan jobfile, dokumen, biaya, dan penagihan. Sebagian kebutuhan tersebut mungkin sudah tersedia dalam satu platform. Perusahaan perlu memeriksa cakupan fitur agar tidak membeli aplikasi tambahan dengan fungsi yang sama. Jika menggunakan beberapa sistem, integrasi dapat dipertimbangkan untuk menghubungkan pertukaran informasi. SAP menjelaskan bahwa ERP, WMS, dan TMS menjalankan fungsi berbeda yang dapat saling terintegrasi. Prinsip serupa berlaku ketika software forwarding dihubungkan dengan aplikasi akuntansi. Perusahaan perlu menentukan data yang dipertukarkan, sistem yang menjadi acuan, dan pihak yang memeriksa hasilnya. Cara Menentukan Software Logistik yang Dibutuhkan Identifikasi Masalah yang Ingin Diselesaikan Mulailah dari hambatan yang paling memengaruhi pekerjaan. Apakah perusahaan kesulitan mengetahui stok, membagi tugas gudang, memantau kendaraan, atau menelusuri biaya pengiriman? Masalah tersebut membantu menentukan kategori software yang perlu

7 Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern dan Fungsinya Read More »

Software Logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance

Freight Forwarding / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Software logistik membantu menghubungkan informasi shipment, jobfile, dokumen, dan biaya untuk kebutuhan operasional serta finance. Oaktree mendukung integrasi dengan Accurate Online melalui API sesuai cakupan yang diterapkan. Integrasi membutuhkan data yang konsisten, pembagian tanggung jawab, pengaturan akses, dan pengujian. Kebutuhan koneksi dengan aplikasi lain yang menyediakan API dapat dikonsultasikan kepada tim Oaktree. Pengiriman sudah selesai, tetapi invoice pelanggan belum diterbitkan karena tim finance masih menunggu rincian biaya. Sementara itu, tim operasional merasa seluruh informasi sudah dikirim melalui spreadsheet dan percakapan grup. Situasi seperti ini dapat terjadi ketika kedua divisi menggunakan pencatatan yang terpisah. Penggunaan software logistik dapat membantu menata informasi pengiriman agar lebih mudah digunakan bersama. Data pelanggan, jobfile, dokumen, dan biaya menjadi acuan untuk pekerjaan operasional sekaligus mendukung proses penagihan. Berikut adalah Informasi detail mengenai software logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance. Mengapa Tim Operasional dan Finance Perlu Terhubung? Tim operasional menangani perkembangan pengiriman, berkomunikasi dengan vendor, serta mengumpulkan dokumen. Dalam prosesnya, informasi dapat berubah, termasuk jadwal, kebutuhan kendaraan, dan biaya tambahan. Perubahan tersebut juga dibutuhkan oleh finance. Tim keuangan perlu mengetahui biaya yang sudah disetujui, tagihan vendor yang harus diperiksa, dan layanan yang dapat ditagihkan kepada pelanggan. Ketika informasi tidak tersampaikan dengan jelas, finance perlu meminta konfirmasi ulang. Operasional pun harus membuka kembali catatan pekerjaan untuk menjelaskan transaksi yang sama. CargoWise menjelaskan bahwa pemindahan dan penginputan informasi secara manual antarsistem membutuhkan waktu serta meningkatkan potensi kesalahan setiap kali data diketik ulang. Hal ini menjadi alasan untuk mengevaluasi proses pertukaran informasi antardivisi. Keterhubungan kedua tim membutuhkan pencatatan yang konsisten, pembagian tanggung jawab, dan alur pemeriksaan yang disepakati. Informasi Operasional Apa yang Dibutuhkan Tim Finance? Finance membutuhkan informasi yang cukup untuk menelusuri dasar transaksi. Nominal biaya saja belum selalu memadai tanpa referensi pekerjaan dan dokumen pendukung. Berikut contoh informasi yang perlu tersedia: Informasi operasional Kegunaan bagi finance Identitas pelanggan dan nomor jobfile Mengidentifikasi transaksi serta referensi penagihan. Rincian layanan dan harga jual Memeriksa dasar pembuatan invoice pelanggan. Biaya vendor dan bukti transaksi Memverifikasi tagihan serta kebutuhan pembayaran. Tambahan biaya yang disetujui Menentukan biaya tambahan yang dapat ditagihkan. Dokumen penyelesaian pekerjaan Mendukung proses penagihan sesuai kesepakatan. Tabel tersebut menggambarkan kebutuhan informasi antardivisi. Jenis data yang dapat dipertukarkan melalui integrasi perlu diperiksa sesuai kemampuan dan konfigurasi sistem. Sebagai ilustrasi, sebuah pengiriman membutuhkan tambahan layanan trucking. Operasional perlu mencatat penyebab, nominal, dan persetujuannya agar finance dapat menentukan perlakuan transaksi tersebut. Dengan referensi yang lengkap, pemeriksaan tidak bergantung pada ingatan staf atau pencarian percakapan lama. Bagaimana Software Logistik Menghubungkan Kedua Tim? 1. Menata Informasi Berdasarkan Jobfile Jobfile dapat menjadi referensi bersama untuk satu pekerjaan pengiriman. Informasi pelanggan, rute, dokumen, biaya, dan penagihan dihubungkan dengan pekerjaan yang sama. Ketika finance menerima tagihan vendor, nomor jobfile membantu mengidentifikasi pengiriman yang dimaksud. Tim operasional juga memiliki referensi yang konsisten ketika diminta menjelaskan biaya atau perubahan layanan. Dalam evaluasi software logistik, perusahaan perlu memeriksa informasi apa yang dapat dicatat pada jobfile serta bagaimana pengguna menelusuri dokumen dan transaksi terkait. 