Perbedaan Software Pengiriman Barang Internasional dan TMS

Blog.oaktree.id – Perbedaan software pengiriman barang internasional dan TMS terletak pada proses utama yang dikelola. Software pengiriman internasional membantu mengatur freight forwarding lintas negara, dokumen ekspor-impor, kepabeanan, dan biaya shipment; TMS berfokus pada perencanaan serta pelaksanaan transportasi. Jika bisnis Anda menjalankan kedua jenis proses, pilihan sistem perlu mengikuti alur kerja dan kebutuhan integrasi.

Apa yang dimaksud software pengiriman barang internasional dan TMS?

Software pengiriman barang internasional mengelola proses freight forwarding lintas negara, sedangkan TMS mengelola pergerakan dan pelaksanaan transportasi. Keduanya dapat memiliki fitur yang bersinggungan, sehingga evaluasi sebaiknya melihat alur kerja yang benar-benar didukung, bukan hanya nama kategori produknya.

Fungsi software pengiriman barang internasional

Software pengiriman internasional adalah sistem untuk mengelola siklus shipment lintas negara, mulai dari penawaran dan pemesanan hingga dokumen, koordinasi vendor, penagihan, serta pelaporan biaya. Sistem ini umumnya digunakan perusahaan freight forwarding, EMKL, EMKU, dan PPJK yang perlu melihat status serta biaya pekerjaan dalam satu Jobfile.

Jobfile adalah catatan operasional untuk satu pekerjaan atau shipment yang dapat menghubungkan informasi pelanggan, rute, dokumen, aktivitas, vendor, dan biaya. Dengan data yang terkumpul, tim operasional dan finance dapat meninjau perkembangan pekerjaan serta menghitung pendapatan dan biaya yang terkait.

Fungsi Transportation Management System (TMS)

Transportation Management System (TMS) adalah sistem untuk merencanakan, menjalankan, dan memantau aktivitas transportasi. Fokusnya dapat mencakup penugasan kendaraan, dispatch, pengaturan rute, status pengiriman, dan bukti serah terima, terutama ketika perusahaan perlu mengendalikan pergerakan barang di jalur darat.

TMS membantu menyatukan informasi perjalanan dan pelaksanaan pengiriman agar tim dapat mengetahui tugas yang sedang berjalan. Detail fiturnya tetap berbeda antarproduk, sehingga perusahaan perlu memeriksa dukungan untuk armada, pengemudi, jadwal, dan proses bukti pengiriman yang digunakan.

Mengapa keduanya bisa memiliki fitur yang beririsan?

Keduanya mengelola informasi tentang shipment dan pergerakan barang, sehingga tracking, biaya, dan status pengiriman dapat muncul pada kedua jenis sistem. Perbedaannya biasanya terlihat pada kedalaman proses: sistem freight forwarding menautkan shipment dengan dokumen serta biaya lintas negara, sementara TMS menekankan perencanaan transportasi dan pelaksanaan perjalanan.

Batas fitur tidak selalu sama antarproduk. Ada software freight forwarding yang mencakup trucking, dan ada TMS yang mendukung sebagian aktivitas pengiriman internasional; karena itu, bandingkan skenario kerja yang tersedia dalam demo.

Apa perbedaan utamanya dalam alur kerja dan cakupan fitur?

Perbedaan utamanya terlihat dari tahapan yang menjadi pusat pengelolaan: Jobfile dan dokumen shipment pada software internasional, serta rute dan armada pada TMS. Tabel berikut membantu Anda membandingkan kebutuhan sebelum menilai produk tertentu.

Kriteria	Software pengiriman internasional	TMS
Alur utama	Quotation, booking, Jobfile, koordinasi shipment, dan penyelesaian biaya	Perencanaan transportasi, penugasan, dispatch, dan pemantauan perjalanan
Dokumen	Dapat mendukung dokumen freight dan ekspor-impor sesuai fitur produk	Umumnya berfokus pada dokumen pelaksanaan perjalanan dan bukti pengiriman
Kepabeanan	Periksa dukungan custom clearance, dokumen, dan integrasi yang tersedia	Periksa secara khusus; dukungan kepabeanan tidak otomatis tersedia
Transportasi domestik	Dapat mencakup trucking, tetapi kedalaman pengelolaan armada perlu diuji	Menjadi fokus ketika produk mendukung rute, armada, dan dispatch
Biaya dan pelaporan	Dapat menghubungkan biaya dan invoice dengan shipment atau Jobfile	Dapat melacak biaya transportasi dan kinerja pengiriman sesuai fitur produk

Dari quotation dan booking hingga Jobfile

Dalam alur freight forwarding, pekerjaan biasanya dimulai dari kebutuhan pelanggan dan quotation, lalu berlanjut ke booking dan pencatatan sebagai Jobfile. Tim dapat memakai data pekerjaan itu untuk mengoordinasikan layanan, memperbarui aktivitas, mengelola biaya, dan menyiapkan invoice.

