Pabean

Surat jalan adalah dokumen penting dalam logistik dan freight forwarding. Dokumen ini menjadi bukti bahwa barang telah dikirim sekaligus memastikan proses distribusi berjalan sesuai prosedur. Surat jalan juga menjadi acuan bagi pengirim, penerima, dan transporter untuk memeriksa kesesuaian jumlah dan kondisi barang, serta sebagai referensi jika terjadi klaim atau ketidaksesuaian. Di era digital, pengelolaan surat secara manual memakan waktu dan rentan kesalahan seperti salah input atau dokumen hilang. Banyak perusahaan kini beralih ke solusi digital dengan tanda tangan elektronik untuk mempercepat proses, mengurangi risiko, dan menyimpan dokumen secara terpusat. Digitalisasi ini membuat distribusi lebih efisien dan membantu menjaga kepuasan pelanggan. Apa Itu Surat Jalan? Surat jalan (waybill) adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan pengirim sebagai bukti pengiriman barang dari gudang ke lokasi tujuan. Dokumen ini memuat informasi penting seperti nama pengirim, penerima, deskripsi barang, jumlah, dan tanggal pengiriman. Surat jalan ditandatangani oleh pengirim, kurir, dan penerima sebagai konfirmasi penerimaan barang sesuai jumlah dan kondisi. Dalam logistik, waybill juga berfungsi sebagai dokumen legal yang dapat dijadikan acuan jika terjadi kehilangan, kerusakan, atau selisih stok. Dengan adanya surat ini, proses distribusi lebih transparan, tertata, dan mengurangi potensi sengketa antara pihak yang terlibat. Fungsi Dari Surat Jalan Surat jalan memiliki beberapa fungsi penting sebagai dokumen resmi untuk pengiriman barang, di antaranya: Bukti Pengiriman BarangWaybill berperan sebagai bukti resmi bahwa barang benar-benar telah dikirim dari gudang ke tujuan. Dokumen ini mempermudah perusahaan membuktikan proses pengiriman jika terjadi sengketa atau klaim. Dokumen Kontrol LogistikWaybill membantu tim logistik memantau pergerakan barang secara sistematis. Dengan dokumen ini, pengiriman dapat dilacak mulai dari titik keberangkatan hingga diterima, sehingga meminimalkan risiko salah kirim atau kehilangan. Referensi Keuangan Dan AuditWaybill menjadi pendukung penting dalam pembuatan invoice dan proses audit. Dokumen ini memastikan jumlah dan jenis barang yang ditagihkan sesuai dengan barang yang dikirim. Menjamin AkuntabilitasTanda tangan pengirim dan penerima pada waybill memastikan semua pihak bertanggung jawab. Hal ini menciptakan transparansi dan mencegah kesalahpahaman terkait kondisi atau jumlah barang yang diterima. Komponen Dalam Surat Jalan Agar surat jalan atau waybill sah dan lengkap, beberapa informasi berikut wajib dicantumkan: Identitas Pengirim & Penerima Surat jalan harus mencantumkan nama perusahaan, alamat lengkap, dan kontak pengirim serta penerima. Informasi ini membantu memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar dan meminimalkan risiko salah kirim. Deskripsi Barang Jenis barang, jumlah, dan satuan perlu ditulis secara rinci. Data ini memudahkan petugas logistik memeriksa kesesuaian barang yang dikirim dengan pesanan. Selain itu, deskripsi yang detail membantu penerima memastikan tidak ada barang yang kurang atau tertukar. Nomor Surat Jalan Setiap waybill memiliki nomor unik sebagai identifikasi. Nomor ini memudahkan perusahaan melacak status pengiriman dan mencari dokumen jika dibutuhkan di kemudian hari. Dengan sistem penomoran yang rapi, proses administrasi menjadi lebih efisien. Tanggal Pengiriman Pencantuman tanggal pada surat jalan berfungsi sebagai catatan resmi waktu pengiriman. Hal ini penting untuk memantau durasi perjalanan barang dan memastikan pengiriman sesuai jadwal. Jika ada keterlambatan, tanggal pengiriman dapat dijadikan acuan evaluasi. Tanda Tangan Kolom tanda tangan digunakan sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim oleh pengirim dan diterima oleh penerima. Tanda tangan ini mengonfirmasi bahwa jumlah dan jenis barang sesuai dengan yang tertera di surat jalan, sehingga mengurangi potensi perselisihan. Tantangan Mengelola Surat Jalan Meski penting, pengelolaan surat jalan secara manual memiliki sejumlah kendala: Risiko Hilang Atau RusakKarena berbentuk kertas, surat jalan mudah hilang atau rusak selama proses pengiriman. Hal ini bisa menimbulkan kebingungan dan memperlambat alur distribusi. Proses Tanda Tangan Memakan WaktuJika perlu persetujuan dari banyak pihak, proses tanda tangan bisa menjadi lama. Terlebih bila pihak yang harus menandatangani berada di lokasi yang berbeda, dokumen harus dikirim atau dibawa secara fisik sehingga memperlambat pekerjaan. Kesalahan Penulisan DataPengisian manual meningkatkan risiko salah tulis, seperti jumlah barang atau detail pengiriman. Kesalahan ini dapat menimbulkan masalah pada proses penagihan atau klaim, dan seringkali membutuhkan waktu tambahan untuk perbaikan. Keterlambatan AdministrasiKarena dokumen harus dikumpulkan dan diarsipkan secara fisik, proses administrasi sering tertunda. Hal ini membuat pelacakan dokumen menjadi sulit dan memakan waktu saat diperlukan untuk audit atau pengecekan. Solusi Modern: Digitalisasi Surat Jalan Solusi modern hadir untuk mempercepat proses digitalisasi surat jalan dengan tanda tangan elektronik dari Mekari Sign: Legalitas TerjaminMekari Sign menyediakan tanda tangan digital tersertifikasi PSrE dan e-Meterai resmi dari Peruri. Hal ini memastikan setiap waybill  memiliki kekuatan hukum yang diakui pemerintah. Efisiensi WaktuDokumen dapat ditandatangani secara digital kapan saja dan di mana saja. Proses ini menghilangkan kebutuhan pertemuan tatap muka sehingga pengiriman bisa berjalan lebih cepat. Penghematan Biaya OperasionalTidak perlu lagi mencetak dokumen atau mengeluarkan biaya pengiriman fisik. Semua proses berlangsung secara digital sehingga lebih hemat dan ramah lingkungan. Penyimpanan CloudSemua surat ini tersimpan secara otomatis di platform cloud yang aman. Dokumen dapat diakses dengan cepat saat dibutuhkan tanpa risiko hilang atau rusak. Kesimpulan Surat jalan adalah dokumen vital dalam dunia logistik yang menjamin kelancaran proses distribusi. Namun, pengelolaan manual sering menjadi hambatan yang menguras waktu dan biaya operasional. Dengan beralih ke solusi digital seperti Mekari Sign, perusahaan dapat menandatangani surat dengan lebih cepat, aman, dan efisien tanpa mengorbankan legalitas. Selain itu, dalam memaksimalkan proses pengelolaan surat dalam dokumentasi pengiriman, Anda dapat menggunakan software freight forwarder dari Oaktree yang dapat membantu Anda dalam mengelola seluruh alur pengiriman. Sebab, sistem langsung menarik data order, membuat surat jalan otomatis, menyimpan dokumen, dan menghubungkannya ke proses tracking.

