Dalam pencatatan status shipment, perusahaan freight forwarder sering kali masih mengandalkan Excel. Dengan cara seperti ini, setiap pembaruan perlu dimasukkan secara manual dan dibagikan kembali kepada tim terkait.
Ketika jumlah shipment terus bertambah, proses tersebut dapat membuat informasi terlambat diperbarui, berbeda antar-PIC, atau sulit ditemukan saat klien membutuhkan kepastian. Karena itu, tracking shipment real-time penting untuk membantu freight forwarder memberikan layanan yang lebih cepat, konsisten, dan transparan.
Mengapa Tracking Shipment Real-Time Penting bagi Pelayanan Freight Forwarder?
Tracking shipment real-time tidak hanya membantu perusahaan mengetahui perkembangan pengiriman. Berikut beberapa manfaatnya bagi perusahaan freight forwarder.
Memberikan Informasi Lebih Cepat kepada Klien
Saat masih menggunakan Excel, tim perlu membuka file, mengecek situs carrier, mencari email, atau menghubungi agen sebelum memberikan informasi kepada klien.
Proses tersebut dapat membutuhkan waktu, Sebab, harus menginformasikan beragam hal seperti posisi barang, perkembangan shipment, perubahan jadwal, dan estimasi kedatangan dapat dilihat melalui sumber data yang lebih terpusat.
Menjaga Konsistensi Informasi Antar-PIC
Penggunaan Excel dapat menimbulkan perbedaan informasi jika setiap divisi menyimpan atau memperbarui file masing-masing.
Akibatnya, klien dapat memperoleh jawaban berbeda dari setiap PIC. Dengan demikian, penggunaan tracking yang terpusat membantu seluruh tim menggunakan referensi status yang sama.
Membantu Mengetahui Kendala Lebih Awal
Perubahan jadwal kapal, keterlambatan penerbangan, kepadatan pelabuhan, cuaca, dan proses kepabeanan dapat memengaruhi waktu pengiriman.
Masalah tersebut tidak selalu dapat dihindari. Namun, dampaknya dapat menjadi lebih besar jika freight forwarder terlambat mengetahuinya. Sehingga, tracking real-time membantu tim mengidentifikasi shipment yang mengalami perubahan status atau membutuhkan tindakan lebih lanjut.
Memberikan Estimasi Kedatangan yang Lebih Relevan
Klien tidak hanya ingin mengetahui posisi barang. Mereka juga membutuhkan informasi mengenai estimasi waktu kedatangan atau ETA.
Informasi tersebut dapat digunakan untuk mempersiapkan jadwal gudang, tenaga bongkar, transportasi lanjutan, proses produksi, dan distribusi barang.
Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan Klien
Keterlambatan pengiriman tidak selalu membuat klien langsung kehilangan kepercayaan.
Masalah dapat menjadi lebih besar ketika klien tidak mendapatkan informasi, menerima jawaban yang berubah-ubah, atau baru mengetahui kendala setelah menghubungi freight forwarder.
Dengan demikian, sangat dibutuhkan transparansi tersebut memberikan kepastian bahwa shipment tetap dipantau dan ditangani oleh freight forwarder.
Mengurangi Pekerjaan Manual Tim
Tanpa sistem tracking terpusat, tim perlu melakukan pekerjaan yang sama secara berulang, seperti:
- membuka situs carrier;
- mencari pembaruan melalui email;
- menghubungi agen;
- memperbarui Excel;
- serta mengirimkan status kepada klien.
Ketika jumlah shipment bertambah, proses manual tersebut dapat menghabiskan lebih banyak waktu.
Kelola Tracking Shipment dengan Software Freight Forwarder
Tracking shipment akan lebih efektif jika terhubung dengan seluruh proses operasional freight forwarding. Sebab, biasanya informasi tracking tidak dapat dipisahkan dari hal-hal berikut:
- job order;
- data pelanggan;
- dokumen shipment;
- biaya operasional;
- invoice;
- dan laporan.
Jika seluruh informasi masih tersimpan pada file atau aplikasi berbeda, tim tetap perlu melakukan pencarian manual untuk mendapatkan gambaran lengkap mengenai satu shipment.
Oleh karena itu, Oaktree hadir sebagai software yang dikhususkan oleh perusahaan Freight Forwarder, EMKL, EMKU, PPJK, Logistik dan Distiribusi. Sebab, keunggulan dari Oaktree adalah pengelolaan pengelolaan tracking shipment bersama jobfile, margin shipment, operasional, dan proses lainnya dalam satu platfor terpusat.
Dengan menggunakan software freight forwarder, perusahaan dapat:
- memantau status berdasarkan job terkait;
- menggunakan sumber informasi yang sama antar-divisi;
- menyimpan histori aktivitas shipment;
- menemukan dokumen dengan lebih mudah;
- serta memberikan pembaruan lebih cepat kepada klien.
Penggunaan software tidak menjamin seluruh shipment selalu tiba tepat waktu. Namun, sistem digital membantu perusahaan meningkatkan kontrol terhadap informasi serta mempercepat koordinasi saat terjadi perubahan atau kendala.
Kesimpulan
Tracking shipment real-time membantu freight forwarder memberikan informasi lebih cepat, menjaga konsistensi status, mengetahui kendala lebih awal, memperbarui estimasi kedatangan, dan meningkatkan transparansi kepada klien.
Apalagi jika didukung dengan software khusus freight forwarder seperti Oaktree, tracking shipment dapat dikelola bersama job order, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu sistem. Proses pelayanan pun menjadi lebih terstruktur, responsif, dan mudah dikontrol.