Pada TMS, proses biasanya berpusat pada permintaan transportasi yang perlu dijadwalkan dan ditugaskan. Jika quotation freight, booking, vendor lintas negara, dan margin per shipment penting bagi bisnis Anda, pastikan sistem transportasi pilihan juga mendukung alur tersebut atau dapat bertukar data dengan sistem lain.

Dokumen ekspor-impor dan proses kepabeanan

Software pengiriman internasional lebih relevan ketika tim perlu mengelola dokumen seperti Bill of Lading, Air Waybill (AWB), PIB (Pemberitahuan Impor Barang), PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), HS Code, dan Incoterms. Dukungan setiap jenis dokumen dan fungsi validasinya bergantung pada produk, konfigurasi, serta proses perusahaan.

Untuk proses kepabeanan, tanyakan apakah sistem mendukung custom clearance dan integrasi CEISA 4.0. CEISA berkaitan dengan proses kepabeanan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai; keterhubungan dengan layanan pemerintah maupun Indonesia National Single Window (INSW) perlu diperiksa berdasarkan kebutuhan dan fitur yang tersedia. Tidak semua software menyediakan integrasi yang sama.

Perencanaan rute, armada, dan pengiriman domestik

TMS lebih tepat dievaluasi ketika tantangan utama adalah pengaturan jadwal, penugasan kendaraan, dispatch, rute, dan pemantauan pengiriman domestik. Perusahaan perlu memeriksa apakah sistem mencakup proses dari instruksi perjalanan sampai pembaruan status dan bukti serah terima.

Software pengiriman internasional yang memiliki modul trucking mungkin membantu menyatukan pekerjaan darat dengan Jobfile, tetapi hal itu belum tentu menggantikan kebutuhan pengelolaan armada yang rinci. Uji kemampuan produk dengan alur operasional aktual, termasuk perubahan jadwal dan pencatatan hasil pengiriman.

Tracking, biaya, invoicing, dan pelaporan

Tracking dan pengelolaan biaya dapat tersedia pada kedua jenis sistem, tetapi konteksnya berbeda. Sistem freight forwarding dapat mengaitkan biaya, pendapatan, dan invoice dengan shipment; TMS dapat menampilkan status pelaksanaan transportasi dan biaya perjalanan sesuai fitur produk.

Untuk menghindari data terpisah, periksa bagaimana sistem menyajikan status, biaya, dan laporan untuk tim operasional maupun finance. Tanyakan juga apakah laporan dapat ditinjau berdasarkan Jobfile, pelanggan, cabang, atau ukuran operasional lain yang memang dibutuhkan perusahaan.

Bisnis seperti apa yang lebih membutuhkan software pengiriman internasional?

Software pengiriman internasional lebih sesuai untuk perusahaan yang mengelola banyak shipment lintas negara, dokumen ekspor-impor, dan biaya per Jobfile. Pilihan ini relevan ketika pekerjaan tim tidak berhenti pada pemindahan barang, tetapi juga mencakup koordinasi vendor, kepabeanan, dan penagihan kepada pelanggan.

Freight forwarding, EMKL, EMKU, dan PPJK

Perusahaan freight forwarding, EMKL, EMKU, dan PPJK dapat membutuhkan sistem untuk menghubungkan quotation, dokumen, aktivitas operasional, vendor, dan finance. Ketika informasi tiap pekerjaan tersebar di banyak file atau aplikasi, satu sistem pengelolaan shipment dapat membantu tim melihat konteks Jobfile yang sama.

Untuk EMKL atau PPJK, cocokkan kebutuhan dokumen dan custom clearance dengan proses yang dijalankan perusahaan. Jangan berasumsi bahwa label software freight forwarding menjamin seluruh alur atau integrasi kepabeanan sudah tersedia; minta penjelasan fitur dan uji skenario kerja sendiri.

Bisnis dengan pengiriman ocean freight atau air freight

Ocean Freight dan Air Freight melibatkan koordinasi shipment serta dokumen yang berbeda dari pengiriman domestik biasa. Perusahaan yang melayani kedua jenis pengiriman sebaiknya memastikan sistem mampu menghubungkan dokumen, aktivitas, biaya, dan status pekerjaan pada satu catatan yang mudah ditelusuri.

Perusahaan yang menangani dokumen dan biaya lintas shipment

Software pengiriman internasional dapat menjadi sistem utama ketika perusahaan perlu memantau margin per Jobfile, biaya vendor, invoice, dan progres dokumen. Dukungan integrasi CEISA 4.0 juga patut dievaluasi jika alur kerja Anda berkaitan dengan dokumen dan proses Direktorat Jenderal Bea dan Cukai; periksa cakupan integrasi secara langsung kepada penyedia.

