Oaktree Archives - Oaktree Blog

7 Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern dan Fungsinya

Jawaban Singkat Software logistik memiliki beragam fungsi, mulai dari pengelolaan transportasi, gudang, persediaan, armada, pesanan, hingga freight forwarding. Perusahaan tidak harus menggunakan semua jenis software; sesuaikan dengan kebutuhan dan sistem yang sudah tersedia. Evaluasi fitur, integrasi, biaya, dan kesiapan pengguna sebelum implementasi. Oaktree mendukung pengelolaan freight forwarding serta integrasi dengan Accurate Online sesuai cakupan yang diterapkan. Software logistik adalah aplikasi yang membantu perusahaan mengelola aktivitas dan informasi logistik, mulai dari persediaan, pergudangan, hingga pengiriman sesuai cakupan sistemnya. Melalui aplikasi tersebut, perusahaan dapat menata pencatatan dan memantau proses yang sebelumnya dikerjakan secara terpisah. Setiap jenis software logistik memiliki fokus yang berbeda. Sistem untuk mengatur aktivitas gudang, misalnya, memiliki fungsi yang berbeda dari aplikasi pengelolaan armada atau freight forwarding. Karena itu, perusahaan perlu memahami kegunaan setiap jenis software agar dapat memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern Pembagian berikut didasarkan pada fungsi utama sistem. Kategorinya dapat saling tumpang tindih karena satu platform mungkin menyediakan beberapa kemampuan sekaligus. 1. Transportation Management System (TMS) Transportation Management System atau TMS membantu perusahaan merencanakan dan mengelola pergerakan barang melalui transportasi darat, laut, udara, maupun kombinasi beberapa moda. Menurut SAP, fungsi TMS dapat mencakup perencanaan muatan dan rute, pemantauan freight, serta otomatisasi administrasi seperti penagihan transportasi. Cakupan fitur tetap mengikuti produk dan konfigurasi yang digunakan. Sebagai ilustrasi, perusahaan distributor perlu mengirim barang dari pusat distribusi ke beberapa wilayah. TMS dapat digunakan untuk membantu menyusun kebutuhan transportasi, mengevaluasi pilihan pengangkut, dan memantau pelaksanaan pengiriman. Jenis software ini relevan bagi perusahaan yang membutuhkan pengelolaan transportasi secara terstruktur, termasuk bisnis yang menggunakan jasa pengangkut pihak ketiga. 2. Warehouse Management System (WMS) Warehouse Management System atau WMS berfokus pada aktivitas di dalam gudang. Sistem ini membantu mengatur penerimaan, penempatan, pengambilan, pengepakan, hingga pengeluaran barang. SAP menjelaskan bahwa WMS mendukung pengelolaan operasional sejak barang masuk ke pusat distribusi atau fulfillment sampai barang meninggalkan fasilitas tersebut. Contohnya, ketika pesanan harus disiapkan, staf gudang membutuhkan informasi lokasi barang dan jumlah yang perlu diambil. WMS dapat membantu mengatur pekerjaan tersebut sesuai kemampuan sistemnya. WMS relevan untuk operator gudang, distributor, penyedia fulfillment, dan perusahaan third-party logistics atau 3PL yang menangani aktivitas penyimpanan serta penyiapan barang. 3. Inventory Management System (IMS) Inventory Management System atau IMS membantu perusahaan mengelola informasi persediaan, seperti jumlah barang, lokasi stok, nilai persediaan, dan kebutuhan pengadaan ulang. Zoho membedakan inventory management sebagai pengelolaan ketersediaan serta informasi stok, sedangkan WMS lebih menekankan pelaksanaan pekerjaan di gudang. Namun, fungsi keduanya dapat tersedia dalam produk yang sama. Sebagai contoh, perusahaan perlu mengetahui jumlah barang yang tersedia di beberapa gudang dan kapan pembelian berikutnya harus dilakukan. Kebutuhan tersebut berkaitan dengan pengendalian persediaan. Jika perusahaan juga membutuhkan pengaturan lokasi rak, tugas pengambilan barang, dan aktivitas pengepakan yang terperinci, kemampuan WMS perlu ikut dievaluasi. 