Cara Mengelola Pengiriman Internasional dengan Software

Blog.oaktree.id – Cara mengelola pengiriman barang internasional dengan software freight forwarding adalah menata data order, dokumen, aktivitas, biaya, dan status shipment dalam satu alur yang dapat ditelusuri. Proses dimulai dari inquiry dan quotation, dilanjutkan dengan pembuatan Jobfile, koordinasi operasional serta kepabeanan, lalu ditutup dengan bukti serah terima dan penagihan. Software membantu menyatukan informasi, tetapi pengguna tetap memvalidasi data dan menjalankan tugasnya.

Apa tantangan dalam mengelola pengiriman barang internasional?

Tantangan utamanya adalah menyelaraskan banyak pihak, dokumen, jadwal, dan biaya yang berubah sepanjang proses pengiriman. Software freight forwarding membantu mengumpulkan informasi dalam satu alur kerja agar tim tidak hanya mengandalkan pesan atau file yang terpisah.

Data shipment tersebar di email, spreadsheet, dan aplikasi berbeda

Dalam freight forwarding, informasi yang diperlukan dapat berasal dari pelanggan, tim sales, operasional, carrier, vendor, finance, dan pihak kepabeanan. Jika setiap pihak menyimpan data di tempat berbeda, staf harus mencari versi terbaru dan berisiko menggunakan detail yang sudah berubah. Jobfile yang terpusat membantu tim menemukan informasi shipment berdasarkan catatan yang sama.

Kebutuhan koordinasi juga berbeda menurut layanan. Ocean Freight, Air Freight, trucking, custom clearance, dan warehouse memiliki aktivitas, dokumen, serta pihak yang terlibat berbeda, sehingga alurnya perlu disesuaikan dengan jenis pekerjaan.

Dokumen ekspor-impor rentan tidak sinkron atau terlambat

Dokumen dapat disiapkan oleh pihak yang berbeda dan digunakan pada tahapan yang berlainan. Ketidaksesuaian nama pihak, rincian barang, kuantitas, atau informasi pengiriman dapat menyebabkan pekerjaan perlu diperiksa ulang. Manajemen dokumen ekspor impor yang dikaitkan dengan Jobfile memudahkan tim mengetahui dokumen yang tersedia dan hal yang masih perlu ditindaklanjuti.

Perubahan jadwal, biaya, dan status sulit ditelusuri

Perubahan dari carrier, vendor, atau pelanggan perlu diteruskan kepada staf yang menangani tahap terkait. Jika pembaruan hanya tersimpan di percakapan individual, tim lain bisa terlambat mengetahui dampaknya pada jadwal, biaya, maupun janji layanan. Activity Log dan Tracking Shipment dapat membantu mencatat aktivitas serta meninjau status, selama pembaruan dimasukkan oleh pengguna atau sumber integrasi yang sesuai.

Data dan dokumen apa yang perlu disiapkan sebelum membuat Jobfile?

Siapkan identitas para pihak, rincian barang, rute, layanan, jadwal, Incoterms, dan dokumen pendukung sebelum Jobfile diproses. Data awal yang lengkap membantu tim menyusun instruksi kerja dan mengurangi koreksi berulang, tetapi persyaratan dokumen tetap perlu disesuaikan dengan transaksi dan ketentuan yang berlaku.

Informasi shipper, consignee, rute, dan jenis layanan

Catat nama serta detail shipper dan consignee, yaitu pihak pengirim dan penerima barang, berikut informasi kontak yang diperlukan. Tambahkan lokasi asal dan tujuan, moda atau jenis layanan, pihak yang bertanggung jawab pada tiap tahap, serta jadwal yang sudah diketahui. Periksa ejaan nama dan alamat terhadap dokumen pendukung agar data tidak berbeda antarcatatan.