Kapan TMS lebih tepat untuk operasional bisnis?

TMS lebih tepat ketika masalah utama bisnis adalah mengatur dan memantau pergerakan barang, terutama untuk trucking domestik dan distribusi. Jika dokumen lintas negara bukan pusat pekerjaan, kedalaman fitur transportasi dapat menjadi kriteria utama pemilihan.

Trucking domestik dan distribusi

Perusahaan trucking dan distribusi perlu meninjau kemampuan sistem untuk menyusun pengiriman, mengelola penugasan, dan memantau pelaksanaan perjalanan. TMS untuk trucking dapat menjadi pilihan saat tim membutuhkan visibilitas terhadap tugas pengiriman dan kendaraan yang digunakan.

Perusahaan dengan layanan gudang juga dapat memerlukan Warehouse Management System (WMS) untuk mengelola aktivitas pergudangan. Pastikan kebutuhan gudang, transportasi, dan administrasi shipment bisa terhubung sesuai alur yang digunakan, baik melalui satu platform maupun integrasi.

Pengelolaan armada, rute, dan penugasan pengiriman

Jika kendala muncul saat memilih kendaraan, membagi tugas, mengatur jadwal, atau memperbarui rute, prioritaskan evaluasi fitur TMS tersebut. Periksa kemudahan pembaruan status dan akses informasi bagi dispatcher, pengemudi, serta tim yang memantau pengiriman.

Pemantauan status dan bukti serah terima

Visibilitas perjalanan dan bukti bahwa barang telah diserahkan penting bagi perusahaan yang perlu menindaklanjuti status pengiriman. Tanyakan bagaimana pembaruan status dicatat, bagaimana bukti serah terima disimpan, dan apakah informasi itu dapat dilihat oleh tim yang membutuhkan.

Apakah bisnis perlu memilih salah satu atau menggunakan keduanya?

Pilih satu sistem utama jika mayoritas kebutuhan operasional berada pada satu alur, dan pertimbangkan kombinasi jika bisnis menjalankan freight forwarding sekaligus transportasi yang membutuhkan pengelolaan khusus. Keputusan sebaiknya didasarkan pada titik masalah operasional, bukan banyaknya fitur dalam daftar produk.

Gunakan software pengiriman internasional sebagai sistem utama

Jadikan software pengiriman internasional sebagai sistem utama bila proses inti dimulai dari quotation dan booking, kemudian berkembang menjadi Jobfile, pengelolaan dokumen, koordinasi vendor, kepabeanan, dan invoicing. Ini membantu menjaga keterkaitan informasi shipment dan biaya dalam alur yang sama.

Gunakan TMS sebagai sistem utama

Jadikan TMS sebagai sistem utama bila pekerjaan paling penting adalah mengatur rute, jadwal, armada, dispatch, dan bukti serah terima. Pilihan ini masuk akal untuk bisnis yang pergerakan barang domestiknya menjadi fokus dan tidak memerlukan pengelolaan dokumen lintas negara sebagai alur utama.

Kombinasikan sistem melalui integrasi

Kombinasi dapat membantu perusahaan yang menangani pengiriman internasional dan trucking atau distribusi, asalkan pembagian fungsi dan kepemilikan datanya jelas. Sebelum implementasi, uji integrasi, sinkronisasi nomor shipment, status, biaya, dan bukti pengiriman, serta tentukan aplikasi mana yang menjadi sumber data utama.

Perhatikan juga potensi input ganda apabila tim harus memasukkan informasi yang sama ke dua sistem. Jika integrasi belum tersedia atau tidak sesuai kebutuhan, hitung dampak proses manual dan pastikan tanggung jawab pembaruan data ditetapkan.

Bagaimana memilih software yang sesuai untuk perusahaan?

Pilih sistem dengan mencocokkan layanan, dokumen, keuangan, integrasi, dan laporan terhadap proses harian perusahaan. Demo dengan skenario operasional sendiri lebih berguna daripada menilai produk hanya dari daftar fitur umum.

Petakan proses dan layanan yang dijalankan

Mulailah dengan mencatat layanan yang dijalankan: Ocean Freight, Air Freight, Trucking, Custom Clearance, atau Warehouse. Tentukan juga bagian proses yang ingin disatukan, dari prospek dan quotation sampai Jobfile, pelaksanaan, biaya, serta pelaporan.

Periksa dukungan dokumen, keuangan, dan reporting

Pastikan sistem mendukung dokumen ekspor-impor, invoice, pencatatan biaya, dan laporan yang dibutuhkan tim operasional maupun finance. Periksa apakah laporan dapat menunjukkan progres pekerjaan, outstanding, dan hasil keuangan sesuai cara perusahaan melakukan evaluasi.

