Efisiensi gudang adalah kunci sukses bisnis logistik. Tanpa sistem pengelolaan yang terstruktur, risiko keterlambatan, kesalahan stok, dan kerugian operasional bisa meningkat drastis.
Sayangnya, proses manual dalam pencatatan stok sering kali menyebabkan ketidaksesuaian data antara sistem dan kondisi nyata di lapangan. Sehingga dalam mengatasi tantangan tersebut, perusahaan perlu mempersiapkan software inventory gudang. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang software inventory gudang meliputi pengertian, manfaat dan cara pengoptimalannya
Apa itu Software Inventory Gudang?
Software inventory gudang adalah sistem digital yang dirancang secara khusus dalam membantu perusahaan untuk mengelola, memantau, dan menganalisis stok barang secara otomatis. Dengan demikian, nantinya setiap pergerakan barang akan tercatat secara real-time.
Walaupun sekilas mirip dengan Warehouse Management System (WMS), software inventory gudang memiliki fungsi yang lebih spesifik. Jika WMS mengatur keseluruhan aktivitas gudang, maka software inventory memastikan data stok selalu akurat dan mudah dipantau.
Sehingga dapat disederhanakan, software inventory adalah “otak” dari manajemen stok di gudang. Sebab, adanya sistem ini akan membantu perusahaan dalam mengetahui kondisi barang sesuai real-time tanpa harus mengecek manual.
Mengapa Perusahaan Logistik Menggunakan Software Inventory Gudang
Dalam meningkatkan efisiensi operasional, software inventory gudang sering digunakan. Berikut adalah manfaat lain dari penggunaan software inventory gudang:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Software inventory gudang akan bermanfaat dalam meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini dikarenakan sistem akan memangkas waktu kerja dengan optimal mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman dapat diotomatiskan dengan sistem yang terintegrasi.
Dengan demikian, tim gudang dapat bekerja lebih efisien dan fokus pada strategis yang lebih bernilai.
2. Meningkatkan Akurasi yang Lebih Tinggi
Menggunakan software inventory gudang juga akan membantu dalam meningkatkan akurasi yang lebih tinggi. Sebab, setiap pergerakan barang akan tercatat secara otomatis di dalam sistem yang terintegrasi mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman.
Karena akurasi data yang lebih tinggi inilah yang mendorong efisiensi kerja dan pengambilan keputusan yang lebih tepat di seluruh lini operasional.
3. Meningkatkan Transparansi Data
Karena semua aktivitas operasional tercatat dalam sistem yang terintegrasi, maka software inventory gudang memungkinkan peningkatan transparansi data di seluruh proses kerja.
Dengan begitu, pihak yang berkepentingan akan mudah dalam mengakses informasi yang sama secara cepat dan akurat melalui data yang telah diinput.
4. Mendukung Skalabilitas Bisnis
Karena software ini bersifat digital, maka proses pengembangannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan skala bisnis. Dengan demikian, software inventory gudang mampu memberikan skalabilitas bisnis. Dengan demikian, software ini akan memberikan stabilitas yang tinggi bagi perusahaan dalam menghadapi pertumbuhan operasional.
Apa Saja Teknik dalam Inventory Gudang
Mengelola stok bukan hanya mencatat barang yang masuk dan keluar. Berikut adalah teknik inventory gudang yang dapat mendukung seperti:
1. FIFO (First In, First Out)
Salah satu teknik yang sering digunakan adalah FIFO (First In, First Out), sesuai namanya teknik ini akan mengatur agar barang yang pertama masuk menjadi barang yang pertama dikeluarkan.
Sehingga nantinya stok tetap berputar dengan baik dan risiko barang rusak atau kedaluwarsa dapat diminimalkan.
2. LIFO (Last In, First Out)
Berbeda dengan FIFO, metode LIFO akan mengutamakan barang yang terakhir masuk untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Teknik ini umumnya digunakan untuk produk non-perishable atau tahan lama, seperti bahan bangunan atau komponen industri.
Melalui teknik ini nantinya agar barang lama tetap tersimpan sebagai cadangan strategis atau untuk kebutuhan jangka panjang.
