Mengirimkan sebuah barang melalui forwarder tentunya membutuhkan lebih dari sekadar kontainer dan jadwal kapal saja. Sebab, ada dokumen pendukung yang menjadi penghubung antara pengirim, forwarder, dan shipping line yaitu Shipping Instruction (SI).
SI adalah dasar pembuatan Bill of Lading (B/L), dokumen resmi yang menjadi bukti kontrak pengangkutan barang antara pengirim dan pihak pelayaran. Tanpa SI yang lengkap dan akurat, proses penerbitan B/L bisa terhambat, bahkan menimbulkan risiko kesalahan data yang berujung pada keterlambatan pengiriman atau biaya tambahan.
Elemen yang Ada pada Shipping Instruction
Karena shipping instruction (SI) berguna untuk membuat Bill of Lading (B/L), maka proses pembuatannya harus menyantumkan informasi yang lengkap dan akurat. Beberapa elemen yang wajib ada antara lain:
1. Data Pengirim dan Penerima
Elemen paling krusial dalam Shipping Instruction (SI) memang terletak pada data pengirim (Shipper) dan penerima (Consignee). Sebab, tanpa informasi yang lengkap, dokumen tidak dapat dasar hukum dan administratif dalam proses pengiriman barang seperti Bill of Lading (B/L)
Sebab, tanpa informasi yang mencantumkan kontrak resmi antara pengirim dan pihak pelayaran, tidak bisa diterbitkan. Dengan demikian, informasi ini bukan hanya sekadar formalitas, melainkan penentu sah atau tidaknya proses pengiriman barang.
2. Detail Barang (Description of Goods)
Tak hanya itu saja, agar shipping information lebih berguna, maka harus terdapat informasi detail mengenai barang yang dikirim mulai dari Jenis barang, jumlah unit, berat, dimensi, hingga HS Code bila diperlukan.
Informasi ini sangatlah penting, karena menjadi dasar bagi banyak proses logistik yang menyangkut biaya, keamanan, dan kepatuhan regulasi. Tanpa informasi detail mengenai barang, shipping instruction akan kehilangan fungsinya sebagai dokumen acuan.
3. Pelabuhan atau Titik Muat dan Tujuan
Agar pengiriman dapat berjalan dengan lancar, penting diingat bahwa mencantumkan pelabuhan atau titik muat (port of loading) dan pelabuhan tujuan (port of discharge) sangatlah krusial.
Sebab, jika informasi semacam ini tidak tercantum. Bisa jadi proses pengiriman akan mengalami hambatan serius. Terutama, ketika barang sedang dalam proses pengiriman bisa saja menjadikan kesalahan rute, atau barang tertahan dipelabuhan yang menyebabkan biaya demurrage menjadi tinggi.
4. Instruksi Penanganan Khusus
Tidak semua barang memiliki penangan yang sama, dengan demikian mencantumkan instruksi penanganan khusus (Handling Instructions) dalam Shipping Instruction (SI) menjadi hal yang sangat penting.
Sebab, melalui pencantuman instruksi penangan khusus, maka perusahaan dapat memastikan bahwa pihak forwarder memahami cara memperlakukan barang yang telah sesaui dengan kebutuhan.
5. Dokumen Pendukung
Terakhir dalam shipping instruktion juga dapat ditambahkan dokumen pendukung lainnya seperti invoice, packing list, sertifikat asal barang (certificate of origin), maupun dokumen tambahan lain yang relevan dengan proses ekspor-impor.
Hal ini karena, akan membantu dalam memperkuat validitas Shipping Instruction (SI) dan memudahkan pihak pelayaran, forwarder, maupun bea cukai dalam melakukan verifikasi.
Mengapa Shipping Instruction yang Lengkap Penting dalam Logistik
Dengan adanya shipping intruction yang lengkap tentu memilikiperan yang sangat besar dalam memastikan seluruh proses logistik berjalan efisien, aman, dan sesuai regulasi. Berikut adalah beberapa alasan mengapa SI lengkap begitu penting:
1. Efisiensi Proses
Shipping Intruction (SI) yang lengkap akan mempercepat proses administrasi logistik. Sebab, Forwarder dan shipping line tidak perlu bolak-balik meminta data tambahan, sehingga Bill of Lading (B/L) bisa diterbitkan tepat waktu dan barang segera dikirim sesuai jadwal.
2. Menghindari Biaya Tambahan
Dokumen yang tidak lengkap sering menimbulkan keterlambatan. Akibatnya, perusahaan bisa dikenakan biaya demurrage (penumpukan kontainer di pelabuhan) atau detention (keterlambatan pengembalian kontainer). Dengan demikian, SI yang lengkap akan membantu dalam menghindari kerugian finansial.
3. Kepatuhan Regulasi Internasional
Setiap negara memiliki aturan ketat terkait ekspor-impor. Sehingga, Shipping intruction yang detail akan memastikan perusahaan patuh terhadap regulasi, sehingga mengurangi risiko penolakan dokumen atau sanksi hukum.
4. Transparansi dan Keamanan
Informasi yang jelas dalam SI memberikan transparansi bagi semua pihak yang terlibat. Hal ini meningkatkan keamanan barang, karena setiap detail tercatat dan bisa diverifikasi dengan mudah.
5. Menjaga Reputasi Bisnis
Perusahaan yang disiplin dalam administrasi dokumen akan lebih dipercaya oleh mitra internasional. SI yang lengkap menunjukkan profesionalisme dan komitmen terhadap kualitas layanan, sehingga reputasi bisnis tetap terjaga.
Kesimpulan
Shipping Instruction (SI) bukan sekadar dokumen administratif, melainkan fondasi kelancaran seluruh proses logistik. Sehingga, shipping intruction yang lengkap akan membantu perusahaan memastikan setiap tahapan pengiriman berjalan efisien, aman, dan sesuai regulasi internasional.
Namun, penyusuan SI secara manual sering kali memakan waktu dan rawan kesalahan. Sehingga di era digital sekarang menggunakan software logistik dapat membantu untuk membuat e-SI secara digital. Oleh karena itu, Oaktree hadir sebagai software logistik yang dirancang khusus untuk bisnis freight forwarder yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan dokumen pengiriman.
Dengan solusi digital seperti Oaktree, freight forwarder tidak lagi perlu khawatir tentang keterlambatan atau kesalahan dokumen. Semua proses bisa dilakukan lebih cepat, lebih aman, dan lebih efisien.
Tertarik untuk menggunakan Oaktree? Yuk hubungi kami sekarang dan dapatkan demo Oaktree secara gratis.