4. Fleet Management Software Fleet management software berfokus pada pengelolaan kendaraan dan penggunaannya. Jenis software ini relevan untuk perusahaan yang memiliki atau mengoperasikan armada sendiri. Sebagai contoh cakupan produk, Samsara sebagai perusahaan teknologi dan konstruksi asal California, Amerika Serikat menyediakan layanan yang memiliki fungsi GPS tracking, routing dan dispatch, perawatan armada, serta pengelolaan bahan bakar dan energi. Dalam operasional trucking, perusahaan dapat membutuhkan informasi kendaraan yang tersedia, jadwal perawatan, dan penugasan pengemudi. Data tersebut membantu tim merencanakan penggunaan armada. Perlu dibedakan antara pemantauan kendaraan dan pemantauan shipment. Posisi kendaraan memberikan informasi perjalanan armada, sedangkan status shipment dapat mencakup proses lain, seperti kesiapan dokumen, perpindahan moda, dan serah terima barang. 5. Order Management System (OMS) Order Management System atau OMS digunakan untuk mengelola pesanan sejak diterima hingga dipenuhi. Oracle menjelaskan OMS sebagai sistem untuk pencatatan dan pemrosesan pesanan di berbagai industri. Dalam konteks logistik, OMS membantu menghubungkan informasi pesanan dengan proses persediaan, penyiapan barang, dan pengiriman sesuai integrasi yang tersedia. Sebagai ilustrasi, perusahaan menerima pesanan dari website, tim sales, dan kanal penjualan lainnya. Informasi tersebut perlu ditata agar pesanan dapat diteruskan ke proses pemenuhan dan statusnya mudah ditelusuri. OMS relevan bagi distributor, retail, dan bisnis dengan beberapa kanal pemesanan. Untuk perusahaan forwarding, kebutuhan pengelolaan order perlu dibandingkan dengan fungsi booking atau jobfile yang sudah tersedia. 6. Last-Mile Delivery Software Last-mile delivery software membantu mengelola tahap pengantaran menuju penerima akhir. Fungsinya dapat mencakup pembagian tugas kurir, penyusunan rute, pemantauan status pengantaran, dan pencatatan bukti penyerahan. Sebagai contoh, perusahaan kurir perlu mengirimkan paket dari hub lokal ke berbagai alamat pelanggan. Software ini dapat membantu tim membagi pekerjaan dan menelusuri hasil pengantaran, termasuk paket yang berhasil diterima atau perlu dijadwalkan ulang. Jenis software logistik ini relevan untuk layanan kurir, distribusi lokal, dan bisnis yang menangani pengantaran ke banyak titik penerima. 7. Freight Forwarding Software Freight forwarding software dirancang untuk mendukung pekerjaan jasa pengurusan pengiriman. Fungsinya dapat mencakup quotation, booking, jobfile, dokumen shipment, biaya vendor, dan penagihan pelanggan. Salah satu software yang dapat digunakan adalah Oaktree, yang menyediakan pengelolaan jobfile, buying dan selling, invoice, serta laporan laba/rugi per pekerjaan. Fitur tersebut membantu tim operasional dan finance menelusuri informasi pengiriman beserta biaya dan pendapatannya. Oaktree juga mendukung integrasi dengan Accurate Online. Perusahaan dapat mendiskusikan cakupan integrasi dan kebutuhan koneksi aplikasi lainnya bersama tim Oaktree. Apakah Satu Bisnis Membutuhkan Semua Jenis Software? Perusahaan tidak harus menggunakan seluruh jenis software logistik. Kebutuhannya bergantung pada layanan, kompleksitas pekerjaan, dan sistem yang sudah tersedia. Distributor dengan gudang dan armada sendiri mungkin membutuhkan fungsi persediaan, pergudangan, serta transportasi. Sementara itu, freight forwarder yang menggunakan vendor pengangkut dapat lebih memprioritaskan jobfile, dokumen, biaya, dan penagihan. Sebagian kebutuhan tersebut mungkin sudah tersedia dalam satu platform. Perusahaan perlu memeriksa cakupan fitur agar tidak membeli aplikasi tambahan dengan fungsi yang sama. Jika menggunakan beberapa sistem, integrasi dapat dipertimbangkan untuk menghubungkan