2. Memperjelas Pencatatan dan Pemeriksaan Biaya Estimasi biaya pada awal pekerjaan dapat berbeda dari realisasinya. Perubahan kebutuhan pengiriman atau layanan tambahan perlu dicatat agar kedua tim menggunakan informasi terbaru. Perusahaan perlu membedakan biaya estimasi, biaya yang sudah dikonfirmasi, dan biaya yang masih menunggu persetujuan. Pembagian status ini membantu finance memahami transaksi yang sudah siap diproses. Tanggung jawab pengguna juga perlu ditentukan. Operasional dapat ditugaskan melengkapi informasi pekerjaan, sedangkan pemeriksaan dan persetujuan transaksi mengikuti kewenangan yang ditetapkan perusahaan. 3. Mendukung Kesiapan Penagihan Penerbitan invoice dapat membutuhkan rincian layanan, harga yang disepakati, biaya tambahan, dan dokumen pendukung. Kebutuhan tersebut berbeda menurut kontrak pelanggan. Software logistik dapat digunakan untuk menata informasi yang menjadi dasar pemeriksaan sebelum penagihan. Namun, perusahaan tetap perlu menetapkan kapan sebuah pekerjaan dinyatakan siap ditagihkan. Sebagai contoh, finance baru memproses invoice setelah biaya tambahan memperoleh persetujuan dan dokumen penerimaan tersedia. Aturan tersebut perlu dipahami oleh operasional agar kelengkapan dapat dipersiapkan sejak pekerjaan berjalan. 4. Menghubungkan Data dengan Sistem Akuntansi Perusahaan mungkin sudah memiliki aplikasi akuntansi yang digunakan untuk pembukuan. Dalam kondisi ini, kebutuhan integrasi dapat dievaluasi agar informasi dari proses logistik dapat diteruskan sesuai alur pencatatan keuangan. Integrasi perlu memiliki cakupan yang jelas: data apa yang dipertukarkan, sistem mana yang menjadi acuan, kapan data dikirim, dan siapa yang memeriksa hasilnya. Tujuannya adalah membangun pertukaran informasi yang sesuai kebutuhan bisnis. Tidak semua data operasional harus dikirim ke aplikasi akuntansi, dan tidak semua pembaruan harus berlangsung pada waktu yang sama. Integrasi Oaktree dengan Accurate Online dan Aplikasi Lainnya Oaktree sebagai software logistik yang dirancang untuk industri freight forwarding mendukung integrasi dengan Accurate Online melalui API. Integrasi ini membantu menghubungkan kebutuhan operasional pengiriman dengan pencatatan keuangan, sehingga dapat mengurangi input data berulang sesuai cakupan yang diterapkan. Perusahaan dapat mendiskusikan jenis transaksi, arah pertukaran data, dan kebutuhan konfigurasi bersama tim Oaktree. Jika menggunakan aplikasi keuangan seperti Mekari maupun Kledo, GajiHub, pastikan terlebih dahulu ketersediaan API dan izin akses untuk produk yang digunakan. Selanjutnya, tim developer Oaktree dapat mengevaluasi kompatibilitas, cakupan data, serta kebutuhan pengembangan integrasi sesuai proses bisnis perusahaan. Bagi perusahaan logistik, pembahasan integrasi dapat dimulai dari pekerjaan yang paling sering membutuhkan pemindahan data. Misalnya, informasi transaksi yang sudah diperiksa di proses operasional ingin diteruskan untuk kebutuhan pencatatan keuangan. Namun, cakupan integrasi Oaktree–Accurate Online perlu dikonfirmasi kepada tim Developer Oaktree. Perusahaan sebaiknya menanyakan: Jenis data dan transaksi yang dapat dihubungkan. Arah serta waktu pertukaran data. Perlakuan terhadap perubahan atau pembatalan transaksi. Mekanisme pemeriksaan ketika pengiriman data gagal. Kebutuhan konfigurasi, implementasi, dan biaya terkait. Dengan pembahasan tersebut, perusahaan dapat menilai kesesuaian integrasi berdasarkan workflow yang benar-benar dijalankan. Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Integrasi? Menyeragamkan Data Pelanggan, Vendor, dan Layanan Nama pelanggan atau vendor yang berbeda pada dua sistem dapat menyulitkan pencocokan transaksi. Karena itu, perusahaan perlu meninjau kode, nama, dan referensi data sebelum integrasi digunakan. Tentukan pula siapa yang berwenang membuat serta memperbarui data tersebut. Pengaturan ini membantu menjaga konsistensi setelah sistem berjalan. Menentukan Alur dan Sumber Data Acuan Perusahaan perlu menyepakati kapan transaksi siap diteruskan. Apakah setelah dibuat, diperiksa, atau disetujui oleh pihak tertentu? Tentukan juga tempat melakukan koreksi. Jika data dapat diubah pada dua sistem tanpa aturan,

