Excel masih menjadi salah satu tools yang banyak digunakan dalam operasional freight forwarding. Mulai dari mencatat shipment, menghitung biaya, menyimpan data pelanggan, hingga membuat laporan, semuanya dapat dilakukan melalui spreadsheet.
Untuk bisnis dengan jumlah pengiriman dan pengguna yang masih terbatas, penggunaan Excel mungkin masih cukup efektif. Namun, seiring bertambahnya volume shipment, dokumen, dan tim yang terlibat, proses kerja berbasis spreadsheet dapat menjadi semakin sulit dikendalikan.
Apakah Excel Masih Cukup untuk Bisnis Freight Forwarding?
Excel bukanlah tools yang buruk. Spreadsheet tetap berguna untuk melakukan perhitungan cepat, analisis data, membuat tabel, atau menyiapkan laporan tambahan. Masalah mulai muncul ketika Excel digunakan sebagai sistem utama untuk mengelola seluruh operasional freight forwarding.
Dalam satu proses pengiriman, perusahaan perlu mengelola banyak informasi, seperti:
- data pelanggan;
- quotation;
- detail shipment;
- dokumen pengiriman;
- biaya operasional;
- invoice;
- status pembayaran;
- serta laporan setiap job.
Jika seluruh informasi tersebut disimpan pada file yang berbeda, proses koordinasi akan menjadi semakin rumit. Tim operasional mungkin memiliki file sendiri, sedangkan finance dan sales menggunakan file lain. Perbedaan versi data dapat menyebabkan informasi tidak sesuai, pekerjaan berulang, dan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Karena itu, penggunaan Excel perlu dievaluasi ketika operasional bisnis mulai berkembang.
Tanda Freight Forwarder Perlu Beralih ke Software Khusus
Sebelum Anda migrasi ke software khusus untuk membantu proses operasional freight forwarder menjadi lebih baik, Anda dapat mempertimbangkan tanda-tanda berikut ini:
1. Jumlah Shipment Terus Bertambah
Semakin banyak shipment yang dikelola, semakin banyak pula data yang perlu dicatat dan diperbarui. Tim harus memantau job order, jadwal keberangkatan, dokumen, biaya, invoice, hingga status pengiriman. Jika seluruh data tersebut masih dikelola melalui spreadsheet, proses pencarian informasi dapat memakan waktu.
File juga akan semakin banyak dan sulit diatur. Dalam kondisi tertentu, tim bahkan perlu membuka beberapa file hanya untuk mengetahui riwayat satu shipment. Ketika jumlah shipment terus meningkat, sistem terpusat dapat membantu perusahaan mengelola data dengan lebih terstruktur.
2. Banyak Tim Menggunakan File yang Berbeda
Operasional freight forwarding biasanya melibatkan beberapa divisi, seperti sales, operasional, finance, dan manajemen.Jika setiap divisi menggunakan file masing-masing, kemungkinan munculnya data yang berbeda akan semakin besar.
Sebagai contoh, tim operasional telah memperbarui biaya sebuah job, tetapi tim finance masih menggunakan versi data sebelumnya. Kondisi ini dapat menyebabkan kesalahan invoice atau laporan. Software khusus membantu setiap tim bekerja menggunakan sumber data yang sama. Pembaruan yang dilakukan pada satu proses dapat digunakan oleh divisi lain tanpa perlu mengirim ulang file.
3. Kesalahan Input Mulai Sering Terjadi
Penggunaan spreadsheet sangat bergantung pada proses input manual. Kesalahan kecil seperti salah memasukkan nomor dokumen, nama pelanggan, biaya, tanggal, atau status shipment dapat memengaruhi proses berikutnya.
Selain itu, formula dalam Excel juga dapat berubah atau terhapus tanpa disadari. Jika kesalahan tersebut baru ditemukan saat pembuatan invoice atau laporan, proses koreksi akan membutuhkan waktu tambahan. Ketika human error mulai sering terjadi, perusahaan perlu menggunakan sistem dengan alur kerja dan format data yang lebih terstruktur.
4. Invoice dan Laporan Semakin Lambat Disiapkan
Data operasional seharusnya dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat invoice dan laporan. Namun, jika data masih tersebar di berbagai file, tim finance perlu mengumpulkan dan memeriksa ulang informasi sebelum membuat tagihan.
Proses tersebut dapat menyebabkan invoice terlambat diterbitkan. Keterlambatan invoice juga dapat memperlambat arus kas perusahaan. Hal yang sama dapat terjadi pada laporan. Manajemen harus menunggu proses rekap manual untuk mengetahui biaya, pendapatan, atau profit dari setiap job.
5. Status Shipment Sulit Dipantau
Excel dapat digunakan untuk mencatat status shipment, tetapi pembaruannya tetap dilakukan secara manual. Ketika jumlah job masih sedikit, proses tersebut mungkin tidak menjadi masalah. Namun, ketika shipment bertambah, tim dapat kesulitan mengetahui job mana yang masih berjalan, tertunda, selesai, atau membutuhkan tindakan.
