Excel masih sering digunakan perusahaan freight forwarder untuk mencatat status shipment, ETA, nomor kontainer, dan informasi pelanggan. Cara ini mungkin masih cukup ketika jumlah pengiriman dan pengguna masih terbatas.
Namun, seiring bertambahnya volume shipment, pembaruan yang dilakukan secara manual dapat memperlambat penyampaian informasi. Padahal, sekitar 50% responden dalam survei McKinsey mengaku memeriksa status pesanan untuk memastikan pengiriman tetap berjalan dan tiba sesuai jadwal. Hal ini menunjukkan bahwa informasi tracking menjadi bagian penting dari pengalaman pelanggan.
Masalah Tracking Shipment yang Masih Mengandalkan Excel
Excel memang fleksibel dan mudah digunakan. Namun, spreadsheet tidak dirancang sebagai sistem tracking shipment yang menghubungkan informasi dari carrier, agen, operasional, dan pelanggan secara otomatis. Berikut adalah 5 masalah yang bisa terjadi:
1. Status Shipment Terlambat Diperbarui
Tracking melalui Excel bergantung pada PIC yang memeriksa informasi, kemudian memasukkan status terbaru secara manual. Sehingga, mungkin tim perlu membuka situs carrier, membaca email dari agen, atau menghubungi pihak terkait sebelum memperbarui file. Akibatnya, terdapat jeda antara perubahan kondisi shipment dan informasi yang tersedia dalam Excel.
Perubahan jadwal kapal, keterlambatan penerbangan, atau pembaruan ETA dapat terlambat diketahui oleh divisi lain. Klien pun mungkin baru menerima informasi setelah kendala terjadi. Platform visibilitas transportasi modern menggunakan integrasi API, real-time tracking, dan predictive analytics untuk memberikan visibilitas yang lebih cepat terhadap proses logistik. Pendekatan ini berbeda dari Excel yang masih bergantung pada pembaruan pengguna.
2. Informasi Berbeda Antar-PIC
Masalah berikutnya muncul ketika sales, operasional, dan customer service menggunakan file atau versi informasi yang berbeda. Sebagai contoh, tim operasional telah menerima perubahan ETA dari carrier. Namun, tim sales masih melihat status lama dalam file yang belum diperbarui.
Akibatnya, klien dapat memperoleh jawaban yang berbeda dari setiap PIC. Tim juga perlu melakukan konfirmasi berulang untuk memastikan informasi mana yang paling baru. Perbedaan tersebut dapat memperlambat pelayanan dan menurunkan kepercayaan klien terhadap kemampuan perusahaan dalam memantau shipment.
3. Tim Menghabiskan Banyak Waktu untuk Mencari Informasi
Mencatat status dalam Excel tidak berarti seluruh informasi shipment tersedia di dalam satu file.
Untuk mengetahui perkembangan satu shipment, tim mungkin masih perlu:
- membuka situs carrier;
- mencari email dari agen;
- memeriksa aplikasi chat;
- menghubungi PIC lain;
- membuka dokumen terkait;
- lalu memperbarui spreadsheet.
Proses tersebut akan semakin memakan waktu ketika perusahaan mengelola banyak shipment sekaligus. Alih-alih fokus menangani shipment bermasalah atau kebutuhan klien, tim justru menghabiskan waktu untuk mencari, mencocokkan, dan memasukkan kembali informasi.
Tidak mengherankan jika teknologi yang mendukung real-time transportation, visibility planning, dan telematics memperoleh tingkat adopsi serta investasi di atas rata-rata dalam digitalisasi logistik. Perusahaan logistik menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas dan mengendalikan biaya.
4. Kendala Shipment Terlambat Ditangani
Tracking melalui Excel cenderung bersifat reaktif. Tim sering kali baru memeriksa status ketika klien bertanya atau jadwal pengiriman telah melewati estimasi awal. Akibatnya, kendala seperti perubahan jadwal, keterlambatan, dokumen yang belum lengkap, atau proses customs clearance yang tertunda tidak segera ditindaklanjuti.
Keterlambatan informasi membuat waktu perusahaan untuk mengambil tindakan menjadi semakin sempit. Tim memiliki lebih sedikit waktu untuk:
- menghubungi carrier atau agen;
- mencari alternatif penanganan;
- menyesuaikan jadwal delivery;
- melengkapi dokumen;
- dan memberikan pembaruan kepada klien.
Tracking yang lebih terstruktur membantu perusahaan mengenali shipment yang membutuhkan perhatian. Namun, sistem tetap bergantung pada kualitas dan ketersediaan data dari carrier, agen, GPS, maupun sumber lainnya.
5. Riwayat Status Sulit Ditelusuri
Excel dapat menunjukkan status terbaru, tetapi histori setiap perubahan belum tentu terdokumentasi secara jelas.
Ketika data terus ditimpa, perusahaan dapat kesulitan mengetahui:
- kapan status berubah;
- siapa yang memperbarui informasi;
- apa penyebab keterlambatan;
- tindakan apa yang telah dilakukan;
- dan berapa lama setiap tahapan berlangsung.
Riwayat yang tidak lengkap menyulitkan perusahaan ketika melakukan evaluasi, menelusuri penyebab masalah, atau menjawab komplain klien. Masalah ini juga membuat manajemen kesulitan mengidentifikasi pola, seperti rute yang sering terlambat, carrier dengan perubahan jadwal terbanyak, atau tahapan yang paling sering menghambat shipment.
Kelola Tracking Shipment dengan Software Freight Forwarder
Mengatasi tracking manual tidak cukup hanya dengan memindahkan file Excel ke penyimpanan online.
Freight forwarder membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan status shipment dengan data operasional lain, seperti:
- job order;
- data pelanggan;
- dokumen shipment;
- biaya;
- invoice;
- dan laporan.
Oaktree merupakan software yang dikhususkan untuk perusahaan freight forwarder, EMKL, EMKU, PPJK, logistik, dan distribusi. Sistem ini membantu perusahaan mengelola job order, tracking, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu platform. Dengan data yang dikelompokkan berdasarkan job terkait, setiap divisi dapat menggunakan sumber informasi yang sama. Tim juga lebih mudah menelusuri status, histori aktivitas, dokumen, dan informasi pelanggan tanpa membuka banyak file.
Penggunaan software freight forwarder dapat membantu perusahaan:
- mengurangi pembaruan manual;
- menjaga konsistensi informasi antar-PIC;
- mempercepat pencarian status;
- menelusuri histori shipment;
- dan memberikan pembaruan lebih cepat kepada klien.
Software tidak menjamin seluruh pengiriman selalu tepat waktu. Namun, sistem digital membantu perusahaan meningkatkan kontrol terhadap informasi dan mempercepat koordinasi ketika terjadi perubahan atau kendala.
Kesimpulan
Tracking shipment menggunakan Excel mungkin masih dapat dilakukan ketika jumlah pengiriman dan pengguna masih terbatas. Namun, saat operasional berkembang, proses manual dapat menyebabkan status terlambat diperbarui, informasi berbeda antar-PIC, waktu tim habis untuk mencari data, kendala terlambat ditangani, dan riwayat shipment sulit ditelusuri.
Pada kondisi tersebut, perusahaan perlu mempertimbangkan software khusus freight forwarder seperti Oaktree. Dengan tracking yang terhubung dengan job order, dokumen, biaya, invoice, dan laporan, proses pemantauan shipment dapat dilakukan secara lebih terpusat, konsisten, dan mudah dikontrol.