Software Logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance Read More »

Dari Excel ke Software Freight Forwarder: 7 Kesalahan yang Perlu Dihindari

Logistik / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Transisi dari Excel ke software freight forwarder membutuhkan kesiapan data, proses kerja, dan pengguna. Bersihkan data, tentukan sumber informasi yang menjadi acuan, dan perjelas tanggung jawab setiap divisi. Lakukan pelatihan, pengujian, dan rekonsiliasi sebelum sistem digunakan. Tetapkan aturan transisi serta pendampingan setelah go-live agar pencatatan tetap konsisten. Tim operasional mencatat shipment di Excel, bagian finance memiliki spreadsheet biaya sendiri, sementara dokumen pengiriman tersimpan di folder terpisah. Saat pelanggan menanyakan status pengiriman atau manajemen meminta laporan keuntungan, staf harus mengumpulkan informasi dari beberapa tempat. Situasi tersebut dapat mendorong perusahaan beralih ke software freight forwarder. Namun, transisi membutuhkan persiapan agar data lama, alur kerja, dan tanggung jawab pengguna dapat terhubung dalam sistem baru. Jika perusahaan sedang merencanakan perubahan tersebut, berikut tujuh kesalahan yang perlu dihindari saat beralih dari Excel ke software freight forwarder. Mengapa Transisi dari Excel Perlu Dipersiapkan? Excel dan spreadsheet dapat membantu perusahaan mencatat shipment, menghitung biaya, serta menyusun laporan. Ketika digunakan oleh beberapa divisi, perusahaan perlu menjaga konsistensi format, pembaruan informasi, dan versi file yang menjadi acuan. Sebagai contoh, tim operasional memperbarui biaya pengiriman dalam satu file, tetapi finance masih menggunakan salinan sebelumnya. Perbedaan informasi tersebut perlu diselesaikan sebelum data dipindahkan ke software. CargoWise menjelaskan bahwa penginputan dan pemindahan data secara manual antarsistem membutuhkan waktu serta meningkatkan potensi kesalahan setiap kali informasi diketik ulang. Temuan ini relevan sebagai pertimbangan ketika perusahaan mengevaluasi pencatatan yang tersebar. Karena itu, persiapan migrasi perlu mencakup pemeriksaan data sekaligus penyelarasan proses kerja. Contoh-contoh berikut menggambarkan risiko yang perlu diantisipasi dalam operasional freight forwarder. 1. Memindahkan Seluruh Spreadsheet Tanpa Membersihkan Data Sebelum migrasi, perusahaan perlu memeriksa apakah data dalam spreadsheet sudah lengkap, konsisten, dan masih relevan. File yang selama ini digunakan dapat memuat nama pelanggan ganda, kode vendor berbeda, atau kolom dengan format tanggal yang tidak seragam. Misalnya, pelanggan yang sama tercatat sebagai “PT Sumber Makmur”, “Sumber Makmur”, dan “SM”. Jika semuanya dimasukkan sebagai pelanggan berbeda, riwayat transaksi dan laporan piutang dapat terpisah. Magaya menekankan pentingnya memeriksa akurasi data saat pemindahan atau konversi, dengan melibatkan perwakilan divisi untuk memvalidasi informasi yang mereka gunakan. Perusahaan dapat memulainya dengan membersihkan data duplikat, menyeragamkan format, dan menentukan data yang perlu dipindahkan. Data historis yang tidak dimigrasikan tetap perlu diarsipkan sesuai kebutuhan perusahaan dan ketentuan penyimpanannya. 2. Belum Menentukan Data yang Menjadi Acuan Ketika setiap divisi memiliki spreadsheet sendiri, perusahaan mungkin menemukan perbedaan angka untuk pekerjaan yang sama. Biaya pada catatan operasional, misalnya, belum tentu sama dengan biaya yang sudah diverifikasi oleh finance. Sebelum migrasi, perbedaan tersebut perlu diperiksa. Tentukan dokumen pendukung, status transaksi, dan pihak yang berwenang menyetujui koreksi. Elicit Technology menjelaskan bahwa persiapan implementasi perlu mencakup kebutuhan bisnis serta perpindahan informasi antara operasional dan finance. Hal ini menjadi dasar untuk menyepakati informasi yang digunakan bersama. Dalam praktiknya, perusahaan dapat menugaskan operasional untuk memeriksa data shipment dan finance untuk memvalidasi saldo serta transaksi keuangan. Dengan pembagian tersebut, angka yang masuk ke sistem memiliki dasar yang dapat ditelusuri. 3. Memaksakan Seluruh Format Excel ke Sistem Baru Saat sudah terbiasa dengan spreadsheet, pengguna mungkin berharap seluruh kolom, urutan pekerjaan, dan cara persetujuan lama dibuat ulang dalam software. Padahal, beberapa langkah perlu dievaluasi. Apakah data pelanggan masih harus disalin ke beberapa lembar? Apakah persetujuan biaya harus tetap dilakukan melalui pesan pribadi? Apakah setiap divisi perlu membuat laporan dari awal? Menurut Magaya, memaksa teknologi mengikuti setiap kebiasaan dan proses manual lama dapat menghilangkan kesempatan untuk memperbaiki workflow. Perusahaan sebaiknya meninjau tujuan setiap langkah sebelum meminta penyesuaian. Pertahankan proses yang masih dibutuhkan, sederhanakan pengulangan, dan susun SOP yang sesuai dengan cara kerja sistem baru. 4. Tidak Memperjelas Pembagian Tanggung Jawab Dalam pencatatan berbasis Excel, satu orang mungkin mengelola satu file secara penuh. Ketika perusahaan beralih ke software bersama, beberapa pengguna akan mengakses informasi yang saling berkaitan. Tanpa pembagian tanggung jawab, biaya tambahan dapat terlambat dicatat karena operasional mengira finance yang menginputnya. Sebaliknya, finance menunggu pembaruan dari operasional. Sebelum sistem digunakan, sepakati siapa yang membuat jobfile, memperbarui status shipment, mencatat biaya, menyetujui transaksi, dan menerbitkan invoice. Sesuaikan pula hak akses dengan tugas tersebut. Pembagian ini perlu disertai aturan koreksi. Jika terjadi kesalahan nominal atau perubahan data pelanggan, pengguna harus mengetahui siapa yang dapat memperbaikinya dan dokumen apa yang diperlukan. 5. Mengabaikan Pelatihan Berdasarkan Pekerjaan Harian Kemampuan menggunakan Excel belum tentu membuat pengguna langsung memahami hubungan antarproses dalam software freight forwarder. Staf mungkin mengetahui cara mengisi data, tetapi belum memahami pengaruhnya terhadap dokumen, invoice, atau laporan. Pelatihan sebaiknya menggunakan contoh pekerjaan yang dekat dengan tanggung jawab pengguna. Tim operasional dapat berlatih membuka jobfile dan memperbarui shipment, sedangkan finance mencoba memeriksa biaya, menerbitkan invoice, serta mencatat pembayaran. Magaya menjelaskan bahwa pemahaman pengguna terhadap tujuan perubahan dan dampaknya pada pekerjaan merupakan bagian penting dari adopsi sistem. Sediakan juga panduan singkat untuk kasus berulang, seperti biaya susulan atau koreksi transaksi. Tentukan pengguna internal yang dapat menjadi tempat bertanya ketika tim mengalami kesulitan. 6. Langsung Beralih Tanpa Pengujian dan Rekonsiliasi Keberhasilan mengimpor spreadsheet belum membuktikan bahwa data dan proses sudah siap digunakan. Perusahaan tetap perlu memeriksa hasil migrasi dan menjalankan pengujian sesuai kebutuhan operasional. Elicit Technology menempatkan User Acceptance Testing atau UAT serta persetujuan hasil pengujian sebelum penggunaan produksi. Pengujian dapat mencakup satu alur lengkap, mulai dari quotation, jobfile, pencatatan biaya, invoice, hingga pembayaran. Sertakan pengecualian penting seperti pembatalan shipment, pembayaran sebagian, dan tambahan biaya. Bandingkan pula saldo, jumlah transaksi, serta laporan yang relevan dengan catatan sebelumnya. Setiap selisih perlu ditelusuri dan diselesaikan sebelum hasilnya disetujui oleh penanggung jawab bisnis. 7. Membiarkan Excel dan Software Berjalan Tanpa Aturan Transisi Spreadsheet mungkin masih diperlukan sementara untuk mencocokkan hasil perhitungan atau memeriksa kelengkapan migrasi. Namun, penggunaannya perlu memiliki tujuan dan batas yang jelas. Jika pembaruan transaksi dilakukan di dua tempat tanpa aturan, informasi dapat kembali berbeda. Sebagai contoh, biaya vendor diperbarui di Excel, tetapi pengguna lain membuat invoice berdasarkan angka lama dalam software. Tentukan tanggal mulai pencatatan utama, perlakuan terhadap jobfile yang masih berjalan, serta pihak yang menyetujui penghentian pencatatan lama. Jika ada proses paralel, tetapkan cara rekonsiliasi dan batas waktunya. Setelah go-live, sediakan jalur bantuan dan evaluasi kendala berulang. Magaya menekankan pentingnya pendampingan awal, eskalasi masalah, dan