pertukaran informasi. SAP menjelaskan bahwa ERP, WMS, dan TMS menjalankan fungsi berbeda yang dapat saling terintegrasi. Prinsip serupa berlaku ketika software forwarding dihubungkan dengan aplikasi akuntansi. Perusahaan perlu menentukan data yang dipertukarkan, sistem yang menjadi acuan, dan pihak yang memeriksa hasilnya. Cara Menentukan Software Logistik yang Dibutuhkan Identifikasi Masalah yang Ingin Diselesaikan Mulailah dari hambatan yang paling memengaruhi pekerjaan. Apakah perusahaan kesulitan mengetahui stok, membagi tugas gudang, memantau kendaraan, atau menelusuri biaya pengiriman? Masalah tersebut membantu menentukan kategori software yang perlu

7 Jenis Software Logistik untuk Bisnis Modern dan Fungsinya Read More »

Software Logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance

Freight Forwarding / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Software logistik membantu menghubungkan informasi shipment, jobfile, dokumen, dan biaya untuk kebutuhan operasional serta finance. Oaktree mendukung integrasi dengan Accurate Online melalui API sesuai cakupan yang diterapkan. Integrasi membutuhkan data yang konsisten, pembagian tanggung jawab, pengaturan akses, dan pengujian. Kebutuhan koneksi dengan aplikasi lain yang menyediakan API dapat dikonsultasikan kepada tim Oaktree. Pengiriman sudah selesai, tetapi invoice pelanggan belum diterbitkan karena tim finance masih menunggu rincian biaya. Sementara itu, tim operasional merasa seluruh informasi sudah dikirim melalui spreadsheet dan percakapan grup. Situasi seperti ini dapat terjadi ketika kedua divisi menggunakan pencatatan yang terpisah. Penggunaan software logistik dapat membantu menata informasi pengiriman agar lebih mudah digunakan bersama. Data pelanggan, jobfile, dokumen, dan biaya menjadi acuan untuk pekerjaan operasional sekaligus mendukung proses penagihan. Berikut adalah Informasi detail mengenai software logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance. Mengapa Tim Operasional dan Finance Perlu Terhubung? Tim operasional menangani perkembangan pengiriman, berkomunikasi dengan vendor, serta mengumpulkan dokumen. Dalam prosesnya, informasi dapat berubah, termasuk jadwal, kebutuhan kendaraan, dan biaya tambahan. Perubahan tersebut juga dibutuhkan oleh finance. Tim keuangan perlu mengetahui biaya yang sudah disetujui, tagihan vendor yang harus diperiksa, dan layanan yang dapat ditagihkan kepada pelanggan. Ketika informasi tidak tersampaikan dengan jelas, finance perlu meminta konfirmasi ulang. Operasional pun harus membuka kembali catatan pekerjaan untuk menjelaskan transaksi yang sama. CargoWise menjelaskan bahwa pemindahan dan penginputan informasi secara manual antarsistem membutuhkan waktu serta meningkatkan potensi kesalahan setiap kali data diketik ulang. Hal ini menjadi alasan untuk mengevaluasi proses pertukaran informasi antardivisi. Keterhubungan kedua tim membutuhkan pencatatan yang konsisten, pembagian tanggung jawab, dan alur pemeriksaan yang disepakati. Informasi Operasional Apa yang Dibutuhkan Tim Finance? Finance membutuhkan informasi yang cukup untuk menelusuri dasar transaksi. Nominal biaya saja belum selalu memadai tanpa referensi pekerjaan dan dokumen pendukung. Berikut contoh informasi yang perlu tersedia: Informasi operasional Kegunaan bagi finance Identitas pelanggan dan nomor jobfile Mengidentifikasi transaksi serta referensi penagihan. Rincian layanan dan harga jual Memeriksa dasar pembuatan invoice pelanggan. Biaya vendor dan bukti transaksi Memverifikasi tagihan serta kebutuhan pembayaran. Tambahan biaya yang disetujui Menentukan biaya tambahan yang dapat ditagihkan. Dokumen penyelesaian pekerjaan Mendukung proses penagihan sesuai kesepakatan. Tabel tersebut menggambarkan kebutuhan informasi