Dalam dunia freight forwarding, invoice bukan sekadar dokumen penagihan. Tetapi menjadi bagian krusial dalam menjaga transparansi biaya, memastikan kelancaran arus kas, dan membangun kepercayaan antara forwarder dan klien.
Sebab, tanpa adanya invoice, bisnis freight forwarding berisiko menghadapi kesalahpahaman, keterlambatan pembayaran, hingga hilangnya reputasi di mata pelanggan. Agar lebih jelas artikel ini akan membahas detail tentang invoice untuk bisnis forwarder.
Apa Itu Invoice Forwarder?
Invoice Forwarder adalah dokumen keuangan yang digunakan oleh perusahaan freight forwarding untuk mencatat biaya layanan pengiriman barang. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi antara forwarder dan klien.
Biasanya pada invoice ini akan mencakup segala jenis hal seperti biaya pengurusan pengiriman barang, pengangkutan, handling di pelabuhan atau bandara, pengurusan dokumen, hingga layanan tambah seperti trucking ataupun warehousing.
Walaupun terlihat mirip dengan commercial invoice, invoice ini akan berfokus pada biaya jasa logistik yang dikaitkan dengan data shipment tertentu seperti Bill of Lading (BL), Air Waybill (AWB), job number, rute pengiriman, serta detail kontainer atau berat kargo.
Mengapa Forwarder Memerlukan Invoice?
Bagi perusahaan freight forwarding, invoice memiliki fungsi yang jauh lebih strategis daripada sekadar alat penagihan. Berikut adalah manfaat dari penggunaan invoice dalam bisnis forwarder:
1. Menjaga Kelancaran Arus Kas (Cash Flow)
Invoice menjadi dasar bagi perusahaan forwarder untuk menagih pembayaran atas jasa yang telah diberikan. Terutama jika invoice dapat diterbitkan secara tepat dan akurat makan proses pembayaran akan dilakukan oleh pelanggan dengan cepat. Akibatnya, nanti dapat membantu dalam menjaga stabilitas arus kas perusahaan.
2. Sebagai Bukti Resmi Pemberian Layanan
Invoice berfungsi sebagai dokumen resmi yang menunjukkan bahwa perusahaan forwarder telah memberikan layanan tertentu kepada pelanggan. Rincian jasa seperti freight, handling, trucking, storage, dan biaya dokumen menjadi bukti transparan atas layanan yang diberikan, sehingga meminimalkan potensi kesalahpahaman dan sengketa.
3. Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan Pelanggan
Karena informasi keseluruhan biaya telah tercantum dengan detail, maka customer dapat memahami apa saja yang perlu dibayar oleh perusahaan forwarder. Sehingga, invoice yang jelas sering berguna sebagai salah satu cara untuk membangun kepercayaan jangka panjang, terutama dalam kerja sama bisnis yang berkelanjutan antara forwarder dan klien.
4. Mengontrol Biaya dan Margin Keuntungan
Invoice membantu manajemen forwarder dalam membandingkan biaya operasional (cost) dengan harga jual (selling price). Dari sini, perusahaan dapat mengevaluasi margin keuntungan setiap pengiriman dan memastikan bahwa setiap job tetap menguntungkan. Tanpa invoice yang tertata, pengendalian margin akan sulit dilakukan.
5. Memudahkan Proses Audit dan Rekonsiliasi Keuangan
Dalam proses audit internal maupun eksternal, invoice menjadi salah satu dokumen utama yang diperiksa. Invoice yang rapi dan terdokumentasi dengan baik memudahkan proses rekonsiliasi antara data operasional dan laporan keuangan, serta mengurangi risiko temuan audit.
Cara Membuat Invoice Forwarder
Membuat invoice forwarder sebenarnya tidak sulit, tetapi membutuhkan ketelitian agar seluruh data yang tercantum akurat, transparan, dan mudah dipahami oleh pelanggan. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Kumpulkan Data Pengiriman
Agar mempermudah Anda dalam membuat Invoice Forwarder, maka langkah awal yang diperlukan adalah mengumpulkan seluruh data pengiriman secara lengkap dan akurat.
Data ini mencakup detail barang yang dikirim, rute perjalanan, biaya transportasi, serta identitas pihak pengirim dan penerima. Dengan informasi yang terstruktur sejak awal, proses pembuatan invoice akan lebih cepat, transparan, dan minim kesalahan.
2. Tambahkan Biaya Tambahan
Langkah selanjutnya tentunya Anda dapat menambahkan biaya tambahan yang relevan dengan proses pengiriman. Biaya ini bisa mencakup handling, penyimpanan (storage), pajak, atau administrasi yang muncul di luar ongkos transportasi utama.
Dengan mencatat biaya tambahan secara detail, invoice forwarder akan lebih transparan dan membantu klien memahami total biaya yang harus dibayarkan.
3. Gunakan Template Standar
Agar lebih profesional, maka invoice forwarder yang diterbitkan haruslah konsisten. Konsistensi ini bisa dicapai dengan menggunakan template standar yang memuat elemen-elemen penting seperti identitas perusahaan, detail pengiriman, rincian biaya, serta informasi pembayaran.
Dengan adanya format yang seragam, klien akan lebih mudah memahami isi invoice dan perusahaan terlihat lebih kredibel.
4. Periksa Akurasi Data
Sebelum menyerahkan invoice kepada klien, periksa akurasi data secara menyeluruh. Pastikan setiap detail pengiriman, biaya tambahan, serta informasi pembayaran sudah sesuai dengan dokumen pendukung.
Kesalahan sekecil apa pun, seperti salah input angka atau keliru mencatat nama klien, dapat menimbulkan masalah serius dalam proses penagihan dan merusak kepercayaan bisnis.
5. Simpan dan Arsipkan
Langkah terakhir yang bersifat opsional namun sangat disarankan adalah menyimpan dan mengarsipkan invoice forwarder. Dengan arsip yang rapi, perusahaan dapat dengan mudah melakukan audit, melacak riwayat transaksi, serta menyelesaikan potensi sengketa dengan klien.
Jika perusahaan Anda telah menggunakan sistem invoice digital, sangatlah penting untuk melakukan backup secara berkala, agar file invoice dapar selalu tersimpan pada device dan memudahkan untuk audit.
Oaktree: Permudah Kelola Invoice Perusahaan Forwarder
Invoice forwarder bukan hanya sekadar dokumen penagihan, tetapi bagian penting dalam menjaga transparansi biaya, akurasi keuangan, dan profesionalitas bisnis freight forwarding. Dengan langkah-langkah yang tepat, invoice dapat membantu forwarder mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan kepercayaan klien terhadap layanan yang diberikan.
Namun, proses manual sering kali menyita waktu dan tenaga. Di era digital, forwarder dituntut untuk lebih efisien dan profesional dalam mengelola dokumen keuangan. Oleh karena itu, Oaktree hadir sebagai software freight forwarder untuk membantu forwarder mengelola invoice dengan mudah.
Tertarik untuk menggunakan Oaktree? Yuk hubungi kami sekarang dan dapatkan demonya secara gratis.
