Proses bisnis industri berskala besar seperti manufaktur dan distribusi tidak terlepas dari penggunaan warehouse management system. Peran warehouse adalah sebagai tempat penyimpanan dan transit persediaan, baik bahan baku maupun produk jadi setelah produksi.
Perusahaan perlu mengelola gudang secara optimal agar tidak mengganggu proses bisnis. Salah satu cara agar perusahaan dapat mengelola gudang secara efektif adalah dengan menerapkan Warehouse Management System. Simak penjelasan lengkap tentang Warehouse Management System (WMS) berikut ini, mulai dari pengertian, manfaat, fitur, hingga proses integrasi dengan sistem lain.
Apa itu Warehouse Management System?
Warehouse management system adalah sistem yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi manajemen gudang. Nantinya, sistem ini dapat digunakan sebagai penggerak di balik proses rantai pasok.
Penerapan sistem ini tentunya dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir risiko yang muncul seperti human error dan meningkatkan efisiensi operasional serta meningkatkan produktivitas.
Masalah Umum Dalam Warehouse Management System
Beberapa masalah umum di gudang antara lain ketidakcocokan inventaris di gudang, kesalahan tulis atau manajemen yang buruk dari sistem gudang itu sendiri, dan masalah lainnya. Penting bagi pelaku bisnis untuk dapat mengatasi tantangan tersebut dan mempertahankan kinerja bisnis.
Untuk dapat mengidentifikasi langkah proaktif atas permasalahan yang terjadi pada sistem pergudangan, pelaku bisnis perlu mengetahui alur barang yang terjadi di gudang. Yuk, simak di bawah ini alur barang di gudang dan permasalahan tipikalnya!
Proses masuk ke gudang (Inbound)
Permasalahan yang ada pada tahap ini muncul ketika ada permintaan barang yang masuk, namun permintaan tersebut tidak terintegrasi dengan database persediaan yang ada di gudang. Hal ini tentu saja akan merugikan bisnis. Mulai dari masalah selisih jumlah stok di gudang, surplus, hingga menumpuknya stok yang sudah lewat waktu.
Stok barang yang baru diterima juga harus dipertanggungjawabkan dan disimpan menurut jenisnya. Namun jika langkah input dilakukan secara manual, kemungkinan besar barang akan hilang atau jumlahnya tidak sesuai dengan pesanan.
Proses di dalam gudang
Setelah menerima pesanan barang, gudang akan menunggu proses pengiriman tiba. Permasalahan proses ruang gudang adalah belum adanya sistem notifikasi yang lengkap untuk pengiriman barang dari gudang. Dengan demikian, proses pemindahan persediaan menjadi tidak efisien, karena tidak adanya jadwal kedatangan, serta pelatihan bagi pekerja gudang.
Permasalahan lain dalam proses pengerjaan di gudang adalah pembukuan stok barang baru yang masih dilakukan secara manual. Hal ini tentu saja akan berdampak pada banyaknya stok barang yang tidak sesuai antara hasil pembukuan, jumlah pesanan, dan jumlah stok di gudang. Selain itu pencatatan secara manual akan mempersulit proses quality control dan pergerakan persediaan di gudang.
Proses keluar gudang (Outbound)
Proses outbound inventory seringkali memiliki permasalahan yang mirip dengan proses inbound, yaitu permintaan outbound inventory dan proses pendataan. Entri manual membuat jumlah item dalam stok bervariasi, sehingga permintaan pengiriman dapat mengakibatkan item kehabisan stok.
Masalah lain yang ditemukan adalah persiapan dan permintaan kendaraan pengiriman yang dilakukan secara manual. Tentunya proses ini akan memakan waktu lama dan menghambat arus barang.
Manfaat Menerapkan Warehouse Management System
Selain memahami sistem manajemen gudang dan pain point dalam manajemen gudang, sangat penting untuk mengetahui penerapan WMS sesuai kondisi yang ada. Dengan cara ini, perusahaan Anda akan dapat memanfaatkan WMS secara maksimal dan menuai berbagai keuntungan.
Manajemen waktu
Manfaat pertama penerapan sistem manajemen gudang adalah kecepatan proses manajemen gudang. Selain itu, penerapan WMS juga akan membuat semua transaksi dan pergudangan menjadi lebih cepat dan akurat.
Menerapkan sistem di gudang mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyortir, mengumpulkan data, dan mengemas inventaris untuk pengiriman. Karena seluruh proses pengelolaan dilakukan secara komputerisasi, padahal sebelumnya proses ini dilakukan secara manual.
Kesederhanaan dalam organisasi tata letak penyimpanan
Sistem manajemen gudang dapat memudahkan bisnis Anda untuk mengelola lokasi penyimpanan barang dengan lebih baik. Area penyimpanan gudang akan ditambah dengan sistem tata letak sehingga penempatan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem. Kuantitas barang yang masuk ke gudang akan sesuai dengan penyimpanan menggunakan peralatan yang terdapat dalam sistem.
Selain itu, sistem manajemen gudang juga akan memudahkan Anda dalam menerapkan metode first in first out (FIFO). Skema penyimpanan sangat nyaman dalam arus barang dan sesuai dengan metode FIFO. Dengan begitu kualitas barang yang akan diterima konsumen terjamin dan dead stock berkurang.
Mengurangi biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat
Menggunakan sistem manajemen gudang tidak memerlukan investasi peralatan yang besar. Sebagian besar teknologi WMS menggunakan sistem berbasis cloud yang mudah dikelola dari mana saja. Sebagai aset digital, WMS terjangkau, mudah digunakan, dan memiliki fleksibilitas untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sistem WMS yang terkomputerisasi akan memudahkan perusahaan untuk mengolah berbagai data terkait persediaan barang di gudang. Hal ini akan mengurangi ketergantungan perusahaan pada sistem manual.
Pekerjaan yang lebih efisien dan produktivitas karyawan
Menerapkan sistem manajemen gudang yang tepat akan meningkatkan produktivitas dan produktivitas karyawan gudang. Sistem WMS memberikan informasi kepada karyawan sesuai dengan akses yang diberikan.
Semua karyawan dapat meningkatkan produktivitas mereka dengan informasi tentang jadwal pesanan masuk dan keluar, proses penyortiran inventaris, penandaan RFID/barcode, pengemasan, dan operasi gudang lainnya. Dengan demikian, tidak ada lagi waktu yang terbuang dalam proses pengelolaan gudang.
Meningkatkan akurasi inventaris dan mempersingkat proses pengiriman
Proses pengambilan, pengepakan dan pengiriman barang gudang akan lebih cepat dengan penerapan sistem manajemen gudang. Selain itu penerapan WMS juga dapat mengurangi jumlah kesalahan dan pengembalian produk. Fitur RFID barcode dapat mengelompokkan barang berdasarkan spesifikasi dan lokasi stok.
Fitur ini memudahkan karyawan untuk mengumpulkan dan menyiapkan stok sebelum pengiriman dalam waktu singkat. Proses outbound lebih mudah, terutama saat merencanakan dan menyiapkan armada pengiriman. Dengan cara ini, perusahaan dapat meningkatkan layanan pelanggan.
Dengan bantuan sistem manajemen gudang, Anda dapat merencanakan pengiriman barang. Saat permintaan pengiriman disetujui, armada pengiriman akan ditetapkan secara otomatis. Jadi proses inventaris keluar bekerja secara efisien.