Dari Excel ke Software Freight Forwarder: 7 Kesalahan yang Perlu Dihindari Read More »

Jangan Salah Pilih! Ini Cara Memilih Software Freight Forwarder yang Tepat

Logistik / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Pilih software freight forwarder berdasarkan kebutuhan layanan dan alur kerja perusahaan. Periksa keterhubungan jobfile, dokumen, biaya, invoice, serta laporan keuangan. Evaluasi integrasi, keamanan data, total biaya, dan dukungan implementasi. Libatkan tim operasional dan finance untuk menguji software melalui demo sebelum berlangganan. Data pengiriman sudah dicatat oleh tim operasional, tetapi bagian keuangan masih harus meminta ulang rincian biaya untuk membuat invoice. Di sisi lain, dokumen tersimpan di beberapa folder sehingga staf membutuhkan waktu untuk menemukan informasi terbaru. Apakah perusahaan Anda menghadapi situasi serupa? Penggunaan software freight forwarder dapat membantu menyatukan proses tersebut. Namun, sebelum memilih, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan layanan, anggaran, dan kemampuan tim yang akan menggunakannya. Agar investasi lebih terarah, berikut cara memilih software freight forwarder yang dapat Anda terapkan sebelum memutuskan berlangganan. Mengapa Pemilihan Software Freight Forwarder Perlu Dipertimbangkan dengan Matang? Software freight forwarder akan menjadi bagian dari pekerjaan harian beberapa divisi, mulai dari sales, operasional, customer service, hingga finance. Setiap divisi membutuhkan informasi yang berbeda, tetapi tetap berkaitan dengan pengiriman yang sama. Sebagai contoh, harga yang disepakati dalam quotation perlu menjadi acuan bagi tim operasional dan keuangan. Ketika ada tambahan biaya pengiriman, perubahan tersebut juga perlu tercatat agar penagihan dan perhitungan margin tetap akurat. Jika alur ini tidak terakomodasi, tim mungkin masih harus memindahkan data secara manual atau membuat pencatatan tambahan. Karena itu, evaluasi software perlu mencakup perjalanan pekerjaan secara menyeluruh, termasuk bagaimana informasi berpindah antardivisi. Oleh karena itu, sebagai penyedia software freight forwarder, Oaktree Indonedia menyarankan perusahaan memiliki workflow, menentukan prioritas kebutuhan dan melibatkan tim pengguna sejak awal evaluasi. Cara Memilih Software Freight Forwarder yang Tepat 1. Petakan Kebutuhan dan Masalah Operasional Perusahaan Mulailah dengan mencatat layanan yang dijalankan perusahaan. Apakah bisnis Anda berfokus pada air freight, ocean freight, trucking, atau kombinasi beberapa moda? Apakah perusahaan juga menangani konsolidasi dan pengurusan dokumen kepabeanan? Selanjutnya, identifikasi hambatan yang paling sering terjadi. Misalnya, tim kesulitan melacak perkembangan shipment, tagihan vendor terlambat dicatat, atau manajemen belum dapat melihat keuntungan setiap pekerjaan. Dari pemetaan tersebut, pisahkan kebutuhan menjadi fitur wajib dan fitur tambahan. Perusahaan yang kesulitan mengendalikan margin dapat memprioritaskan pencatatan biaya serta pendapatan per jobfile. Sementara itu, perusahaan dengan banyak cabang perlu mengevaluasi pengaturan akses dan pelaporan antarcabang. 2. Periksa Kesesuaian Fitur dengan Alur Kerja Forwarding Setelah kebutuhan dipetakan, periksa bagaimana fitur software mendukung pekerjaan dari awal sampai selesai. Evaluasi proses pembuatan quotation, booking, pembukaan jobfile, pengelolaan dokumen, hingga pembaruan status pengiriman. Perhatikan pula kebutuhan dokumen sesuai layanan perusahaan, seperti Bill of Lading, Air Waybill, dan packing list. Tanyakan apakah informasi yang sudah dicatat dapat digunakan kembali pada dokumen atau proses berikutnya. Saat demo, minta vendor memperlihatkan satu contoh pekerjaan secara lengkap. Amati bagian yang berjalan otomatis, bagian yang perlu diperiksa pengguna, dan bagian yang masih membutuhkan input ulang. Pengujian ini membantu perusahaan memahami cara kerja sistem dalam situasi yang mendekati pekerjaan sehari-hari. 3. Pastikan Operasional Terhubung dengan Keuangan Pengiriman yang selesai tetap membutuhkan penyelesaian biaya, penagihan, dan pencatatan pembayaran. Oleh karena itu, kemampuan software dalam menghubungkan operasional dengan keuangan perlu diperiksa. Tanyakan bagaimana sistem mencatat harga beli jasa vendor, harga jual kepada pelanggan, biaya tambahan, invoice, serta pembayaran. Periksa juga apakah piutang dan utang dapat ditelusuri berdasarkan pekerjaan yang bersangkutan. Sebagai gambaran praktik industri, studi kasus Metro Shipping yang dipublikasikan WiseTech Global menjelaskan penggunaan modul kepabeanan bersama fungsi akuntansi, termasuk piutang, utang, dan pencatatan kas. Dalam evaluasi, gunakan contoh adanya tambahan biaya setelah shipment berjalan. Periksa apakah biaya tersebut masuk ke jobfile yang tepat, memengaruhi perhitungan margin, dan dapat ditagihkan sesuai kesepakatan dengan pelanggan. 4. Evaluasi Integrasi dengan Sistem yang Digunakan Perusahaan mungkin sudah menggunakan software akuntansi, ERP, atau portal pelanggan. Sebelum memilih sistem baru, tentukan informasi apa yang perlu dipertukarkan dengan aplikasi tersebut. Tanyakan kepada vendor apakah integrasi dilakukan secara otomatis melalui API atau menggunakan ekspor-impor file. Konfirmasi pula arah pertukaran data, frekuensi pembaruan, biaya tambahan, dan penanggung jawab ketika terjadi kegagalan. Untuk dokumen elektronik, dukungan integrasi perlu diperiksa secara spesifik sesuai kebutuhan perusahaan. Oaktree mendukung integrasi dengan CEISA 4.0 untuk proses kepabeanan serta Mekari Sign untuk penandatanganan dokumen secara elektronik. Dengan demikian, mengintegrasikan Oaktree dengan kedua layanan tersebut dapat membantu perusahaan menyederhanakan pengurusan dokumen kepabeanan dan proses penandatanganan, sekaligus mengurangi kebutuhan mencetak serta memindai dokumen. 5. Periksa Keamanan, Hak Akses, dan Pencadangan Data Software freight forwarder dapat menyimpan informasi pelanggan, tarif vendor, dokumen pengiriman, dan transaksi keuangan. Perusahaan perlu mengetahui bagaimana informasi tersebut dilindungi. Periksa apakah hak akses dapat dibedakan berdasarkan jabatan dan tanggung jawab. Sebagai contoh, staf operasional mungkin memerlukan akses untuk memperbarui shipment, sedangkan persetujuan pembayaran hanya diberikan kepada pihak tertentu. Tanyakan pula ketersediaan riwayat aktivitas, autentikasi multifaktor, jadwal backup, dan prosedur pemulihan ketika terjadi gangguan. Oaktree sebagai penyedia jasa software freight forwarder memiliki fitur untuk membagi akun kedalam kebeberapa tingkat. Jadi nantinya tidak semua orang dapat memiliki hak akses untuk melihat data yang ada di dashboard. 6. Hitung Total Biaya Penggunaan Software Harga langganan merupakan salah satu komponen pengeluaran. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan biaya implementasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, dan penyesuaian sistem. Panduan Magaya menjelaskan bahwa biaya software dapat dipengaruhi oleh jumlah pengguna, modul, model deployment, volume, implementasi, dan dukungan. Karena itu, evaluasi sebaiknya mencakup total biaya penggunaan selama beberapa tahun. Mintalah rincian penawaran secara tertulis. Pastikan perusahaan memahami fitur yang termasuk dalam paket, batas penggunaan, layanan bantuan, serta ketentuan kenaikan biaya. Pertimbangkan juga skenario pertumbuhan. Berapa biaya ketika perusahaan menambah pengguna atau membuka cabang? Apakah kebutuhan modul baru akan memerlukan implementasi tambahan? Jawaban tersebut membantu menyusun anggaran yang lebih realistis. 7. Uji Kemudahan Penggunaan Melalui Demo Demo akan lebih bermanfaat apabila melibatkan staf yang nantinya menggunakan software. Ajak perwakilan tim operasional dan finance untuk mencoba tugas sesuai tanggung jawab mereka. Gunakan data contoh yang menyerupai pekerjaan perusahaan, tanpa menyertakan informasi sensitif. Misalnya, minta tim membuat jobfile, memasukkan biaya vendor, mencari dokumen pendukung, dan menerbitkan invoice. Selama pengujian, perhatikan apakah pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Catat langkah yang membingungkan, proses yang terlalu panjang, serta pekerjaan yang masih harus dilakukan di luar sistem. Hasil pengujian dapat menjadi bahan diskusi dengan vendor sekaligus dasar untuk menentukan