Dalam pengiriman ekspor impor, terdapat dokumen yang berguna untuk memastikan barang dapat diterima dengan lancar di negara tujuan. Salah satu dokumen penting tersebut adalah Certificate of Origin atau COO. Dokumen ini membuktikan asal barang dan sering menjadi syarat untuk mendapatkan tarif bea masuk yang lebih rendah atau bebas bea. Syarat Untuk Mendapatkan Certificate of Origin Dalam mendapatkan Certificate of Origin (COO), tentunya beberapa dokumen pendukung yang harus dipenuhi. Berikut adalah dokumen-dokumennya: 1. Pemberitahuan Ekspor Barang  Salah satu syarat dalam memperoleh Surat Keterangan Asal atau Certificate of Origin adalah Pemberitahuan Ekspor Barang. Dokumen ini berfungsi sebagai laporan resmi kepada bea cukai terkait barang yang akan dikirim ke luar negeri. 2. Invoice (Faktur Komersial)  Selanjutnya terdapat dokumen invoice (faktur komersial) yang digunakan untuk mencantumkan nilai barang, data penjual dan pembeli, serta detail transaksi. Dokumen ini sangatlah penting dan harus ada pada data COO.  3. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB) Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB) dalam proses pengajuan Certificate of Origin sangatlah penting, sebab dokumen ini menjadi bukti sah bahwa barang benar-benar telah dikirim dari negara asal ke negara tujuan.  4. Packing List   Packing list juga tak kalah penting, karena di dalamnya terdapat rincian lengkap mengenai barang yang dikirim seperti jumlah kemasan, berat, volume, dan deskripsi barang secara detail. Cara Membuat Certificate of Origin Proses pengajuan Certificate of Origin tentunya memiliki regulasi yang wajib kamu ikuti. Hal bertujuan agar dokumen disetujui dan sah digunakan dalam perdagangan internasional. Namun perlu diketahui, bahwa Setiap negara memiliki aturan masing-masing. Seperti halnya di Indonesia, regulasi COO umumnya mengacu pada peraturan kementrian perdagangan dengan sistem e-SKA. Berikut adalah cara pembuatan pada sistem e-SKA:  1. Registrasi Akun e-SKA Dalam pembuatan certificate of origin, Anda sebagai pihak eksportir dapat mendaftarkan perusahaan terlebih dahulu melalui portal resmi e-SKA (ska.kemendag.go.id). Disini nantinya, Anda dapat mengisi formulir sesuai informasi legal seperti NPWP, NIB, dan dokumen identitas.  2. Verifikasi oleh IPSKA Setelah registrasi, dokumen perusahaan akan diverifikasi oleh IPSKA atau Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal. Melalui prose ini nantinya digunakan untuk memastikan legalitas dan kelayakan perusahaan untuk membuat COO. 3. Buat Permohonan Baru  Setelah berhasil terverifikasi, Anda dapat masuk ke akun e-SKA dengan memilih menu permohonan baru untuk mengajukan pembuatan Certificate of Origin sesuai kebutuhan pengiriman barang misalnya Form D untuk ASEAN, Form E untuk China). 4. Isi Data dan Unggah Dokumen  Selanjutnya Anda dapat mengisi formulir COO dengan data lengkap ekspor seperti deskripsi barang, HS Code, negara tujuan, hingga detail invoice. Pada tahap ini, Anda juga diwajibkan untuk mengunggah dokumen pendukung seperti invoice, packing list, dan bill of lading. 5. Kirim dan Tunggu Persetujuan  Kirim permohonan melalui sistem. Petugas penerbit akan memeriksa data yang kamu kirim. Jika disetujui, COO bisa dicetak, ditandatangani, dan dilegalisasi sebelum dikirim ke pihak buyer. 6. Cetak dan Sahkan SKA   Jika certificate of origin telah disetujui, Anda dapat mencetaknya melalui sistem e-SKA.Dengan menggunakan data-data yang sudah Anda input. Selanjutnya, Anda dapat mencetaknya dan ajukan dokumen tersebut ke instansi penerbit seperti Dinas Perdagangan atau Kadin untuk ditandatangani dan dicap resmi.  Dengan demikian, COO dapat diakui secara legal di negara tujuan dan keperluan bea cukai. Kesimpulan  Pada dasarnya Certificate of Origin (COO) digunakan dalam memastikan asal suatu barang yang diekspor. Untuk mendapatkannya pun, Anda harus memenuhi beberapa syarat dokumen seperti Pemberitahuan Ekspor Barang, Invoice, Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB), dan Packing List.    Di Indonesia, proses pembuatan COO dilakukan dengan menggunakan sistem e-SKA dari kementrian perdagangan dan KADIN (Kamar Dagang Indonesia).    Dengan berbagai dokumen yang harus dikelola penting bagi pihak eksportir untuk melakukan pengelolaan dokumen yang baik.  Oleh karena itu, Oaktree.id dapat sebagai software freight forwarder dapat membantu Anda dalam pengelolaan dokumen dengan fitur jobfile. Selain itu, software freight forwarder juga dapat terintegrasi dengan accurate online yang memudahkan perusahaan Anda dalam mengelola Akuntansi   

Pernahkah Anda mengalami penumpukan stok berbulan-bulan, tapi ketika memasuki periode promo, barang favorit pelanggan justru habis? Itu berarti strategi inventory management belumlah tepat. Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai inventory management meliputi pengertian, manfaat, dan tips memilihnya. Pengertian Inventory Management  Inventory management adalah sebuah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk merencanakan, mengontrol, serta mengoptimalkan stok. Biasanya pengelolaan ini akan digunakan untuk memastikan ketersediaan barang baik itu bahan baku, barang setengah jadi, hingga barang jadi.  Sehingga, dapat disederhanakan bahwa inventory management itu sistem yang digunakan untuk pengelolaan stock dalam menjaga permintaan dan ketersediaan stok pasar.  Dalam memudahkan saat inventory management, biasanya pada prakteknya akan menerapkan beberapa unsur pendukung seperti:  SKU (stock keeping unit) sebagai satuan identifikasi unik. Lead time didefinisikan waktu dari pemesanan sampai barang siap dipakai/jual. Safety stock sebagai buffer untuk meredam variabilitas permintaan dan keterlambatan. Reorder point (ROP) sebagai titik pemesanan ulang agar tidak terjadi stockout. Carrying cost sebagai biaya memegang stok (gudang, asuransi, risiko usang/obsolescence). Namun perlu dipahami, walaupun komponen nya terlihat mirip dengan warehouse management, tetapi inventory management ini akan berfokus pada kebijakan pengendalian stock untuk menjaga ketersediaan barang sesuai kebutuhan bisnis.    Kenapa Penting Melakukan Inventory Management  Inventory management penting karena membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang. Berikut adalah manfaatnya:  1. Menjaga arus kas (cash flow) Dengan melakukan inventory management, perusahaan akan dapat menjaga arus kas (cash flow) lebih baik. Hal ini dikarenakan pengelolaan stok yang efisien membantu mencegah pembelian berlebih, mengurangi biaya penyimpanan, serta memastikan barang yang tersedia benar-benar sesuai dengan kebutuhan pasar.  2. Menghemat Biaya Operasional  Karena seluruh stok sudah dikelola dengan efisien, maka juga berguna untuk menghemat biaya operasional, seperti biaya penyimpanan, pembelian berlebih, dan potensi kerugian akibat barang rusak atau kedaluwarsa. 3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan  Selanjutnya, inventory management juga berfungsi dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Sebab, nantinya prose ini akan memastikan ketersediaan barang selalu terjaga maupun meminimalisir keterlambatan atau kehabisan stok. 4. Mengurangi risiko operasional & ketidakpastian Melalui inventory management yang efisien, perusahaan juga dapat mengurangi risiko operasional dan ketidakpastian. Terutama dalam menghadapi fluktuasi permintaan pasar, keterlambatan pasokan, atau perubahan harga bahan baku yang dapat mempengaruhi stabilitas produksi dan penjualan. 5. Menyelaraskan multi-gudang   Tanpa adanya inventory management, itu artinya perusahaan tidak dapat mengintegrasikan data dengan gudang di luar pusat, sehingga koordinasi stok menjadi sulit, proses distribusi melambat, dan risiko kesalahan pencatatan barang semakin tinggi.   Apa Saja Metode Inventory Management?  Dalam menjalankan sistem inventory, terdapat berbagai metode yang dapat digunakan. Berikut adalah metode inventory management: 1. FIFO (First In, First Out) Metode ini akan digunakan untuk mencatat barang yang masuk lebih dikeluarkan terlebih dahulu. Sehingga, sering kali digunakan untuk produk yang memiliki daya simpan yang lama.  