3. ABC Analysis
Selanjutnya terdapat teknik yang berfokus pada pengelompokan barang berdasarkan nilai dan tingkat pergerakannya. Misal saja Barang kategori A memiliki nilai tinggi dan perputaran cepat, B bernilai sedang, sementara C bernilai rendah dan jarang digunakan.
Dengan demikian metode ini, manajemen gudang dapat menentukan prioritas pengawasan dan pengisian ulang stok berdasarkan kontribusi tiap kategori terhadap profit.
4. Just In Time (JIT)
Metode JIT bertujuan untuk menjaga agar stok barang selalu dalam jumlah minimal saat hanya ada saat dibutuhkan. Teknik ini biasanya dilakukan untuk membantu menekan biaya penyimpanan dan menghindari kelebihan stok.
Namun perlu diketahui, metode ini membutuhkan koordinasi yang sangat baik antara pemasok, gudang, dan tim operasional agar tidak terjadi kekurangan barang.
5. Cross-Docking
Teknik Cross-Docking memungkinkan barang langsung dikirim dari pemasok ke pelanggan tanpa perlu disimpan lama di gudang.
Barang hanya transit sebentar untuk pengecekan dan pengelompokan. Sistem ini efektif untuk perusahaan logistik dengan volume pengiriman tinggi karena dapat mempercepat distribusi dan mengurangi biaya penyimpanan.
Tips Mudah Mengelola Barang dengan Sistem Inventory Gudang
Mengelola barang di gudang bukan sekadar mencatat stok tetapi bagaimana agar alur keluar-masuk barang berjalan secara efisien. Berikut adalah cara mengoptimalkan sistem inventory pada gudang:
1. Tentukan Parameter Stok Minimum dan Maksimum
Setiap jenis barang sebaiknya memiliki batas stok minimum dan maksimum. Sebab, melalui peraturan ini nantinya akan membantu dalam memberitahukan jumlah stok yang menipis atau melebihi kapasitas.
Selain itu, adanya parameter ini juga membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara ketersediaan dan efisiensi penyimpanan.
2. Gunakan Barcode atau SKU
Agar memudahkan pencatatan, Anda dapat menerapkan kode unik atau SKU yang dilengkapi dengan barcode. Sehingga, nantinya saat proses pencatatan staff gudang, akan memindai barang dengan lebih cepat.
3. Lakukan Stock Opname
Walaupun sistem inventory bekerja otomatis, stock opname harus tetap dilakukan secara berkala. Sehingga nantinya dapat membantu dalam memastikan kesesuaian stock antara sistem dengan kondisi real-time di gudang.
4. Integrasikan Data Inventory dengan Sistem Lainnya
Anda dapat memaksimalkan kinerja software inventory gudang dengan cara mengintegrasikannya bersama sistem lain, seperti pembelian (procurement), penjualan (sales order), keuangan (accounting), dan freight forwarder system.
Melalui proses integrasi ini memungkinkan setiap divisi akan dapat mengakses stok secara real-time tanpa adanya perbedaan informasi dengan divisi lain.
Oaktree: Bantu Optimalkan Pengiriman Logistik
Software inventory gudang adalah proses yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola, memantau, dan menganalisis stok barang secara otomatis. Sehingga, penggunaan sistem ini akan membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi.
Tidak sampai disitu saja, dalam memastikan kelancaran proses pengiriman, software ini dapat diintegrasikan dengan sistem freight forwarder. Melalui integrasi tersebut, data pergerakan barang dari gudang hingga tahap distribusi akan tersinkronisasi secara real-time. Itu berarti, ketika barang keluar dari gudang, status pengiriman langsung tercatat di sistem logistik tanpa perlu input manual.
Ingin gudang dan pengiriman Anda bekerja lebih efisien? Anda dapat menggunakan Oaktreee sebagai software freight forwarder yang menawarkan solusi Warehouse Management System (WMS) yang terintegrasi. Sehingga, nantinya stok, pengiriman, ataupun laporan dapat terkelola dengan satu sistem yang cerdas.
Yuk coba oaktree hari ini dan temukan software ini dapat mengubah cara Anda mengelola logistik.
