Dari Excel ke Software Freight Forwarder: 7 Kesalahan yang Perlu Dihindari

Tim operasional mencatat shipment di Excel, bagian finance memiliki spreadsheet biaya sendiri, sementara dokumen pengiriman tersimpan di folder terpisah. Saat pelanggan menanyakan status pengiriman atau manajemen meminta laporan keuntungan, staf harus mengumpulkan informasi dari beberapa tempat.

Situasi tersebut dapat mendorong perusahaan beralih ke software freight forwarder. Namun, transisi membutuhkan persiapan agar data lama, alur kerja, dan tanggung jawab pengguna dapat terhubung dalam sistem baru.

Jika perusahaan sedang merencanakan perubahan tersebut, berikut tujuh kesalahan yang perlu dihindari saat beralih dari Excel ke software freight forwarder.

Mengapa Transisi dari Excel Perlu Dipersiapkan?

Excel dan spreadsheet dapat membantu perusahaan mencatat shipment, menghitung biaya, serta menyusun laporan. Ketika digunakan oleh beberapa divisi, perusahaan perlu menjaga konsistensi format, pembaruan informasi, dan versi file yang menjadi acuan.

Sebagai contoh, tim operasional memperbarui biaya pengiriman dalam satu file, tetapi finance masih menggunakan salinan sebelumnya. Perbedaan informasi tersebut perlu diselesaikan sebelum data dipindahkan ke software.

CargoWise menjelaskan bahwa penginputan dan pemindahan data secara manual antarsistem membutuhkan waktu serta meningkatkan potensi kesalahan setiap kali informasi diketik ulang. Temuan ini relevan sebagai pertimbangan ketika perusahaan mengevaluasi pencatatan yang tersebar.

Karena itu, persiapan migrasi perlu mencakup pemeriksaan data sekaligus penyelarasan proses kerja. Contoh-contoh berikut menggambarkan risiko yang perlu diantisipasi dalam operasional freight forwarder.

1. Memindahkan Seluruh Spreadsheet Tanpa Membersihkan Data

Sebelum migrasi, perusahaan perlu memeriksa apakah data dalam spreadsheet sudah lengkap, konsisten, dan masih relevan. File yang selama ini digunakan dapat memuat nama pelanggan ganda, kode vendor berbeda, atau kolom dengan format tanggal yang tidak seragam.

Misalnya, pelanggan yang sama tercatat sebagai “PT Sumber Makmur”, “Sumber Makmur”, dan “SM”. Jika semuanya dimasukkan sebagai pelanggan berbeda, riwayat transaksi dan laporan piutang dapat terpisah.

Magaya menekankan pentingnya memeriksa akurasi data saat pemindahan atau konversi, dengan melibatkan perwakilan divisi untuk memvalidasi informasi yang mereka gunakan.

Perusahaan dapat memulainya dengan membersihkan data duplikat, menyeragamkan format, dan menentukan data yang perlu dipindahkan. Data historis yang tidak dimigrasikan tetap perlu diarsipkan sesuai kebutuhan perusahaan dan ketentuan penyimpanannya.

2. Belum Menentukan Data yang Menjadi Acuan

Ketika setiap divisi memiliki spreadsheet sendiri, perusahaan mungkin menemukan perbedaan angka untuk pekerjaan yang sama. Biaya pada catatan operasional, misalnya, belum tentu sama dengan biaya yang sudah diverifikasi oleh finance.

Sebelum migrasi, perbedaan tersebut perlu diperiksa. Tentukan dokumen pendukung, status transaksi, dan pihak yang berwenang menyetujui koreksi.

Elicit Technology menjelaskan bahwa persiapan implementasi perlu mencakup kebutuhan bisnis serta perpindahan informasi antara operasional dan finance. Hal ini menjadi dasar untuk menyepakati informasi yang digunakan bersama.

Dalam praktiknya, perusahaan dapat menugaskan operasional untuk memeriksa data shipment dan finance untuk memvalidasi saldo serta transaksi keuangan. Dengan pembagian tersebut, angka yang masuk ke sistem memiliki dasar yang dapat ditelusuri.

3. Memaksakan Seluruh Format Excel ke Sistem Baru

Saat sudah terbiasa dengan spreadsheet, pengguna mungkin berharap seluruh kolom, urutan pekerjaan, dan cara persetujuan lama dibuat ulang dalam software.

Padahal, beberapa langkah perlu dievaluasi. Apakah data pelanggan masih harus disalin ke beberapa lembar? Apakah persetujuan biaya harus tetap dilakukan melalui pesan pribadi? Apakah setiap divisi perlu membuat laporan dari awal?

Menurut Magaya, memaksa teknologi mengikuti setiap kebiasaan dan proses manual lama dapat menghilangkan kesempatan untuk memperbaiki workflow.

Perusahaan sebaiknya meninjau tujuan setiap langkah sebelum meminta penyesuaian. Pertahankan proses yang masih dibutuhkan, sederhanakan pengulangan, dan susun SOP yang sesuai dengan cara kerja sistem baru.

