Dalam dunia bisnis yang semakin berkembang, terutama dalam bidang logistik dan distribusi barang, pengelolaan inventaris adalah aspek yang paling krusial. Sehingga tanpa adanya sistem yang efektif akan menimbulkan berbagai masalah yang bisa dihadapi. 

Disinilah physical inventory system atau sistem inventaris fisik memegang peranan krusial untuk dapat memastikan jumlah barang sesuai dengan stock yang ada. berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya.

Apa itu physical inventory system

Physical inventory system adalah sebuah metode yang digunakan untuk menghitung stok barang dengan pengecekan fisik barang. Sehingga, nantinya jumlah yang ada sesuai dengan catatan yang ada.  

Walaupun terlihat mirip seperti stock opname, namun physical inventory system akan lebih terstruktur dan dilakukan pada interval waktu tertentu. Dengan demikian, tidak adanya selisih antara catatan dan stok yang ada.

Mengapa Physical Inventory System Penting? 

Menerapkan physical inventory system secara rutin memberikan banyak keuntungan strategis. Berikut adalah manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan:

1. Akurasi Data yang Tinggi

Manfaat utama dalam penerapan sistem ini adalah memastikan bahwa data stok barang yang Anda miliki 100% akurat. Data yang akurat merupakan dasar dari pengambilan keputusan bisnis yang tepat.

2. Mendeteksi Masalah Tersembunyi

Proses ini dapat mengungkap adanya barang yang rusak, usang, atau hilang yang mungkin tidak terdeteksi dalam operasional harian.

3. Mencegah Kehabisan atau Kelebihan Stok

Dengan mengetahui jumlah pasti setiap item, Anda dapat merencanakan pembelian kembali (re-order) dengan lebih efektif, menghindari kondisi kehabisan stok (stockout) yang merugikan maupun kelebihan stok (overstock) yang memakan biaya penyimpanan.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketersediaan produk yang terjamin akan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Anda dapat memenuhi pesanan dengan cepat dan akurat.

5. Dasar Laporan Keuangan yang Andal

Nilai inventaris adalah salah satu komponen utama dalam laporan keuangan. Penghitungan fisik memastikan nilai yang dilaporkan akurat, yang penting untuk keperluan pajak dan audit.

Lalu Kapan Sebaiknya Menggunakan Physical Inventory System ? 

Physical Inventory System biasanya diterapkan pada perusahaan secara berkala untuk memastikan bahwa data inventaris yang tercatat sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di lapangan.

Bagaimana Cara Kerja physical inventory system?

Proses kerja physical inventory system dapat dibagi menjadi beberapa tahapan utama yang sistematis untuk menjamin hasil yang akurat. Berikut adalah cara kerjanya:

1. Tahap Perencanaan dan Persiapan 

Sebelum perhitungan stock dengan menggunakan physical inventory system, perencanaan yang matang adalah sebuah kunci. Sebab, pada tahapan ini, segala persiapan akan dilakukan demi kelancaran dalam proses perhitungan. 

Perencanaan yang perlu dipersiapkan seperti penentuan waktu, tim, ataubahkan layout pada gudang.  Dengan demikian perusahaan akan dimudahkan dalam perhitungan dengan metode tersebut.

2. Tahap Penghitungan Fisik

Tahapan berikutnya adalah perhitungan secara fisik. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah barang sesuai antara pada sistem maupun jumlah fisik di gudang atau lokasi penyimpanan. 

Pada tahapan ini, nantinya barang akan dihitung secara langsung satu persatu. Selain itu tiap item akan dicatat dan diperiksa apakah sesuai  dengan stock yang ada apa berbeda.

Untuk efisiensi dan akurasi, penggunaan barcode scanner atau teknologi RFID (Radio-Frequency Identification) sangat dianjurkan. Staf cukup memindai kode pada produk, dan jumlahnya akan otomatis tercatat di sistem.

3. Tahap Rekonsiliasi dan Analisis

Setelah penghitungan selesai, langkah selanjutnya adalah tahapan rekonsiliasi dan analisis. Pada tahap ini, hasil penghitungan fisik dibandingkan dengan catatan yang ada dalam sistem inventaris untuk memverifikasi apakah ada perbedaan antara jumlah barang yang tercatat dan jumlah barang yang dihitung secara fisik. 

Oaktree.id: Software Freight Forwarder Bantu Mengintegrasikan Sistem 

Pengelolaan inventaris yang efektif sangat penting bagi keberhasilan operasional bisnis. Dengan menggunakan physical inventory system, perusahaan dapat memastikan bahwa stok barang selalu tercatat dengan akurat, mengurangi kesalahan dalam pencatatan, dan menjaga kelancaran alur operasional. Namun, untuk meningkatkan efisiensi lebih lanjut dan memastikan proses yang lebih terintegrasi, Anda dapat memanfaatkan Software Freight Forwarder dari Oaktree yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris dan proses pengiriman barang.

Masih mau menggunakan bikin manajemen inventaris dan proses logistik berjalan sendiri-sendiri? Yuk integrasikan physical inventory system dengan teknologi  dari oaktree.id untuk mengotomatiskan logistik, pelacakan akurat dan data inventaris Anda selalu sama. Hubungi kami sekarang dan dapatkan konsultasi secara gratis untuk menggunakan software freight forwarder.