Dengan demikian perusahaan dapat menjaga kualitas barang tetap baik, meminimalkan risiko penurunan nilai, serta memastikan rotasi stok berjalan secara optimal. 2. LIFO (Last In, First Out) Selanjutnya terdapat metode LIFO (Last In, First Out), sesuai namanya barang yang akan dikeluarkan terlebih dahulu adalah barang yang masuk terakhir. Hal ini dipertimbangkan karena adanya kemungkinan perubahan harga bahan baku, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan nilai persediaan dengan harga pasar terbaru untuk menjaga stabilitas biaya produksi. 3. FEFO (First Expired, First Out) Terdapat juga metode barang yang keluar terlebih dahulu yaitu barang yang akan segera kadaluarsa, atau yang biasa dikenal dengan FEFO (First Expired, First Out). Metode ini digunakan untuk memastikan produk dengan masa simpan paling pendek dikeluarkan lebih dulu, sehingga kualitas barang tetap terjaga dan tidak menimbulkan kerugian akibat barang rusak atau kedaluwarsa. 4. ABC Analysis Selanjutnya, terdapat metode inventory management yang mengelompokkan barang berdasarkan kode tertentu seperti metode ABC (Always, Better, Control). Metode ini membagi berdasarkan kategori tentu yaitu: A untuk barang dengan nilai tinggi dan perputaran rendah, B untuk barang dengan nilai dan perputaran sedang, C untuk barang dengan nilai rendah namun perputaran tinggi. 5. XYZ Analysis Walaupun terlihat sama seperti ABC Analysis, XYZ Analysis ini akan berfokus pada tingkat kestabilan atau konsistensi permintaan barang. Analisis ini membantu perusahaan mengelompokkan barang berdasarkan pola konsumsi, apakah permintaannya stabil, fluktuatif, atau tidak terduga, sehingga strategi pengadaan dan penyimpanan bisa disesuaikan dengan lebih akurat. 6. EOQ (Economic Order Quantity) Terdapat pula metode inventory management yang dilihat dari penentuan kuantitas pemesanan ekonomis atau EOQ (Economic Order Quantity). Metode ini digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan optimal agar biaya persediaan, seperti biaya penyimpanan dan biaya pemesanan, dapat ditekan seminimal mungkin tanpa mengganggu ketersediaan barang. 7. JIT (Just-in-Time) JIT (Just-in-Time) dalam metode inventory management dapat diartikan sebagai sistem pengelolaan persediaan yang memastikan barang atau bahan datang tepat pada waktunya saat dibutuhkan untuk produksi. Tujuannya agar perusahaan tidak perlu menyimpan stok berlebih, sehingga biaya penyimpanan dapat ditekan dan efisiensi operasional meningkat. 8. Days Sales of Inventory (DSI) Selanjutnya terdapat metode Days Sales of Inventory (DSI) dalam inventory management yang digunakan untuk menghitung berapa lama rata-rata waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk menjual seluruh persediaannya.  Semakin rendah nilai DSI, semakin cepat perputaran stok, yang menandakan efisiensi tinggi dalam pengelolaan persediaan. Tips Memilih Metode Inventory Management yang Tepat Dengan banyaknya metode inventory management yang digunakan, pastinya membuat Anda bingung dalam memilihnya. Berikut adalah cara memilih metode inventory yang tepat: Pahami jenis produk Tentukan metode berdasarkan karakteristik barang, seperti daya simpan, nilai, dan tingkat permintaan. Sesuaikan dengan skala bisnis Gunakan metode sederhana seperti FIFO atau FEFO untuk bisnis kecil, dan metode kompleks seperti ABC atau EOQ untuk bisnis besar. Perhatikan fluktuasi permintaan Jika permintaan sering berubah, gunakan metode seperti XYZ Analysis agar stok tetap seimbang. Hitung biaya operasional Pilih metode yang membantu menekan biaya penyimpanan dan pemesanan tanpa mengganggu ketersediaan barang. Gunakan software pendukung Implementasikan sistem inventory digital agar pencatatan lebih akurat, terpantau real time, dan mudah dianalisis. Evaluasi secara berkala Lakukan peninjauan rutin terhadap efektivitas metode yang digunakan agar bisa menyesuaikan dengan kondisi bisnis dan pasar terbaru. Oaktree.id: Optimal Pengelolaan Inventory Management Inventory management yang efektif tidak berhenti pada pemilihan metode, tetapi juga pada penerapan sistem yang konsisten dan terintegrasi. Perusahaan perlu memastikan setiap proses, mulai dari pencatatan stok, pemantauan pergerakan barang, hingga evaluasi data dilakukan secara rutin agar pengelolaan persediaan tetap akurat dan efisien.   Namun, jika Anda seorang forwarder tentunya penerapan inventory management saja

Dalam menciptakan rantai logistik global yang efisien, bisnis freight forwarding memegang peran penting sebagai penghubung antara produsen, pemasok, dan pelanggan di berbagai negara. Sebab, setiap pengiriman yang dilakukan bukan sekedar perpindahan barang saja, tetapi juga soal dokumen seperti biaya pajak. Namun, sering kali pajak dalam freight forwading mendapatkan tantangan tersendiri. Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai pajak freight forwarding meliputi pengertian, manfaat, dan jenisnya.   Apa itu Pajak Fright Forwarder? Pajak freight forwarding adalah ketentuan perpajakan yang dikenakan atas jasa pengurusan transportasi/pengiriman barang yang dilakukan oleh forwarder. Biasanya pajak pada Fright Forwarder (FF) ini akan mencakup pengaturan dokumen, koordinasi carrier/trucking/pergudangan, hingga billing kepada klien. Sehingga, dapat disederhanakan bahwa pajak ini mencakup keseluruhan kewajiban perpajakan yang timbul dari aktivitas pengelolaan pengiriman barang, baik secara langusng maupun tidak langsung. Itu artinya, dalam proses logistik biasanya akan terdapat pajak yang mungkin saja timbul seperti PPN atau PPh. Aturan pajak FF ini telah diatur dalam regulasi yang berlaku di Indonesia. Berikut adalah aturan yang mengaturnya:   Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009, sebagai dasar regulasi utama pengaturan pengenaan barang dan jasa kena pajak pertambahan nilai, salah satunya jasa freight forwarding. UU No. 36 Tahun 2008, sebagai regulasi utama dasar pengenaan pajak penghasilan, salah satunya dari jasa freight forwarding. Peraturan Menteri Keuangan No.  141/PMK.03/2015, yang menjadi cuan pemotongan PPh Pasal 23 untuk jasa freight forwarding yang dihitung dari nilai jasa yang dibayarkan. PMK No. 71/PMK.03/2022, yang mengatur jenis jasa dikenai PPN dengan tarif tertentu, termasuk jasa pengurusan transportasi yang di dalamnya ada biaya pengiriman. PMK No. 11 Tahun 2025, yang mengatur penetapan tarif PPN khusus untuk jasa freight forwarding terbaru.   Mengapa Freight Forwarder Perlu Memahami Perpajakan    Dalam bisnis logistik, nilai transaksi bisa besar dan melibatkan banyak invoice serta vendor. Sebab, ketika terdapat kesalahan dalam perpajakan bisa saja membuat rekonsiliasi menjadi berantakan atau yang lebih parah saat audit dan menemukan selisih akan menimbulkan sanksi. Selain itu dengan memahami perpajak maka forwarder akan mendapatkan manfaat seperti:   1. Menjaga Margin Keuntungan Dengan FF memahami pajak, pemisahan fee (jasa FF) dan reimbursable/disbursement (biaya pihak ketiga yang diteruskan apa adanya) menjadi jelas. Dengan demikian, adanya perpajakan sangat krusial dalam freight forwarder karena menentukan seberapa besar pendapatan yang benar-benar menjadi keuntungan perusahaan.     2. Melancarkan Cashflow Tak hanya itu saja, ketika perusahaan freight forwarder memahami perpajakan maka cashflow akan menjadi lebih lancar dan terprediksi. Dengan mengetahui kapan waktu penerbitan e-Faktur, saat terutang PPN, maupun kapan klien melakukan pemotongan PPh 23, perusahaan dapat mengatur arus kas masuk dan keluar secara lebih efisien.  Bukti potong pajak yang cepat diterima juga bisa segera dikreditkan dalam pelaporan, sehingga tidak menumpuk menjadi piutang pajak.   3. Menjamin Kepatuhan Dokumen Yang tidak kalah penting, melalui pemahaman pajak perusahaan freight forwarder bisa menjaga rantai dokumen tetap utuh dan bisa ditelusuri. Itu artinya setiap transaksi akan memiliki rekam jejak yang rapi mulai dari SO, job order, hingga e-faktur.  Jenis Pajak Freight Forwarder Dalam penerapannya, jasa freight forwarding akan dikenakan beberapa jenis pajak sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Berikut adalah jenisnya: 1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) PPN berlaku atas penyerahan jasa freight forwarding yang dilakukan di dalam daerah pabean Indonesia. Namun, tidak semua biaya menjadi objek PPN. Bila freight forwarder bertindak sebagai principal, seluruh nilai penyerahan jasa yang ditagihkan ke klien merupakan dasar pengenaan pajak.  