antardivisi. Jenis data yang dapat dipertukarkan melalui integrasi perlu diperiksa sesuai kemampuan dan konfigurasi sistem. Sebagai ilustrasi, sebuah pengiriman membutuhkan tambahan layanan trucking. Operasional perlu mencatat penyebab, nominal, dan persetujuannya agar finance dapat menentukan perlakuan transaksi tersebut. Dengan referensi yang lengkap, pemeriksaan tidak bergantung pada ingatan staf atau pencarian percakapan lama. Bagaimana Software Logistik Menghubungkan Kedua Tim? 1. Menata Informasi Berdasarkan Jobfile Jobfile dapat menjadi referensi bersama untuk satu pekerjaan pengiriman. Informasi pelanggan, rute, dokumen, biaya, dan penagihan dihubungkan dengan pekerjaan yang sama. Ketika finance menerima tagihan vendor, nomor jobfile membantu mengidentifikasi pengiriman yang dimaksud. Tim operasional juga memiliki referensi yang konsisten ketika diminta menjelaskan biaya atau perubahan layanan. Dalam evaluasi software logistik, perusahaan perlu memeriksa informasi apa yang dapat dicatat pada jobfile serta bagaimana pengguna menelusuri dokumen dan transaksi terkait. 2. Memperjelas Pencatatan dan Pemeriksaan Biaya Estimasi biaya pada awal pekerjaan dapat berbeda dari realisasinya. Perubahan kebutuhan pengiriman atau layanan tambahan perlu dicatat agar kedua tim menggunakan informasi terbaru. Perusahaan perlu membedakan biaya estimasi, biaya yang sudah dikonfirmasi, dan biaya yang masih menunggu persetujuan. Pembagian status ini membantu finance memahami transaksi yang sudah siap diproses. Tanggung jawab pengguna juga perlu ditentukan. Operasional dapat ditugaskan melengkapi informasi pekerjaan, sedangkan pemeriksaan dan persetujuan transaksi mengikuti kewenangan yang ditetapkan perusahaan. 3. Mendukung Kesiapan Penagihan Penerbitan invoice dapat membutuhkan rincian layanan, harga yang disepakati, biaya tambahan, dan dokumen pendukung. Kebutuhan tersebut berbeda menurut kontrak pelanggan. Software logistik dapat digunakan untuk menata informasi yang menjadi dasar pemeriksaan sebelum penagihan. Namun, perusahaan tetap perlu menetapkan kapan sebuah pekerjaan dinyatakan siap ditagihkan. Sebagai contoh, finance baru memproses invoice setelah biaya tambahan memperoleh persetujuan dan dokumen penerimaan tersedia. Aturan tersebut perlu dipahami oleh operasional agar kelengkapan dapat dipersiapkan sejak pekerjaan berjalan. 4. Menghubungkan Data dengan Sistem Akuntansi Perusahaan mungkin sudah memiliki aplikasi akuntansi yang digunakan untuk pembukuan. Dalam kondisi ini, kebutuhan integrasi dapat dievaluasi agar informasi dari proses logistik dapat diteruskan sesuai alur pencatatan keuangan. Integrasi perlu memiliki cakupan yang jelas: data apa yang dipertukarkan, sistem mana yang menjadi acuan, kapan data dikirim, dan siapa yang memeriksa hasilnya. Tujuannya adalah membangun pertukaran informasi yang sesuai kebutuhan bisnis. Tidak semua data operasional harus dikirim ke aplikasi akuntansi, dan tidak semua pembaruan harus berlangsung pada waktu yang sama. Integrasi Oaktree dengan Accurate Online dan Aplikasi Lainnya Oaktree sebagai software logistik yang dirancang untuk industri freight forwarding mendukung integrasi dengan Accurate Online melalui API. Integrasi ini membantu menghubungkan kebutuhan operasional pengiriman dengan pencatatan keuangan, sehingga dapat mengurangi input data berulang sesuai cakupan yang diterapkan. Perusahaan dapat mendiskusikan jenis transaksi, arah pertukaran data, dan kebutuhan konfigurasi bersama tim Oaktree. Jika menggunakan aplikasi keuangan seperti Mekari maupun Kledo, GajiHub, pastikan terlebih dahulu ketersediaan API dan izin akses untuk produk yang digunakan. Selanjutnya, tim developer Oaktree dapat mengevaluasi kompatibilitas, cakupan data, serta kebutuhan pengembangan integrasi