Jangan Salah Pilih! Ini Cara Memilih Software Freight Forwarder yang Tepat Read More »

Cara Menghitung Air Freight Rates dan Komponen Biayanya

Distribusi, Freight Forwarding / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Air freight rates per kilogram belum tentu mencakup seluruh biaya pengiriman. Dasar chargeable weight ditentukan dengan membandingkan berat aktual dan volumetrik, mengikuti ketentuan layanan. Biaya tambahan dapat mencakup surcharge, handling, dokumentasi, pickup-delivery, dan penyimpanan. Periksa cakupan quotation agar biaya tidak terlewat atau dihitung dua kali. Oaktree membantu mengelola penawaran, Air Waybill, dan laporan operasional air freight. Menghitung biaya pengiriman udara tidak cukup hanya dengan mengalikan berat barang dan tarif per kilogram. Dalam praktiknya, air freight rates perlu dihitung berdasarkan berat yang ditagihkan, ketentuan tarif, serta layanan yang digunakan. Itulah sebabnya barang yang ringan belum tentu memiliki biaya pengiriman rendah. Kemasan berukuran besar dapat menghasilkan berat volumetrik yang lebih tinggi daripada hasil penimbangan. Selain itu, penawaran dapat mencakup biaya tambahan yang berbeda antara satu layanan dan layanan lainnya. Agar estimasi lebih akurat, berikut cara menghitung air freight rates beserta komponen biaya yang perlu diperiksa. Apa Itu Air Freight Rates dan Apa yang Memengaruhinya? Air freight rates adalah tarif pengangkutan kargo melalui udara. Menurut International Air Transport Association atau IATA, rate merupakan tarif yang dikenakan pengangkut berdasarkan satuan berat tertentu, seperti kilogram atau pound. Tarif transportasi antarabandara perlu dibedakan dari biaya layanan tambahan dalam keseluruhan pengiriman. Dengan demikian, penawaran Rp40.000 per kilogram, misalnya, belum tentu merupakan harga pengiriman sampai alamat penerima. Pengirim perlu memastikan apakah tarif hanya mencakup angkutan udara atau juga meliputi penjemputan, penanganan, dan pengantaran. Tarif juga tidak selalu sama untuk setiap shipment. IATA menjelaskan adanya tarif pasar, tarif kontrak, serta tarif spot atau ad hoc yang dinegosiasikan untuk pengiriman tertentu berdasarkan kapasitas yang tersedia. Saat meminta penawaran, siapkan informasi mengenai bandara asal dan tujuan, jenis barang, jumlah kemasan, berat, dimensi, serta kebutuhan jadwal. Untuk kargo yang memerlukan penanganan khusus, kebutuhan tersebut perlu disampaikan sejak awal. Periksa pula cakupan layanan dan masa berlaku quotation. Penawaran airport-to-airport tidak dapat langsung dibandingkan dengan door-to-door tanpa melihat rincian pekerjaan yang termasuk di dalamnya. Cara Menentukan Chargeable Weight Sebelum menghitung biaya angkut, pengirim perlu memahami chargeable weight, yaitu berat yang menjadi dasar penagihan sesuai ketentuan layanan. Pada perhitungan dasarnya, berat aktual dibandingkan dengan berat volumetrik. DHL Global Forwarding menjelaskan bahwa angka yang lebih besar digunakan sebagai dasar chargeable weight. Berat Aktual atau Gross Weight Berat aktual merupakan hasil penimbangan keseluruhan kiriman. Menurut DHL Global Forwarding, berat ini mencakup barang, kemasan, dan palet yang digunakan. Karena itu, berat produk tanpa kemasan belum cukup untuk menghitung estimasi pengiriman. Sebagai contoh, apabila produk memiliki berat 50 kg dan seluruh kemasannya 10 kg, berat aktual kiriman menjadi 60 kg. Berat Volumetrik Berat volumetrik merupakan konversi ruang yang digunakan barang menjadi satuan berat. Perhitungan ini penting karena pesawat memiliki keterbatasan kapasitas berat sekaligus ruang. Dalam contoh perhitungan air freight, DHL Global Forwarding menggunakan rumus berikut: Berat volumetrik (kg) = panjang × lebar × tinggi (cm) ÷ 6.000 Untuk beberapa kemasan dengan ukuran sama, hasil per kemasan dikalikan jumlah kemasan. Jika dimensinya berbeda, volume setiap kemasan perlu dihitung secara terpisah. Faktor pembagi yang berlaku tetap harus dikonfirmasi kepada penyedia layanan. Gunakan dimensi luar kemasan akhir, termasuk palet apabila digunakan. Jangan menghitung berdasarkan ukuran produk saja karena ruang yang dibutuhkan saat pengangkutan dapat lebih besar. Menetapkan Berat yang Ditagihkan Setelah kedua berat diketahui, bandingkan hasilnya. Jika berat aktual 60 kg dan berat volumetrik 80 kg, dasar chargeable weight adalah 80 kg. Namun, perhitungan akhir tetap perlu mengikuti aturan penyedia layanan, termasuk pembulatan berat, minimum charge, dan ketentuan tarif yang berlaku. Dengan demikian, hasil kalkulasi awal sebaiknya dikonfirmasi melalui quotation. Contoh Menghitung Air Freight Rates Dalam handbook program kargonya, IATA menjelaskan bahwa weight charge dihitung dengan mengalikan tarif yang berlaku dan chargeable weight. Untuk memahami penerapannya, perhatikan simulasi berikut. Data pengiriman Nilai ilustrasi Jumlah kemasan 4 karton Ukuran luar setiap karton 60 × 50 × 40 cm Berat aktual seluruh karton 60 kg Faktor pembagi volumetrik 6.000 Tarif angkut Rp40.000/kg Langkah pertama, hitung berat volumetrik per karton. 60 × 50 × 40 ÷ 6.000 = 20 kg Langkah kedua, hitung total berat volumetrik. 20 kg × 4 karton = 80 kg Langkah ketiga, bandingkan dengan berat aktual. Berat aktual kiriman adalah 60 kg, sedangkan berat volumetriknya 80 kg. Karena berat volumetrik lebih besar, dasar chargeable weight menjadi 80 kg. Langkah keempat, hitung biaya angkut dasar. 80 kg × Rp40.000 = Rp3.200.000 Seluruh angka tersebut merupakan ilustrasi, bukan tarif pasar atau penawaran rute tertentu. Perhitungan juga mengasumsikan tidak ada penyesuaian minimum charge maupun ketentuan tarif lain. Biaya Rp3.200.000 tersebut baru mencerminkan biaya angkut dasar. Untuk mendapatkan estimasi total, pengirim masih perlu memeriksa komponen tambahan yang berlaku. Komponen Biaya di Luar Tarif Angkut Dasar IATA menjelaskan bahwa pengiriman kargo udara dapat melibatkan biaya tambahan, seperti pickup dan delivery, penyimpanan, asuransi, pengurusan kepabeanan, serta bea dan pajak. Artinya, biaya angkut antarabandara tidak otomatis mencakup seluruh kebutuhan pengiriman. Berikut komponen yang perlu ditanyakan saat memeriksa quotation. Komponen biaya Hal yang perlu diperiksa Fuel surcharge Apakah biaya terkait bahan bakar sudah termasuk tarif atau ditagihkan terpisah? Security atau screening charge Apakah terdapat biaya pengamanan atau pemeriksaan kargo? Terminal dan handling Penanganan apa saja yang tercakup di bandara asal dan tujuan? Dokumentasi atau AWB Apakah biaya administrasi dan dokumen ditagihkan secara terpisah? Pickup dan delivery Apakah penjemputan dan pengantaran darat termasuk layanan? Customs clearance Apakah jasa pengurusan kepabeanan sudah termasuk? Penyimpanan Kapan biaya penyimpanan mulai berlaku dan bagaimana dasar perhitungannya? Penanganan khusus Apakah karakteristik barang memerlukan layanan tambahan? Asuransi Apakah perlindungan dipilih, berapa preminya, dan apa cakupannya? Bea dan pajak Kewajiban apa yang berlaku dan siapa yang membayarnya? Sebagai contoh penerapan surcharge, DHL Global Forwarding memublikasikan kebijakan fuel dan security surcharge pada layanan di wilayah tertentu. Kebijakan tersebut menunjukkan bahwa biaya tambahan perlu diperiksa berdasarkan layanan dan lokasi, bukan diasumsikan seragam untuk semua pengiriman. Perlu diperhatikan pula bahwa jasa customs clearance berbeda dari bea dan pajak. Biaya jasa pengurusan tidak otomatis berarti seluruh kewajiban kepada negara sudah dibayarkan. Cara membaca quotation yang lebih jelas adalah membaginya menjadi biaya yang sudah termasuk, belum termasuk, dan hanya muncul pada kondisi tertentu. Jika tarif disebut all-in, mintalah penjelasan cakupannya agar komponen yang sama tidak dihitung dua kali. Untuk

Cara Menghitung Air Freight Rates dan Komponen Biayanya Read More »

