Software Freight Forwarding Berbasis Cloud: Kelebihan dan Cara Kerjanya

Blog.oaktree.id – Software freight forwarding berbasis cloud adalah sistem yang memungkinkan tim mengelola jobfile, dokumen, dan status shipment melalui internet sesuai hak akses masing-masing. Data pekerjaan dapat digunakan oleh tim kantor, cabang, atau lapangan pada alur yang sama, sehingga pembaruan lebih mudah dipantau. Namun, cloud tidak otomatis mengatur proses: perusahaan tetap perlu menetapkan alur, peran, dan standar pencatatan.

Apa yang dimaksud software freight forwarding berbasis cloud?

Software freight forwarding berbasis cloud adalah aplikasi operasional yang data dan proses kerjanya tersedia melalui layanan internet, bukan hanya berjalan pada komputer tertentu di kantor. Pengguna masuk sesuai hak akses, lalu mengelola informasi pekerjaan melalui modul yang disediakan. Istilah cloud menjelaskan cara sistem diakses dan dikelola, bukan jaminan semua pekerjaan berjalan otomatis.

Perbedaan akses cloud dan aplikasi yang hanya berjalan di komputer kantor

Pada aplikasi yang hanya berjalan di komputer kantor, akses dapat bergantung pada perangkat atau jaringan internal yang telah disiapkan. Sistem cloud memungkinkan pengguna berwenang membuka data melalui koneksi internet dari lokasi yang berbeda, sesuai konfigurasi penyedia dan kebijakan perusahaan. Karena itu, pengguna cabang dan staf lapangan dapat mengacu pada informasi pekerjaan yang sama tanpa harus bergantung pada satu komputer lokal.

Perbedaan tersebut bukan berarti cloud selalu lebih sesuai untuk semua perusahaan. Anda tetap perlu mempertimbangkan kondisi koneksi, tata kelola akses, dukungan saat gangguan, dan kebutuhan kerja yang mungkin memerlukan prosedur sementara jika internet tidak tersedia. Tanyakan juga bagian mana yang dapat digunakan secara online dan bagaimana sistem menangani pembaruan ketika akses terganggu.

Hubungan cloud, jobfile, dokumen, dan alur kerja operasional

Jobfile adalah catatan utama untuk mengelola satu pekerjaan atau shipment, yang dapat menghubungkan pelanggan, instruksi kerja, aktivitas, dokumen, biaya, dan status. Dalam sistem cloud, pengguna yang memiliki izin dapat melihat atau memperbarui bagian pekerjaan sesuai tanggung jawabnya. Hubungan data ini membantu mengurangi pemisahan informasi di berkas pribadi, surel, atau lembar kerja yang tidak terhubung.

Perusahaan tetap perlu menentukan cara membuat jobfile, siapa yang memperbarui status, dokumen apa yang wajib disimpan, dan kapan pekerjaan dianggap selesai. Tanpa standar tersebut, sistem hanya memindahkan pencatatan lama ke tempat baru. Maka, software manajemen jobfile akan berguna ketika struktur sistem mengikuti proses yang benar-benar dijalankan tim.

Bagaimana cara kerjanya dalam alur freight forwarding?

Software freight forwarding berbasis cloud mengikuti pekerjaan dari permintaan pelanggan hingga jobfile ditutup dan dilaporkan. Alur tepatnya dapat berbeda menurut jenis layanan, kebijakan perusahaan, dan dokumen transaksi, tetapi umumnya mencakup tahapan berikut.

Dari quotation dan instruksi kerja hingga jobfile

1. Catat permintaan dan penawaran. Tim sales membuat atau meninjau quotation, mencatat kebutuhan pelanggan, serta menyepakati ruang lingkup layanan dan informasi yang diperlukan.
2. Teruskan pekerjaan ke operasional. Setelah pekerjaan disetujui, tim terkait mencatat instruksi kerja dan membuat jobfile sebagai pusat informasi transaksi.
3. Lengkapi data dan dokumen. Staf mengisi detail shipment, pihak terkait, jadwal, layanan, serta dokumen pendukung sesuai kebutuhan transaksi.
4. Perbarui aktivitas dan status. Tim operasional mencatat perkembangan pekerjaan, perubahan jadwal, koordinasi, dan bukti aktivitas agar progres dapat ditelusuri.
5. Tinjau hasil dan laporan. Manajemen memeriksa progres dan laporan yang tersedia, lalu tim menyelesaikan pencatatan sesuai prosedur penutupan jobfile perusahaan.