sesuai proses bisnis perusahaan. Bagi perusahaan logistik, pembahasan integrasi dapat dimulai dari pekerjaan yang paling sering membutuhkan pemindahan data. Misalnya, informasi transaksi yang sudah diperiksa di proses operasional ingin diteruskan untuk kebutuhan pencatatan keuangan. Namun, cakupan integrasi Oaktree–Accurate Online perlu dikonfirmasi kepada tim Developer Oaktree. Perusahaan sebaiknya menanyakan: Jenis data dan transaksi yang dapat dihubungkan. Arah serta waktu pertukaran data. Perlakuan terhadap perubahan atau pembatalan transaksi. Mekanisme pemeriksaan ketika pengiriman data gagal. Kebutuhan konfigurasi, implementasi, dan biaya terkait. Dengan pembahasan tersebut, perusahaan dapat menilai kesesuaian integrasi berdasarkan workflow yang benar-benar dijalankan. Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Integrasi? Menyeragamkan Data Pelanggan, Vendor, dan Layanan Nama pelanggan atau vendor yang berbeda pada dua sistem dapat menyulitkan pencocokan transaksi. Karena itu, perusahaan perlu meninjau kode, nama, dan referensi data sebelum integrasi digunakan. Tentukan pula siapa yang berwenang membuat serta memperbarui data tersebut. Pengaturan ini membantu menjaga konsistensi setelah sistem berjalan. Menentukan Alur dan Sumber Data Acuan Perusahaan perlu menyepakati kapan transaksi siap diteruskan. Apakah setelah dibuat, diperiksa, atau disetujui oleh pihak tertentu? Tentukan juga tempat melakukan koreksi. Jika data dapat diubah pada dua sistem tanpa aturan,

Software Logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance Read More »

Dari Excel ke Software Freight Forwarder: 7 Kesalahan yang Perlu Dihindari

Logistik / Blog Oaktree

Jawaban Singkat Transisi dari Excel ke software freight forwarder membutuhkan kesiapan data, proses kerja, dan pengguna. Bersihkan data, tentukan sumber informasi yang menjadi acuan, dan perjelas tanggung jawab setiap divisi. Lakukan pelatihan, pengujian, dan rekonsiliasi sebelum sistem digunakan. Tetapkan aturan transisi serta pendampingan setelah go-live agar pencatatan tetap konsisten. Tim operasional mencatat shipment di Excel, bagian finance memiliki spreadsheet biaya sendiri, sementara dokumen pengiriman tersimpan di folder terpisah. Saat pelanggan menanyakan status pengiriman atau manajemen meminta laporan keuntungan, staf harus mengumpulkan informasi dari beberapa tempat. Situasi tersebut dapat mendorong perusahaan beralih ke software freight forwarder. Namun, transisi membutuhkan persiapan agar data lama, alur kerja, dan tanggung jawab pengguna dapat terhubung dalam sistem baru. Jika perusahaan sedang merencanakan perubahan tersebut, berikut tujuh kesalahan yang perlu dihindari saat beralih dari Excel ke software freight forwarder. Mengapa Transisi dari Excel Perlu Dipersiapkan? Excel dan spreadsheet dapat membantu perusahaan mencatat shipment, menghitung biaya, serta menyusun laporan. Ketika digunakan oleh beberapa divisi, perusahaan perlu menjaga konsistensi format, pembaruan informasi, dan versi file yang menjadi acuan. Sebagai contoh, tim operasional memperbarui biaya pengiriman dalam satu file, tetapi finance masih menggunakan salinan sebelumnya. Perbedaan informasi tersebut perlu diselesaikan sebelum data dipindahkan ke software. CargoWise menjelaskan bahwa penginputan dan pemindahan data secara manual antarsistem membutuhkan waktu serta meningkatkan potensi kesalahan setiap kali informasi diketik ulang. Temuan ini relevan sebagai pertimbangan ketika perusahaan mengevaluasi pencatatan yang tersebar. Karena itu, persiapan migrasi perlu mencakup pemeriksaan data sekaligus penyelarasan proses kerja. Contoh-contoh berikut menggambarkan risiko yang perlu diantisipasi dalam operasional freight forwarder. 