Sebaliknya, bila hanya sebagai agent, PPN hanya dikenakan atas fee jasa saja. Contoh sederhana: Biaya jasa forwarding: Rp10.000.000 Biaya trucking (reimbursable): Rp5.000.000 → Dasar PPN hanya Rp10.000.000 (bukan total Rp15.000.000). Selain itu, PPN masukan dari vendor seperti trucking atau pergudangan dapat dikreditkan selama faktur pajaknya sesuai dan nama NPWP-nya sama. 2. Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 23/26 Klien biasanya wajib memotong PPh 23 atas jasa freight forwarding dengan tarif sesuai peraturan terbaru. Pemotongan dilakukan pada saat pembayaran atau saat terutang penghasilan.  Bukti potong ini menjadi piutang pajak bagi perusahaan freight forwarding dan akan dikreditkan saat pelaporan SPT tahunan. Jika klien berasal dari luar negeri dan tidak memiliki NPWP Indonesia, maka berlaku PPh 26, dengan tarif sesuai ketentuan pajak internasional atau perjanjian penghindaran pajak berganda (tax treaty) bila ada. 3. Pajak Lain yang Terkait Kadang, freight forwarder juga berurusan dengan biaya pihak ketiga seperti asuransi, fumigasi, stuffing, dan storage. Untuk biaya semacam ini, penting memastikan siapa yang menerbitkan faktur pajak: apakah vendor langsung ke klien, atau melalui freight forwarder sebagai penyalur.  Kesalahan menentukan hal ini bisa membuat laporan pajak tidak sinkron antara faktur keluaran dan masukan. Contoh Perhitungan Pajak Fright Forwarder  Untuk membantu Anda dalam memahaminya, pada artikel ini juga dilengkapi dengan contoh perhitungan pajak. Berikut adalah contoh perhitungannya: 1. Contoh Perhitungan PPN Jasa Freight Forwarding PT Maju Mundur memberikan jasa freight forwarding kepada PT ABC dengan nilai tagihan sebesar Rp20.000.000 (sudah termasuk biaya transportasi).   Langkah Perhitungan: 1. Tentukan Dasar Pengenaan Pajak (DPP) DPP untuk jasa freight forwarding adalah 10% dari nilai tagihan. DPP = 10% x Rp20.000.000 = Rp2.000.000. 2. Hitung PPN Terutang Tarif PPN yang berlaku saat ini 11%. PPN = 11% x DPP = 11% x Rp2.000.000 = Rp220.000. 3. Atau gunakan tarif efektif Tarif  efektif PPN jasa freight forwarding adalah 1,1% dari nilai tagihan. PPN = 1,1% x Rp20.000.000 = Rp220.000. B. Contoh Perhitungan PPh 23 Jasa Freight Forwarding PT ABC memberikan jasa pengurusan transportasi (freight forwarding) kepada PT CBA dengan nilai tagihan Rp800.000.000. 1. Perhitungan PPh 23: = Nilai Bruto x Tarif PPh 23 = Rp800.000.000 x 2% = Rp1.6000.000 Jadi, PT CBA  wajib memotong PPh 23 sebesar Rp1.600.000 dari pembayaran kepada PT ABC dan menyetorkan ke kas negara. Dengan catatan  PT ABC harus menerbitkan bukti potong PPh 23 kepada PT CBA  sebagai bukti pemotongan pajak. Checklist Dokumen Pajak Agar dapat membantu dalam proses audit nantinya, perusahaan fright forwarder harus dapat menyiapkan dokumen berikut ini:  Quotation dan kontrak kerja sama Job order dan cost sheet Invoice vendor pihak ketiga e-Faktur keluaran dan masukan Bukti potong PPh 23/26 Bukti bayar dan rekonsiliasi SPT Memahami perpajakan dalam freight forwarder sangatlah krusial. Sebab, akan mencakup pengaturan dokumen, koordinasi, hingga penagihan. Regulasi di Indonesia, seperti UU PPN dan PPh, serta Peraturan Menteri Keuangan, mengatur jenis pajak ini. Tak hanya itu pemahaman perpajakan juga

Pengelolaan gudang yang efektif tentunya memerlukan elemen pendukung yang terstruktur dengan baik. Salah satunya adalah surat pengiriman barang yang sangat krusial. Hal ini karena, surat tersebut akan menjadi bukti sah bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak yang berwenang dengan kondisi yang sesuai dan lengkap. Apa itu Surat Penerimaan Barang Surat penerimaan barang adalah salah satu jenis dokumen yang dirancang untuk menyatakan barang yang dikirim telah diterima oleh pihak penerima yang dalam kondisi baik dan lengkap. Biasanya, surat ini dikeluarkan oleh staf gudang atau logistik perusahaan untuk bukti bahwa barang telah diterima dari pengirim. Dengan demikian, secara sederhana, surat penerimaan barang dapat diartikan sebagai dokumen resmi yang dibuat untuk mencatat dan mengonfirmasi bahwa barang yang dikirim telah diterima dengan baik dan sesuai spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengiriman. Mengapa Surat Penerimaan barang Perlu Dibuat   Pembuatan surat penerimaan barang, pada dasarnya digunakan oleh penerimaa untuk memvalidasi barang telah diterima dari pengirim. Namun, tidak hanya itu saja pembuatan surat ini juga bermanfaat untuk: 1. Memvalidasi Pengiriman Dengan adanya surat peneriman barang, maka barang yang telah diterima akan divalidasi sesuai dengan spesifikasi yang tertera dalam dokumen pengiriman seperti jumlah, jenis, dan kondisi barang. Sebab, tanpa adanya dokumen ini, barang telah diterima tidak dapat diverifikasi apakah barang telah diterima ataupun tidak. 2. Meningkatkan Pencatatan Stock Barang Selanjutnya, karena barang yang telah diterima akan dicatat, maka itu artinya proses pencatatan inventaris dapat dilakukan dengan akurat dan tepat. Dengan demikian, surat ini akan membantu dalam pengelolaan stok maupun sistem inventaris yang ada. 3. Meningkatkan Keamanan Surat penerimaan barang juga berfungsi dalam menjaga keamanan barang. Sebab, dokumen tersebut digunakan untuk mencatat kondisi barang saat diterima, termasuk apakah ada kerusakan atau kekurangan pada barang yang diterima. 4. Membantu Proses Audit Adanya surat penerimaan barang juga membantu dalam memberikan referensi yang akan berguna untuk proses audit. Hal ini, karena dokumen ini akan diperiksa selama audit dalam memastikan bahwa semua transaksi penerimaan barang tercatat dengan akurat sesuai dengan prosedur yang ada. 5. Meningkatkan Proses Dokumentasi Proses dokumentasi akan meningkat, ketika adanya surat penerimaan barang. Sebab, surat ini tidak hanya mencatata informasi dasar mengenai barang yang diterima, tetapi juga menciptakan sistem data yang terstruktur dalam pengiriman dan penerimaan dokumen. Apa Saja Komponen Utama Dalam Surat Penerimaan Barang Dalam mempermudah pembuatannya, pada surat penerimaan barang tentunya terdapat komponen-komponen utama seperti: 1. Informasi Pengirim dan Penerima Komponen utama yang wajib ada pada surat penerimaan barang adalah informasi pengirim dan penerima wajib ada dengan jelas. Hal ini mampu membantu dalam menghindari kebingungan yang ada. 2. Deskripsi Barang Selain itu, surat penerimaan barang harus mencantumkan deskripsi barang yang diterima, termasuk nama barang, jumlah, ukuran, warna, dan spesifikasi lainnya. Sebab, nantinya akan memudahkan pengecekan barang tersebut apakah telah diterima. 3.Tanggal Penerimaan Komponen selanjutnya adalah terdapat tanggal penerimaan. Sebab, nantinya tanggal ini akan berguna sebagai referensi bagi kedua belah pihak dalam menentukan batas waktu penerimaan barang atau waktu garansi. 4. Kondisi Barang Komponen ini menjadi penting, sebab dengan mengetahui kondisi barang saat diterima, penerima dapat segera mengambil langkah yang diperlukan jika ditemukan kerusakan atau ketidaksesuaian dengan yang tercantum dalam dokumen pengiriman. Cara Membuat Surat Penerimaan Barang Setelah mengetahui komponen-komponen penting dalam surat penerimaan barang, langkah selanjutnya adalah bagaimana menerapkannya pada surat penerimaan barang. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti: 1. Mempersiapkan Format Surat Langkah pertama yang perlu dipersiapkan adalah menyiapkan format (template( surat yang terstruktur, sehingga nantinya dapat dengan mudah untuk digunakan pada pembuatan surat penerimaan barang dikemudian hari. 2. Menuliskan Judul dan Nomer Surat Pada bagian judul, Anda dapat menuliskan dengan jelas “Surat Penerimaan Barang” atau judul yang sesuai dengan konteks penerimaan barang tersebut. Jangan lupa juga untuk menambahkan nomor surat di bagian atas sangat penting untuk mempermudah pelacakan dan pengarsipan surat, terutama jika ada banyak surat penerimaan yang dibuat dalam periode yang sama. 3. Mengisi Identitas Pengirim dan Penerima Surat penerimaan barang harus mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim dan penerima. Ini termasuk nama perusahaan atau individu, alamat, nomor kontak, dan informasi lain yang relevan. Identitas pengirim dan penerima yang jelas membantu dalam menghindari kebingungannya jika ada pertanyaan atau masalah terkait pengiriman barang di kemudian hari. 4. Mencatat Detail Barang Yang Diterima Detail barang yang diterima harus dicatat dengan rinci dan lengkap. Ini meliputi nama barang, jumlah, spesifikasi (seperti ukuran atau model), dan kondisi barang pada saat diterima. Pencatatan yang teliti akan membantu memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pengiriman dan dapat memudahkan pencocokan dengan inventaris gudang. 