Mengapa Pengiriman Air Freight Bisa Ditolak? Kenali Penyebabnya

Ekspor-impor / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Kargo ditolak saat penerimaan berbeda dengan pengiriman yang tertunda keberangkatannya. Ketidaksesuaian dokumen, kemasan, deklarasi dangerous goods, dan persyaratan special cargo dapat menghambat penerimaan. Pemeriksaan awal membantu menemukan ketidaksesuaian sebelum kargo diserahkan. Oaktree membantu mengelola transaksi, Air Waybill, serta laporan operasional tanpa menggantikan pemeriksaan resmi. Blog.oaktree.id – Pengiriman air freight dapat terhambat bahkan sebelum barang dimuat ke pesawat. Meskipun jadwal penerbangan sudah direncanakan, kargo tetap harus memenuhi persyaratan penerimaan, mulai dari kelengkapan dokumen hingga kesesuaian kemasan. Ketika ditemukan ketidaksesuaian, pengirim mungkin perlu memperbaiki dokumen, mengganti kemasan, atau memenuhi persyaratan tambahan sebelum kargo dapat diterima. Kondisi ini dapat mengubah rencana pengiriman dan menambah pekerjaan tim operasional. Bagi pengirim maupun perusahaan freight forwarder, memahami penyebab penolakan membantu mempersiapkan barang dengan lebih baik. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menyerahkan kargo untuk pengangkutan udara. Pahami Perbedaan Kargo Ditolak dan Pengiriman Tertunda Kargo yang belum berangkat tidak selalu berarti ditolak. Penolakan saat penerimaan dan penundaan keberangkatan merupakan kondisi berbeda yang perlu dipastikan kepada pihak yang menangani pengiriman. Dalam panduan pengangkutan kargo, IATA menjelaskan bahwa seluruh kiriman harus melalui proses penerimaan untuk menentukan apakah kondisinya layak diangkut menggunakan pesawat. Pemeriksaan tersebut mencakup dokumen dan aspek keselamatan yang berkaitan dengan barang. Apabila persyaratan belum dipenuhi, kargo dapat belum diterima untuk diangkut. Sementara itu, barang yang mengalami penundaan keberangkatan perlu diperiksa status dan alasannya secara terpisah. Karena itu, pengirim sebaiknya meminta penjelasan yang spesifik. Apakah dokumen perlu diperbaiki? Apakah kemasan tidak sesuai? Atau apakah terdapat perubahan rencana keberangkatan? Informasi tersebut menentukan tindakan selanjutnya. Penyebab Pengiriman Air Freight Bisa Ditolak Persyaratan penerimaan dapat berbeda menurut jenis barang, layanan, maskapai, serta rute pengiriman. Namun, beberapa aspek berikut perlu menjadi perhatian sejak tahap persiapan. Dokumen dan Informasi Kargo Tidak Sesuai Informasi barang menjadi dasar untuk menentukan kebutuhan pengangkutan. Deskripsi yang tidak jelas atau tidak sesuai dengan barang yang diserahkan dapat menghambat pemeriksaan. Garuda Indonesia Cargo, misalnya, mensyaratkan informasi isi kiriman yang benar, barang dalam kondisi siap diangkut, dan Air Waybill untuk layanan general cargo. Tim operasional perlu memeriksa konsistensi data pengirim, penerima, jumlah kemasan, berat, serta deskripsi barang pada dokumen yang digunakan. Dokumen tambahan juga harus disiapkan apabila diwajibkan untuk komoditas atau rute tertentu. Penting untuk memahami bahwa kebutuhan dokumen tidak selalu sama. Persyaratan general cargo dapat berbeda dari pengiriman hewan hidup atau dangerous goods. Packing, Marking, dan Label Belum Memenuhi Ketentuan Kemasan perlu melindungi barang selama proses penanganan dan pengangkutan. Kemasan yang rusak, bocor, atau tidak sesuai karakteristik isinya dapat memerlukan perbaikan sebelum pengiriman dilanjutkan. Selain packing, marking dan label harus diperiksa. Garuda Cargo menyebut pengirim bertanggung jawab memastikan ketiganya memenuhi ketentuan yang berlaku. Untuk dangerous goods, IATA menjelaskan bahwa kemasan harus mampu menghadapi guncangan dan beban yang lazim terjadi selama transportasi. Persyaratan kemasannya berbeda mengikuti karakteristik bahaya barang. Karena itu, memperbaiki kemasan bukan sekadar menambahkan lakban atau stiker. Pengirim perlu memastikan konstruksi dan bahan kemasan memang sesuai dengan kebutuhan barang. Dangerous Goods Tidak Dideklarasikan atau Disiapkan dengan Benar Barang berbahaya atau dangerous goods membutuhkan identifikasi sejak awal. Kesalahan menganggap barang sebagai general cargo dapat membuat kebutuhan penanganan khusus terlewat. IATA menjelaskan bahwa pengiriman dangerous goods melibatkan persyaratan klasifikasi, pengemasan, marking, labeling, dan dokumentasi. Ketidakpatuhan dapat menyebabkan kiriman ditahan atau ditolak. Namun, tidak semua dangerous goods dilarang dikirim melalui udara. Sebagian dapat diangkut setelah memenuhi persyaratan, sedangkan jenis tertentu memang dilarang karena tingkat bahayanya. Pembedaan ini penting. Dokumen yang diperbaiki dapat menyelesaikan ketidaksesuaian administratif, tetapi tidak otomatis membuat barang yang dilarang menjadi boleh diangkut. Pemeriksaan Keamanan Belum Dapat Diselesaikan Kargo udara juga harus memenuhi proses pengamanan yang berlaku. Karakteristik barang dapat memengaruhi metode pemeriksaan yang digunakan. Dalam panduan Moving Air Cargo Globally, ICAO menjelaskan bahwa screening dapat menggunakan beberapa metode, seperti pemeriksaan manual, X-ray, dan pendeteksian jejak bahan peledak. Pemilihan metode harus mempertimbangkan sifat kiriman karena tidak semua metode sesuai untuk seluruh barang. Dengan demikian, kiriman yang belum dapat diselesaikan pemeriksaannya melalui satu metode mungkin membutuhkan penanganan lebih lanjut sesuai prosedur. Kondisi tersebut tidak otomatis membuktikan bahwa isinya terlarang. Pengirim dan forwarder perlu mengikuti arahan pihak pemeriksa serta mengoordinasikan kebutuhan tambahan sebelum proses dilanjutkan. Persyaratan Special Cargo atau Maskapai Tidak Terpenuhi Komoditas tertentu membutuhkan persyaratan penerimaan khusus. Pengiriman hewan hidup, misalnya, memerlukan pemeriksaan dokumen, kondisi hewan, kontainer, dan kebutuhan penanganannya. Dalam prosedur Garuda Cargo, live animal yang tidak memenuhi Live Animal Acceptance Checklist dapat ditolak dan dikembalikan agar pengirim melengkapi atau memperbaiki ketidaksesuaian. Contoh tersebut menunjukkan pentingnya mengonfirmasi penerimaan komoditas sebelum booking. Pengirim perlu memastikan layanan yang dipilih memang dapat menangani barang beserta kebutuhan khususnya. Apa yang Perlu Dilakukan ketika Kargo Ditolak? Ketika kargo ditolak, langkah pertama adalah mendapatkan penjelasan yang jelas dari pihak penerima kargo. Hindari langsung mengirim ulang barang tanpa mengetahui bagian yang perlu diperbaiki. Selanjutnya, identifikasi apakah masalah berkaitan dengan dokumen, kondisi kemasan, klasifikasi barang, atau persyaratan layanan. Setiap penyebab membutuhkan tindak lanjut berbeda. Dokumen yang tidak konsisten perlu dikoreksi berdasarkan data yang benar. Kemasan yang tidak sesuai perlu diperbaiki mengikuti kebutuhan barang. Untuk persoalan dangerous goods, koordinasikan penanganannya dengan personel yang kompeten. Setelah perbaikan dilakukan, konfirmasikan kembali kesiapan kiriman dan jadwal yang memungkinkan. Catat pula perubahan biaya yang timbul, lalu sampaikan pembaruan kepada pelanggan. Pencatatan alasan penolakan juga berguna untuk evaluasi internal. Tim dapat menggunakan temuan tersebut untuk memperbaiki pemeriksaan awal pada pengiriman berikutnya. Checklist sebelum Menyerahkan Kargo Air Freight Pemeriksaan awal membantu tim menemukan ketidaksesuaian sebelum barang diserahkan. Berikut checklist yang dapat digunakan: Identifikasi barang: jenis, isi, dan kebutuhan penanganan sudah diketahui. Konfirmasi layanan: penerimaan komoditas telah dikonfirmasi kepada maskapai. Periksa dokumen: informasi sesuai dengan kondisi kiriman. Lengkapi persyaratan tambahan: dokumen khusus tersedia apabila diperlukan. Periksa kemasan: packing, marking, dan label sesuai kebutuhan barang. Koordinasikan pemeriksaan: kebutuhan screening dan penanganan khusus sudah dibahas. Pastikan jadwal penyerahan: batas penerimaan kargo telah dikonfirmasi. Tentukan penanggung jawab: tersedia kontak untuk menangani koreksi dan pembaruan informasi. Checklist internal ini membantu persiapan, tetapi pemeriksaan penerimaan resmi tetap dilakukan oleh pihak yang berwenang. Untuk dangerous goods, IATA juga menjelaskan bahwa pemeriksaan sebelum penyerahan dapat membantu mengurangi penolakan yang sebenarnya bisa dicegah. Rapikan Pengelolaan Operasional Air Freight dengan Oaktree Persiapan pengiriman membutuhkan informasi yang konsisten sejak penawaran hingga pelaksanaan.

Mengapa Pengiriman Air Freight Bisa Ditolak? Kenali Penyebabnya Read More »

