Ada tujuh jenis software logistik untuk bisnis modern, termasuk Transportation Management System (TMS), Warehouse Management System (WMS), dan Fleet Management Software.
Jawaban Singkat
- Software logistik memiliki beragam fungsi, mulai dari pengelolaan transportasi, gudang, persediaan, armada, pesanan, hingga freight forwarding.
- Perusahaan tidak harus menggunakan semua jenis software; sesuaikan dengan kebutuhan dan sistem yang sudah tersedia.
- Evaluasi fitur, integrasi, biaya, dan kesiapan pengguna sebelum implementasi.
- Oaktree mendukung pengelolaan freight forwarding serta integrasi dengan Accurate Online sesuai cakupan yang diterapkan.
Software logistik adalah aplikasi yang membantu perusahaan mengelola aktivitas dan informasi logistik, mulai dari persediaan, pergudangan, hingga pengiriman sesuai cakupan sistemnya. Melalui aplikasi tersebut, perusahaan dapat menata pencatatan dan memantau proses yang sebelumnya dikerjakan secara terpisah.
Setiap jenis software logistik memiliki fokus yang berbeda. Sistem untuk mengatur aktivitas gudang, misalnya, memiliki fungsi yang berbeda dari aplikasi pengelolaan armada atau freight forwarding. Karena itu, perusahaan perlu memahami kegunaan setiap jenis software agar dapat memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern
Pembagian berikut didasarkan pada fungsi utama sistem. Kategorinya dapat saling tumpang tindih karena satu platform mungkin menyediakan beberapa kemampuan sekaligus.
1. Transportation Management System (TMS)
Transportation Management System atau TMS membantu perusahaan merencanakan dan mengelola pergerakan barang melalui transportasi darat, laut, udara, maupun kombinasi beberapa moda.
Menurut SAP, fungsi TMS dapat mencakup perencanaan muatan dan rute, pemantauan freight, serta otomatisasi administrasi seperti penagihan transportasi. Cakupan fitur tetap mengikuti produk dan konfigurasi yang digunakan.
Sebagai ilustrasi, perusahaan distributor perlu mengirim barang dari pusat distribusi ke beberapa wilayah. TMS dapat digunakan untuk membantu menyusun kebutuhan transportasi, mengevaluasi pilihan pengangkut, dan memantau pelaksanaan pengiriman.
Jenis software ini relevan bagi perusahaan yang membutuhkan pengelolaan transportasi secara terstruktur, termasuk bisnis yang menggunakan jasa pengangkut pihak ketiga.
2. Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System atau WMS berfokus pada aktivitas di dalam gudang. Sistem ini membantu mengatur penerimaan, penempatan, pengambilan, pengepakan, hingga pengeluaran barang.
SAP menjelaskan bahwa WMS mendukung pengelolaan operasional sejak barang masuk ke pusat distribusi atau fulfillment sampai barang meninggalkan fasilitas tersebut.
Contohnya, ketika pesanan harus disiapkan, staf gudang membutuhkan informasi lokasi barang dan jumlah yang perlu diambil. WMS dapat membantu mengatur pekerjaan tersebut sesuai kemampuan sistemnya.
WMS relevan untuk operator gudang, distributor, penyedia fulfillment, dan perusahaan third-party logistics atau 3PL yang menangani aktivitas penyimpanan serta penyiapan barang.
3. Inventory Management System (IMS)
Inventory Management System atau IMS membantu perusahaan mengelola informasi persediaan, seperti jumlah barang, lokasi stok, nilai persediaan, dan kebutuhan pengadaan ulang.
Zoho membedakan inventory management sebagai pengelolaan ketersediaan serta informasi stok, sedangkan WMS lebih menekankan pelaksanaan pekerjaan di gudang. Namun, fungsi keduanya dapat tersedia dalam produk yang sama.
Sebagai contoh, perusahaan perlu mengetahui jumlah barang yang tersedia di beberapa gudang dan kapan pembelian berikutnya harus dilakukan. Kebutuhan tersebut berkaitan dengan pengendalian persediaan.