5. Menuliskan Tanggal Penerimaan Tanggal penerimaan barang harus dicantumkan dengan jelas dalam surat. Hal ini tidak hanya berguna untuk mencatat waktu terjadinya transaksi, tetapi juga untuk keperluan audit dan laporan keuangan. Tanggal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang diterima tepat waktu dan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat. 6. Tanda Tangan dan Stampel Surat penerimaan barang harus ditandatangani oleh pihak yang menerima barang, dan jika diperlukan, juga oleh pihak pengirim. Sehingga, surat ini nantinya menjadi bukti yang sah bahwa barang-barang telah tercatat dan kondisi yang baik. Selain itu, stempel perusahaan juga dapat ditambahkan untuk meningkatkan keabsahan dokumen. Contoh Surat Penerimaan Barang Agar membantu Anda dalam memahaminya, berikut adalah contoh surat penerimaan barang: PT. ABC INDONESIA Jl. Raya No. 123, Jakarta Telp: (021) 12345678 Email: info@abcindonesia.com Surat Penerimaan Barang Nomor: 001/SPB/ABC/IX/2025 Tanggal: 29 Oktober 2025 Kepada: Nama Pengirim: PT. XYZ Supplier Alamat Pengirim: Jl. Pahlawan No. 45, Bandung Telp: (022) 98765432 Dari: Nama Penerima: Gudang PT. ABC Indonesia Alamat Penerima: Jl. Raya No. 123, Jakarta Telp: (021) 12345678 Deskripsi Barang yang Diterima: Nama Barang: Mesin Fotocopy Jumlah: 5 Unit Ukuran: A3 Kondisi: Baik Nomor Seri: MF12345 Nama Barang: Kertas HVS Jumlah: 200 Rim Ukuran: A4 Kondisi: Baik Tanggal Penerimaan: 29 Oktober 2025 Keterangan: Barang diterima dalam keadaan baik dan sesuai dengan yang tercantum dalam Surat Pengiriman Barang (SPB). Tidak ditemukan kerusakan atau kekurangan barang. Penerima: Nama: [Nama Penerima] Tanda Tangan: ___________________ Pengirim: Nama: [Nama Pengirim] Tanda Tangan: ___________________ Oaktree: Bantu Kelola Dokumen Logistik Melalui Jobfile Surat penerimaan barang adalah dokumen yang dirancang sebagai bukti sah bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak penerima dalam kondisi yang baik. Namun, bagaimana jika

Blog Oaktree – Bagi bisnis yang bergerak di bidang ekspor dan impor, ada satu rintangan yang pasti dihadapi Custom Clearance. Proses ini sering dianggap sebagai salah satu bagian paling rumit, birokratis, dan memakan waktu dalam rantai pasok global. Salah satu dokumen saja, atau salah interpretasi aturan, bisa membuat barang Anda tertahan berhari-hari (bahkan berminggu-minggu) di pelabuhan. Di era digital saat ini, proses yang dulunya sangat manual ini mulai bertransformasi berkat teknologi. Memahami alur proses custom clearance dan peran teknologi di dalamnya adalah kunci untuk menghindari penundaan yang merugikan. Artikel ini akan mengupas tuntas apa itu proses custom clearance, tahapan penting di dalamnya, dan bagaimana solusi digital freight forwarding seperti Oaktree.id dapat menyederhanakan segalanya untuk Anda. Apa Sebenarnya Proses Custom Clearance Itu? Proses Custom Clearance adalah serangkaian prosedur administrasi dan kepabeanan yang wajib dilalui untuk melepaskan barang impor dari atau mengirim barang ekspor ke luar wilayah pabean suatu negara (dalam hal ini, Indonesia). Tujuan utamanya adalah: Legalitas: Memastikan barang yang masuk/keluar legal dan mematuhi regulasi (bukan barang larangan/pembatasan atau Lartas). Fiskal: Menghitung dan memungut kewajiban negara, seperti Bea Masuk (BM), Pajak Pertambahan Nilai (PPN), dan Pajak Penghasilan (PPh Pasal 22). Keamanan & Statistik: Melindungi masyarakat dan mencatat data perdagangan internasional. Proses ini melibatkan otoritas resmi, yaitu Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). Tahapan Kunci dalam Proses Custom Clearance Impor Meskipun alurnya bisa bervariasi, berikut adalah tahapan umum yang terjadi saat Anda mengimpor barang: 1. Persiapan Dokumen (Pre-Clearance) (H3) Ini adalah fase paling krusial. Kegagalan di sini akan menghentikan seluruh proses. Dokumen yang wajib disiapkan oleh importir atau forwarder Anda meliputi: Commercial Invoice: Faktur komersial dari penjual. Packing List: Daftar rinci isi kemasan. Bill of Lading (B/L) / Air Waybill (AWB): Bukti pengiriman dari maskapai pelayaran atau penerbangan. Polis Asuransi (jika menggunakan CIF). Sertifikat Asal (Certificate of Origin) (jika diperlukan untuk fasilitas bea masuk). Dokumen Lartas/Perizinan (jika barang Anda termasuk barang Lartas, misal: Izin BPOM, SNI, dll). 2. Pengajuan PIB (Pemberitahuan Impor Barang) Importir atau PPJK (Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan) yang ditunjuk akan mengajukan PIB secara elektronik melalui sistem EDI (Electronic Data Interchange). Pada tahap ini, klasifikasi HS Code (Harmonized System Code) barang ditentukan. Kesalahan penentuan HS Code berakibat fatal pada perbedaan perhitungan pajak. 3. Pembayaran Pajak dan Bea Masuk Setelah PIB diajukan, sistem akan menerbitkan Billing Pajak. Importir wajib membayar total tagihan (Bea Masuk, PPN, PPh) agar proses dapat dilanjutkan. 4. Pemeriksaan Pabean (Jalur Merah, Kuning, Hijau) Ini adalah inti dari clearance. Bea Cukai akan menentukan jalur pemeriksaan: Jalur Hijau: Risiko rendah. Dokumen dianggap sesuai dan barang dapat langsung dikeluarkan tanpa pemeriksaan fisik. Jalur Kuning: Risiko menengah. Hanya pemeriksaan dokumen (verifikasi). Jalur Merah: Risiko tinggi. Dilakukan pemeriksaan fisik barang secara mendalam untuk dicocokkan dengan dokumen PIB. Ini adalah jalur yang paling memakan waktu. 5. Penerbitan SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) Jika semua dokumen valid, pajak lunas, dan pemeriksaan (jika ada) telah selesai, Bea Cukai akan menerbitkan SPPB. Dokumen ini adalah “tiket” resmi untuk mengeluarkan barang Anda dari pelabuhan atau bandara. Peran Teknologi Mengubah Kerumitan Menjadi Efisiensi Secara tradisional, proses di atas melibatkan tumpukan kertas dan interaksi fisik. Namun, teknologi telah mengubahnya secara drastis: Sistem EDI & Portal INSW: Pengajuan dokumen (PIB/PEB) kini 100% digital melalui portal Indonesia National Single Window (INSW) dan sistem Bea Cukai, mengurangi kebutuhan tatap muka. Platform Digital Terintegrasi: Di sinilah perusahaan freight forwarder modern berperan. Mereka tidak lagi hanya mengangkut, tapi menyediakan dashboard digital. Transparansi & Pelacakan (Tracking): Teknologi memungkinkan Anda melacak status pengiriman DAN status custom clearance secara real-time. Anda tahu persis kapan barang Anda submit PIB, kapan masuk jalur merah, atau kapan SPPB terbit. Otomatisasi Dokumen: Mengurangi human error dalam pengisian dokumen berulang kali. Masalah Timbul Saat Teknologi dan Keahlian Tidak Terpadu Meskipun sistem Bea Cukai sudah digital, masalah tetap muncul jika pihak yang mengurusnya (importir atau forwarder) tidak siap. Masalah utamanya adalah: Keahlian PPJK: Salah menentukan HS Code bisa berujung pada denda (restitusi) atau barang tertahan. Fragmentasi Informasi: Anda harus menelepon forwarder untuk cek status kapal, lalu menelepon PPJK untuk cek status clearance. Tidak ada satu sumber kebenaran. Kurangnya Transparansi: Anda tidak tahu mengapa barang Anda tertahan atau berapa biaya pasti yang harus dibayar. Oaktree.id Solusi Custom Clearance & Freight Forwarding dalam Satu Platform Inilah mengapa Anda membutuhkan mitra yang tidak hanya mengurus pengiriman fisik, tetapi juga menguasai teknologi dan regulasi kepabeanan. Oaktree.id adalah digital freight forwarder yang mengintegrasikan kedua layanan vital ini. Kami bukan hanya memindahkan barang Anda; kami mengurus seluruh prosesnya dari awal hingga akhir, termasuk