Detail barang, kemasan, berat, volume, dan HS Code

Masukkan deskripsi barang yang jelas, jenis kemasan, jumlah, berat, dan volume sesuai informasi yang diterima. HS Code merupakan kode klasifikasi barang yang digunakan dalam proses kepabeanan; penetapannya perlu diperiksa oleh pihak yang berwenang atau kompeten berdasarkan karakteristik barang dan ketentuan terkait. Jangan menyamakan deskripsi umum pada quotation dengan rincian yang diperlukan untuk dokumen formal.

Incoterms, jadwal, serta dokumen pendukung

Catat Incoterms yang disepakati karena ketentuan tersebut membantu menjelaskan pembagian tanggung jawab dan biaya antara penjual dan pembeli. Siapkan dokumen pendukung sesuai jenis pengiriman, misalnya Bill of Lading untuk pengangkutan laut atau Air Waybill (AWB) untuk pengangkutan udara. Dalam proses ekspor-impor, dokumen kepabeanan dapat mencakup PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) atau PIB (Pemberitahuan Impor Barang), sesuai konteks transaksi dan proses yang berlaku.

Sebelum melanjutkan, periksa bahwa informasi dalam instruksi pelanggan, dokumen barang, dan data Jobfile tidak saling bertentangan. Daftar pemeriksaan awal dapat mencakup:

• Nama dan detail shipper serta consignee.
• Rute, jenis layanan, jadwal, dan ketentuan Incoterms.
• Deskripsi, kemasan, jumlah, berat, volume, dan HS Code untuk diverifikasi.
• Dokumen pendukung yang tersedia, masih diminta, atau perlu ditinjau.

Bagaimana cara mengelola pengiriman barang internasional dengan software freight forwarding?

Kelola pengiriman sebagai rangkaian tahap yang terhubung dari inquiry sampai penutupan Jobfile. Software freight forwarding menyediakan tempat untuk mencatat dan meninjau pekerjaan, sedangkan tim tetap bertanggung jawab atas keputusan operasional, komunikasi, validasi dokumen, serta pembaruan status.

Catat permintaan dan buat quotation

Mulai dari mencatat permintaan pelanggan, rute, jenis layanan, kebutuhan khusus, serta informasi barang yang telah tersedia. Fitur Quotation dapat membantu menyusun penawaran dan menyimpan jejak tindak lanjut, tetapi tim tetap perlu memastikan asumsi layanan, biaya, dan cakupannya jelas sebelum penawaran dikirim.

Buat Jobfile dan tetapkan instruksi kerja

Setelah pelanggan menyetujui pekerjaan, buat Jobfile sebagai pusat informasi satu shipment atau pekerjaan terkait. Masukkan pihak yang terlibat, layanan, rute, jadwal, dokumen, serta referensi quotation; kemudian gunakan Working Instruction untuk menjelaskan tugas dan kebutuhan operasional kepada tim yang bersangkutan. Kelengkapan Jobfile perlu diperiksa, bukan diasumsikan otomatis terisi hanya karena order sudah dicatat.

Pantau aktivitas, dokumen, dan progres shipment

Gunakan Activity Log untuk mencatat aktivitas dan tindak lanjut, serta Tracking Shipment untuk meninjau status yang tersedia. Packing List dapat membantu pencatatan rincian kemasan barang, sementara dokumen lain dikelola sesuai kebutuhan Jobfile. Perbarui informasi saat ada konfirmasi dari carrier, vendor, pelanggan, atau pihak lain, dan komunikasikan perubahan kepada tim yang terdampak.

Selesaikan pengiriman, bukti serah terima, dan penutupan job

Ketika barang diserahkan atau tahap layanan selesai, catat bukti serah terima melalui Receipt Proof jika sesuai dengan alur kerja. Periksa kembali apakah aktivitas dan dokumen penting sudah dicatat, biaya vendor telah diterima, serta data yang diperlukan finance tersedia. Setelah itu, lanjutkan penagihan dan penutupan Jobfile menurut prosedur perusahaan.