Evaluasi integrasi, kustomisasi, dan visibilitas data

Gunakan checklist berikut untuk membandingkan pilihan software manajemen logistik:

• Apakah alur Ocean Freight, Air Freight, Trucking, Custom Clearance, dan Warehouse yang Anda jalankan didukung?
• Apakah kebutuhan integrasi CEISA 4.0 dan pertukaran data kepabeanan sudah dijelaskan secara spesifik?
• Apakah integrasi dengan Accurate, tanda tangan digital, banking, payment, atau API dibutuhkan dan tersedia?
• Apakah sistem mendukung kebutuhan multi-cabang, hak akses, laporan, dan visibilitas data antarbagian?
• Apakah staf dapat menjalankan proses tanpa menambah input berulang yang tidak perlu?

Biaya software perlu dinilai dari keseluruhan kebutuhan, bukan hanya biaya berlangganan. Tanyakan komponen biaya yang berkaitan dengan modul, jumlah pengguna atau entitas bila relevan, implementasi, kustomisasi, integrasi, dukungan, dan perubahan kebutuhan; bandingkan dengan proses manual yang hendak diperbaiki. Harga Oaktree tidak dipublikasikan dan penawaran disesuaikan dengan kebutuhan setelah demo.

Uji melalui demo dengan skenario operasional sendiri

Siapkan contoh pekerjaan yang mencerminkan kegiatan perusahaan sebelum meminta demo. Telusuri bagaimana data masuk, siapa yang memperbarui status, dokumen apa yang dibuat, bagaimana biaya ditautkan, dan seperti apa laporan akhirnya.

1. Tentukan satu skenario shipment atau pengiriman yang mewakili proses utama perusahaan.
2. Uji alur dari pembuatan pekerjaan hingga pembaruan status, dokumen, dan pencatatan biaya.
3. Periksa laporan, integrasi, hak akses, serta kemungkinan kustomisasi yang diperlukan.
4. Catat proses yang masih manual, lalu bandingkan hasilnya dengan kebutuhan tim.

Oaktree, software freight forwarding dan logistik berbasis cloud yang dikembangkan oleh PT Rimba Ananta Vikasa Indonesia, menyediakan satu platform untuk operasional, keuangan, CRM, reporting, dan integrasi CEISA dengan 30+ modul terintegrasi. Cakupannya mendukung Ocean Freight, Air Freight, Trucking, Custom Clearance, dan Warehouse, dengan kustomisasi sesuai kebutuhan tertentu. Calon pengguna dapat meminta demo gratis untuk menguji skenario kerja sebelum berlangganan.

Pada akhirnya, perbedaan software pengiriman barang internasional dan TMS bukan sekadar soal nama, melainkan alur yang harus dikendalikan bisnis. Pilih software pengiriman internasional untuk mengelola shipment, dokumen, kepabeanan, dan biaya lintas negara; pilih TMS untuk mengatur transportasi dan armada. Jika perusahaan membutuhkan keduanya, pastikan integrasi membuat data tetap konsisten dan proses kerja lebih jelas.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman oaktree.id.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman software logistik.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan software freight forwarding dan TMS?

Software freight forwarding mengelola shipment lintas negara, dokumen, proses kepabeanan, dan biaya per Jobfile. TMS berfokus pada transportasi, seperti penjadwalan, rute, armada, dispatch, serta pemantauan pengiriman.

Apakah TMS bisa digunakan untuk pengiriman internasional?

Bisa, jika cakupan produk TMS mendukung kebutuhan pengiriman internasional yang Anda jalankan. Periksa apakah sistem juga menangani dokumen ekspor-impor, proses bea cukai, dan biaya shipment, karena kemampuan tersebut berbeda antarproduk.

Apakah software pengiriman internasional mencakup trucking domestik?

Sebagian produk mendukung layanan trucking, tetapi kedalaman fiturnya perlu diperiksa. Pastikan sistem dapat mengelola kebutuhan armada, penugasan, rute, status, dan bukti serah terima sesuai proses Anda.

Apakah TMS dapat mengelola dokumen PIB dan PEB?

Kemampuan tersebut bergantung pada fitur produk yang dipilih; TMS tidak otomatis mencakup pengelolaan PIB dan PEB. Untuk proses kepabeanan, tanyakan secara khusus dukungan dokumen, alur persetujuan, dan integrasi yang tersedia.

Bisakah software pengiriman internasional dan TMS diintegrasikan?

Bisa jika kedua sistem menyediakan integrasi yang sesuai, misalnya melalui API atau konektor yang disepakati. Sebelum memilih, uji sinkronisasi data shipment, biaya, status, dan bukti pengiriman agar input ganda dapat dikurangi.