Jika perusahaan juga membutuhkan pengaturan lokasi rak, tugas pengambilan barang, dan aktivitas pengepakan yang terperinci, kemampuan WMS perlu ikut dievaluasi.
4. Fleet Management Software
Fleet management software berfokus pada pengelolaan kendaraan dan penggunaannya. Jenis software ini relevan untuk perusahaan yang memiliki atau mengoperasikan armada sendiri.
Sebagai contoh cakupan produk, Samsara sebagai perusahaan teknologi dan konstruksi asal California, Amerika Serikat menyediakan layanan yang memiliki fungsi GPS tracking, routing dan dispatch, perawatan armada, serta pengelolaan bahan bakar dan energi.
Dalam operasional trucking, perusahaan dapat membutuhkan informasi kendaraan yang tersedia, jadwal perawatan, dan penugasan pengemudi. Data tersebut membantu tim merencanakan penggunaan armada.
Perlu dibedakan antara pemantauan kendaraan dan pemantauan shipment. Posisi kendaraan memberikan informasi perjalanan armada, sedangkan status shipment dapat mencakup proses lain, seperti kesiapan dokumen, perpindahan moda, dan serah terima barang.
5. Order Management System (OMS)
Order Management System atau OMS digunakan untuk mengelola pesanan sejak diterima hingga dipenuhi. Oracle menjelaskan OMS sebagai sistem untuk pencatatan dan pemrosesan pesanan di berbagai industri.
Dalam konteks logistik, OMS membantu menghubungkan informasi pesanan dengan proses persediaan, penyiapan barang, dan pengiriman sesuai integrasi yang tersedia.
Sebagai ilustrasi, perusahaan menerima pesanan dari website, tim sales, dan kanal penjualan lainnya. Informasi tersebut perlu ditata agar pesanan dapat diteruskan ke proses pemenuhan dan statusnya mudah ditelusuri.
OMS relevan bagi distributor, retail, dan bisnis dengan beberapa kanal pemesanan. Untuk perusahaan forwarding, kebutuhan pengelolaan order perlu dibandingkan dengan fungsi booking atau jobfile yang sudah tersedia.
6. Last-Mile Delivery Software
Last-mile delivery software membantu mengelola tahap pengantaran menuju penerima akhir. Fungsinya dapat mencakup pembagian tugas kurir, penyusunan rute, pemantauan status pengantaran, dan pencatatan bukti penyerahan.
Sebagai contoh, perusahaan kurir perlu mengirimkan paket dari hub lokal ke berbagai alamat pelanggan. Software ini dapat membantu tim membagi pekerjaan dan menelusuri hasil pengantaran, termasuk paket yang berhasil diterima atau perlu dijadwalkan ulang.
Jenis software logistik ini relevan untuk layanan kurir, distribusi lokal, dan bisnis yang menangani pengantaran ke banyak titik penerima.
7. Freight Forwarding Software
Freight forwarding software dirancang untuk mendukung pekerjaan jasa pengurusan pengiriman. Fungsinya dapat mencakup quotation, booking, jobfile, dokumen shipment, biaya vendor, dan penagihan pelanggan.
Salah satu software yang dapat digunakan adalah Oaktree, yang menyediakan pengelolaan jobfile, buying dan selling, invoice, serta laporan laba/rugi per pekerjaan. Fitur tersebut membantu tim operasional dan finance menelusuri informasi pengiriman beserta biaya dan pendapatannya.
Oaktree juga mendukung integrasi dengan Accurate Online. Perusahaan dapat mendiskusikan cakupan integrasi dan kebutuhan koneksi aplikasi lainnya bersama tim Oaktree.
Apakah Satu Bisnis Membutuhkan Semua Jenis Software?
Perusahaan tidak harus menggunakan seluruh jenis software logistik. Kebutuhannya bergantung pada layanan, kompleksitas pekerjaan, dan sistem yang sudah tersedia.
Distributor dengan gudang dan armada sendiri mungkin membutuhkan fungsi persediaan, pergudangan, serta transportasi. Sementara itu, freight forwarder yang menggunakan vendor pengangkut dapat lebih memprioritaskan jobfile, dokumen, biaya, dan penagihan.
