Dalam satu proses pengiriman, terdapat berbagai dokumen yang digunakan untuk mencatat informasi barang, kemasan, pengangkutan, dan perlakuan yang telah dilakukan seperti Fumigation certificate, bill of lading, dan packing list memiliki fungsi yang berbeda. Namun, ketiganya tetap merujuk pada barang dan shipment yang sama.
Karena itu, informasi utama yang tercantum dalam setiap dokumen perlu konsisten. Perbedaan nomor kontainer, jumlah kemasan, deskripsi barang, atau tujuan pengiriman dapat menimbulkan kebutuhan klarifikasi dan koreksi dokumen.
Mengapa Data Fumigation Certificate Harus Sesuai dengan Bill of Lading dan Packing List?
Kesesuaian data antardokumen diperlukan untuk menunjukkan bahwa fumigation certificate benar-benar diterbitkan untuk barang dan shipment yang dimaksud. Berikut beberapa alasan mengapa data tersebut perlu diperiksa:
1. Memastikan Dokumen Merujuk pada Shipment yang Sama
Bill of lading digunakan untuk mencatat informasi pengangkutan barang. Sementara itu, packing list menjelaskan isi, jumlah, berat, dan jenis kemasan dalam shipment. Fumigation certificate menjadi bukti bahwa barang, kontainer, atau kemasan telah melalui proses fumigasi.
Meskipun memiliki fungsi berbeda, informasi utama dalam ketiga dokumen tersebut harus dapat menunjukkan shipment yang sama. Sebagai contoh, nomor kontainer pada fumigation certificate perlu sesuai dengan bill of lading. Jumlah dan jenis kemasan juga perlu sesuai dengan informasi pada packing list.
Sebab, jika data tersebut berbeda, pihak terkait dapat mempertanyakan apakah fumigasi dilakukan pada barang atau kontainer yang benar.
2. Mempermudah Proses Pemeriksaan Dokumen
Dokumen pengiriman dapat diperiksa oleh berbagai pihak, seperti pembeli, importir, carrier, freight forwarder, bank, atau otoritas terkait. Data yang konsisten membuat proses pencocokan dokumen menjadi lebih mudah.
Sebaliknya, perbedaan informasi dapat menyebabkan pihak terkait meminta klarifikasi atau dokumen tambahan sebelum proses dilanjutkan. Kondisi tersebut dapat memperpanjang proses administrasi, terutama jika perusahaan perlu menghubungi kembali eksportir atau penyedia jasa fumigasi.
3. Mengurangi Risiko Kesalahan Identifikasi Barang
Satu perusahaan dapat menangani beberapa shipment dalam waktu yang berdekatan. Tanpa pengelolaan data yang baik, fumigation certificate untuk satu shipment berisiko tertukar dengan dokumen pengiriman lainnya.
Kesalahan nomor kontainer, deskripsi barang, atau jumlah kemasan dapat membuat sertifikat dikaitkan dengan shipment yang salah. Karena itu, informasi identifikasi perlu diperiksa sebelum sertifikat digunakan atau dikirimkan kepada pihak terkait.
4. Menghindari Koreksi dan Keterlambatan
Ketidaksesuaian data dapat membuat dokumen perlu diperbaiki atau diterbitkan ulang. Proses koreksi membutuhkan koordinasi kembali dengan penyedia fumigasi, eksportir, freight forwarder, atau pihak lainnya.
Apabila koreksi dilakukan mendekati waktu keberangkatan, perusahaan berisiko mengalami keterlambatan pengiriman. Selain waktu, koreksi dokumen juga dapat menimbulkan biaya tambahan apabila barang harus menunggu proses administrasi selesai.
5. Menjaga Kepercayaan Pelanggan
Dokumen yang konsisten menunjukkan bahwa proses administrasi pengiriman dikelola secara teliti dan profesional. Sebaliknya, kesalahan data yang berulang dapat menimbulkan keraguan dari pembeli atau importir.
Dalam kerja sama jangka panjang, akurasi dokumen menjadi salah satu faktor yang dapat memengaruhi kepercayaan pelanggan terhadap kualitas layanan perusahaan.
Contoh Ketidaksesuaian Data yang Terjadi
Ketidaksesuaian data dapat terjadi akibat kesalahan input, penggunaan file lama, atau kurangnya koordinasi antar pihak. Berikut beberapa contoh yang perlu diperhatikan:
1. Nomor Kontainer Berbeda
Nomor kontainer pada fumigation certificate tidak sama dengan nomor yang tercantum pada bill of lading. Kesalahan ini dapat membuat sertifikat dianggap tidak merujuk pada kontainer yang dikirim.
2. Jumlah Kemasan Tidak Sesuai
Packing list mencatat 100 kemasan, sedangkan fumigation certificate hanya mencantumkan 90 kemasan. Perbedaan tersebut dapat menimbulkan pertanyaan mengenai barang mana saja yang telah menjalani fumigasi.
