Dalam proses perdagangan internasional, dokumen ekspor memainkan peran yang krusial. Sehingga menjadi penting bagi setiap perusahaan untuk memastikan dokumen-dokumen yang disiapkan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Namun, bagaimana jika terjadi kesalahan dalam penyusunan dokumen-dokumen tersebut? Kesalahan kecil dapat berdampak besar, oleh sebab itu artikel ini akan membahas secara detail kesalahan umum dan dampaknya.
Kesalahan Umum dalam Dokumen Ekspor
Kesalahan memang sering terjadi dalam penyusunan dokumen ekspor, walaupun tidak tampak besar tapi bisa berdampak signifikan. Berikut adalah kesalahan yang biasa ditemukan:
1. Kesalahan dalam Penyusunan Invoice dan Packing List
Meskipun tampaknya serupa, invoice dan packing list memiliki fungsi yang berbeda. Kesalahan dalam menyusun keduanya bisa berdampak pada proses pengiriman yang lebih lama dan potensi denda.
Sehingga, sebagai staff yang ditugaskan untuk menyusun hal tersebut, penting untuk memahami perbedaanya agar tidak berdampak pada proses pengiriman.
2. Ketidaksesuaian Nama atau Alamat Penerima
Selanjutnya, terdapat ketidaksesuaian nama atau alamat penerima. Hal ini biasanya terjadi akibat kesalahan dalam pencatatan atau komunikasi yang tidak jelas antara pihak pengirim dan penerima.
Ketidaksesuaian ini bisa berupa kesalahan penulisan nama, alamat yang tidak lengkap, atau penggunaan format alamat yang tidak sesuai dengan standar internasional. Akibatnya nanti barang akan tertahan di bea cukai atau tidak dapat diterima.
4. Masalah dengan Sertifikat Asal (Certificate of Origin)
Sertifikat asal barang (Certificate of Origin) adalah dokumen yang menyatakan negara asal produk yang diekspor. Kesalahan dalam pengisian sertifikat asal dapat menyebabkan barang ditolak di negara tujuan atau bahkan dikenakan tarif yang lebih tinggi.
Beberapa kesalahan umum dalam sertifikat asal adalah penggunaan kode produk yang salah atau mencantumkan negara asal yang tidak tepat. Untuk itu, penting untuk memastikan bahwa informasi ini akurat dan sesuai dengan aturan yang berlaku di negara tujuan ekspor.
4. Kesalahan pada Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading (B/L) adalah dokumen pengangkutan yang mengkonfirmasi pengiriman barang dan juga sebagai bukti kepemilikan barang. Kesalahan dalam pengisian B/L, seperti salah mencatat jumlah barang atau deskripsi barang, dapat menyebabkan barang tertahan di pelabuhan atau bahkan gagal dikirim.
Kesalahan pada B/L bisa berbahaya karena dokumen ini digunakan oleh bank dalam transaksi letter of credit. Kesalahan pada dokumen ini bisa mempengaruhi pembayaran dan pengiriman barang, yang pada akhirnya berdampak pada cash flow perusahaan.
5. Kesalahan Penghitungan Bea Cukai dan Pajak
Masalah dengan bea cukai dan pajak juga sering terjadi dalam proses ekspor. Penghitungan yang tidak tepat dapat menyebabkan pembayaran bea cukai yang lebih tinggi dari yang seharusnya atau bahkan pengenaan denda oleh pihak berwenang.
Hal ini sering kali terjadi ketika ada ketidaksesuaian antara nilai barang yang tercatat di dokumen dan nilai barang yang dilaporkan ke pihak bea cukai. Untuk itu, penting untuk memastikan bahwa nilai barang sudah tercatat dengan benar sesuai dengan nilai pasar.
Dampak Kesalahan Diatas dalam Dokumen Ekspor
Meskipun hal-hal di atas tergolong kesalahan yang kecil, dampaknya bisa sangat besar bagi kelancaran proses pengiriman seperti:
1. Keterlambatan Pengiriman dan Biaya Ekstra
Salah satu dampak terbesar dari kesalahan dokumen ekspor adalah keterlambatan pengiriman barang. Keterlambatan ini tidak hanya merugikan perusahaan secara finansial, tetapi juga merusak reputasi perusahaan di mata klien.