Syarat dan Ketentuan Pengiriman Live Animal melalui Air Freight

Freight Forwarding / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Persyaratan pengiriman live animal berbeda menurut jenis hewan, rute, negara tujuan, dan maskapai. Dokumen pengangkutan, kesehatan, serta karantina perlu disiapkan sebelum keberangkatan. Kontainer, label, dan instruksi perawatan harus sesuai kebutuhan hewan serta ketentuan pengiriman. Oaktree membantu mengelola transaksi, Air Waybill, jadwal, dan laporan biaya operasional air freight. Pengiriman hewan hidup melalui air freight membutuhkan persiapan khusus. Selain menentukan jadwal penerbangan, pengirim perlu memastikan kondisi hewan, kelengkapan dokumen, serta kesesuaian kontainer dengan persyaratan maskapai dan otoritas terkait. Hewan hidup memiliki kebutuhan penanganan yang berbeda dari kargo pada umumnya. Ventilasi, pemberian makan dan minum, hingga penanganan selama transit perlu diperhatikan agar kesejahteraan hewan tetap terjaga sepanjang perjalanan. Bagi perusahaan freight forwarder, pengiriman ini juga membutuhkan koordinasi antara pengirim, maskapai, petugas karantina, dan penerima. Berikut syarat serta ketentuan yang perlu dipahami sebelum mengatur pengiriman live animal melalui udara. Apa Itu Pengiriman Live Animal melalui Air Freight? Pengiriman live animal melalui air freight adalah pengangkutan hewan hidup menggunakan layanan kargo udara. Pengiriman dapat mencakup hewan peliharaan, ternak, maupun jenis hewan lain yang diizinkan oleh otoritas dan diterima oleh maskapai. Dalam pelaksanaannya, salah satu acuan utama adalah IATA Live Animals Regulations (LAR). International Air Transport Association menjelaskan bahwa LAR merupakan standar pengangkutan hewan hidup melalui maskapai komersial, dengan cakupan persyaratan dokumen, kontainer, pelabelan, dan penanganan. Namun, penerapan standar tersebut tetap perlu disesuaikan dengan ketentuan negara asal, negara tujuan, negara transit, serta kebijakan maskapai. Artinya, persyaratan untuk satu jenis hewan dan rute belum tentu sama dengan pengiriman lainnya. Pengiriman sebagai kargo juga perlu dibedakan dari hewan yang dibawa sebagai bagasi penumpang. Untuk pembahasan ini, fokusnya adalah pengiriman melalui layanan kargo yang memerlukan pengaturan operasional dan dokumen pengangkutan tersendiri. Syarat Hewan dan Dokumen yang Harus Dipersiapkan Sebelum melakukan booking, pengirim perlu memastikan bahwa hewan dapat diterima pada layanan dan rute yang dipilih. Dokumen kesehatan saja belum cukup apabila maskapai tidak melayani jenis hewan tersebut. Kondisi Hewan dan Persetujuan Maskapai IATA menjelaskan bahwa maskapai perlu memeriksa kondisi kesehatan hewan yang tampak, kelengkapan dokumen, kesesuaian kontainer, serta pengaturan reservasi dan rute sebelum menerima pengiriman. Konfirmasi kepada maskapai menjadi langkah penting karena tidak semua spesies dapat diangkut. Sebagai contoh, Garuda Indonesia Cargo menyebut lumba-lumba dan hiu sebagai jenis hewan yang tidak diterima dalam layanannya. Ketentuan ini perlu dipahami sebagai kebijakan operator tersebut, bukan larangan universal untuk seluruh maskapai. Dokumen Pengiriman Domestik Untuk pengiriman hewan antararea di Indonesia, Badan Karantina Indonesia menjelaskan bahwa pengirim atau kuasanya perlu mengajukan permohonan melalui PTK Online, menyerahkan dokumen yang dipersyaratkan, serta melaporkan dan menyerahkan hewan kepada pejabat karantina di tempat pengeluaran. Dokumen tersebut antara lain sertifikat veteriner dari otoritas daerah asal dan dokumen tambahan sesuai jenis hewan. Setelah tindakan karantina dilakukan dan persyaratan terpenuhi, petugas menerbitkan Sertifikat Kesehatan Hewan. Persyaratan tambahan terkait vaksinasi dan pengujian juga perlu diperiksa, terutama untuk hewan pembawa rabies. Selain dokumen kesehatan dan karantina, pengirim perlu menyiapkan dokumen pengangkutan. Garuda Cargo mencantumkan Air Waybill, Shipper’s Certification for Live Animal, serta dokumen CITES apabila diperlukan dalam persyaratan layanan Pet & Animals. Dokumen Tambahan untuk Pengiriman Internasional Pengiriman internasional membutuhkan pemeriksaan persyaratan negara tujuan dan transit. Dokumen yang relevan dapat mencakup sertifikat kesehatan veteriner, izin ekspor atau impor, serta izin CITES untuk spesies yang termasuk dalam pengaturannya. Kebutuhan karantina di tujuan juga perlu dipastikan sebelum keberangkatan. Karena persyaratan dapat berbeda, pengirim sebaiknya memverifikasi masa berlaku dokumen, kebutuhan pengujian, dan jadwal penerbitannya untuk setiap shipment. Langkah ini membantu menghindari dokumen yang belum tersedia atau sudah tidak berlaku ketika hewan diserahkan. Ketentuan Kontainer, Label, dan Perawatan Hewan Kontainer merupakan bagian penting dalam pengiriman live animal. Pemilihannya perlu mengikuti kebutuhan spesies dan persyaratan pengangkutan, bukan sekadar menyesuaikan kandang yang tersedia. Menurut IATA, konstruksi, ukuran, ventilasi, dan pengamanan kontainer memengaruhi keselamatan serta kesejahteraan hewan. Jenis hewan tertentu juga membutuhkan konstruksi khusus, sehingga satu desain kontainer tidak dapat digunakan untuk seluruh pengiriman. Dalam Live Animal Acceptance Checklist, IATA mencantumkan pemeriksaan terhadap beberapa aspek berikut: Kesesuaian kontainer dengan persyaratan spesifik hewan. Kebersihan, pencegahan kebocoran, dan pengamanan agar hewan tidak lepas. Ketersediaan bahan penyerap yang sesuai. Fasilitas makan dan minum apabila diperlukan. Label “Live Animals” dan “This Way Up” sesuai ketentuan. Identitas penerima serta nomor kontak yang dapat dihubungi selama 24 jam. Pengaturan perawatan juga perlu disepakati sebelum pengiriman. Apabila hewan membutuhkan makan atau minum selama perjalanan, pengirim perlu berkoordinasi dengan operator serta menyediakan instruksi dan persediaan yang diperlukan. Pakan maupun alas kontainer juga harus memenuhi ketentuan negara transit atau tujuan. Sementara itu, obat penenang bukan persiapan rutin untuk perjalanan udara. IATA tidak menganjurkan penggunaannya karena potensi dampak yang merugikan selama transportasi. Jika diperlukan karena alasan medis, pemberiannya harus berada di bawah arahan dokter hewan dan didokumentasikan sesuai ketentuan. Prosedur Pengiriman Live Animal dari Booking hingga Serah Terima Setelah persyaratan dipahami, perusahaan freight forwarder perlu menyusun alur kerja yang jelas. Secara umum, prosesnya dapat dimulai dari identifikasi jenis dan jumlah hewan, rute, ukuran kontainer, serta kebutuhan penanganannya. Berikutnya, tim mengonfirmasi penerimaan kepada maskapai dan mengatur booking. Pada tahap ini, jadwal pengiriman perlu diselaraskan dengan kesiapan dokumen, proses karantina, serta penerimaan di tujuan. Sebelum keberangkatan, hewan dan dokumen diserahkan untuk pemeriksaan sesuai prosedur yang berlaku. Sebagai contoh, alur Garuda Cargo mencakup booking, pemeriksaan kargo dan dokumen, serta pemeriksaan menggunakan Live Animal Acceptance Checklist. Pengiriman yang belum memenuhi checklist dapat ditolak dan dikembalikan untuk dilengkapi atau diperbaiki. Karena itu, pengecekan internal sebelum penyerahan kargo menjadi penting. Tim perlu memastikan informasi pada dokumen konsisten, kontainer sesuai, dan instruksi penanganan tersedia. Koordinasi juga berlanjut hingga tujuan. Penerima perlu mengetahui perkiraan kedatangan dan mempersiapkan proses pengambilan serta pemeriksaan yang berlaku. Jika terjadi perubahan jadwal, informasi tersebut perlu segera diteruskan kepada pihak yang bertanggung jawab atas penanganan hewan. Kelola Operasional Pengiriman Air Freight dengan Oaktree Pengiriman live animal memperlihatkan pentingnya pengelolaan operasional yang tertata. Tim freight forwarder harus menghubungkan informasi penawaran, transaksi, Air Waybill, jadwal, dan biaya agar setiap pengiriman dapat ditangani secara konsisten. Untuk membantu pekerjaan tersebut, perusahaan dapat menggunakan Oaktree sebagai software freight forwarder. Pada solusi air freight, Oaktree menyediakan dukungan pembuatan transaksi dari penawaran digital, pembuatan Air Waybill, serta pelaporan per proyek untuk memantau jadwal dan biaya. Dukungan sistem tersebut

Syarat dan Ketentuan Pengiriman Live Animal melalui Air Freight Read More »