3. Deskripsi Barang Berbeda
Nama atau deskripsi barang pada fumigation certificate berbeda secara signifikan dengan bill of lading dan packing list. Perbedaan format atau singkatan mungkin masih dapat dipahami. Namun, deskripsi tetap harus menunjukkan komoditas yang sama.
4. Berat atau Kuantitas Tidak Sama
Berat, volume, atau jumlah barang pada sertifikat tidak sesuai dengan data shipment. Kondisi ini dapat terjadi apabila data sementara digunakan sebelum packing list selesai dibuat.
5. Nama Eksportir atau Penerima Salah
Kesalahan penulisan nama perusahaan dapat menyebabkan dokumen dianggap tidak sesuai dengan pihak yang tercantum dalam shipment.
6. Negara atau Pelabuhan Tujuan Berbeda
Fumigation certificate mencantumkan negara atau tujuan yang berbeda dari bill of lading. Kesalahan ini dapat terjadi ketika perusahaan menggunakan template atau data dari shipment sebelumnya.
7. Nomor Seal Tidak Sesuai
Jika nomor seal dicantumkan dalam dokumen, informasinya perlu sesuai dengan kontainer yang digunakan. Nomor seal yang salah dapat menyulitkan proses identifikasi saat pemeriksaan.
Checklist Pemeriksaan Dokumen Sebelum Pengiriman
Pemeriksaan perlu dilakukan sebelum fumigation certificate dikirimkan kepada pelanggan atau pihak terkait.
Berikut beberapa data yang perlu dicocokkan.
- Nama eksportir dan penerima
- Deskripsi barang
- Jumlah dan jenis kemasan
- Berat atau kuantitas barang
- Nomor kontainer
- Nomor seal jika dicantumkan
- Negara dan pelabuhan tujuan
- Tanggal pelaksanaan fumigasi
- Referensi job atau shipment
- Informasi lain yang terdapat dalam dokumen pendukung
Selain mencocokkan data, perusahaan juga dapat melakukan beberapa langkah pengendalian berikut.
1. Gunakan Satu Sumber Data Shipment
Informasi utama sebaiknya berasal dari satu sumber data yang sama. Cara ini membantu mencegah setiap divisi menggunakan file atau versi informasi yang berbeda.
2. Pastikan Data Sudah Final
Sebelum data dikirimkan kepada penyedia fumigasi, pastikan informasi mengenai barang, kemasan, dan kontainer sudah final. Menggunakan data sementara dapat meningkatkan risiko terjadinya perubahan setelah sertifikat diterbitkan.
3. Cocokkan dengan Draft Bill of Lading dan Packing List
Setelah fumigation certificate diterima, bandingkan kembali informasinya dengan packing list dan draft bill of lading. Pemeriksaan ini membantu menemukan kesalahan sebelum dokumen digunakan.
4. Lakukan Pemeriksaan oleh PIC Lain
Pemeriksaan oleh orang kedua dapat membantu menemukan kesalahan yang terlewat oleh pembuat dokumen. Perusahaan dapat menerapkan proses maker dan checker sebelum dokumen dinyatakan final.
5. Simpan Hanya Dokumen Final
Hindari menyimpan banyak versi dokumen tanpa penamaan yang jelas. Dokumen final perlu ditandai dan dikelompokkan berdasarkan job agar tidak tertukar dengan versi sebelumnya.
Kelola Dokumen Shipment dengan Sistem Digital
Ketidaksesuaian data sering terjadi karena dokumen dibuat dan disimpan di tempat yang berbeda. Packing list mungkin diterima melalui email, fumigation certificate dikirim melalui aplikasi chat, sedangkan bill of lading disimpan dalam folder operasional.
Kondisi tersebut membuat tim lebih sulit memastikan bahwa seluruh dokumen menggunakan data terbaru. Karena itu, perusahaan freight forwarder membutuhkan sistem digital yang dapat menghubungkan dokumen dengan setiap job terkait.
Oaktree hadir sebagai software freight forwarder yang dapat mengoptimalkan seluruh operational mulai dari penggelolaan job order, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu platform.
Dengan Oaktree, fumigation certificate, bill of lading, packing list, dan dokumen lainnya dapat disimpan berdasarkan shipment yang sama. Pengelolaan dokumen secara terpusat membantu tim melakukan pemeriksaan dan penelusuran dengan lebih terstruktur. Risiko penggunaan dokumen versi lama atau file dari shipment lain juga dapat dikurangi.
Kesimpulan
Fumigation certificate, bill of lading, dan packing list memiliki fungsi yang berbeda. Namun, informasi utama di dalamnya perlu konsisten karena seluruh dokumen tersebut merujuk pada barang dan shipment yang sama. Perusahaan perlu memeriksa nomor kontainer, jumlah kemasan, deskripsi barang, berat, nama pihak terkait, dan tujuan pengiriman sebelum dokumen digunakan.
Checklist pemeriksaan dan penggunaan satu sumber data dapat membantu mencegah koreksi serta keterlambatan. Selain itu, pengelolaan dokumen melalui sistem digital seperti Oaktree dapat membantu perusahaan freight forwarder menyimpan dan menelusuri dokumen shipment secara lebih terpusat dan terstruktur.