Biaya tambahan seperti denda, biaya pengembalian barang, atau biaya penyimpanan barang di pelabuhan dapat terjadi jika dokumen tidak lengkap atau salah.
2. Potensi Sanksi dan Denda
Selain keterlambatan, kesalahan dalam dokumen ekspor juga dapat berakibat pada sanksi dan denda dari pihak berwenang, terutama jika ada kesalahan dalam penghitungan pajak atau informasi yang tidak sesuai dengan regulasi internasional.
Hal ini akan menambah beban biaya yang tidak diinginkan bagi perusahaan.
3. Runtuhnya Kepercayaan dengan Klien Internasional
Kepercayaan adalah hal yang sangat penting dalam dunia perdagangan internasional. Kesalahan dalam dokumen ekspor dapat merusak kepercayaan yang telah dibangun dengan klien internasional.
Jika dokumen tidak akurat atau pengiriman terlambat, klien mungkin merasa dirugikan dan memilih untuk bekerja dengan perusahaan lain yang lebih dapat diandalkan.
Solusi untuk Menghindari Kesalahan dalam Dokumen Ekspor
Agar dapat menghindari kesalahan yang bisa karena dokumen ekspor, maka sangat penting untuk mengetahui langkah-langkah seperti berikut:
1. Verifikasi Dokumen Secara Teliti
Sebelum dokumen diajukan atau diserahkan kepada pihak terkait, pastikan untuk memeriksa setiap detail dengan cermat. Mulai dari nama penerima, alamat pengiriman, nomor referensi, deskripsi barang, serta nilai barang agar tidak ada kesalahan.
Dengan demikian, adanya verifikasi ini akan membantu dalam mengidentifikasi kesalahan lebih awal, sebelum dokumen diproses lebih lanjut.
2. Pelatihan untuk Staf yang Terlibat
Selain itu, agar tidak adanya terulang kembali kesalahan. Perusahaan dapat mengadakan pelatihan terhadap staf yang bertanggung jawab dalam penyusunan dokumen ekspor.
Pelatihan ini dapat mencakup prosedur yang benar dalam pengisian invoice, packing list, serta dokumen lainnya, sehingga staf dapat lebih hati-hati dan memahami pentingnya setiap detail dalam dokumen ekspor.
3. Menggunakan Teknologi untuk Membantu Pengelolaan Dokumen
Menggunakan sistem digital atau software yang dirancang khusus untuk pengelolaan dokumen ekspor yang dapat membantu mengurangi risiko kesalahan.
Software ini biasanya dilengkapi dengan fitur verifikasi otomatis, yang akan memeriksa kesalahan ketik, kesalahan data, atau ketidaksesuaian antara dokumen yang satu dengan yang lainnya. Dengan demikian, proses pembuatan dokumen akan lebih efisien dan minim kesalahan.
4. Standarisasi Format Dokumen
Dalam membantu menghindari kesalahan yang mungkin terjadi pada dokumen ekspor, perusahaan tentunya wajib menggunakan format yang telah distandarisasi. Dengan demikian, nantinya akan mempermudah verifikasi baik dari pihak internal atau eksternal.
5. Sistem Pengingat dan Alur Proses yang Jelas
Implementasikan sistem pengingat atau checklist dalam setiap tahap penyusunan dokumen ekspor untuk memastikan bahwa tidak ada langkah yang terlewat.
Alur proses yang jelas dan terorganisir dengan baik juga akan membantu staf mengikuti setiap prosedur dengan tepat dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
Oaktree: Bantu Kelola Dokumen Ekspor Secara Digital
Kesalahan dalam dokumen ekspor dapat merugikan perusahaan dalam berbagai cara, mulai dari keterlambatan pengiriman hingga potensi denda dan kerugian reputasi. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa dan memverifikasi setiap dokumen secara teliti sebelum proses pengiriman dimulai. Namun, pemeriksaan manual bisa sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Di sinilah Oaktree.id hadir sebagai software freight forwarder yang dilengkapi dengan fitur jobfile digital, disini Anda dapat mengelola seluruh dokumen ekspor dan impor secara lebih terstruktur dan efisien.
Masih mau disusahkan dengan dokumen ekspor yang menumpuk? Yuk coba Oaktree sekarang dan kelola dokumen ekspor secara digital.