1. Catat inquiry dan susun quotation berdasarkan ruang lingkup layanan.
2. Buat Jobfile setelah order disepakati, lalu tetapkan instruksi dan penanggung jawab.
3. Perbarui aktivitas, dokumen, serta progres shipment selama pekerjaan berlangsung.
4. Catat bukti serah terima, tinjau biaya dan invoice, lalu tutup Jobfile sesuai prosedur.

Bagaimana mengendalikan dokumen kepabeanan dan koordinasi lintas pihak?

Pengendalian kepabeanan memerlukan dokumen yang tertata, data yang konsisten, dan pemeriksaan oleh personel yang memahami prosesnya. Software dapat membantu menghubungkan dokumen dengan Jobfile serta mendukung alur kerja, tetapi tidak menggantikan kewajiban pengguna untuk memvalidasi informasi dan mengikuti ketentuan yang berlaku.

Kelola dokumen ekspor-impor berdasarkan Jobfile

Simpan atau tautkan dokumen pada pekerjaan yang tepat agar staf operasional dan dokumen mengetahui konteks penggunaannya. Tetapkan siapa yang menyiapkan, memeriksa, dan menindaklanjuti dokumen, serta catat statusnya agar permintaan yang belum dipenuhi terlihat. Cara ini membantu koordinasi antara pelanggan, PPJK, carrier, dan tim internal tanpa menganggap semua pihak memiliki akses atau peran yang sama.

Periksa konsistensi data barang dan HS Code

Bandingkan deskripsi barang, jumlah, kemasan, berat, pihak terkait, dan HS Code pada dokumen yang relevan. Jika ada perbedaan, minta klarifikasi dan koreksi melalui pihak yang bertanggung jawab sebelum melanjutkan proses. Sistem dapat membantu menampilkan data yang tercatat, tetapi keputusan tentang klasifikasi dan kebenaran informasi tetap memerlukan pemeriksaan manusia.

Pahami peran integrasi CEISA dalam proses kepabeanan

Oaktree menyediakan integrasi CEISA untuk dokumen pabean, estimasi biaya bea cukai, dan pengajuan dokumen. Cakupan proses yang tersedia perlu dikonfirmasi sebelum penerapan, terutama bila alur kerja Anda melibatkan CEISA 4.0, Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, atau Indonesia National Single Window (INSW). Pastikan pula bagaimana data dipertukarkan, pihak yang melakukan validasi, dan tindak lanjut yang harus dilakukan bila ada informasi yang perlu diperbaiki.

Bagaimana memantau biaya dan profitabilitas setiap shipment?

Pantau biaya dan pendapatan pada tingkat Jobfile agar hasil keuangan dapat dikaitkan dengan pekerjaan operasional yang mendasarinya. Keterhubungan antara data operasional dan finance membantu tim meninjau anggaran, realisasi, invoice, pembayaran, serta margin shipment sebelum pekerjaan dianggap tuntas.

Catat biaya vendor dan biaya operasional per Jobfile

Masukkan biaya yang berasal dari vendor dan kebutuhan operasional ke Jobfile yang benar, disertai informasi pendukung yang diperlukan untuk pemeriksaan internal. Vendor Settlement dapat membantu mengelola penyelesaian dengan vendor, sedangkan pencatatan yang konsisten memudahkan finance menelusuri asal biaya. Perusahaan perlu menetapkan aturan internal untuk menangani biaya yang belum final atau masih menunggu dokumen.

Bandingkan anggaran dengan realisasi

Settlement Budgeting dan Sales Invoice Budgeting dapat digunakan untuk meninjau anggaran penyelesaian vendor dan penagihan penjualan. Bandingkan nilai yang direncanakan dengan realisasi, lalu telusuri selisih berdasarkan data pendukung, perubahan layanan, atau biaya tambahan. Tinjauan ini membantu tim mengenali pekerjaan yang memerlukan klarifikasi sebelum invoice diterbitkan.