Sebagian kebutuhan tersebut mungkin sudah tersedia dalam satu platform. Perusahaan perlu memeriksa cakupan fitur agar tidak membeli aplikasi tambahan dengan fungsi yang sama.
Jika menggunakan beberapa sistem, integrasi dapat dipertimbangkan untuk menghubungkan pertukaran informasi. SAP menjelaskan bahwa ERP, WMS, dan TMS menjalankan fungsi berbeda yang dapat saling terintegrasi.
Prinsip serupa berlaku ketika software forwarding dihubungkan dengan aplikasi akuntansi. Perusahaan perlu menentukan data yang dipertukarkan, sistem yang menjadi acuan, dan pihak yang memeriksa hasilnya.
Cara Menentukan Software Logistik yang Dibutuhkan
Identifikasi Masalah yang Ingin Diselesaikan
Mulailah dari hambatan yang paling memengaruhi pekerjaan. Apakah perusahaan kesulitan mengetahui stok, membagi tugas gudang, memantau kendaraan, atau menelusuri biaya pengiriman?
Masalah tersebut membantu menentukan kategori software yang perlu dievaluasi. Misalnya, kesulitan mencari lokasi barang lebih dekat dengan kebutuhan pergudangan, sedangkan ketidakjelasan margin shipment berkaitan dengan pencatatan biaya dan pendapatan pekerjaan.
Petakan Alur Kerja dan Kebutuhan Pengguna
Catat perjalanan pekerjaan dari awal hingga selesai, termasuk informasi yang digunakan setiap divisi.
Untuk perusahaan forwarding, pemetaan dapat dimulai dari quotation, booking, pembukaan jobfile, pelaksanaan pengiriman, pencatatan biaya, hingga invoice. Libatkan pengguna agar kebutuhan operasional dan keuangan sama-sama terwakili.
Periksa Sistem dan Kebutuhan Integrasi
Tinjau aplikasi yang sudah digunakan. Periksa fitur yang masih dapat dimanfaatkan dan informasi yang perlu dipertukarkan dengan sistem lain.
Jika perusahaan ingin menghubungkan aplikasi melalui API, konfirmasi ketersediaan akses, kompatibilitas, serta cakupan datanya. Ketersediaan API tetap membutuhkan evaluasi sebelum integrasi diterapkan.
Evaluasi Biaya dan Kesiapan Implementasi
Pertimbangkan biaya lisensi atau langganan, konfigurasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, dan dukungan.
Periksa pula kesiapan tim untuk membersihkan data, mengikuti pengujian, dan menyesuaikan proses kerja. Pilihan sistem perlu disertai rencana penerapan yang dapat dijalankan perusahaan.
Gunakan Contoh Pekerjaan Saat Demo
Mintalah demo berdasarkan proses bisnis perusahaan. Untuk forwarding, misalnya, uji satu pekerjaan dari pencatatan pelanggan hingga pemeriksaan biaya dan penagihan.
Amati informasi yang dapat ditelusuri, pekerjaan yang masih memerlukan input ulang, dan kebutuhan penyesuaian. Hasilnya dapat digunakan untuk membandingkan kecocokan solusi.
Sesuaikan Kebutuhan Software Logistik Bersama Oaktree
Memahami jenis software logistik membantu perusahaan menentukan fungsi yang paling dibutuhkan. Pemilihan dapat dimulai dari masalah operasional, kemudian dilanjutkan dengan evaluasi fitur, integrasi, dan kesiapan implementasi.
Untuk perusahaan freight forwarding, Oaktree menyediakan pengelolaan jobfile, tracking shipment, buying dan selling, invoice, serta laporan laba/rugi per jobfile. Fitur tersebut dapat menjadi bahan evaluasi untuk menghubungkan kebutuhan operasional dan keuangan.
Menariknya sebagai software logistik terbaik di Indonesia, Oaktree juga menyediakan Integrasi dengan Sistem keuangan Accurate Online. Sehingga mempermudah pekerjaan antar tim operasional dengan tim finance.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan Software Oaktree untuk mempermudah operasional pengirimana dan pencatatan keuangan, Anda dapat menghubungi Tim Maketing dari Oaktree.