1. Memindahkan Seluruh Spreadsheet Tanpa Membersihkan Data Sebelum migrasi, perusahaan perlu memeriksa apakah data dalam spreadsheet sudah lengkap, konsisten, dan masih relevan. File yang selama ini digunakan dapat memuat nama pelanggan ganda, kode vendor berbeda, atau kolom dengan format tanggal yang tidak seragam. Misalnya, pelanggan yang sama tercatat sebagai “PT Sumber Makmur”, “Sumber Makmur”, dan “SM”. Jika semuanya dimasukkan sebagai pelanggan berbeda, riwayat transaksi dan laporan piutang dapat terpisah. Magaya menekankan pentingnya memeriksa akurasi data saat pemindahan atau konversi, dengan melibatkan perwakilan divisi untuk memvalidasi informasi yang mereka gunakan. Perusahaan dapat memulainya dengan membersihkan data duplikat, menyeragamkan format, dan menentukan data yang perlu dipindahkan. Data historis yang tidak dimigrasikan tetap perlu diarsipkan sesuai kebutuhan perusahaan dan ketentuan penyimpanannya. 2. Belum Menentukan Data yang Menjadi Acuan Ketika setiap divisi memiliki spreadsheet sendiri, perusahaan mungkin menemukan perbedaan angka untuk pekerjaan yang sama. Biaya pada catatan operasional, misalnya, belum tentu sama dengan biaya yang sudah diverifikasi oleh finance. Sebelum migrasi, perbedaan tersebut perlu diperiksa. Tentukan dokumen pendukung, status transaksi, dan pihak yang berwenang menyetujui koreksi. Elicit Technology menjelaskan bahwa persiapan implementasi perlu mencakup kebutuhan bisnis serta perpindahan informasi antara operasional dan finance. Hal ini menjadi dasar untuk menyepakati informasi yang digunakan bersama. Dalam praktiknya, perusahaan dapat menugaskan operasional untuk memeriksa data shipment dan finance untuk memvalidasi saldo serta transaksi keuangan. Dengan pembagian tersebut, angka yang masuk ke sistem memiliki dasar yang dapat ditelusuri. 3. Memaksakan Seluruh Format Excel ke Sistem Baru Saat sudah terbiasa dengan spreadsheet, pengguna mungkin berharap seluruh kolom, urutan pekerjaan, dan cara persetujuan lama dibuat ulang dalam software. Padahal, beberapa langkah perlu dievaluasi. Apakah data pelanggan masih harus disalin ke beberapa lembar? Apakah persetujuan biaya harus tetap dilakukan melalui pesan pribadi? Apakah setiap divisi perlu membuat laporan dari awal? Menurut Magaya, memaksa teknologi mengikuti setiap kebiasaan dan proses manual lama dapat menghilangkan kesempatan untuk memperbaiki workflow. Perusahaan sebaiknya meninjau tujuan setiap langkah sebelum meminta penyesuaian. Pertahankan proses yang masih dibutuhkan, sederhanakan pengulangan, dan susun SOP yang sesuai dengan cara kerja sistem baru. 4. Tidak Memperjelas Pembagian Tanggung Jawab Dalam pencatatan berbasis Excel, satu orang mungkin mengelola satu file secara penuh. Ketika perusahaan beralih ke software bersama, beberapa pengguna akan mengakses informasi yang saling berkaitan. Tanpa pembagian tanggung jawab, biaya tambahan dapat terlambat dicatat karena operasional mengira finance yang menginputnya. Sebaliknya, finance menunggu pembaruan dari operasional. Sebelum sistem digunakan, sepakati siapa yang membuat jobfile, memperbarui status shipment, mencatat biaya, menyetujui transaksi, dan menerbitkan invoice. Sesuaikan pula hak akses dengan tugas tersebut. Pembagian ini perlu disertai aturan koreksi. Jika terjadi kesalahan nominal atau perubahan data pelanggan, pengguna harus mengetahui siapa yang dapat memperbaikinya dan dokumen apa yang diperlukan. 