Pilih software freight forwarder yang sesuai dengan kebutuhan layanan dan alur kerja perusahaan. Pastikan fitur yang ditawarkan terhubung dengan operasional dan keuangan, serta periksa keamanan data dan dukungan implementasi. Libatkan tim operasional dan finance untuk menguji software melalui demo sebelum berlangganan.
Jawaban Singkat
- Pilih software freight forwarder berdasarkan kebutuhan layanan dan alur kerja perusahaan.
- Periksa keterhubungan jobfile, dokumen, biaya, invoice, serta laporan keuangan.
- Evaluasi integrasi, keamanan data, total biaya, dan dukungan implementasi.
- Libatkan tim operasional dan finance untuk menguji software melalui demo sebelum berlangganan.
Data pengiriman sudah dicatat oleh tim operasional, tetapi bagian keuangan masih harus meminta ulang rincian biaya untuk membuat invoice. Di sisi lain, dokumen tersimpan di beberapa folder sehingga staf membutuhkan waktu untuk menemukan informasi terbaru. Apakah perusahaan Anda menghadapi situasi serupa?
Penggunaan software freight forwarder dapat membantu menyatukan proses tersebut. Namun, sebelum memilih, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan layanan, anggaran, dan kemampuan tim yang akan menggunakannya.
Agar investasi lebih terarah, berikut cara memilih software freight forwarder yang dapat Anda terapkan sebelum memutuskan berlangganan.
Mengapa Pemilihan Software Freight Forwarder Perlu Dipertimbangkan dengan Matang?
Software freight forwarder akan menjadi bagian dari pekerjaan harian beberapa divisi, mulai dari sales, operasional, customer service, hingga finance. Setiap divisi membutuhkan informasi yang berbeda, tetapi tetap berkaitan dengan pengiriman yang sama.
Sebagai contoh, harga yang disepakati dalam quotation perlu menjadi acuan bagi tim operasional dan keuangan. Ketika ada tambahan biaya pengiriman, perubahan tersebut juga perlu tercatat agar penagihan dan perhitungan margin tetap akurat.
Jika alur ini tidak terakomodasi, tim mungkin masih harus memindahkan data secara manual atau membuat pencatatan tambahan. Karena itu, evaluasi software perlu mencakup perjalanan pekerjaan secara menyeluruh, termasuk bagaimana informasi berpindah antardivisi.
Oleh karena itu, sebagai penyedia software freight forwarder, Oaktree Indonedia menyarankan perusahaan memiliki workflow, menentukan prioritas kebutuhan dan melibatkan tim pengguna sejak awal evaluasi.
Cara Memilih Software Freight Forwarder yang Tepat
1. Petakan Kebutuhan dan Masalah Operasional Perusahaan
Mulailah dengan mencatat layanan yang dijalankan perusahaan. Apakah bisnis Anda berfokus pada air freight, ocean freight, trucking, atau kombinasi beberapa moda? Apakah perusahaan juga menangani konsolidasi dan pengurusan dokumen kepabeanan?
Selanjutnya, identifikasi hambatan yang paling sering terjadi. Misalnya, tim kesulitan melacak perkembangan shipment, tagihan vendor terlambat dicatat, atau manajemen belum dapat melihat keuntungan setiap pekerjaan.
Dari pemetaan tersebut, pisahkan kebutuhan menjadi fitur wajib dan fitur tambahan. Perusahaan yang kesulitan mengendalikan margin dapat memprioritaskan pencatatan biaya serta pendapatan per jobfile. Sementara itu, perusahaan dengan banyak cabang perlu mengevaluasi pengaturan akses dan pelaporan antarcabang.
2. Periksa Kesesuaian Fitur dengan Alur Kerja Forwarding
Setelah kebutuhan dipetakan, periksa bagaimana fitur software mendukung pekerjaan dari awal sampai selesai. Evaluasi proses pembuatan quotation, booking, pembukaan jobfile, pengelolaan dokumen, hingga pembaruan status pengiriman.