Pada proses tersebut, dokumen dapat mencakup Bill of Lading untuk pengiriman laut, Air Waybill (AWB) untuk pengiriman udara, PIB (Pemberitahuan Impor Barang), atau PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), sesuai jenis transaksi dan tanggung jawab perusahaan. Informasi seperti HS Code dan Incoterms juga dapat diperlukan untuk mendukung proses dan komunikasi transaksi. Penetapan dokumen serta kewajiban tetap mengikuti ketentuan yang berlaku dan kesepakatan para pihak.

Pembaruan status shipment dan pengelolaan dokumen

Software tracking shipment menyediakan tempat untuk mencatat perkembangan pengiriman agar pengguna dapat melihat status pekerjaan tanpa mencari pembaruan di banyak saluran. Sistem dapat menghubungkan status dengan jobfile, aktivitas, dan dokumen terkait. Sebelum memilih, pastikan definisi status dapat menyesuaikan tahapan operasional perusahaan dan jelas siapa yang bertanggung jawab memperbaruinya.

Koordinasi pekerjaan ocean freight, air freight, trucking, dan warehouse

Alur kerja juga bergantung pada jenis layanan. Ocean freight dapat melibatkan jadwal kapal dan dokumen pengapalan, air freight menggunakan dokumen dan jadwal udara, sedangkan trucking berkaitan dengan penugasan kendaraan dan bukti pengiriman. Untuk warehouse, perusahaan dapat memerlukan pencatatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang, yang dapat bersinggungan dengan kebutuhan Warehouse Management System (WMS).

Jika pekerjaan melibatkan beberapa moda, catatan operasional sebaiknya tetap terhubung dengan jobfile yang sama atau hubungan pekerjaan yang dapat ditelusuri. Perusahaan yang mengelola armada juga dapat menilai kebutuhan Transportation Management System (TMS). Yang penting, sistem tidak memaksakan satu alur untuk semua layanan apabila prosedur dan dokumennya berbeda.

Apa kelebihan sistem berbasis cloud untuk tim operasional dan manajemen?

Kelebihan utama sistem cloud adalah kemudahan mengakses informasi operasional dari lokasi berbeda dan melihat pembaruan pekerjaan sesuai hak akses. Dampak praktisnya bergantung pada kualitas data dan disiplin proses, bukan hanya pada penggunaan aplikasi. Berikut manfaat yang layak dinilai dalam konteks operasi Anda.

Akses informasi lintas cabang dan peran kerja

Tim cabang, staf dokumen, finance, dan manajer dapat mengacu pada data pekerjaan yang sama jika akses mereka telah diatur. Hal ini dapat memudahkan koordinasi ketika pekerjaan berpindah dari sales ke operasional atau memerlukan tindak lanjut dari bagian lain. Pengaturan peran penting agar setiap orang melihat dan mengubah informasi sesuai tanggung jawabnya.

Visibilitas progres pekerjaan dan tanggung jawab

Dashboard dan laporan dapat membantu manajemen melihat progres jobfile, pekerjaan yang belum selesai, atau informasi lain yang tersedia dalam sistem. Catatan aktivitas juga dapat menunjukkan pembaruan yang dilakukan tim, sehingga tindak lanjut lebih terarah. Visibilitas ini berguna terutama ketika perusahaan perlu mengoordinasikan banyak pekerjaan, tetapi hasilnya tetap bergantung pada pembaruan data yang konsisten.

Mengurangi pencatatan berulang melalui alur yang terhubung

Ketika data pelanggan, jobfile, dokumen, dan pencatatan keuangan saling terhubung, staf berpotensi mengurangi pengisian ulang informasi yang sama. Perusahaan perlu memeriksa apakah alur itu benar-benar sesuai dengan cara kerja mereka dan apakah integrasi yang diperlukan tersedia. Contoh manfaatnya bukan otomatis menghilangkan kesalahan, melainkan memberi satu rujukan proses agar pemeriksaan dan tindak lanjut lebih mudah dilakukan.