5. Mengabaikan Pelatihan Berdasarkan Pekerjaan Harian Kemampuan menggunakan Excel belum tentu membuat pengguna langsung memahami hubungan antarproses dalam software freight forwarder. Staf mungkin mengetahui cara mengisi data, tetapi belum memahami pengaruhnya terhadap dokumen, invoice, atau laporan. Pelatihan sebaiknya menggunakan contoh pekerjaan yang dekat dengan tanggung jawab pengguna. Tim operasional dapat berlatih membuka jobfile dan memperbarui shipment, sedangkan finance mencoba memeriksa biaya, menerbitkan invoice, serta mencatat pembayaran. Magaya menjelaskan bahwa pemahaman pengguna terhadap tujuan perubahan dan dampaknya pada pekerjaan merupakan bagian penting dari adopsi sistem. Sediakan juga panduan singkat untuk kasus berulang, seperti biaya susulan atau koreksi transaksi. Tentukan pengguna internal yang dapat menjadi tempat bertanya ketika tim mengalami kesulitan. 6. Langsung Beralih Tanpa Pengujian dan Rekonsiliasi Keberhasilan mengimpor spreadsheet belum membuktikan bahwa data dan proses sudah siap digunakan. Perusahaan tetap perlu memeriksa hasil migrasi dan menjalankan pengujian sesuai kebutuhan operasional. Elicit Technology menempatkan User Acceptance Testing atau UAT serta persetujuan hasil pengujian sebelum penggunaan produksi. Pengujian dapat mencakup satu alur lengkap, mulai dari quotation, jobfile, pencatatan biaya, invoice, hingga pembayaran. Sertakan pengecualian penting seperti pembatalan shipment, pembayaran sebagian, dan tambahan biaya. Bandingkan pula saldo, jumlah transaksi, serta laporan yang relevan dengan catatan sebelumnya. Setiap selisih perlu ditelusuri dan diselesaikan sebelum hasilnya disetujui oleh penanggung jawab bisnis. 7. Membiarkan Excel dan Software Berjalan Tanpa Aturan Transisi Spreadsheet mungkin masih diperlukan sementara untuk mencocokkan hasil perhitungan atau memeriksa kelengkapan migrasi. Namun, penggunaannya perlu memiliki tujuan dan batas yang jelas. Jika pembaruan transaksi dilakukan di dua tempat tanpa aturan, informasi dapat kembali berbeda. Sebagai contoh, biaya vendor diperbarui di Excel, tetapi pengguna lain membuat invoice berdasarkan angka lama dalam software. Tentukan tanggal mulai pencatatan utama, perlakuan terhadap jobfile yang masih berjalan, serta pihak yang menyetujui penghentian pencatatan lama. Jika ada proses paralel, tetapkan cara rekonsiliasi dan batas waktunya. Setelah go-live, sediakan jalur bantuan dan evaluasi kendala berulang. Magaya menekankan pentingnya pendampingan awal, eskalasi masalah, dan

Dari Excel ke Software Freight Forwarder: 7 Kesalahan yang Perlu Dihindari Read More »

Lead Time: Cara Efektif Menghindari Kekosongan Stok di Gudang

Pabean / Blog Oaktree

Dalam dunia logistik dan manajemen gudang, ketersediaan stok yang tepat waktu adalah kunci kelancaran operasional bisnis. Kekosongan stok dapat menimbulkan kerugian finansial, mengganggu rantai pasok, hingga menurunkan kepuasan pelanggan. Salah satu faktor penting yang perlu diperhatikan untuk menghindari masalah ini adalah lead time. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pengertian lead time, fungsi dalam manajemen inventory, tantangan yang sering dihadapi, serta tips optimalisasi yang bisa diterapkan di warehouse Anda. Pengertian Lead Time Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan sejak perusahaan memesan barang hingga barang tersebut siap digunakan atau dijual. Dalam konteks warehouse, lead time mencakup seluruh proses mulai dari pemesanan ke pemasok, proses produksi atau pengemasan, pengiriman, hingga penerimaan di gudang. Setiap tahapan dalam proses ini memengaruhi kelancaran rantai pasok, sehingga keterlambatan di salah satu tahap dapat berdampak pada keseluruhan jadwal. Memahami waktu tunggu sangat penting karena durasi yang terlalu panjang berpotensi menyebabkan kekosongan stok dan menghambat pemenuhan pesanan pelanggan. Sebaliknya, waktu tunggu yang terlalu pendek tanpa perencanaan yang matang bisa menyebabkan kelebihan stok, biaya penyimpanan yang tinggi, serta risiko dead stock. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola dan mengoptimalkan waktu tunggu untuk pemesanan agar persediaan selalu tersedia tepat waktu, biaya operasional tetap efisien, dan kepuasan pelanggan terjaga. Fungsi Lead Time Waktu tunggu tidak hanya berfungsi sebagai penanda waktu pemesanan, tetapi juga berperan dalam perencanaan inventory. Merencanakan Pembelian Dengan Tepat Mengetahui lead time membantu tim pembelian menentukan waktu pemesanan yang ideal. Dengan begitu, stok dapat dipenuhi sebelum habis. Hal ini mencegah keterlambatan suplai dan menjaga kelancaran operasional bisnis. Mengoptimalkan Kapasitas GudangLead time yang terukur memungkinkan manajer gudang mengatur jadwal penerimaan barang lebih efisien. Barang datang sesuai waktu yang diprediksi sehingga gudang tidak kelebihan muatan atau terlalu kosong. Menekan Biaya OperasionalDengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghindari biaya tambahan seperti pengiriman darurat atau pembelian dari pemasok yang lebih mahal. Hasilnya, pengeluaran menjadi lebih terkendali dan margin keuntungan tetap terjaga. Tantangan Lead Time Meskipun terdengar sederhana, mengelola waktu tunggu pemesanan memiliki tantangan tersendiri. Beberapa di antaranya adalah: Variabilitas Dari PemasokKetika pemasok tidak konsisten dalam jadwal pengiriman, waktu tunggu bisa menjadi lebih lama dari perkiraan. Hal ini dapat mengganggu jadwal produksi atau distribusi. Perusahaan perlu menjalin komunikasi yang lebih erat dengan pemasok dan memastikan adanya kesepakatan yang jelas terkait waktu pengiriman. Gangguan Pada Rantai PasokGangguan seperti cuaca ekstrem, keterlambatan transportasi, atau proses bea cukai yang lama dapat menunda kedatangan barang. Setiap hambatan kecil di sepanjang rantai pasok bisa memperpanjang waktu tunggu. Oleh karena itu, penting memiliki rencana cadangan seperti alternatif rute atau penyedia jasa logistik lain. Kurangnya Data Real-TimeTanpa data yang akurat dan diperbarui secara real-time, tim logistik sulit memperkirakan waktu kedatangan barang. Akibatnya, perencanaan pembelian bisa meleset dan stok tidak terkelola dengan baik. Menggunakan sistem manajemen inventori yang terintegrasi dapat membantu mengurangi masalah ini. Tips Optimalisasi Lead Time Mengoptimalkan waktu tunggu memerlukan strategi yang terintegrasi antara tim procurement, warehouse, dan pemasok. Berikut adalah tipsnya: Bangun Hubungan Baik Dengan PemasokKomunikasi yang baik dengan pemasok membantu mendapatkan informasi lebih cepat jika ada keterlambatan produksi atau pengiriman. Selain itu, pemasok cenderung memberikan prioritas kepada mitra bisnis yang memiliki hubungan baik. Gunakan Sistem Manajemen Inventory DigitalSoftware manajemen inventory memungkinkan pemantauan stok secara real-time, peringatan otomatis untuk reorder point, dan pelacakan status pengiriman. Dengan sistem ini, perencanaan menjadi lebih akurat. Evaluasi Dan Pantau Lead Time Secara BerkalaLakukan analisis rutin terhadap data lead time. Jika terjadi penyimpangan yang signifikan, identifikasi penyebabnya dan segera lakukan perbaikan agar tidak mengganggu ketersediaan stok. Terapkan Safety StockMenambahkan safety stock atau persediaan pengaman bisa menjadi solusi jangka pendek untuk mengantisipasi keterlambatan pengiriman tanpa menyebabkan overstock. Kesimpulan Lead time memegang peranan penting dalam memastikan inventory tetap terjaga dan gudang beroperasi dengan lancar. Dengan mengelola lead time secara efektif, perusahaan dapat menghindari kekosongan stok, mengoptimalkan ruang penyimpanan, dan menekan biaya operasional. Untuk membantu proses ini, Oaktree.id menawarkan solusi digital melalui sistem manajemen inventory dan warehouse yang canggih. Fitur-fitur seperti manajemen stok, pencatatan data, pencarian cepat, dan manajemen aset dirancang untuk mempermuda

Lead Time: Cara Efektif Menghindari Kekosongan Stok di Gudang Read More »