Rumus Bea Cukai: Cara Menghitung Bea Masuk & Pajak Impor

Bea Cukai, Logistik / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Rumus bea cukai impor dimulai dari nilai pabean (CIF × kurs NDPBM), lalu bea masuk (nilai pabean × tarif HS Code), kemudian pajak dalam rangka impor yang dihitung dari nilai impor (nilai pabean + bea masuk): PPN 12% × DPP 11/12 untuk barang non-mewah dan PPh 22 sebesar 2,5% dengan API atau 7,5% tanpa API. Total tagihan adalah jumlah bea masuk, PPN, PPnBM bila ada, dan PPh 22. Blog.oaktree.id – Rumus bea cukai impor membantu importir, PPJK, dan perusahaan freight forwarding memperkirakan total pungutan sebelum barang tiba di pelabuhan. Perhitungannya terdiri dari tiga lapis: nilai pabean, bea masuk, dan pajak dalam rangka impor. Selisih hasil hitung biasanya muncul dari detail seperti kurs yang dipakai, DPP PPN 11/12 sejak 2025, tarif PPh 22 sesuai status API, dan aturan pembulatan di PIB. Apa saja komponen dalam rumus bea cukai impor? Komponen rumus bea cukai impor adalah nilai barang, ongkos angkut, asuransi, kurs, tarif bea masuk, dan tarif pajak dalam rangka impor. Setiap komponen memengaruhi komponen berikutnya, sehingga kesalahan di satu langkah akan terbawa sampai total tagihan. Istilah yang wajib dipahami sebelum menghitung Sebelum masuk ke rumus, pastikan istilah berikut sudah dipahami dengan benar. Banyak salah hitung berawal dari tertukarnya nilai pabean dengan nilai impor, atau kurs bank dengan kurs pajak. Istilah Pengertian FOB (Free on Board) Harga barang sampai dimuat ke kapal atau pesawat di pelabuhan asal, belum termasuk ongkos angkut dan asuransi CIF (Cost, Insurance, Freight) Harga barang ditambah asuransi dan ongkos angkut sampai pelabuhan tujuan NDPBM / kurs pajak Kurs yang ditetapkan Menteri Keuangan setiap minggu dan dipakai untuk mengonversi nilai barang ke rupiah Nilai pabean Nilai CIF dalam rupiah, menjadi dasar pengenaan bea masuk Nilai impor Nilai pabean ditambah bea masuk dan pungutan pabean lain, menjadi dasar PPN, PPnBM, dan PPh 22 HS Code Kode klasifikasi barang di Buku Tarif Kepabeanan Indonesia (BTKI) yang menentukan tarif bea masuk API Angka Pengenal Importir (API-U atau API-P) yang terbit melalui NIB di OSS dan menentukan tarif PPh 22 PIB adalah dokumen dasar perhitungan pungutan impor PIB adalah Pemberitahuan Impor Barang, dokumen pabean yang diajukan importir atau PPJK ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai melalui CEISA untuk mengeluarkan barang impor untuk dipakai. Di dalam PIB tercantum HS Code, nilai pabean, serta seluruh pungutan bea masuk dan pajak dalam rangka impor yang kemudian diterbitkan sebagai kode billing. Karena seluruh angka di PIB mengikuti rumus yang sama, memahami rumus bea cukai membantu tim memeriksa ulang dokumen sebelum diajukan dan menyiapkan dana pelunasan lebih awal. Bagaimana rumus bea cukai impor langkah demi langkah? Rumus bea cukai impor dihitung berurutan dari nilai CIF sampai total tagihan. Ringkasan rumusnya dapat dilihat pada tabel berikut. Komponen Rumus CIF FOB + Freight + Asuransi Nilai pabean CIF × Kurs NDPBM Bea masuk Nilai pabean × Tarif bea masuk Nilai impor Nilai pabean + Bea masuk (+ BMAD/BMTP bila ada) PPN (barang non-mewah) 12% × (11/12 × Nilai impor) PPh 22 Tarif PPh 22 × Nilai impor Total tagihan Bea masuk + PPN + PPnBM + PPh 22 Langkah 1: hitung nilai CIF dan nilai pabean Jika invoice masih menggunakan FOB, tambahkan ongkos angkut dan asuransi untuk mendapatkan CIF. Jika invoice sudah CFR atau CNF, cukup tambahkan asuransi. Nilai CIF kemudian dikalikan dengan kurs NDPBM yang berlaku saat PIB didaftarkan. Kurs NDPBM diperbarui setiap minggu oleh Kementerian Keuangan dan berbeda dari kurs jual bank maupun kurs tengah BI harian. Karena itu, impor dengan nilai sama bisa menghasilkan pungutan berbeda hanya karena didaftarkan pada minggu yang berbeda. Langkah 2: hitung bea masuk berdasarkan HS Code Bea masuk dihitung dengan mengalikan nilai pabean dengan tarif sesuai HS Code di BTKI. Jika barang berasal dari negara mitra perjanjian dagang dan importir memiliki Surat Keterangan Asal, misalnya Form E untuk ACFTA atau Form D untuk ATIGA, tarif preferensi yang lebih rendah dapat digunakan. Untuk barang tertentu, terdapat pungutan tambahan seperti Bea Masuk Anti Dumping (BMAD) atau Bea Masuk Tindakan Pengamanan (BMTP). Pungutan ini dihitung dengan cara yang sama lalu ditambahkan ke bea masuk. Langkah 3: hitung nilai impor sebagai dasar pajak Nilai impor adalah nilai pabean ditambah bea masuk dan pungutan pabean lain seperti BMAD, BMTP, atau cukai. Seluruh pajak dalam rangka impor dihitung dari angka ini, bukan dari nilai CIF. Langkah 4: hitung PPN impor dengan DPP 11/12 Sejak 1 Januari 2025, tarif PPN dalam undang-undang menjadi 12%. Berdasarkan PMK 131/2024, impor barang non-mewah dihitung dengan DPP nilai lain sebesar 11/12 dari nilai impor, sehingga beban efektifnya tetap 11%. Barang mewah yang dikenai PPnBM menggunakan DPP penuh dengan tarif 12%, ditambah PPnBM sesuai tarifnya. Langkah 5: hitung PPh 22 impor dan total tagihan PPh 22 impor dipungut bersamaan dengan bea masuk dan PPN, dengan tarif yang diatur dalam PMK 34/PMK.010/2017 beserta perubahannya, terakhir PMK 41/PMK.010/2022. Kondisi importir atau barang Tarif PPh 22 Importir dengan API (API-U atau API-P) 2,5% dari nilai impor Importir tanpa API 7,5% dari nilai impor Barang tertentu sesuai lampiran PMK 10% atau 7,5% dari nilai impor, dengan atau tanpa API Kedelai, gandum, dan tepung terigu dengan API 0,5% dari nilai impor Importir tanpa NPWP 100% lebih tinggi dari tarif normal Total tagihan adalah jumlah bea masuk, BMAD atau BMTP bila ada, PPN, PPnBM bila ada, dan PPh 22. Angka inilah yang muncul di kode billing dan wajib dilunasi sebelum barang dapat dikeluarkan dari kawasan pabean. Bagaimana aturan pembulatan bea masuk dan pajak di PIB? Bea masuk dibulatkan ke atas dalam ribuan rupiah penuh untuk setiap jenis pungutan dalam satu PIB, sesuai PMK 190/2022. Sebagai contoh, bea masuk hasil hitung Rp1.506.882 dibulatkan menjadi Rp1.507.000. Ketentuan ini juga berlaku untuk BMAD, BMTP, dan bea masuk sejenis. Pajak dalam rangka impor mengikuti ketentuan perpajakan. PPN dan PPnBM ditulis dalam rupiah penuh dengan pembulatan ke bawah, sedangkan PPh 22 impor dibulatkan ke bawah dalam ribuan rupiah penuh. Perbedaan pembulatan inilah yang sering membuat hitungan manual selisih beberapa ratus rupiah dengan kode billing. Bagaimana contoh cara menghitung bea masuk dan pajak impor? Sebuah perusahaan yang memiliki API-U mengimpor laptop dengan nilai FOB USD 20.000, freight USD 1.500, dan asuransi USD 100.

Rumus Bea Cukai: Cara Menghitung Bea Masuk & Pajak Impor Read More »

Author name: Blog Oaktree