proses custom clearance yang rumit. Bagaimana Oaktree.id Menyelesaikan Masalah Anda: Layanan PPJK In-house yang Ahli (H3) Tim kami adalah praktisi PPJK berlisensi yang memahami seluk-beluk regulasi dan penentuan HS Code. Kami memastikan dokumen Anda akurat sebelum diajukan untuk meminimalisir risiko Jalur Merah. Platform Teknologi Terpadu (H3) Lupakan menelepon banyak pihak. Dengan Oaktree.id, Anda mendapatkan satu dashboard untuk memantau semuanya. Mulai dari pelacakan kapal (freight forwarding) hingga pembaruan status real-time proses custom clearance Anda. Transparansi Penuh (H3) Platform kami memberikan visibilitas penuh atas status dokumen, progres di Bea Cukai, dan rincian biaya. Tidak ada biaya tersembunyi, tidak ada kebingungan. Solusi End-to-End (H3) Oaktree.id menangani seluruh rantai: mulai dari pickup barang di negara asal, pengiriman laut/udara (freight forwarding), pengurusan custom clearance di Indonesia, hingga pengantaran last-mile ke gudang Anda. Jangan Biarkan Custom Clearance Menghambat Bisnis Anda Proses custom clearance memang kompleks dan penuh aturan. Namun, dengan mitra yang tepat, proses ini bisa berjalan mulus, cepat, dan transparan. Berhenti membuang waktu dan energi untuk mengurus birokrasi yang rumit secara terpisah. Manfaatkan solusi terintegrasi dari Oaktree.id yang menggabungkan keahlian PPJK profesional dengan kecanggihan platform digital freight forwarding. Siap merasakan pengalaman ekspor-impor yang lebih lancar, transparan, dan efisien? Diskusikan kebutuhan pengiriman dan custom clearance Anda dengan tim ahli Oaktree.id hari ini. Dapatkan konsultasi gratis dan penawaran terbaik untuk pengiriman Anda.

Blog Oaktree – Industri freight forwarding dikenal dengan persaingan yang sangat ketat dan margin profit yang tipis. Di tengah tuntutan pelanggan akan kecepatan dan transparansi, biaya operasional yang membengkak seringkali menjadi penghalang utama profitabilitas. Mulai dari proses entri data manual yang berulang, dokumen yang tumpang tindih, hingga kesulitan melacak shipment dan penagihan yang rumit—semua ini berkontribusi pada pemborosan waktu, tenaga, dan tentu saja, uang. Digitalisasi bukan lagi pilihan, melainkan keharusan. Artikel ini akan mengulas 5 strategi kunci untuk menekan biaya operasional freight forwarder dan bagaimana software freight forwarding Oaktree.id dapat menjadi solusi terintegrasi Anda. Mengapa Biaya Operasional Freight Forwarder Sering Membengkak? Sebelum masuk ke solusi, kita perlu memahami sumber masalahnya. Biaya operasional di perusahaan freight forwarding seringkali tersembunyi di dalam: Pekerjaan Manual Berulang: Entri data dari sales inquiry, booking, hingga job order sering dilakukan berulang kali di file Excel yang berbeda. Kesalahan Manusia (Human Error): Salah ketik data Bill of Lading (BL), Air Waybill (AWB), atau invoice dapat berakibat fatal, menyebabkan denda dan keterlambatan. Kurangnya Visibilitas: Tim customer service menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk menjawab pertanyaan, “Barang saya sudah sampai mana?” Dokumen Tidak Terpusat: Dokumen penting seperti Packing List, Invoice, dan COO tersimpan di email atau folder yang berbeda-beda, menyulitkan pelacakan dan audit. Proses Penagihan Lambat: Rekonsiliasi biaya dan pembuatan invoice yang lambat menghambat arus kas (cash flow) perusahaan. 5 Strategi Efektif Mengurangi Biaya Operasional Freight Forwarder Untuk mengatasi masalah di atas, berikut adalah 5 strategi yang dapat Anda terapkan: 1. Automasi Proses Entri Data dan Job Order Strategi paling fundamental adalah menghentikan entri data manual yang berulang. Setiap job order (pengiriman), baik itu ekspor, impor, laut, atau udara, memiliki alur kerja yang panjang. Solusi: Gunakan sistem yang dapat mengotomatiskan alur ini. Begitu sales inquiry dikonfirmasi, sistem harus dapat secara otomatis membuat Job Order, shipping instruction, hingga memicu tim operasional—semua dalam satu platform. Ini mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk admin data dan meminimalisir human error. 2. Sentralisasi Manajemen Dokumen (e-Filing) Industri forwarding sangat bergantung pada dokumen (BL/AWB, Commercial Invoice, PEB/PIB, DO). Kehilangan atau keterlambatan dokumen dapat menyebabkan biaya demurrage dan detention yang mahal. Solusi: Terapkan sistem e-Filing terpusat. Setiap dokumen yang terkait dengan satu job order harus dapat diunggah dan disimpan dalam satu folder digital. Ini menghemat biaya cetak, biaya kurir dokumen, dan mempercepat proses kepatuhan (compliance) bea cukai. 3. Sediakan Visibilitas Real-Time untuk Pelanggan (Customer Portal) Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim customer service Anda untuk menjawab email dan telepon pelanggan yang menanyakan status pengiriman? Ini adalah biaya operasional tersembunyi. Solusi: Sediakan Customer Portal di mana pelanggan dapat login dan melacak status shipment mereka secara mandiri (self-service). Ini secara drastis mengurangi beban kerja tim CS, membiarkan mereka fokus pada masalah yang lebih kompleks. 4. Integrasikan Operasional dengan Keuangan (Billing Akurat) Kesalahan penagihan adalah “kebocoran” profit yang senyap. Lupa menagih biaya tambahan (additional cost) atau salah menghitung rate dapat menggerus keuntungan Anda. Solusi: Gunakan software di mana modul operasional dan modul akuntansi terintegrasi. Setiap biaya yang timbul selama proses shipment (biaya trucking, handling, storage) harus tercatat langsung di job order dan otomatis ditarik saat membuat invoice. Ini mempercepat cash flow dan memastikan tidak ada biaya yang terlewat. 5. Standarisasi Alur Kerja (SOP) Digital Jika setiap staf operasional memiliki “cara kerja” sendiri menggunakan Excel yang berbeda-beda, perusahaan Anda tidak akan pernah efisien. Anda perlu standarisasi. Solusi: Implementasikan satu platform terpadu yang “memaksa” semua tim—dari sales, operasional, finance, hingga customer service—untuk bekerja di alur yang sama. Ini menciptakan proses yang standar, transparan, dan mudah diaudit, mengurangi inefisiensi dan tumpang tindih pekerjaan. Solusi Oaktree.id sebagai Software Freight Forwarding Terintegrasi Menerapkan kelima strategi di atas secara manual sangatlah sulit. Anda memerlukan teknologi yang tepat. Oaktree.id adalah software freight forwarding berbasis cloud yang dirancang khusus untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis Anda. Bagaimana Oaktree.id membantu Anda mengurangi biaya operasional? Menjawab Strategi 1 (Automasi): Oaktree.id memiliki modul Sales & Operation yang mengalirkan data secara mulus dari Inquiry, Booking Confirmation, hingga Job Order tanpa perlu entri ganda. Menjawab Strategi 2 (Sentralisasi Dokumen): Fitur e-Filing memungkinkan Anda mengunggah dan menyimpan semua dokumen vital (BL, AWB, Invoice, dll.) langsung ke Job Order terkait. Tidak ada lagi dokumen hilang. Menjawab Strategi 3 (Visibilitas): Oaktree.id menyediakan Customer Portal sehingga pelanggan Anda bisa melacak shipment 24/7. Ini membebaskan waktu tim CS Anda. Menjawab Strategi 4 (Billing Akurat): Modul Billing & Accounting terintegrasi penuh dengan modul operasional. Setiap biaya yang dicatat oleh tim ops akan otomatis muncul sebagai draft invoice, memastikan penagihan 100% akurat dan cepat. Menjawab Strategi 5 (Standarisasi): Oaktree.id menyediakan satu platform tunggal untuk semua departemen. Alur kerja menjadi standar, transparan, dan dapat dipantau langsung oleh manajemen melalui dashboard. Di era digital ini, perusahaan freight forwarder tidak bisa lagi mengandalkan cara manual dan spreadsheet yang terpisah-pisah. Biaya operasional yang tinggi akibat inefisiensi, human error, dan proses yang lambat akan terus menggerus profit Anda. Dengan menerapkan 5 strategi automasi, sentralisasi dokumen, visibilitas pelanggan, integrasi billing, dan standarisasi proses Anda dapat secara signifikan menekan biaya dan meningkatkan layanan. Oaktree.id hadir sebagai solusi software freight forwarding lengkap untuk mewujudkan kelima strategi tersebut dalam satu platform yang mudah digunakan. Jangan biarkan biaya operasional membunuh profit Anda. Hubungi tim Oaktree.id hari ini untuk konsultasi dan demo gratis!