Kondisi ini dapat memperlambat respons kepada pelanggan dan meningkatkan risiko adanya pekerjaan yang terlewat. Sistem digital dapat membantu perusahaan melihat status shipment dalam satu tampilan yang lebih terstruktur.
6. Dokumen Pengiriman Sulit Ditemukan
Setiap shipment dapat memiliki banyak dokumen, seperti quotation, commercial invoice, packing list, bill of lading, airway bill, dan dokumen kepabeanan. Jika dokumen disimpan di email, chat, komputer pribadi, dan folder yang berbeda, proses pencarian dapat memakan waktu.
Tim juga berisiko menggunakan dokumen versi lama atau kehilangan file penting. Software khusus freight forwarding dapat membantu menghubungkan dokumen dengan setiap job. Dengan begitu, file lebih mudah ditemukan dan ditelusuri ketika dibutuhkan.
7. Jumlah User atau Cabang Bertambah
Semakin banyak pengguna yang terlibat, semakin sulit pula pengelolaan akses melalui spreadsheet. Perusahaan perlu menentukan siapa yang dapat melihat, menambah, mengubah, atau menyetujui data tertentu.
Masalah juga dapat menjadi lebih rumit apabila perusahaan memiliki beberapa cabang. Data operasional dari setiap lokasi perlu dikumpulkan agar dapat dipantau oleh manajemen. Software khusus dapat membantu mengatur akses berdasarkan peran pengguna serta menyatukan data dari beberapa cabang dalam satu sistem.
8. Pelanggan Membutuhkan Informasi Lebih Cepat
Pelanggan membutuhkan kepastian mengenai status shipment, dokumen, biaya, dan estimasi kedatangan barang. Jika tim harus mencari informasi dari beberapa file sebelum memberikan jawaban, waktu respons akan menjadi lebih lama.
Keterlambatan informasi dapat menurunkan kepercayaan pelanggan, terutama ketika terjadi perubahan jadwal atau kendala pengiriman. Dengan sistem yang terpusat, tim dapat mengakses informasi lebih cepat dan memberikan pembaruan yang lebih konsisten.
Perbedaan Excel dan Software Khusus Freight Forwarding
Excel dan software khusus memiliki fungsi yang berbeda. Excel lebih sesuai untuk pengolahan data sederhana dan analisis tambahan, sedangkan software khusus dirancang untuk mendukung alur operasional.
Berikut perbandingan sederhananya:
| Aspek | Excel | Software Khusus |
| Penyimpanan data | Tersebar dalam beberapa file | Tersimpan dalam satu sistem |
| Kolaborasi tim | Berisiko menggunakan versi berbeda | Menggunakan sumber data yang sama |
| Pembaruan status | Dilakukan secara manual | Dikelola melalui alur yang terstruktur |
| Pengelolaan dokumen | Tersimpan di folder terpisah | Dapat dihubungkan dengan setiap job |
| Pembuatan invoice | Perlu rekap data manual | Dapat menggunakan data operasional |
| Pengaturan akses | Sulit dikontrol secara detail | Dapat disesuaikan berdasarkan peran |
| Pembuatan laporan | Perlu dikumpulkan dan diolah ulang | Lebih cepat disiapkan dari data sistem |
Perbedaan ini menunjukkan bahwa software khusus bukan hanya pengganti Excel. Sistem tersebut membantu menghubungkan berbagai proses yang sebelumnya berjalan secara terpisah.
Kelola Operasional Freight Forwarding dengan Oaktree
Oaktree hadir sebagai software yang dikhususkan untuk perusahaan freight forwarder. Sistem ini membantu perusahaan mengelola berbagai proses operasional, seperti:
- job order;
- quotation;
- dokumen pengiriman;
- biaya operasional;
- invoice;
- serta laporan.
Dengan Oaktree, data operasional tidak perlu lagi tersebar pada banyak file Excel. Setiap divisi dapat bekerja menggunakan informasi yang lebih terpusat dan terstruktur.
Penggunaan software khusus juga membantu perusahaan mengurangi proses pencatatan berulang, mempercepat akses informasi, dan meningkatkan visibilitas setiap job.
Conclusion / TL;DR
- Volume meningkat: Data menjadi sulit dikendalikan.
- Data terpecah: Tiap divisi memakai file berbeda (risiko data tidak sinkron).
- Sering Human Error: Input manual rentan kesalahan hitung.
- Proses lambat: Pembuatan invoice dan laporan memakan waktu lama.
- Pelacakan sulit: Status pengiriman dan dokumen sering tercecer.
Kesimpulan
Excel masih dapat digunakan untuk pencatatan dan analisis sederhana. Namun, spreadsheet memiliki keterbatasan ketika digunakan sebagai sistem utama dalam operasional freight forwarding.
Dengan demikian, beralih ke sistem seperti Oaktree dapat membantu perusahaan mengelola job order, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu platform. Dengan proses yang lebih terstruktur, perusahaan freight forwarder dapat meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pelayanan pelanggan, dan mendukung pertumbuhan bisnis.
