Di operasional impor laut, B/L yang sudah diterima belum tentu langsung bisa dipakai untuk mengambil DO. Sebab, shipment impor sering memiliki dua jenis Bill of Lading, yaitu Master B/L dan House B/L.
Keduanya merujuk pada kargo yang sama. Namun, fungsinya berbeda. Jika tertukar, proses DO, PIB, dan pengeluaran barang bisa tertahan.
Bill of Lading Itu Apa, dan Kenapa Impor Sering Punya Dua Lembar
Bill of Lading atau B/L adalah dokumen pengangkutan laut yang digunakan dalam proses pengiriman barang. Secara umum, B/L berfungsi sebagai:
- Tanda terima muatan
- Bukti kontrak pengangkutan
- Dokumen penguasaan barang
Pada impor, satu shipment bisa memiliki dua B/L karena proses booking-nya berlapis.
Jika booking dilakukan langsung ke pelayaran, biasanya hanya terbit Master B/L. Namun jika pengiriman diatur melalui freight forwarder atau NVOCC, akan muncul dua dokumen:
- Master B/L dari pihak pelayaran
- House B/L dari pihak forwarder
Master B/L menjadi dokumen di level pelayaran. House B/L menjadi dokumen di level customer.
Pada pengiriman LCL, pola ini hampir selalu terjadi. Sebab, pelayaran tidak memecah barang per consignee. Yang memecah adalah forwarder di pelabuhan tujuan. Satu Master B/L bisa menaungi beberapa House B/L.
Pada pengiriman FCL, dua dokumen juga tetap muncul jika ada forwarder di tengah. Jika tidak ada perantara, biasanya cukup Master B/L.
Perbedaan Master B/L dan House B/L
Perbedaan utama keduanya bukan hanya pada kop dokumen, tetapi pada pihak yang menerbitkan dan proses yang menggunakan dokumen tersebut.
Master B/L
- Diterbitkan oleh shipping line atau agen pelayaran
- Shipper biasanya forwarder origin
- Consignee biasanya agen forwarder di tujuan
- Dipakai untuk mengurus DO pelayaran
- Dilacak melalui sistem pelayaran
House B/L
- Diterbitkan oleh freight forwarder atau NVOCC
- Shipper adalah eksportir atau seller
- Consignee adalah importir aktual
- Dipakai sebagai dokumen customer
- Dilacak melalui sistem forwarder
Master B/L mencakup booking ke pelayaran, biasanya untuk satu kontainer atau satu lot muatan. House B/L mencakup barang milik customer tertentu.
Karena itu, pelayaran hanya mengakui nama yang tertera pada Master B/L. Jika EMKL datang ke agen pelayaran hanya dengan House B/L, proses DO biasanya tidak bisa dilanjutkan.
Perbedaan ini juga berlaku di proses pabean. Pada inward manifest, nomor Master B/L dan House B/L sama-sama dicantumkan. Namun pada PIB, jika keduanya ada, nomor yang wajib diisi adalah House B/L.
Perlu dibedakan juga original B/L, telex release, dan sea waybill. Ketiganya bukan pengganti Master B/L atau House B/L, melainkan cara pelepasan barang. Status telex pada Master B/L tidak otomatis berlaku untuk House B/L.
Hal yang Perlu Menjadi Perhatian Khusus
Yang perlu diawasi bukan dokumen mana yang lebih penting, tetapi dokumen mana yang digunakan pada setiap proses.
Pertama, DO pelayaran mengikuti Master B/L. House B/L tidak bisa digunakan untuk menggantikan dokumen ini.
Kedua, PIB mengikuti House B/L jika keduanya ada. Kesalahan pengisian nomor B/L dapat membuat data tidak sesuai dengan manifest.
Ketiga, kontrol barang ada pada pemegang Master B/L. Selama consignee Master B/L masih agen forwarder, barang belum bisa dilepas langsung ke importir.
Keempat, status release harus dicek terpisah. Shipment bisa sudah telex di Master B/L, tetapi House B/L masih original.
Sebelum kapal tiba, pastikan data berikut sudah lengkap:
- Nomor Master B/L
- Nomor House B/L
- Nama shipper dan consignee
- Nomor kontainer
- Status original, telex, atau waybill
Urutan prosesnya juga perlu jelas: clearance, release House B/L, pengambilan DO pelayaran, trucking, lalu gate out.
Kesimpulan
Master B/L dan House B/L bekerja di level yang berbeda. Master B/L digunakan untuk DO pelayaran. House B/L digunakan untuk data customer dan pengisian PIB.
Jika kedua nomor B/L masih tercatat di Excel atau chat, risiko tertukar dokumen menjadi lebih tinggi. Akibatnya, pengeluaran barang bisa tertunda.
Karena itu, operasional EMKL perlu dicatat dalam satu jobfile. Software freight forwarding seperti Oaktree membantu memisahkan nomor Master B/L dan House B/L, lalu menghubungkannya dengan tracking, biaya, dan invoice. Dengan data yang terstruktur, proses DO dan PIB menjadi lebih mudah dikontrol.