Blog Oaktree – Di era persaingan bisnis yang ketat, kecepatan dan efisiensi adalah raja. Namun, banyak perusahaan masih berjuang dengan satu masalah klasik: biaya logistik yang tinggi. Pengiriman yang terlambat, truk yang kembali ke gudang dalam keadaan setengah kosong, dan sopir yang terjebak macet adalah pemborosan sumber daya yang seharusnya bisa dihindari. Akar masalahnya sering terletak pada manajemen distribusi yang tidak efektif. Mengelola proses distribusi secara manual ibarat mencoba menyelesaikan puzzle rumit dengan mata tertutup. Artikel ini akan mengupas dua tantangan terbesar dalam distribusi optimalisasi rute dan muatan serta bagaimana software distribusi modern seperti Oaktree.id dapat mengubah tantangan tersebut menjadi keuntungan kompetitif. Apa Itu Manajemen Distribusi? Secara sederhana, Manajemen Distribusi adalah serangkaian aktivitas yang mengelola pergerakan barang dari pemasok atau gudang ke pelanggan akhir. Ini bukan hanya soal “mengirim barang”, tetapi sebuah proses strategis yang mencakup: Perencanaan dan penjadwalan pengiriman. Manajemen armada (kendaraan). Pelacakan inventaris selama transit. Optimalisasi rute perjalanan. Manajemen muatan kendaraan. Pengelolaan bukti pengiriman (Proof of Delivery). Tujuan utamanya adalah memastikan barang sampai ke tangan pelanggan dengan tepat waktu, dalam kondisi sempurna, dan dengan biaya seefisien mungkin. Tantangan #1: Mengoptimalkan Rute Perjalanan Tantangan klasik dalam distribusi adalah “Traveling Salesman Problem”. Bayangkan seorang sopir harus mengunjungi 15 toko di berbagai lokasi berbeda dalam satu hari. Apa urutan rute terbaik untuk menghemat waktu dan bahan bakar? Jika hanya 3 titik, mungkin mudah. Tapi jika 15? Atau 50? Masalah yang Timbul Akibat Rute Tidak Optimal: Boros Bahan Bakar: Rute yang berputar-putar atau tumpang tindih secara langsung membakar uang Anda di jalan. Waktu Terbuang: Waktu tempuh yang lebih lama berarti lebih sedikit pengiriman yang bisa dilakukan per hari. Keterlambatan Pengiriman (ETA Meleset): Ini menurunkan kepuasan pelanggan dan merusak reputasi bisnis Anda. Biaya Overtime Sopir: Sopir yang menghabiskan waktu lebih lama di jalan berarti biaya upah lembur yang membengkak. Mengandalkan insting sopir atau perencanaan manual di Google Maps (satu per satu) sudah tidak lagi cukup untuk operasi skala besar. Tantangan #2: Mengoptimalkan Muatan Kendaraan Tantangan besar kedua adalah memastikan setiap kendaraan yang keluar dari gudang terisi secara maksimal. Anda membayar biaya operasional truk (sopir, bensin, perawatan) baik truk itu penuh atau hanya terisi 30%. Truk yang berangkat dengan muatan “kosong” (disebut empty miles) adalah salah satu pemborosan terbesar dalam logistik. Masalah yang Timbul Akibat Muatan Tidak Optimal: Biaya per Pengiriman Tinggi: Jika satu truk hanya membawa 50% kapasitas, Anda pada dasarnya membayar dua kali lipat untuk biaya pengiriman. Kebutuhan Armada Lebih Banyak: Karena kapasitas tidak maksimal, Anda terpaksa harus menambah jumlah rit atau bahkan jumlah kendaraan untuk memenuhi order. Risiko Overload: Sebaliknya, memuat barang tanpa perhitungan (melebihi kapasitas berat atau volume) berisiko merusak kendaraan dan melanggar regulasi lalu lintas. Solusi Teknologi sebagai Otak Operasi Distribusi Anda Mengelola puluhan rute dan ratusan jenis barang secara manual adalah resep bencana. Inilah mengapa perusahaan modern beralih ke Software Manajemen Distribusi (Distribution Management System – DMS). Software ini menggunakan algoritma canggih untuk melakukan apa yang tidak bisa dilakukan manusia: menghitung ribuan skenario dalam hitungan detik untuk menemukan solusi paling efisien. Dan di sinilah Oaktree.id berperan. Oaktree.id adalah platform manajemen distribusi terintegrasi yang dirancang khusus untuk mengatasi tantangan logistik di Indonesia. Platform ini tidak hanya melacak, tetapi secara proaktif merencanakan operasi Anda. 1. Optimalisasi Rute Cerdas dengan Oaktree.id Lupakan perencanaan manual. Dengan Oaktree.id, Anda cukup memasukkan semua daftar pengiriman, dan sistem akan secara otomatis: Membuat Rute Terbaik: Menghitung urutan pengiriman yang paling efisien (rute terpendek dan tercepat) untuk puluhan titik sekaligus. Alokasi Kendaraan Otomatis: Sistem akan merekomendasikan kendaraan mana yang paling pas untuk mengambil rute tersebut, berdasarkan lokasi dan kapasitas. Estimasi Waktu Tiba (ETA) Akurat: Memberikan perkiraan waktu tiba yang realistis kepada pelanggan. 2. Optimalisasi Muatan Maksimal dengan Oaktree.id Oaktree.id memastikan tidak ada ruang yang terbuang. Sistem ini membantu Anda dalam: Perencanaan Muatan (Load Planning): Membantu tim gudang menyusun barang ke dalam truk berdasarkan kapasitas berat (kg) dan volume (CBM). Mengurangi Empty Miles: Memastikan setiap truk berangkat dengan muatan semaksimal mungkin, sehingga mengurangi jumlah rit yang tidak perlu. Konsolidasi Pengiriman: Menggabungkan beberapa order kecil ke dalam satu rute pengiriman secara cerdas. 3. Lebih dari Sekadar Rute dan Muatan Manajemen distribusi yang baik membutuhkan visibilitas penuh. Oaktree.id juga menyediakan: Pelacakan Real-Time: Ketahui di mana posisi setiap sopir Anda secara langsung. Bukti Pengiriman Digital (e-POD): Sopir dapat mengambil foto dan tanda tangan digital langsung di aplikasi, mempercepat proses penagihan. Analisis Kinerja: Dapatkan laporan lengkap tentang biaya per kilometer, ketepatan waktu pengiriman, dan kinerja sopir. Saatnya Berhenti “Kira-Kira” dalam Distribusi Manajemen distribusi bukan lagi sekadar biaya operasional, tapi sebuah senjata strategis. Dengan mengoptimalkan dua aset terbesar Anda rute dan muatan kendaraan Anda dapat secara drastis menekan biaya, meningkatkan kecepatan layanan, dan memenangkan hati pelanggan. Berhenti mengelola logistik dengan cara “kira-kira”. Saatnya beralih ke otomatisasi cerdas. Jangan biarkan kompetitor Anda bergerak lebih efisien. Hubungi tim Oaktree.id hari ini untuk mendapatkan demo gratis dan lihat bagaimana platform kami dapat mentransformasi operasi distribusi Anda.