Untuk membandingkan kesesuaian pendekatan, gunakan kriteria berikut sebagai bahan diskusi dengan tim dan penyedia.

Kriteria	Cloud	Aplikasi lokal di komputer kantor	Yang perlu Anda nilai
Akses lokasi	Dapat diakses melalui internet sesuai izin pengguna.	Akses dapat bergantung pada perangkat atau jaringan yang disiapkan.	Apakah tim perlu bekerja lintas cabang atau lapangan?
Koneksi	Akses layanan memerlukan koneksi internet.	Penggunaan dapat bergantung pada konfigurasi lokal.	Apa prosedur kerja saat koneksi terganggu?
Pengelolaan proses	Alur dapat dibagikan kepada pengguna yang berwenang.	Proses dapat berjalan pada instalasi dan pengaturan setempat.	Siapa yang mengatur hak akses, pembaruan, dan dukungan?
Biaya	Periksa biaya berlangganan, konfigurasi, integrasi, dan layanan.	Periksa biaya lisensi, perangkat, pemeliharaan, dan dukungan.	Bandingkan total kebutuhan, bukan hanya biaya awal.

Apa yang perlu diperiksa sebelum mengadopsi software freight forwarding cloud?

Sebelum mengadopsi software freight forwarding berbasis cloud, periksa kecocokan proses, ketersediaan koneksi, kontrol data, dan cakupan dukungan penyedia. Jangan menganggap suatu fitur tersedia hanya karena aplikasi berlabel cloud. Minta penjelasan dan demonstrasi untuk kebutuhan operasional yang benar-benar Anda jalankan.

Kualitas koneksi internet dan kesiapan proses kerja

Petakan lokasi pengguna dan kondisi akses internet di kantor, cabang, gudang, atau lapangan. Tanyakan apa yang masih dapat dikerjakan jika koneksi terganggu dan bagaimana tim harus mencatat pekerjaan sementara. Pastikan pula perusahaan mempunyai prosedur pembaruan data agar catatan sementara tidak tertinggal atau tercatat ganda.

Hak akses, pengelolaan data, dan prosedur keamanan

Mintalah penyedia menjelaskan pengaturan hak akses, pencadangan dan pemulihan data, dukungan ketika terjadi gangguan, serta prosedur pelaporan masalah. Pastikan juga Anda memahami pembagian tanggung jawab antara perusahaan dan penyedia dalam mengelola akun serta data. Rincian tersebut adalah hal yang perlu diverifikasi, bukan asumsi tentang fitur keamanan yang otomatis tersedia.

Kesesuaian dokumen, laporan, serta kebutuhan cabang

Periksa apakah sistem dapat menyesuaikan format dokumen, peran pengguna, laporan, dan kebutuhan tiap cabang. Tanyakan bagaimana perubahan template atau alur diproses, siapa yang menyetujui perubahan, dan apakah ada biaya tambahan. Dalam menilai software operasional freight forwarder, pastikan juga laporan yang dibutuhkan finance dan manajemen dapat ditinjau sebelum keputusan berlangganan.

Faktor biaya sebaiknya dinilai dari keseluruhan ruang lingkup: modul yang digunakan, jumlah kebutuhan pengguna atau cabang, kustomisasi, integrasi, dukungan, dan layanan terkait. Harga yang tidak dipublikasikan perlu diminta langsung kepada penyedia berdasarkan kebutuhan yang telah dipetakan. Bandingkan penawaran berdasarkan cakupan dan layanan yang disertakan, bukan hanya satu komponen biaya.

Bagaimana cloud mendukung dokumen kepabeanan dan sistem lain?

Cloud dapat menghubungkan data operasional dengan proses kepabeanan dan aplikasi lain melalui integrasi yang tersedia, tetapi perusahaan tetap harus mengikuti ketentuan dan kanal resmi. Software logistik yang terhubung dapat membantu menyelaraskan informasi jobfile dengan pekerjaan custom clearance dan kebutuhan software logistik ekspor impor. Konfirmasi cakupan integrasi secara spesifik sebelum mengandalkannya dalam alur harian.

