Sebelum proses pengiriman dilakukan, pelanggan biasanya membutuhkan gambaran mengenai biaya dan layanan yang akan digunakan. Freight forwarder kemudian menyusun shipping quotation berdasarkan detail shipment, seperti lokasi asal dan tujuan, jenis barang, berat, dimensi, moda transportasi, serta layanan tambahan yang dibutuhkan.
Quotation yang jelas membantu pelanggan memahami estimasi biaya sejak awal. Di sisi lain, freight forwarder juga dapat menjelaskan ruang lingkup layanan agar tidak terjadi perbedaan ekspektasi ketika pengiriman berjalan atau invoice diterbitkan.
Apa Itu Shipping Quotation?
Shipping quotation adalah dokumen penawaran yang berisi estimasi biaya dan rincian layanan pengiriman. Dokumen ini biasanya dibuat oleh freight forwarder sebelum pelanggan menyetujui penggunaan layanan. Perhitungannya disusun berdasarkan informasi shipment dan tarif dari carrier, vendor, maupun penyedia layanan lainnya.
Beberapa informasi yang umumnya tercantum dalam shipping quotation meliputi:
- identitas pelanggan;
- lokasi asal dan tujuan;
- jenis barang;
- berat dan dimensi;
- moda transportasi;
- jenis layanan;
- estimasi waktu pengiriman;
- rincian biaya;
- masa berlaku penawaran;
- ketentuan pembayaran;
- serta layanan yang termasuk dan tidak termasuk.
Namun perlu dipahami, bahwa shipping qoutation itu berbeda dengan invoice. Sebab, Quotation merupakan penawaran awal berdasarkan informasi dan kebutuhan pengiriman yang diberikan pelanggan. Sementara itu, invoice merupakan dokumen penagihan atas layanan yang telah digunakan.
Sehingga, nilai pada invoice juga dapat berbeda dari quotation apabila terdapat perubahan detail shipment, tambahan layanan, atau biaya lain selama proses pengiriman.
Apa Fungsi Shipping Quotation?
Shipping quotation tidak hanya memberikan informasi mengenai harga. Dokumen ini juga memiliki beberapa fungsi penting bagi pelanggan dan freight forwarder seperti:
1. Memberikan Estimasi Biaya Pengiriman
Shipping quotation membantu pelanggan mengetahui perkiraan biaya yang perlu disiapkan sebelum menggunakan layanan. Estimasi tersebut dapat mencakup biaya pengangkutan utama, handling, trucking, dokumentasi, customs clearance, gudang, hingga layanan tambahan lainnya.
Dengan adanya estimasi sejak awal, pelanggan dapat menyesuaikan anggaran dan membandingkan beberapa pilihan layanan.
2. Menjelaskan Ruang Lingkup Layanan
Quotation juga menjelaskan layanan yang termasuk dalam penawaran. Sebagai contoh, penawaran dapat mencakup layanan port-to-port, door-to-door, pickup, customs clearance, warehousing, atau delivery ke lokasi tujuan.
Ruang lingkup yang jelas membantu pelanggan memahami tanggung jawab freight forwarder dan layanan yang masih perlu disiapkan secara terpisah.
3. Menjadi Dasar Persetujuan Pelanggan
Shipping quotation dapat menjadi acuan sebelum pelanggan menyetujui pengiriman. Setelah harga dan ruang lingkup layanan disepakati, freight forwarder dapat melanjutkan proses menuju booking, job order, atau tahapan operasional berikutnya.
Karena itu, masa berlaku, ketentuan pembayaran, serta biaya yang tidak termasuk perlu dicantumkan secara jelas.
4. Membantu Freight Forwarder Menghitung Margin
Dalam membuat quotation, freight forwarder perlu menghitung biaya dari carrier, agen, vendor trucking, gudang, dan penyedia layanan lainnya. Biaya tersebut kemudian dibandingkan dengan harga jual kepada pelanggan.
Perhitungan yang akurat membantu perusahaan mengetahui estimasi margin dari setiap shipment dan menghindari harga jual yang terlalu rendah.
5. Mengurangi Kesalahpahaman Biaya
Quotation yang memiliki rincian jelas dapat mengurangi perbedaan pemahaman antara freight forwarder dan pelanggan. Pelanggan dapat mengetahui biaya yang sudah termasuk, biaya yang belum termasuk, masa berlaku tarif, serta kondisi yang dapat menyebabkan perubahan harga.
Dengan demikian, risiko komplain ketika invoice diterbitkan dapat dikurangi.
Informasi Apa yang Dibutuhkan untuk Membuat Shipping Quotation?
Akurasi shipping quotation sangat bergantung pada kelengkapan data shipment. Jika informasi yang diberikan belum lengkap, freight forwarder dapat kesulitan menghitung biaya dan menentukan layanan yang sesuai. Berikut beberapa informasi yang biasanya dibutuhkan seperti:
1. Origin dan Destination
Freight forwarder perlu mengetahui lokasi asal dan tujuan pengiriman. Informasi tersebut dapat mencakup lokasi penjemputan, pelabuhan atau bandara keberangkatan, pelabuhan tujuan, hingga alamat pengantaran akhir.
