Software Logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance

 

Pengiriman sudah selesai, tetapi invoice pelanggan belum diterbitkan karena tim finance masih menunggu rincian biaya. Sementara itu, tim operasional merasa seluruh informasi sudah dikirim melalui spreadsheet dan percakapan grup. Situasi seperti ini dapat terjadi ketika kedua divisi menggunakan pencatatan yang terpisah.

Penggunaan software logistik dapat membantu menata informasi pengiriman agar lebih mudah digunakan bersama. Data pelanggan, jobfile, dokumen, dan biaya menjadi acuan untuk pekerjaan operasional sekaligus mendukung proses penagihan. Berikut adalah Informasi detail mengenai software logistik untuk Menghubungkan Tim Operasional dan Finance.

Mengapa Tim Operasional dan Finance Perlu Terhubung?

Tim operasional menangani perkembangan pengiriman, berkomunikasi dengan vendor, serta mengumpulkan dokumen. Dalam prosesnya, informasi dapat berubah, termasuk jadwal, kebutuhan kendaraan, dan biaya tambahan.

Perubahan tersebut juga dibutuhkan oleh finance. Tim keuangan perlu mengetahui biaya yang sudah disetujui, tagihan vendor yang harus diperiksa, dan layanan yang dapat ditagihkan kepada pelanggan.

Ketika informasi tidak tersampaikan dengan jelas, finance perlu meminta konfirmasi ulang. Operasional pun harus membuka kembali catatan pekerjaan untuk menjelaskan transaksi yang sama.

CargoWise menjelaskan bahwa pemindahan dan penginputan informasi secara manual antarsistem membutuhkan waktu serta meningkatkan potensi kesalahan setiap kali data diketik ulang. Hal ini menjadi alasan untuk mengevaluasi proses pertukaran informasi antardivisi.

Keterhubungan kedua tim membutuhkan pencatatan yang konsisten, pembagian tanggung jawab, dan alur pemeriksaan yang disepakati.

Informasi Operasional Apa yang Dibutuhkan Tim Finance?

Finance membutuhkan informasi yang cukup untuk menelusuri dasar transaksi. Nominal biaya saja belum selalu memadai tanpa referensi pekerjaan dan dokumen pendukung.

Berikut contoh informasi yang perlu tersedia:

Tabel tersebut menggambarkan kebutuhan informasi antardivisi. Jenis data yang dapat dipertukarkan melalui integrasi perlu diperiksa sesuai kemampuan dan konfigurasi sistem.

Sebagai ilustrasi, sebuah pengiriman membutuhkan tambahan layanan trucking. Operasional perlu mencatat penyebab, nominal, dan persetujuannya agar finance dapat menentukan perlakuan transaksi tersebut. Dengan referensi yang lengkap, pemeriksaan tidak bergantung pada ingatan staf atau pencarian percakapan lama.

Bagaimana Software Logistik Menghubungkan Kedua Tim?

1. Menata Informasi Berdasarkan Jobfile

Jobfile dapat menjadi referensi bersama untuk satu pekerjaan pengiriman. Informasi pelanggan, rute, dokumen, biaya, dan penagihan dihubungkan dengan pekerjaan yang sama.

Ketika finance menerima tagihan vendor, nomor jobfile membantu mengidentifikasi pengiriman yang dimaksud. Tim operasional juga memiliki referensi yang konsisten ketika diminta menjelaskan biaya atau perubahan layanan.

Dalam evaluasi software logistik, perusahaan perlu memeriksa informasi apa yang dapat dicatat pada jobfile serta bagaimana pengguna menelusuri dokumen dan transaksi terkait.

2. Memperjelas Pencatatan dan Pemeriksaan Biaya

Estimasi biaya pada awal pekerjaan dapat berbeda dari realisasinya. Perubahan kebutuhan pengiriman atau layanan tambahan perlu dicatat agar kedua tim menggunakan informasi terbaru.

Perusahaan perlu membedakan biaya estimasi, biaya yang sudah dikonfirmasi, dan biaya yang masih menunggu persetujuan. Pembagian status ini membantu finance memahami transaksi yang sudah siap diproses.

Tanggung jawab pengguna juga perlu ditentukan. Operasional dapat ditugaskan melengkapi informasi pekerjaan, sedangkan pemeriksaan dan persetujuan transaksi mengikuti kewenangan yang ditetapkan perusahaan.

3. Mendukung Kesiapan Penagihan

Penerbitan invoice dapat membutuhkan rincian layanan, harga yang disepakati, biaya tambahan, dan dokumen pendukung. Kebutuhan tersebut berbeda menurut kontrak pelanggan.

Software logistik dapat digunakan untuk menata informasi yang menjadi dasar pemeriksaan sebelum penagihan. Namun, perusahaan tetap perlu menetapkan kapan sebuah pekerjaan dinyatakan siap ditagihkan.

Sebagai contoh, finance baru memproses invoice setelah biaya tambahan memperoleh persetujuan dan dokumen penerimaan tersedia. Aturan tersebut perlu dipahami oleh operasional agar kelengkapan dapat dipersiapkan sejak pekerjaan berjalan.

4. Menghubungkan Data dengan Sistem Akuntansi

Perusahaan mungkin sudah memiliki aplikasi akuntansi yang digunakan untuk pembukuan. Dalam kondisi ini, kebutuhan integrasi dapat dievaluasi agar informasi dari proses logistik dapat diteruskan sesuai alur pencatatan keuangan.