Perhatikan pula kebutuhan dokumen sesuai layanan perusahaan, seperti Bill of Lading, Air Waybill, dan packing list. Tanyakan apakah informasi yang sudah dicatat dapat digunakan kembali pada dokumen atau proses berikutnya.
Saat demo, minta vendor memperlihatkan satu contoh pekerjaan secara lengkap. Amati bagian yang berjalan otomatis, bagian yang perlu diperiksa pengguna, dan bagian yang masih membutuhkan input ulang.
Pengujian ini membantu perusahaan memahami cara kerja sistem dalam situasi yang mendekati pekerjaan sehari-hari.
3. Pastikan Operasional Terhubung dengan Keuangan
Pengiriman yang selesai tetap membutuhkan penyelesaian biaya, penagihan, dan pencatatan pembayaran. Oleh karena itu, kemampuan software dalam menghubungkan operasional dengan keuangan perlu diperiksa.
Tanyakan bagaimana sistem mencatat harga beli jasa vendor, harga jual kepada pelanggan, biaya tambahan, invoice, serta pembayaran. Periksa juga apakah piutang dan utang dapat ditelusuri berdasarkan pekerjaan yang bersangkutan.
Sebagai gambaran praktik industri, studi kasus Metro Shipping yang dipublikasikan WiseTech Global menjelaskan penggunaan modul kepabeanan bersama fungsi akuntansi, termasuk piutang, utang, dan pencatatan kas.
Dalam evaluasi, gunakan contoh adanya tambahan biaya setelah shipment berjalan. Periksa apakah biaya tersebut masuk ke jobfile yang tepat, memengaruhi perhitungan margin, dan dapat ditagihkan sesuai kesepakatan dengan pelanggan.
4. Evaluasi Integrasi dengan Sistem yang Digunakan
Perusahaan mungkin sudah menggunakan software akuntansi, ERP, atau portal pelanggan. Sebelum memilih sistem baru, tentukan informasi apa yang perlu dipertukarkan dengan aplikasi tersebut.
Tanyakan kepada vendor apakah integrasi dilakukan secara otomatis melalui API atau menggunakan ekspor-impor file. Konfirmasi pula arah pertukaran data, frekuensi pembaruan, biaya tambahan, dan penanggung jawab ketika terjadi kegagalan.
Untuk dokumen elektronik, dukungan integrasi perlu diperiksa secara spesifik sesuai kebutuhan perusahaan. Oaktree mendukung integrasi dengan CEISA 4.0 untuk proses kepabeanan serta Mekari Sign untuk penandatanganan dokumen secara elektronik.
Dengan demikian, mengintegrasikan Oaktree dengan kedua layanan tersebut dapat membantu perusahaan menyederhanakan pengurusan dokumen kepabeanan dan proses penandatanganan, sekaligus mengurangi kebutuhan mencetak serta memindai dokumen.
5. Periksa Keamanan, Hak Akses, dan Pencadangan Data
Software freight forwarder dapat menyimpan informasi pelanggan, tarif vendor, dokumen pengiriman, dan transaksi keuangan. Perusahaan perlu mengetahui bagaimana informasi tersebut dilindungi.
Periksa apakah hak akses dapat dibedakan berdasarkan jabatan dan tanggung jawab. Sebagai contoh, staf operasional mungkin memerlukan akses untuk memperbarui shipment, sedangkan persetujuan pembayaran hanya diberikan kepada pihak tertentu.
Tanyakan pula ketersediaan riwayat aktivitas, autentikasi multifaktor, jadwal backup, dan prosedur pemulihan ketika terjadi gangguan. Oaktree sebagai penyedia jasa software freight forwarder memiliki fitur untuk membagi akun kedalam kebeberapa tingkat. Jadi nantinya tidak semua orang dapat memiliki hak akses untuk melihat data yang ada di dashboard.
6. Hitung Total Biaya Penggunaan Software
Harga langganan merupakan salah satu komponen pengeluaran. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan biaya implementasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, dan penyesuaian sistem.
Panduan Magaya menjelaskan bahwa biaya software dapat dipengaruhi oleh jumlah pengguna, modul, model deployment, volume, implementasi, dan dukungan. Karena itu, evaluasi sebaiknya mencakup total biaya penggunaan selama beberapa tahun.