Tinjau invoice, pembayaran, dan margin shipment

Fitur Consolidated Invoicing dapat mendukung pengelolaan invoice terkonsolidasi sesuai kebutuhan perusahaan, sementara Profit/Loss per Jobfile membantu meninjau hasil keuangan setiap pekerjaan. Periksa keterkaitan antara biaya, pendapatan, invoice, pembayaran, dan status outstanding, bukan hanya melihat angka margin secara terpisah. Oaktree juga menyediakan integrasi Accurate melalui API sebagai opsi; integrasi tersebut tidak menggantikan proses rekonsiliasi dan pemeriksaan finance.

Area yang ditinjau	Contoh fitur	Tujuan pemeriksaan
Biaya vendor	Vendor Settlement	Menelusuri biaya dan penyelesaian vendor pada pekerjaan terkait.
Anggaran	Settlement Budgeting dan Sales Invoice Budgeting	Membandingkan rencana biaya atau penagihan dengan realisasi yang tercatat.
Penagihan	Consolidated Invoicing	Mendukung pengelolaan invoice sesuai kebutuhan proses perusahaan.
Hasil shipment	Profit/Loss per Jobfile	Meninjau profitabilitas berdasarkan data pendapatan dan biaya per Jobfile.

Apa yang perlu dievaluasi saat memilih software freight forwarding?

Pilih software berdasarkan kecocokan dengan layanan, kontrol proses, kebutuhan integrasi, dan kemampuan tim menggunakannya. Software untuk EMKL, EMKU, PPJK, trucking, distribusi, konsolidator, dan gudang tidak selalu membutuhkan konfigurasi yang sama.

Kesesuaian modul dengan jenis layanan dan alur kerja

Petakan aktivitas inti untuk Ocean Freight, Air Freight, trucking, custom clearance, dan warehouse, lalu cocokkan dengan modul yang tersedia. ERP logistik dapat menghubungkan proses operasional dan keuangan, tetapi cakupan setiap sistem berbeda. Pastikan alur penting seperti quotation, Jobfile, instruksi kerja, pelacakan, dokumen, biaya, dan penagihan dapat ditangani sesuai kebutuhan.

Kontrol akses, pelaporan, dan visibilitas lintas cabang

Tinjau apakah perusahaan dapat mengatur hak akses menurut peran dan kebutuhan kerja, serta apakah manajer dapat melihat progres yang diperlukan. Periksa juga laporan seperti Jobfile Progress, Outstanding, Statement of Account, dan Profit/Loss per Jobfile, termasuk opsi ekspor PDF atau Excel. Untuk perusahaan multi-cabang, tanyakan bagaimana data dan proses tiap cabang dikelola serta dilaporkan.

Integrasi, kustomisasi, dan kemudahan adopsi tim

Periksa kebutuhan integrasi API, Accurate, CEISA, tanda tangan digital, perbankan, pembayaran, atau komunikasi sebelum memilih konfigurasi. Bandingkan fungsi ERP logistik dengan Transportation Management System (TMS), yang berfokus pada pengelolaan transportasi, dan Warehouse Management System (WMS), yang berfokus pada aktivitas gudang; sebagian kebutuhan mungkin memerlukan integrasi atau modul khusus. Tanyakan pula opsi kustomisasi, cara migrasi data, dukungan pelatihan, dan bagaimana perubahan proses akan dikelola.

Bagaimana memulai penerapan software tanpa mengganggu operasional?

Mulailah dengan penerapan bertahap pada alur yang paling penting, bukan langsung mengubah semua proses sekaligus. Tetapkan pemilik proses, rapikan data, latih pengguna, lalu evaluasi hasil berdasarkan indikator operasional dan keuangan yang relevan bagi perusahaan.