Keterkaitan proses operasional dengan CEISA 4.0

CEISA 4.0 adalah sistem layanan kepabeanan yang berkaitan dengan proses Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Dalam praktik perusahaan, informasi pekerjaan dapat berhubungan dengan dokumen pabean, tetapi alur pengajuan dan pemenuhan kewajiban tetap mengikuti ketentuan serta kanal resmi yang berlaku. Sistem manajemen internal tidak menggantikan tanggung jawab perusahaan dalam memastikan data dan dokumen benar.

Oaktree menyediakan integrasi CEISA untuk dokumen pabean, estimasi biaya bea cukai, dan pengajuan dokumen. Saat menilai integrasi CEISA untuk freight forwarding, tanyakan jenis proses yang didukung, data yang perlu disiapkan, tanggung jawab pengguna, serta cara menangani kendala. Pastikan pula cakupan integrasi sesuai dengan jenis layanan dan kebutuhan perusahaan Anda.

Peran integrasi dalam mengurangi input data berulang

Integrasi dapat membantu memindahkan atau menyelaraskan informasi antarsistem sehingga pengguna tidak perlu memasukkan data yang sama berulang kali pada proses yang didukung. Namun, hasilnya bergantung pada kecocokan kolom data, aturan validasi, dan konfigurasi yang disepakati. Uji skenario nyata, termasuk koreksi data dan penanganan kegagalan pengiriman informasi.

Hal yang perlu dikonfirmasi terkait Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan INSW

CEISA 4.0 dan Indonesia National Single Window (INSW) memiliki peran serta cakupan sistem yang berbeda; jangan menganggap penyebutan salah satunya berarti tersedia integrasi dengan yang lain. Tanyakan secara eksplisit sistem mana yang terhubung, untuk proses apa, dan melalui mekanisme apa. Proses kepabeanan tetap mengikuti ketentuan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai serta kanal resmi yang relevan.

Bagaimana menilai kesiapan perusahaan dan memulai implementasi?

Perusahaan dapat menilai kesiapan dengan memetakan proses nyata, menentukan pengguna dan data prioritas, lalu mengujinya dalam demonstrasi sistem. Pendekatan ini membuat evaluasi software freight forwarding berbasis cloud berangkat dari kebutuhan, bukan dari daftar fitur semata. Anda dapat menggunakan langkah berikut sebagai bahan persiapan.

Petakan alur kerja dan titik pencatatan yang berulang

Gambarkan pekerjaan dari quotation, instruksi kerja, pembuatan jobfile, pencatatan aktivitas dan dokumen, pembaruan shipment, hingga penutupan. Tandai bagian ketika data dicatat ulang, status terlambat diperbarui, atau informasi sulit ditemukan. Peta ini membantu Anda menjelaskan masalah operasional kepada penyedia dengan contoh yang konkret.

Tentukan pengguna, cabang, dokumen, dan laporan prioritas

Susun daftar pengguna berdasarkan peran, lalu tentukan informasi yang perlu mereka akses dan tindakan yang boleh dilakukan. Pilih dokumen serta laporan yang paling penting untuk operasional, finance, dan manajemen. Daftar tersebut menjadi dasar untuk menilai apakah sistem manajemen freight forwarding dapat mendukung kebutuhan tanpa membuat alur kerja terlalu rumit.

Uji skenario operasional sebelum berlangganan

Minta demonstrasi dengan contoh pekerjaan yang menyerupai transaksi perusahaan, seperti pengiriman laut, pengiriman udara, trucking, atau layanan gudang. Periksa pembuatan jobfile, pembaruan status, pencarian dokumen, pelaporan, serta kebutuhan integrasi yang relevan. Saat menilai aplikasi freight forwarder indonesia, catat pertanyaan yang belum terjawab dan minta penjelasan tertulis untuk fitur atau layanan yang menjadi pertimbangan.

Kapan Oaktree dapat dipertimbangkan sebagai software freight forwarding cloud?

Oaktree dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan satu platform cloud untuk menghubungkan operasional, keuangan, CRM, dan reporting. Oaktree dikembangkan oleh PT Rimba Ananta Vikasa Indonesia dan memiliki 30+ modul terintegrasi yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan yang dibahas. Ketersediaan fitur dan cakupannya tetap perlu dikonfirmasi dalam demo.

