Jawaban Singkat
- Kargo ditolak saat penerimaan berbeda dengan pengiriman yang tertunda keberangkatannya.
- Ketidaksesuaian dokumen, kemasan, deklarasi dangerous goods, dan persyaratan special cargo dapat menghambat penerimaan.
- Pemeriksaan awal membantu menemukan ketidaksesuaian sebelum kargo diserahkan.
- Oaktree membantu mengelola transaksi, Air Waybill, serta laporan operasional tanpa menggantikan pemeriksaan resmi.
Blog.oaktree.id – Pengiriman air freight dapat terhambat bahkan sebelum barang dimuat ke pesawat. Meskipun jadwal penerbangan sudah direncanakan, kargo tetap harus memenuhi persyaratan penerimaan, mulai dari kelengkapan dokumen hingga kesesuaian kemasan.
Ketika ditemukan ketidaksesuaian, pengirim mungkin perlu memperbaiki dokumen, mengganti kemasan, atau memenuhi persyaratan tambahan sebelum kargo dapat diterima. Kondisi ini dapat mengubah rencana pengiriman dan menambah pekerjaan tim operasional.
Bagi pengirim maupun perusahaan freight forwarder, memahami penyebab penolakan membantu mempersiapkan barang dengan lebih baik. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menyerahkan kargo untuk pengangkutan udara.
Pahami Perbedaan Kargo Ditolak dan Pengiriman Tertunda
Kargo yang belum berangkat tidak selalu berarti ditolak. Penolakan saat penerimaan dan penundaan keberangkatan merupakan kondisi berbeda yang perlu dipastikan kepada pihak yang menangani pengiriman.
Dalam panduan pengangkutan kargo, IATA menjelaskan bahwa seluruh kiriman harus melalui proses penerimaan untuk menentukan apakah kondisinya layak diangkut menggunakan pesawat. Pemeriksaan tersebut mencakup dokumen dan aspek keselamatan yang berkaitan dengan barang.
Apabila persyaratan belum dipenuhi, kargo dapat belum diterima untuk diangkut. Sementara itu, barang yang mengalami penundaan keberangkatan perlu diperiksa status dan alasannya secara terpisah.
Karena itu, pengirim sebaiknya meminta penjelasan yang spesifik. Apakah dokumen perlu diperbaiki? Apakah kemasan tidak sesuai? Atau apakah terdapat perubahan rencana keberangkatan? Informasi tersebut menentukan tindakan selanjutnya.
Penyebab Pengiriman Air Freight Bisa Ditolak
Persyaratan penerimaan dapat berbeda menurut jenis barang, layanan, maskapai, serta rute pengiriman. Namun, beberapa aspek berikut perlu menjadi perhatian sejak tahap persiapan.
Dokumen dan Informasi Kargo Tidak Sesuai
Informasi barang menjadi dasar untuk menentukan kebutuhan pengangkutan. Deskripsi yang tidak jelas atau tidak sesuai dengan barang yang diserahkan dapat menghambat pemeriksaan.
Garuda Indonesia Cargo, misalnya, mensyaratkan informasi isi kiriman yang benar, barang dalam kondisi siap diangkut, dan Air Waybill untuk layanan general cargo.
Tim operasional perlu memeriksa konsistensi data pengirim, penerima, jumlah kemasan, berat, serta deskripsi barang pada dokumen yang digunakan. Dokumen tambahan juga harus disiapkan apabila diwajibkan untuk komoditas atau rute tertentu.
Penting untuk memahami bahwa kebutuhan dokumen tidak selalu sama. Persyaratan general cargo dapat berbeda dari pengiriman hewan hidup atau dangerous goods.
Packing, Marking, dan Label Belum Memenuhi Ketentuan
Kemasan perlu melindungi barang selama proses penanganan dan pengangkutan. Kemasan yang rusak, bocor, atau tidak sesuai karakteristik isinya dapat memerlukan perbaikan sebelum pengiriman dilanjutkan.
Selain packing, marking dan label harus diperiksa. Garuda Cargo menyebut pengirim bertanggung jawab memastikan ketiganya memenuhi ketentuan yang berlaku.
Untuk dangerous goods, IATA menjelaskan bahwa kemasan harus mampu menghadapi guncangan dan beban yang lazim terjadi selama transportasi. Persyaratan kemasannya berbeda mengikuti karakteristik bahaya barang.
Karena itu, memperbaiki kemasan bukan sekadar menambahkan lakban atau stiker. Pengirim perlu memastikan konstruksi dan bahan kemasan memang sesuai dengan kebutuhan barang.
Dangerous Goods Tidak Dideklarasikan atau Disiapkan dengan Benar
Barang berbahaya atau dangerous goods membutuhkan identifikasi sejak awal. Kesalahan menganggap barang sebagai general cargo dapat membuat kebutuhan penanganan khusus terlewat.
IATA menjelaskan bahwa pengiriman dangerous goods melibatkan persyaratan klasifikasi, pengemasan, marking, labeling, dan dokumentasi. Ketidakpatuhan dapat menyebabkan kiriman ditahan atau ditolak.
Namun, tidak semua dangerous goods dilarang dikirim melalui udara. Sebagian dapat diangkut setelah memenuhi persyaratan, sedangkan jenis tertentu memang dilarang karena tingkat bahayanya.
Pembedaan ini penting. Dokumen yang diperbaiki dapat menyelesaikan ketidaksesuaian administratif, tetapi tidak otomatis membuat barang yang dilarang menjadi boleh diangkut.