Petakan proses dan tetapkan prioritas penerapan

Gambarkan alur dari inquiry sampai penagihan dan identifikasi titik ketika informasi sering terlambat, berulang, atau sulit ditemukan. Tentukan proses awal yang perlu ditata, pihak yang menyetujui perubahan, serta pemilik data pada tiap tahap. Pemetaan ini membantu perusahaan membedakan kebutuhan wajib dari fitur yang dapat diterapkan kemudian.

Rapikan data pelanggan, vendor, layanan, dan dokumen

Periksa data pelanggan, vendor, layanan, rute, serta format dokumen sebelum dimasukkan ke sistem. Samakan penamaan dan tetapkan sumber data yang akan menjadi rujukan tim agar informasi yang sama tidak dicatat dengan variasi yang membingungkan. Siapkan pula panduan tentang siapa yang boleh membuat, mengubah, memeriksa, dan menyetujui informasi.

Uji alur pada shipment terbatas lalu evaluasi

Uji proses pada pekerjaan yang ruang lingkupnya dipahami oleh tim, kemudian kumpulkan kendala dari staf operasional, dokumen, sales, dan finance. Berikan pelatihan berdasarkan tugas pengguna, bukan hanya penjelasan umum tentang menu. Evaluasi kelengkapan data, ketepatan penagihan, progres Jobfile, serta outstanding; gunakan hasilnya untuk memperbaiki konfigurasi dan prosedur sebelum memperluas penggunaan.

Oaktree, yang dikembangkan oleh PT Rimba Ananta Vikasa Indonesia, merupakan software logistik berbasis cloud dengan 30+ modul terintegrasi untuk operasional, keuangan, Sales & CRM, reporting, serta integrasi CEISA. Platform ini mendukung layanan freight forwarding seperti Ocean Freight, Air Freight, trucking, custom clearance, dan warehouse, dengan kustomisasi yang dapat disesuaikan kebutuhan. Calon pengguna dapat meminta demo untuk menilai kecocokan alur kerja, modul, dan integrasi sebelum berlangganan.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman oaktree.id.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa fungsi software freight forwarding?

Software freight forwarding membantu mengelola proses operasional, dokumen, aktivitas, biaya, dan pelaporan shipment dalam satu sistem. Tim dapat menggunakan data Jobfile bersama untuk meningkatkan keterlacakan proses dan koordinasi.

Dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk pengiriman internasional?

Dokumen yang diperlukan bergantung pada jenis layanan, barang, rute, dan ketentuan yang berlaku. Contohnya dapat mencakup Bill of Lading, Air Waybill (AWB), PIB untuk impor, atau PEB untuk ekspor.

Apa perbedaan software freight forwarding, TMS, dan WMS?

Software freight forwarding mengelola alur kerja pengiriman forwarder, sementara Transportation Management System (TMS) berfokus pada pengelolaan transportasi dan Warehouse Management System (WMS) pada aktivitas gudang. Cakupan tiap produk dapat berbeda, sehingga periksa modul dan proses yang benar-benar dibutuhkan.

Bagaimana cara mengurangi kesalahan input dokumen ekspor-impor?

Gunakan sumber data shipment yang konsisten dan lakukan pemeriksaan silang sebelum dokumen diajukan atau diterbitkan. Pastikan detail pihak, barang, kuantitas, berat, HS Code, dan informasi lain sesuai dengan dokumen pendukung.

Apa yang perlu diperhatikan sebelum menerapkan ERP logistik?

Petakan proses saat ini, tentukan prioritas, dan pastikan modul sesuai dengan jenis layanan serta alur kerja perusahaan. Siapkan pemilik proses, data yang akan dimigrasikan, pelatihan pengguna, dan indikator evaluasi penerapan.

Foto sampul: Bernd 📷 Dittrich / Unsplash

.dsm-qa,.dsm-points,.dsm-faq-item,.dsm-toc,.dsm-author{font-family:inherit}