Mintalah rincian penawaran secara tertulis. Pastikan perusahaan memahami fitur yang termasuk dalam paket, batas penggunaan, layanan bantuan, serta ketentuan kenaikan biaya.
Pertimbangkan juga skenario pertumbuhan. Berapa biaya ketika perusahaan menambah pengguna atau membuka cabang? Apakah kebutuhan modul baru akan memerlukan implementasi tambahan? Jawaban tersebut membantu menyusun anggaran yang lebih realistis.
7. Uji Kemudahan Penggunaan Melalui Demo
Demo akan lebih bermanfaat apabila melibatkan staf yang nantinya menggunakan software. Ajak perwakilan tim operasional dan finance untuk mencoba tugas sesuai tanggung jawab mereka.
Gunakan data contoh yang menyerupai pekerjaan perusahaan, tanpa menyertakan informasi sensitif. Misalnya, minta tim membuat jobfile, memasukkan biaya vendor, mencari dokumen pendukung, dan menerbitkan invoice.
Selama pengujian, perhatikan apakah pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Catat langkah yang membingungkan, proses yang terlalu panjang, serta pekerjaan yang masih harus dilakukan di luar sistem.
Hasil pengujian dapat menjadi bahan diskusi dengan vendor sekaligus dasar untuk menentukan kebutuhan pelatihan sebelum implementasi.
8. Evaluasi Dukungan Implementasi dan Pengembangan Sistem
Sebelum mengambil keputusan, minta penjelasan mengenai tahapan implementasi. Perjelas siapa yang menyiapkan data, melakukan konfigurasi, memeriksa hasil migrasi, dan menyetujui kesiapan sistem.
Tanyakan juga jadwal pelatihan, jam layanan support, jalur pelaporan gangguan, serta waktu respons yang disepakati. Pastikan tim mengetahui pihak yang harus dihubungi ketika mengalami kendala operasional.
Untuk kebutuhan jangka panjang, evaluasi dukungan terhadap penambahan cabang, pengguna, dan layanan bisnis. Diskusikan apakah perubahan tersebut dapat ditangani melalui konfigurasi atau membutuhkan pengembangan tambahan.
Tetapkan indikator keberhasilan yang dapat dibandingkan dengan kondisi awal, seperti waktu pembuatan invoice, kelengkapan biaya per jobfile, atau frekuensi input ulang.
Pertanyaan Penting Sebelum Memutuskan Berlangganan
Sebelum menyetujui penawaran, gunakan pertanyaan berikut untuk memeriksa kesiapan perusahaan dan vendor:
- Apakah alur kerja utama sudah berhasil diuji saat demo?
- Fitur dan layanan apa saja yang termasuk dalam penawaran?
- Siapa yang bertanggung jawab atas migrasi serta pemeriksaan data?
- Berapa biaya awal, biaya berulang, dan potensi biaya tambahan?
- Bagaimana prosedur bantuan, pemulihan, dan ekspor data?
- Apa indikator yang digunakan untuk menilai keberhasilan implementasi?
Jawaban atas pertanyaan tersebut sebaiknya dituangkan dalam dokumen penawaran atau kesepakatan layanan agar kedua pihak memiliki acuan yang jelas.
Temukan Software Freight Forwarder yang Sesuai Bersama Oaktree
Memilih software freight forwarder membutuhkan pemahaman terhadap proses bisnis, biaya, keamanan, dan kesiapan pengguna. Melalui evaluasi yang terarah, perusahaan dapat menilai bagaimana sistem mendukung pekerjaan dari quotation hingga penyelesaian pembayaran.
Oaktree menyediakan fitur pengelolaan jobfile, tracking shipment, buying dan selling, invoice, serta laporan laba/rugi per jobfile. Fitur tersebut dapat menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan yang ingin menghubungkan pencatatan operasional dengan informasi keuangan.
Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim Oaktree dan jadwalkan demo untuk melihat kesesuaiannya dengan alur kerja bisnis Anda.