Integrasi perlu memiliki cakupan yang jelas: data apa yang dipertukarkan, sistem mana yang menjadi acuan, kapan data dikirim, dan siapa yang memeriksa hasilnya.

Tujuannya adalah membangun pertukaran informasi yang sesuai kebutuhan bisnis. Tidak semua data operasional harus dikirim ke aplikasi akuntansi, dan tidak semua pembaruan harus berlangsung pada waktu yang sama.

Integrasi Oaktree dengan Accurate Online dan Aplikasi Lainnya

Oaktree sebagai software logistik yang dirancang untuk industri freight forwarding mendukung integrasi dengan Accurate Online melalui API. Integrasi ini membantu menghubungkan kebutuhan operasional pengiriman dengan pencatatan keuangan, sehingga dapat mengurangi input data berulang sesuai cakupan yang diterapkan.

Perusahaan dapat mendiskusikan jenis transaksi, arah pertukaran data, dan kebutuhan konfigurasi bersama tim Oaktree. Jika menggunakan aplikasi keuangan seperti Mekari maupun Kledo, GajiHub, pastikan terlebih dahulu ketersediaan API dan izin akses untuk produk yang digunakan.

Selanjutnya, tim developer Oaktree dapat mengevaluasi kompatibilitas, cakupan data, serta kebutuhan pengembangan integrasi sesuai proses bisnis perusahaan.

Bagi perusahaan logistik, pembahasan integrasi dapat dimulai dari pekerjaan yang paling sering membutuhkan pemindahan data. Misalnya, informasi transaksi yang sudah diperiksa di proses operasional ingin diteruskan untuk kebutuhan pencatatan keuangan.

Namun, cakupan integrasi Oaktree–Accurate Online perlu dikonfirmasi kepada tim Developer Oaktree. Perusahaan sebaiknya menanyakan:

• Jenis data dan transaksi yang dapat dihubungkan.
• Arah serta waktu pertukaran data.
• Perlakuan terhadap perubahan atau pembatalan transaksi.
• Mekanisme pemeriksaan ketika pengiriman data gagal.
• Kebutuhan konfigurasi, implementasi, dan biaya terkait.

Dengan pembahasan tersebut, perusahaan dapat menilai kesesuaian integrasi berdasarkan workflow yang benar-benar dijalankan.

Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Integrasi?

Menyeragamkan Data Pelanggan, Vendor, dan Layanan

Nama pelanggan atau vendor yang berbeda pada dua sistem dapat menyulitkan pencocokan transaksi. Karena itu, perusahaan perlu meninjau kode, nama, dan referensi data sebelum integrasi digunakan.

Tentukan pula siapa yang berwenang membuat serta memperbarui data tersebut. Pengaturan ini membantu menjaga konsistensi setelah sistem berjalan.

Menentukan Alur dan Sumber Data Acuan

Perusahaan perlu menyepakati kapan transaksi siap diteruskan. Apakah setelah dibuat, diperiksa, atau disetujui oleh pihak tertentu?

Tentukan juga tempat melakukan koreksi. Jika data dapat diubah pada dua sistem tanpa aturan, perusahaan berisiko memiliki informasi yang berbeda.

Mengatur Hak Akses

Akses integrasi perlu mengikuti kebutuhan pekerjaan. Dokumentasi Accurate menjelaskan bahwa scope menentukan modul yang dapat diakses aplikasi melalui API.

Perusahaan perlu memahami akses yang diberikan dan pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.

Menguji Transaksi Sebelum Digunakan

Gunakan beberapa contoh transaksi untuk memeriksa kelengkapan dan ketepatan hasil pertukaran data. Pengujian sebaiknya mencakup proses normal serta kasus penting seperti koreksi atau pembatalan.

Operasional dan finance perlu memeriksa hasilnya bersama. Setiap perbedaan harus ditelusuri sebelum alur tersebut digunakan untuk transaksi harian.

Bagaimana Jika Perusahaan Menggunakan Aplikasi Lain?

Kebutuhan integrasi tidak selalu terbatas pada Accurate Online. Perusahaan mungkin menggunakan ERP, portal pelanggan, atau aplikasi internal yang menyediakan API.

Sampaikan kebutuhan tersebut kepada tim Oaktree agar kompatibilitas dan cakupan pengembangannya dapat dievaluasi. Siapkan nama aplikasi, dokumentasi API, data yang ingin dipertukarkan, serta tujuan bisnisnya.

Sebagai contoh, jelaskan bahwa perusahaan ingin mengirim informasi tertentu setelah pekerjaan disetujui, bukan hanya menyampaikan keinginan agar dua aplikasi “terhubung”. Penjelasan yang konkret membantu tim menilai alur, kebutuhan akses, dan proses pengujiannya.

Ketersediaan API menjadi bagian dari evaluasi teknis. Kelayakan integrasi tetap bergantung pada kemampuan kedua sistem dan kebutuhan perusahaan.

Hubungkan Kebutuhan Operasional dan Finance Bersama Oaktree

Keterhubungan tim operasional dan finance membutuhkan informasi yang konsisten serta alur kerja yang jelas. Software logistik dapat membantu menata referensi pekerjaan, dokumen, dan biaya, sementara integrasi mendukung pertukaran data sesuai kebutuhan pencatatan.

Oaktree dapat terhubung dengan Accurate Online. Sampaikan kebutuhan integrasi Accurate Online maupun aplikasi lain yang mendukung API kepada tim Oaktree untuk mengevaluasi cakupan dan alur pertukaran data sesuai proses bisnis perusahaan Anda.