Pengiriman barang internasional bisa menjadi tantangan, terutama jika melibatkan barang dalam jumlah besar. Salah satu metode pengiriman yang sering digunakan adalah pengiriman lewat kapal laut atau sea freight. Metode ini menjadi pilihan utama bagi banyak pelaku bisnis yang mengirim barang dalam jumlah besar, karena menawarkan biaya yang lebih terjangkau dibandingkan dengan pengiriman udara.    Cara Mengirim Barang Lewat Kapal Laut  Pengiriman menggunakan kapal laut, tidaklah sulit, sebab prosesnya telah terstruktur dengan jelas dan dapat dipersiapkan dengan baik Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dipahami: 1.Persiapkan Barang untuk Pengiriman Langkah pertama dalam pengiriman barang lewat kapal laut adalah memastikan barang yang akan dikirim sudah siap. Tidak semua barang bisa dikirim lewat laut, jadi pastikan barang Anda memenuhi syarat. Barang yang cocok untuk pengiriman laut adalah barang dalam jumlah besar, seperti bahan baku industri, peralatan mesin, atau barang-barang rumah tangga. Selain itu, pastikan barang dikemas dengan aman. Pengemasan yang tepat sangat penting untuk melindungi barang dari kerusakan selama perjalanan laut. Gunakan bahan pengemas yang kuat dan tahan air, terutama untuk barang-barang yang mudah rusak atau terpengaruh kelembaban. 2. Pilih Penyedia Jasa Pengiriman Setelah barang siap, langkah berikutnya adalah memilih penyedia jasa pengiriman yang tepat. Ada banyak perusahaan yang menawarkan layanan sea freight, baik lokal maupun internasional. Pilih penyedia jasa yang memiliki reputasi baik dan menawarkan layanan sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih ekspedisi adalah biaya pengiriman, waktu pengiriman, dan jenis layanan tambahan yang ditawarkan. 3. Persiapkan Dokumen yang Diperlukan Dokumen pengiriman adalah bagian penting dari proses pengiriman barang. Beberapa dokumen yang biasanya diperlukan dalam pengiriman lewat kapal laut antara lain: Bill of Lading (B/L): Dokumen yang berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dan perjanjian antara pengirim dan perusahaan pengiriman. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB): Dokumen yang diperlukan untuk barang yang diekspor dari negara asal. Manifest: Daftar barang yang akan dikirim, biasanya digunakan oleh perusahaan pengiriman untuk mencatat semua barang dalam satu pengiriman. Pastikan semua dokumen ini lengkap dan sesuai dengan regulasi yang berlaku untuk menghindari masalah saat barang tiba di pelabuhan tujuan. 4. Pengajuan Booking Pengiriman Langkah selanjutnya adalah melakukan booking atau pemesanan pengiriman. Biasanya, perusahaan ekspedisi akan meminta Anda untuk mengisi formulir pemesanan dan menentukan jadwal keberangkatan kapal. Setelah booking dikonfirmasi, Anda akan menerima informasi lebih lanjut mengenai pengiriman dan pelacakan barang. 5. Pembayaran dan Konfirmasi Sebelum pengiriman dilakukan, Anda akan diminta untuk membayar biaya pengiriman. Biaya ini biasanya tergantung pada berat dan volume barang, serta tujuan pengiriman. Setelah pembayaran dilakukan, Anda akan menerima konfirmasi pengiriman dan informasi pelacakan untuk memantau perjalanan barang Anda. 6. Pengiriman Barang ke Pelabuhan Setelah pembayaran selesai, Anda harus membawa barang ke pelabuhan untuk dimuat ke kapal. Di pelabuhan, barang akan diperiksa oleh petugas pelabuhan dan siap untuk dimuat ke kapal. Pastikan semua dokumen pengiriman sudah lengkap dan sesuai agar tidak terjadi hambatan di pelabuhan. 7. Pengiriman Barang Melalui Kapal Laut Setelah barang dimuat ke kapal, pengiriman barang akan berlangsung. Biasanya, pengiriman barang lewat kapal laut memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan pengiriman udara. Waktu pengiriman ini bisa bervariasi, tergantung pada jarak dan rute pelayaran yang ditempuh. 8. Pelacakan dan Penerimaan Barang di Tujuan Setelah barang sampai di pelabuhan tujuan, Anda bisa melacak posisi barang menggunakan nomor pelacakan yang diberikan. Barang akan diperiksa di pelabuhan dan kemudian diteruskan ke alamat tujuan. Proses penerimaan barang harus dilakukan oleh penerima dengan membawa dokumen yang sesuai. Berapa Tarif Pengiriman Menggunakan Kapal Laut? Salah satu alasan mengapa pengiriman lewat kapal laut menjadi pilihan banyak orang adalah biayanya yang lebih murah dibandingkan dengan pengiriman udara. Namun, tarif pengiriman lewat kapal laut bisa bervariasi, tergantung pada beberapa faktor. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat mempengaruhi:  1. Berat dan Volume Barang Biaya pengiriman umumnya dihitung berdasarkan berat dan volume barang. Barang yang lebih berat dan lebih besar akan memiliki biaya pengiriman yang lebih tinggi. 2. Tujuan Pengiriman Pengiriman barang ke tujuan yang lebih jauh atau ke negara dengan infrastruktur pelabuhan yang lebih terbatas mungkin akan lebih mahal. 3. Jenis Barang Beberapa barang yang memerlukan perlakuan khusus, seperti barang berbahaya atau barang sensitif, dapat dikenakan biaya tambahan. 4. Asuransi  Jika Anda memilih untuk mengasuransikan barang, biaya pengiriman juga akan meningkat.   Perbandingan Tarif Pengiriman Laut dengan Metode Lain Jika dibandingkan dengan pengiriman udara, pengiriman lewat kapal laut jauh lebih murah. Pengiriman udara sangat cepat, namun tarifnya jauh lebih tinggi, terutama untuk barang dalam jumlah besar. Oleh karena itu, pengiriman laut lebih ideal untuk barang yang tidak memerlukan pengiriman cepat. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan dalam pemilihan metode ini:    Kelebihan Pengiriman Laut  1. Biaya Lebih Murah Pengiriman laut umumnya lebih terjangkau, terutama untuk pengiriman barang dalam jumlah besar atau berat. Ini menjadikannya pilihan yang lebih hemat biaya dibandingkan pengiriman udara. 2. Kapasitas Pengiriman Lebih Besar Kapal laut dapat membawa barang dalam jumlah yang jauh lebih banyak dibandingkan pesawat, cocok untuk pengiriman barang dengan volume besar. 3. Cocok untuk Barang yang Tidak Memerlukan Kecepatan Jika barang tidak memerlukan pengiriman cepat, pengiriman laut menjadi pilihan ideal karena lebih efisien dari segi biaya. 4. Melayani Pengiriman Barang Besar dan Berat Untuk barang-barang besar dan berat, pengiriman laut lebih praktis karena pesawat terbatas dalam kapasitas angkutannya.   Kekurangan Pengiriman Laut: 1. Waktu Pengiriman Lebih Lama Pengiriman lewat kapal laut membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan udara, dengan estimasi pengiriman bisa memakan waktu beberapa minggu, tergantung jarak dan kondisi cuaca. 2. Tergantung pada Jalur Laut Pengiriman laut hanya dapat dilakukan di pelabuhan yang memiliki akses ke jalur laut internasional, yang dapat membatasi pilihan tujuan pengiriman. 3. Risiko Kerusakan karena Kondisi Laut Walaupun jarang, kondisi cuaca buruk atau ombak besar dapat mempengaruhi keselamatan barang yang dikirim melalui laut, meskipun asuransi dapat mengurangi risikonya. 4. Prosedur Pengiriman Lebih Rumit Pengiriman lewat laut biasanya melibatkan prosedur yang lebih panjang dan kompleks, mulai dari dokumen yang lebih banyak hingga pengecekan keamanan barang yang lebih ketat. Kesimpulan Pengiriman barang lewat kapal laut adalah pilihan yang tepat untuk barang dalam jumlah besar dan berat, terutama jika Anda ingin menghemat biaya. Meskipun membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan dengan pengiriman udara, kapal laut menawarkan kapasitas besar dan biaya yang lebih terjangkau. Dengan kompleksitas dan