House Bill of Lading atau House B/L sering dianggap sama dengan B/L pelayaran. Padahal, keduanya tidak bisa dipakai untuk proses yang sama.
Di shipment impor, House B/L adalah dokumen yang diterima customer dari freight forwarder. Jika dokumen ini disamakan dengan Master B/L, proses DO, PIB, dan pengeluaran barang bisa tertahan.
Apa Itu House Bill of Lading
House Bill of Lading (HBL) adalah dokumen pengangkutan yang diterbitkan freight forwarder atau NVOCC kepada shipper. Dokumen ini menjadi tanda terima kargo sekaligus bukti kontrak antara pemilik barang dan pihak forwarder.
House B/L bukan dokumen dari shipping line. Yang menerbitkan Master B/L adalah pelayaran. Yang menerbitkan House B/L adalah forwarder atau NVOCC yang mengatur pengiriman.
Analogi sederhananya: Master B/L seperti tiket rombongan untuk satu kontainer. House B/L seperti tiket individu milik masing-masing pemilik barang di dalamnya.
Karena itu, nama yang tercantum pada House B/L adalah pihak aktual. Shipper-nya eksportir atau seller. Consignee-nya importir. Notify party-nya biasanya EMKL, PPJK, atau agen di tujuan.
Fungsi House B/L dalam Pengiriman Impor
House B/L memiliki beberapa fungsi utama:
- Tanda terima barang dari shipper ke forwarder
- Kontrak pengangkutan antara customer dan forwarder/NVOCC
- Dokumen penguasaan barang, jika diterbitkan dalam bentuk original
- Acuan data customer untuk bank, asuransi, dan kepabeanan
- Dasar tracking di sisi forwarder
Perlu dipahami, House B/L mengikat forwarder kepada customernya. Master B/L mengikat pelayaran kepada forwarder. Inilah alasan satu shipment bisa memiliki dua dokumen.
Pada pengiriman LCL, fungsi House B/L semakin jelas. Forwarder menggabungkan barang dari beberapa shipper ke satu kontainer. Pelayaran menerbitkan satu Master B/L. Forwarder kemudian menerbitkan House B/L kepada masing-masing customer.
Pada pengiriman FCL, House B/L tetap muncul jika shipment diatur melalui forwarder. Jika booking dilakukan langsung ke pelayaran, biasanya hanya terbit Master B/L.
Isi House B/L yang Perlu Dicek Operasional
Sebelum dipakai untuk proses impor, pastikan data pada House B/L sudah sesuai. Hal yang perlu diperiksa antara lain:
- Nama dan alamat shipper
- Nama dan alamat consignee
- Notify party
- Uraian barang, jumlah kemasan, berat, dan volume
- Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar
- Nomor kontainer dan seal
- Freight prepaid atau collect
- Nomor House B/L
- Referensi nomor Master B/L, jika dicantumkan
Data ini harus sama dengan invoice dan packing list. Jika berbeda, proses clearance bisa terhambat.
Peran House B/L di Operasional Impor Indonesia
House B/L tidak dipakai untuk mengambil DO langsung ke pelayaran. Consignee atau EMKL menyerahkan House B/L kepada agen forwarder di tujuan. Setelah itu, forwarder yang mengurus pelepasan barang ke pelayaran menggunakan Master B/L.
Di sisi pabean, House B/L justru menjadi acuan penting. Pada inward manifest, nomor Master B/L dan House B/L sama-sama dicantumkan. Namun pada PIB, jika keduanya ada, nomor yang wajib diisi adalah nomor dan tanggal House B/L.
Karena itu, operasional EMKL perlu memisahkan dua nomor ini sejak awal. Nomor Master B/L dipakai untuk urusan pelayaran. Nomor House B/L dipakai untuk data customer dan pengisian PIB.
Status pelepasan juga harus dicek terpisah. House B/L bisa original, telex release, atau sea waybill. Status telex pada Master B/L tidak otomatis berlaku untuk House B/L.
Hal yang Sering Menjadi Kendala
Beberapa kesalahan yang sering terjadi di lapangan antara lain:
- Membawa House B/L ke agen pelayaran untuk mengambil DO
- Mengisi PIB dengan nomor Master B/L
- Data consignee pada House B/L berbeda dengan invoice
- Status dokumen belum dipastikan sebelum kapal tiba
- Pada LCL, satu House B/L pending ikut menahan proses stripping
Kendala ini biasanya muncul karena nomor dokumen masih tercatat secara tercampur. Padahal, setiap nomor B/L punya fungsi proses yang berbeda.
Sebelum kapal tiba, pastikan jobfile sudah memuat:
- Nomor House B/L
- Nomor Master B/L
- Nama consignee
- Nomor kontainer
- Status original, telex, atau waybill
Urutan prosesnya juga perlu jelas: clearance, release House B/L, pengambilan DO pelayaran, trucking, lalu gate out.
Kesimpulan
House B/L adalah dokumen customer pada shipment yang diatur melalui freight forwarder. Fungsinya mencatat pihak aktual, detail barang, dan kesepakatan angkut antara shipper dengan forwarder.
Dokumen ini tidak menggantikan Master B/L. Namun pada impor ke Indonesia, nomor House B/L justru menjadi acuan pada PIB. Jika pencatatannya tidak rapi, proses pengeluaran barang mudah tertunda.
Karena itu, operasional EMKL perlu mencatat House B/L secara terpisah dalam satu jobfile. Software freight forwarding seperti Oaktree membantu memisahkan nomor House B/L dan Master B/L, lalu menghubungkannya dengan tracking, biaya, dan invoice. Dengan data yang terstruktur, proses dokumen dan pengeluaran barang menjadi lebih mudah dikontrol.
