Dalam sebuah layananya, terkadang suatu perusahaan menerbitkan yang namanya proforma invoice. Pembahasan tentang hal ini sebenarnya sudah banyak sekali dibahas. Namun apakah Anda sudah tau dengan apa pengertiannya dan tujuan dari adanya proforma invoice ini.
Dalam artikel ini, kita akan coba membahas tentang apa itu proforma invoice.
Pengiriman barang dan layanan internasional seringkali melibatkan proses administrasi yang rumit, termasuk penggunaan dokumen-dokumen yang penting. Salah satu dokumen yang sering digunakan dalam perdagangan internasional adalah proforma invoice. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu proforma invoice, tujuannya, dan bagaimana cara menggunakannya.
Apa Itu Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan rincian tentang barang atau layanan yang akan dikirimkan atau diberikan kepada penerima. Hal ini berfungsi sebagai perkiraan tagihan atau tawaran harga yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum transaksi aktual terjadi.
Proforma invoice biasanya diterbitkan oleh eksportir atau penjual kepada importir atau pembeli sebagai referensi dan persetujuan sebelum mengirimkan barang atau memulai layanan.
Tujuan dari proforma invoice adalah memberikan informasi yang jelas dan terperinci kepada penerima mengenai spesifikasi barang atau layanan yang ditawarkan.
Ini mencakup informasi seperti deskripsi barang, jumlah, harga unit, total harga, tanggal pengiriman atau pemberian layanan, syarat pembayaran, dan instruksi pengiriman. Proforma invoice juga dapat mencakup informasi tambahan, seperti kode produk, berat, ukuran, dan kondisi khusus lainnya.
Baca Juga : Alat Konversi Cm in Feet: Mudahnya Mengubah Satuan Panjang
Fungsi Proforma Invoice
Proforma invoice memiliki beberapa kegunaan penting.
Fungsi Pertama, itu membantu pembeli dalam merencanakan dan menganggarkan pembelian mereka. Dengan memiliki proforma invoice sebelum transaksi, pembeli dapat memperkirakan biaya total yang terkait dengan pengiriman barang atau pemberian layanan tersebut. Ini membantu dalam pengelolaan keuangan dan perencanaan bisnis mereka.
Selanjutnya, proforma invoice memungkinkan pembeli untuk melakukan verifikasi terhadap spesifikasi barang atau layanan yang ditawarkan. Ini memungkinkan mereka untuk memastikan bahwa apa yang mereka pesan sesuai dengan yang mereka harapkan dan memungkinkan untuk negosiasi lebih lanjut jika ada perbedaan atau ketidaksesuaian.
Ketiga, proforma invoice juga digunakan oleh eksportir atau penjual sebagai referensi untuk pengiriman dan proses logistik. Ini membantu dalam mengatur pengiriman, mengoordinasikan persyaratan khusus, dan mempersiapkan dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk keperluan bea cukai atau perizinan ekspor.
Baca Juga : Bagging Artinya: Proses Pengemasan yang Harus Diketahui
Penggunaan Proforma Invoice
Dalam penggunaannya, proforma invoice harus disiapkan dengan hati-hati dan akurat. Informasi yang diberikan harus jelas, terperinci, dan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat antara kedua belah pihak.
Jika ada perubahan atau revisi, perlu dilakukan perubahan dalam proforma invoice dan disampaikan kepada penerima untuk persetujuan mereka.
Penting untuk dicatat bahwa proforma invoice berbeda dari faktur komersial. Proforma invoice bukan merupakan dokumen pembayaran yang sah dan tidak mengikat penerima untuk melakukan pembayaran. Ini hanya berfungsi sebagai perkiraan atau tawaran harga.
Faktur komersial, di sisi lain, adalah dokumen yang digunakan untuk pembayaran yang sah dan mencatat transaksi yang sebenarnya.
Dalam konteks perdagangan internasional, proforma invoice memainkan peran penting dalam menjaga transparansi, memfasilitasi perencanaan, dan memberikan informasi yang diperlukan kepada semua pihak yang terlibat. Dengan memahami penggunaan dan pentingnya proforma invoice, bisnis dapat memastikan proses perdagangan mereka berjalan dengan lancar dan efisien.