4. Tidak Memperjelas Pembagian Tanggung Jawab

Dalam pencatatan berbasis Excel, satu orang mungkin mengelola satu file secara penuh. Ketika perusahaan beralih ke software bersama, beberapa pengguna akan mengakses informasi yang saling berkaitan.

Tanpa pembagian tanggung jawab, biaya tambahan dapat terlambat dicatat karena operasional mengira finance yang menginputnya. Sebaliknya, finance menunggu pembaruan dari operasional.

Sebelum sistem digunakan, sepakati siapa yang membuat jobfile, memperbarui status shipment, mencatat biaya, menyetujui transaksi, dan menerbitkan invoice. Sesuaikan pula hak akses dengan tugas tersebut.

Pembagian ini perlu disertai aturan koreksi. Jika terjadi kesalahan nominal atau perubahan data pelanggan, pengguna harus mengetahui siapa yang dapat memperbaikinya dan dokumen apa yang diperlukan.

5. Mengabaikan Pelatihan Berdasarkan Pekerjaan Harian

Kemampuan menggunakan Excel belum tentu membuat pengguna langsung memahami hubungan antarproses dalam software freight forwarder. Staf mungkin mengetahui cara mengisi data, tetapi belum memahami pengaruhnya terhadap dokumen, invoice, atau laporan.

Pelatihan sebaiknya menggunakan contoh pekerjaan yang dekat dengan tanggung jawab pengguna. Tim operasional dapat berlatih membuka jobfile dan memperbarui shipment, sedangkan finance mencoba memeriksa biaya, menerbitkan invoice, serta mencatat pembayaran.

Magaya menjelaskan bahwa pemahaman pengguna terhadap tujuan perubahan dan dampaknya pada pekerjaan merupakan bagian penting dari adopsi sistem.

Sediakan juga panduan singkat untuk kasus berulang, seperti biaya susulan atau koreksi transaksi. Tentukan pengguna internal yang dapat menjadi tempat bertanya ketika tim mengalami kesulitan.

Kesalahan dalam Jobfile EMKL yang Sering Bikin Shipment Impor Tertahan

Jobfile sudah dibuat, tapi barang tetap pending di pelabuhan. Kondisi ini sering terjadi bukan karena jobfile tidak ada, melainkan karena isinya...

Baca Panduan Lengkap

6. Langsung Beralih Tanpa Pengujian dan Rekonsiliasi

Keberhasilan mengimpor spreadsheet belum membuktikan bahwa data dan proses sudah siap digunakan. Perusahaan tetap perlu memeriksa hasil migrasi dan menjalankan pengujian sesuai kebutuhan operasional.

Elicit Technology menempatkan User Acceptance Testing atau UAT serta persetujuan hasil pengujian sebelum penggunaan produksi.

Pengujian dapat mencakup satu alur lengkap, mulai dari quotation, jobfile, pencatatan biaya, invoice, hingga pembayaran. Sertakan pengecualian penting seperti pembatalan shipment, pembayaran sebagian, dan tambahan biaya.

Bandingkan pula saldo, jumlah transaksi, serta laporan yang relevan dengan catatan sebelumnya. Setiap selisih perlu ditelusuri dan diselesaikan sebelum hasilnya disetujui oleh penanggung jawab bisnis.

7. Membiarkan Excel dan Software Berjalan Tanpa Aturan Transisi

Spreadsheet mungkin masih diperlukan sementara untuk mencocokkan hasil perhitungan atau memeriksa kelengkapan migrasi. Namun, penggunaannya perlu memiliki tujuan dan batas yang jelas.

Jika pembaruan transaksi dilakukan di dua tempat tanpa aturan, informasi dapat kembali berbeda. Sebagai contoh, biaya vendor diperbarui di Excel, tetapi pengguna lain membuat invoice berdasarkan angka lama dalam software.

Tentukan tanggal mulai pencatatan utama, perlakuan terhadap jobfile yang masih berjalan, serta pihak yang menyetujui penghentian pencatatan lama. Jika ada proses paralel, tetapkan cara rekonsiliasi dan batas waktunya.

Setelah go-live, sediakan jalur bantuan dan evaluasi kendala berulang. Magaya menekankan pentingnya pendampingan awal, eskalasi masalah, dan perbaikan setelah sistem mulai digunakan.

Persiapkan Transisi ke Software Freight Forwarder Bersama Oaktree

Beralih dari Excel ke software freight forwarder membutuhkan data yang telah diperiksa, alur kerja yang disepakati, dan pengguna yang memahami tanggung jawabnya. Perusahaan juga perlu menguji hasil migrasi serta mendampingi tim selama masa transisi.

Oaktree menyediakan pengelolaan jobfile, buying dan selling, invoice, serta laporan laba/rugi per jobfile. Kebutuhan tersebut dapat menjadi bagian dari evaluasi perusahaan untuk menghubungkan pencatatan operasional dan keuangan.

Masih menggunakan spreadsheet untuk mengelola operasional freight forwarder? Konsultasikan kebutuhan perusahaan bersama tim Oaktree untuk mendiskusikan workflow, kesiapan data, dan tahapan penerapan sistem yang sesuai.