Semakin lengkap informasi rute, semakin mudah freight forwarder menentukan biaya pengangkutan, trucking, dan layanan pendukung lainnya.
2. Jenis dan Karakteristik Barang
Nama dan karakteristik barang perlu dijelaskan sejak awal. Beberapa barang dapat membutuhkan penanganan khusus, seperti barang berbahaya, mudah rusak, bernilai tinggi, membutuhkan suhu tertentu, atau memiliki ukuran tidak standar.
Karakteristik barang akan memengaruhi pemilihan moda transportasi, kemasan, prosedur penanganan, serta biaya pengiriman.
3. Jumlah, Berat, dan Dimensi
Jumlah kemasan, berat aktual, panjang, lebar, dan tinggi barang menjadi dasar penting dalam menghitung tarif. Untuk beberapa moda pengiriman, biaya dapat ditentukan berdasarkan berat aktual atau berat volume.
Kesalahan data berat dan dimensi dapat menyebabkan perbedaan antara estimasi awal dan biaya aktual setelah barang diperiksa.
4. Jenis Kemasan
Jenis kemasan juga perlu dicantumkan, misalnya karton, pallet, drum, peti kayu, atau kontainer. Informasi ini membantu freight forwarder memperkirakan kebutuhan ruang, metode penanganan, serta kemungkinan adanya layanan tambahan seperti fumigasi atau special handling.
5. Moda dan Jenis Layanan
Pelanggan perlu menentukan moda transportasi yang dibutuhkan, seperti sea freight, air freight, atau land transportation.
Jenis layanan juga perlu dijelaskan, misalnya:
- FCL atau LCL;
- port-to-port;
- airport-to-airport;
- door-to-port;
- atau door-to-door.
Pilihan tersebut akan menentukan cakupan layanan dan komponen biaya dalam quotation.
6. Jadwal Pengiriman
Tanggal kesiapan barang dan target keberangkatan juga perlu diinformasikan. Tarif pengiriman dapat berubah berdasarkan ketersediaan ruang, jadwal carrier, peak season, atau perubahan biaya operasional.
Karena itu, shipping quotation biasanya memiliki masa berlaku tertentu.
7. Incoterms
Incoterms membantu menjelaskan pembagian tanggung jawab, biaya, dan risiko antara penjual dan pembeli. Informasi Incoterms dibutuhkan agar freight forwarder mengetahui bagian mana dari proses pengiriman yang perlu dimasukkan ke dalam quotation.
Sebagai contoh, kebutuhan biaya pada pengiriman EXW dapat berbeda dari FOB, CIF, atau DDP.
8. Layanan Tambahan
Pelanggan juga perlu menyampaikan layanan tambahan yang dibutuhkan, seperti:
- pickup;
- trucking;
- customs clearance;
- warehousing;
- cargo insurance;
- fumigasi;
- packing;
- special handling;
- dan delivery.
Layanan tambahan tersebut akan memengaruhi total biaya dan ruang lingkup penawaran.
Kelola Shipping Quotation dengan Sistem Digital
Pembuatan quotation dapat menjadi semakin kompleks ketika perusahaan freight forwarder menangani banyak pelanggan, rute, carrier, vendor, dan komponen biaya. Jika quotation masih dibuat melalui file Excel atau dokumen terpisah, tim berisiko menggunakan tarif lama, salah memasukkan data, atau kesulitan mengetahui versi penawaran yang telah disetujui pelanggan.
Quotation yang terpisah dari job order dan invoice juga membuat tim perlu melakukan input data berulang. Karena itu, perusahaan freight forwarder membutuhkan sistem digital yang dapat menghubungkan quotation dengan proses operasional dan keuangan.
Oleh karena itu, Oaktree hadir sebagai software freight forwarder yang dapat membantu dalam pengelolaan quotation, job order, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu platform. Sehingga melalui Oaktree, quotation dapat disimpan dan dihubungkan dengan job terkait.
Tim dapat menelusuri riwayat penawaran, mengurangi input data berulang, serta membandingkan estimasi biaya dengan biaya aktual secara lebih terstruktur. Pengelolaan quotation secara digital juga membantu perusahaan menjaga konsistensi informasi mulai dari tahap penawaran hingga proses penagihan.
Kesimpulan
Shipping quotation merupakan dokumen penawaran yang memberikan estimasi biaya sekaligus menjelaskan ruang lingkup layanan pengiriman. Dokumen ini membantu pelanggan memahami biaya, membandingkan layanan, dan memberikan persetujuan sebelum proses pengiriman dilakukan.
Bagi freight forwarder, quotation juga menjadi dasar untuk menghitung harga jual dan estimasi margin setiap shipment. Agar quotation lebih akurat, perusahaan membutuhkan informasi lengkap mengenai origin, destination, jenis barang, berat, dimensi, kemasan, moda transportasi, jadwal, Incoterms, dan layanan tambahan.
Penggunaan sistem digital seperti Oaktree dapat membantu perusahaan freight forwarder mengelola quotation secara lebih terstruktur serta menghubungkannya dengan job order, biaya, invoice, dan laporan.