Pemeriksaan Keamanan Belum Dapat Diselesaikan
Kargo udara juga harus memenuhi proses pengamanan yang berlaku. Karakteristik barang dapat memengaruhi metode pemeriksaan yang digunakan.
Dalam panduan Moving Air Cargo Globally, ICAO menjelaskan bahwa screening dapat menggunakan beberapa metode, seperti pemeriksaan manual, X-ray, dan pendeteksian jejak bahan peledak. Pemilihan metode harus mempertimbangkan sifat kiriman karena tidak semua metode sesuai untuk seluruh barang.
Dengan demikian, kiriman yang belum dapat diselesaikan pemeriksaannya melalui satu metode mungkin membutuhkan penanganan lebih lanjut sesuai prosedur. Kondisi tersebut tidak otomatis membuktikan bahwa isinya terlarang.
Pengirim dan forwarder perlu mengikuti arahan pihak pemeriksa serta mengoordinasikan kebutuhan tambahan sebelum proses dilanjutkan.
Persyaratan Special Cargo atau Maskapai Tidak Terpenuhi
Komoditas tertentu membutuhkan persyaratan penerimaan khusus. Pengiriman hewan hidup, misalnya, memerlukan pemeriksaan dokumen, kondisi hewan, kontainer, dan kebutuhan penanganannya.
Dalam prosedur Garuda Cargo, live animal yang tidak memenuhi Live Animal Acceptance Checklist dapat ditolak dan dikembalikan agar pengirim melengkapi atau memperbaiki ketidaksesuaian.
Contoh tersebut menunjukkan pentingnya mengonfirmasi penerimaan komoditas sebelum booking. Pengirim perlu memastikan layanan yang dipilih memang dapat menangani barang beserta kebutuhan khususnya.
Apa yang Perlu Dilakukan ketika Kargo Ditolak?
Ketika kargo ditolak, langkah pertama adalah mendapatkan penjelasan yang jelas dari pihak penerima kargo. Hindari langsung mengirim ulang barang tanpa mengetahui bagian yang perlu diperbaiki.
Selanjutnya, identifikasi apakah masalah berkaitan dengan dokumen, kondisi kemasan, klasifikasi barang, atau persyaratan layanan. Setiap penyebab membutuhkan tindak lanjut berbeda.
Dokumen yang tidak konsisten perlu dikoreksi berdasarkan data yang benar. Kemasan yang tidak sesuai perlu diperbaiki mengikuti kebutuhan barang. Untuk persoalan dangerous goods, koordinasikan penanganannya dengan personel yang kompeten.
Setelah perbaikan dilakukan, konfirmasikan kembali kesiapan kiriman dan jadwal yang memungkinkan. Catat pula perubahan biaya yang timbul, lalu sampaikan pembaruan kepada pelanggan.
Pencatatan alasan penolakan juga berguna untuk evaluasi internal. Tim dapat menggunakan temuan tersebut untuk memperbaiki pemeriksaan awal pada pengiriman berikutnya.
Checklist sebelum Menyerahkan Kargo Air Freight
Pemeriksaan awal membantu tim menemukan ketidaksesuaian sebelum barang diserahkan. Berikut checklist yang dapat digunakan:
- Identifikasi barang: jenis, isi, dan kebutuhan penanganan sudah diketahui.
- Konfirmasi layanan: penerimaan komoditas telah dikonfirmasi kepada maskapai.
- Periksa dokumen: informasi sesuai dengan kondisi kiriman.
- Lengkapi persyaratan tambahan: dokumen khusus tersedia apabila diperlukan.
- Periksa kemasan: packing, marking, dan label sesuai kebutuhan barang.
- Koordinasikan pemeriksaan: kebutuhan screening dan penanganan khusus sudah dibahas.
- Pastikan jadwal penyerahan: batas penerimaan kargo telah dikonfirmasi.
- Tentukan penanggung jawab: tersedia kontak untuk menangani koreksi dan pembaruan informasi.
Checklist internal ini membantu persiapan, tetapi pemeriksaan penerimaan resmi tetap dilakukan oleh pihak yang berwenang. Untuk dangerous goods, IATA juga menjelaskan bahwa pemeriksaan sebelum penyerahan dapat membantu mengurangi penolakan yang sebenarnya bisa dicegah.
Rapikan Pengelolaan Operasional Air Freight dengan Oaktree
Persiapan pengiriman membutuhkan informasi yang konsisten sejak penawaran hingga pelaksanaan. Tim freight forwarder perlu mengelola transaksi, Air Waybill, jadwal, dan biaya agar perubahan dapat ditindaklanjuti dengan jelas.
Untuk membantu pekerjaan tersebut, perusahaan dapat menggunakan Oaktree sebagai software freight forwarder. Pada solusi air freight, Oaktree menyediakan fitur pembuatan transaksi yang terhubung dengan penawaran digital, generate Air Waybill, reporting per project, serta report lifting untuk mendukung pemantauan progres dan jadwal pengiriman.
Pengelolaan administrasi melalui sistem dapat membantu tim menyiapkan informasi dan memantau pekerjaan. Pemeriksaan fisik, klasifikasi barang, serta keputusan penerimaan tetap mengikuti prosedur dan kewenangan pihak terkait.
Jika perusahaan Anda ingin menata operasional pengiriman dengan lebih baik, konsultasikan kebutuhan bisnis kepada tim Oaktree. Pelajari software air freight Oaktree untuk mengetahui fitur yang sesuai dengan alur kerja perusahaan Anda.