Modul operasional, CRM, pelaporan, dan dukungan multi-cabang

Modul yang relevan untuk alur operasional antara lain Jobfile Management, Tracking Shipment, Receipt Proof, Activity Log, Working Instruction, dan Packing List. Fitur lain mencakup dashboard terpusat, dukungan multi-cabang, serta laporan seperti Jobfile Progress, Project Report, Statement of Account, dan Profit/Loss per jobfile yang dapat diekspor ke PDF dan Excel. Pilih modul berdasarkan proses yang perlu diperbaiki, bukan semata-mata berdasarkan banyaknya fitur.

Untuk fungsi sales dan CRM, Oaktree menyediakan fitur seperti Quotation, Lead Customer, dan Smart Follow-Up Automation. Kebutuhan keuangan juga dapat dibahas bersama modul operasional, termasuk pencatatan dan pelaporan yang relevan bagi perusahaan. Jika perusahaan menggunakan Accurate, tanyakan kebutuhan integrasi dan alur data yang ingin diselaraskan.

Kustomisasi serta integrasi yang relevan dengan proses perusahaan

Kustomisasi yang tersedia mencakup template dokumen, role dan permission, dashboard dan report, integrasi khusus, serta konfigurasi multi-entity. Selain integrasi CEISA, integrasi yang tersedia meliputi Accurate melalui API, tanda tangan digital, banking dan payment, CRM dan komunikasi, serta custom API dan webhook. Diskusikan batas cakupan, persyaratan, dan biaya setiap kebutuhan agar penawaran sesuai dengan proses perusahaan.

Pertanyaan yang sebaiknya dibawa saat meminta demo

Sebelum meminta demo gratis, siapkan contoh jobfile, format dokumen, struktur hak akses, kebutuhan cabang, laporan prioritas, dan alur integrasi yang ingin diuji. Tanyakan bagaimana sistem menangani pekerjaan saat koneksi terganggu, bagaimana pencadangan dan pemulihan data dijelaskan, serta dukungan apa yang tersedia. Minta penyedia menunjukkan proses dari awal hingga pelaporan, bukan hanya tampilan modul.

Harga Oaktree tidak dipublikasikan dan penawaran disesuaikan dengan kebutuhan setelah demo. Dengan demikian, software freight forwarding berbasis cloud sebaiknya dipilih berdasarkan kecocokan alur, kemampuan integrasi, layanan, serta biaya keseluruhan yang dikonfirmasi. Demo membantu Anda menguji apakah platform tersebut sesuai untuk kebutuhan EMKL, EMKU, PPJK, trucking, distribusi, konsolidator, atau gudang yang dikelola perusahaan.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman oaktree.id.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman custom clearance.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah aplikasi freight forwarding cloud bisa diakses oleh tim di beberapa cabang?

Bisa, selama aplikasi dan hak aksesnya dikonfigurasi untuk pengguna di cabang terkait. Sebelum memilih, pastikan pengaturan cabang, peran pengguna, dan visibilitas data sesuai kebijakan perusahaan.

Apa manfaat sistem cloud untuk mengelola jobfile dan tracking shipment?

Sistem cloud dapat menyatukan informasi jobfile, aktivitas, dokumen, dan status shipment agar tim terkait melihat pembaruan pada alur kerja yang sama. Dashboard atau laporan juga membantu manajemen memantau progres pekerjaan.

Apakah software freight forwarding berbasis cloud tetap bisa digunakan saat koneksi internet terganggu?

Akses ke layanan cloud umumnya bergantung pada koneksi internet, sehingga gangguan dapat membatasi akses ke data atau fitur online. Tanyakan kepada penyedia apakah tersedia prosedur kerja sementara dan bagaimana data disinkronkan setelah koneksi pulih.

Apa yang perlu diperiksa terkait keamanan dan pencadangan data sebelum memilih software cloud?

Minta penjelasan tentang pengaturan hak akses, pencadangan dan pemulihan data, penanganan gangguan, serta tanggung jawab penyedia dan pengguna. Periksa juga prosedur pelaporan insiden dan dokumentasi kebijakan yang dapat ditinjau.

Bagaimana cara mengetahui software cloud sesuai dengan alur kerja perusahaan?

Uji sistem menggunakan contoh pekerjaan nyata dari quotation hingga penutupan jobfile, termasuk dokumen, pembaruan status, dan laporan yang dibutuhkan. Catat bagian yang perlu disesuaikan lalu minta penyedia menjelaskan dukungan fitur dan biaya terkait.