Mengelola bisnis freight forwarding tidak hanya berkaitan dengan pengiriman barang. Ada data pelanggan, jadwal kapal atau pesawat, dokumen, tarif, invoice, status pengiriman, hingga koordinasi dengan berbagai pihak yang harus berjalan dalam satu alur.
Ketika semua proses tersebut masih dikerjakan melalui spreadsheet, email, dan aplikasi yang terpisah, pekerjaan administrasi bisa semakin panjang. Di sinilah sistem manajemen freight forwarding digunakan untuk membantu perusahaan mengelola operasional secara lebih terstruktur.
Apa Itu Sistem Manajemen Freight Forwarding?
Sistem manajemen freight forwarding adalah software yang digunakan untuk mengelola proses operasional perusahaan freight forwarder, mulai dari menerima order, mengatur pengiriman, mengelola dokumen, menghitung biaya, hingga memantau status shipment.
Sistem ini menyatukan data yang sebelumnya tersebar di berbagai tempat ke dalam satu platform. Dengan begitu, tim operasional, sales, finance, hingga manajemen dapat mengakses informasi yang sama sesuai kebutuhan.
Fitur yang tersedia dapat berbeda pada setiap software, tetapi umumnya mencakup:
- Shipment management
- Customer dan quotation management
- Pengelolaan dokumen ekspor impor
- Tracking pengiriman
- Billing dan invoicing
- Cost management
- Reporting dan dashboard
- Integrasi dengan sistem lain
Mengapa Freight Forwarding Membutuhkan Sistem Manajemen?
Freight forwarding memiliki alur kerja yang melibatkan banyak pihak. Satu shipment dapat membutuhkan koordinasi antara customer, shipping line, airline, trucking, warehouse, bea cukai, hingga tim internal.
Masalah biasanya muncul ketika informasi tersebut dikelola secara terpisah. Data shipment bisa berbeda antara bagian operasional dan finance, dokumen sulit ditemukan, atau tim harus memasukkan data yang sama berulang kali.
Sistem manajemen freight forwarding membantu mengurangi pekerjaan tersebut dengan menyediakan satu sumber data untuk proses operasional.
Hubungannya dengan Transport Management System
Dalam operasional logistik, Anda mungkin menemukan istilah transport management system adalah sistem yang digunakan untuk membantu perusahaan merencanakan, menjalankan, dan memantau aktivitas transportasi.
Konsep ini memiliki cakupan yang beririsan dengan freight forwarding, terutama pada pengelolaan perjalanan dan status pengiriman. Namun, kebutuhan freight forwarder biasanya lebih luas karena mencakup quotation, shipment, dokumen, billing, customer, serta koordinasi dengan berbagai pihak.
Karena itu, TMS dapat menjadi salah satu bagian dari ekosistem sistem logistik yang lebih besar.
Bagaimana dengan Warehouse Management System?
Warehouse Management System (WMS) berfokus pada aktivitas di dalam gudang, seperti penerimaan barang, penyimpanan, picking, packing, hingga pengeluaran barang.
Sementara itu, sistem manajemen freight forwarding lebih berfokus pada pengelolaan proses pengiriman dan aktivitas administratif yang menyertainya.
Keduanya dapat digunakan secara bersamaan. Misalnya, barang yang masuk ke warehouse dicatat melalui WMS, kemudian informasi pengirimannya diteruskan ke sistem freight forwarding untuk proses shipment dan dokumentasi.
Apa Manfaat Sistem Manajemen Freight Forwarding?
Penggunaan sistem terintegrasi dapat membantu perusahaan dalam beberapa aspek:
1. Data lebih terpusat
Informasi customer, shipment, biaya, dokumen, dan status pengiriman tersimpan dalam sistem yang sama.
2. Mengurangi pekerjaan manual
Tim tidak perlu berulang kali memindahkan data dari spreadsheet atau aplikasi berbeda.
3. Monitoring shipment lebih mudah
Status pengiriman dapat dipantau berdasarkan data yang tersedia dalam sistem.
4. Administrasi lebih terstruktur
Dokumen dan aktivitas setiap shipment dapat dikelola berdasarkan alur kerja yang jelas.
5. Reporting lebih cepat
Manajemen dapat memperoleh laporan operasional dan keuangan tanpa harus menggabungkan data secara manual.
Kapan Perusahaan Perlu Menggunakan Sistem Ini?
Sistem manajemen freight forwarding mulai relevan ketika jumlah shipment semakin banyak, jumlah customer bertambah, dan proses operasional mulai sulit dikendalikan menggunakan spreadsheet.
Terlebih jika perusahaan memiliki aktivitas freight forwarding, warehouse, trucking, atau ekspor impor yang saling terhubung. Sistem yang terintegrasi dapat membantu mengurangi perpindahan data antarbagian dan membuat proses lebih mudah dipantau.
Sistem manajemen freight forwarding membantu perusahaan mengelola shipment, dokumen, biaya, customer, dan aktivitas operasional dalam satu alur kerja. Fungsinya berbeda dengan WMS yang berfokus pada gudang maupun TMS yang berfokus pada transportasi, meskipun ketiganya dapat saling terintegrasi.
Bagi freight forwarder yang ingin mengurangi pekerjaan administratif dan memiliki visibilitas lebih baik terhadap operasional, sistem terintegrasi dapat menjadi bagian penting dari pengelolaan bisnis.
Kelola Freight Forwarding Lebih Terintegrasi dengan Oaktree
Oaktree menyediakan aplikasi untuk membantu perusahaan freight forwarding mengelola proses operasional dalam satu sistem. Mulai dari pengelolaan shipment, dokumen, customer, biaya, hingga reporting dapat dikelola secara lebih terstruktur.
Dengan sistem yang terintegrasi, tim dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan lebih mudah memantau aktivitas pengiriman.
