Blog Oaktree – Industri freight forwarding dikenal dengan persaingan yang sangat ketat dan margin profit yang tipis. Di tengah tuntutan pelanggan akan kecepatan dan transparansi, biaya operasional yang membengkak seringkali menjadi penghalang utama profitabilitas.
Mulai dari proses entri data manual yang berulang, dokumen yang tumpang tindih, hingga kesulitan melacak shipment dan penagihan yang rumit—semua ini berkontribusi pada pemborosan waktu, tenaga, dan tentu saja, uang.
Digitalisasi bukan lagi pilihan, melainkan keharusan. Artikel ini akan mengulas 5 strategi kunci untuk menekan biaya operasional freight forwarder dan bagaimana software freight forwarding Oaktree.id dapat menjadi solusi terintegrasi Anda.
Mengapa Biaya Operasional Freight Forwarder Sering Membengkak?
Sebelum masuk ke solusi, kita perlu memahami sumber masalahnya. Biaya operasional di perusahaan freight forwarding seringkali tersembunyi di dalam:
- Pekerjaan Manual Berulang: Entri data dari sales inquiry, booking, hingga job order sering dilakukan berulang kali di file Excel yang berbeda.
- Kesalahan Manusia (Human Error): Salah ketik data Bill of Lading (BL), Air Waybill (AWB), atau invoice dapat berakibat fatal, menyebabkan denda dan keterlambatan.
- Kurangnya Visibilitas: Tim customer service menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk menjawab pertanyaan, “Barang saya sudah sampai mana?”
- Dokumen Tidak Terpusat: Dokumen penting seperti Packing List, Invoice, dan COO tersimpan di email atau folder yang berbeda-beda, menyulitkan pelacakan dan audit.
- Proses Penagihan Lambat: Rekonsiliasi biaya dan pembuatan invoice yang lambat menghambat arus kas (cash flow) perusahaan.
5 Strategi Efektif Mengurangi Biaya Operasional Freight Forwarder
Untuk mengatasi masalah di atas, berikut adalah 5 strategi yang dapat Anda terapkan:
1. Automasi Proses Entri Data dan Job Order
Strategi paling fundamental adalah menghentikan entri data manual yang berulang. Setiap job order (pengiriman), baik itu ekspor, impor, laut, atau udara, memiliki alur kerja yang panjang.
- Solusi: Gunakan sistem yang dapat mengotomatiskan alur ini. Begitu sales inquiry dikonfirmasi, sistem harus dapat secara otomatis membuat Job Order, shipping instruction, hingga memicu tim operasional—semua dalam satu platform. Ini mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk admin data dan meminimalisir human error.
2. Sentralisasi Manajemen Dokumen (e-Filing)
Industri forwarding sangat bergantung pada dokumen (BL/AWB, Commercial Invoice, PEB/PIB, DO). Kehilangan atau keterlambatan dokumen dapat menyebabkan biaya demurrage dan detention yang mahal.
- Solusi: Terapkan sistem e-Filing terpusat. Setiap dokumen yang terkait dengan satu job order harus dapat diunggah dan disimpan dalam satu folder digital. Ini menghemat biaya cetak, biaya kurir dokumen, dan mempercepat proses kepatuhan (compliance) bea cukai.
3. Sediakan Visibilitas Real-Time untuk Pelanggan (Customer Portal)
Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim customer service Anda untuk menjawab email dan telepon pelanggan yang menanyakan status pengiriman? Ini adalah biaya operasional tersembunyi.
- Solusi: Sediakan Customer Portal di mana pelanggan dapat login dan melacak status shipment mereka secara mandiri (self-service). Ini secara drastis mengurangi beban kerja tim CS, membiarkan mereka fokus pada masalah yang lebih kompleks.
4. Integrasikan Operasional dengan Keuangan (Billing Akurat)
Kesalahan penagihan adalah “kebocoran” profit yang senyap. Lupa menagih biaya tambahan (additional cost) atau salah menghitung rate dapat menggerus keuntungan Anda.
- Solusi: Gunakan software di mana modul operasional dan modul akuntansi terintegrasi. Setiap biaya yang timbul selama proses shipment (biaya trucking, handling, storage) harus tercatat langsung di job order dan otomatis ditarik saat membuat invoice. Ini mempercepat cash flow dan memastikan tidak ada biaya yang terlewat.
5. Standarisasi Alur Kerja (SOP) Digital
Jika setiap staf operasional memiliki “cara kerja” sendiri menggunakan Excel yang berbeda-beda, perusahaan Anda tidak akan pernah efisien. Anda perlu standarisasi.
- Solusi: Implementasikan satu platform terpadu yang “memaksa” semua tim—dari sales, operasional, finance, hingga customer service—untuk bekerja di alur yang sama. Ini menciptakan proses yang standar, transparan, dan mudah diaudit, mengurangi inefisiensi dan tumpang tindih pekerjaan.
Solusi Oaktree.id sebagai Software Freight Forwarding Terintegrasi
Menerapkan kelima strategi di atas secara manual sangatlah sulit. Anda memerlukan teknologi yang tepat. Oaktree.id adalah software freight forwarding berbasis cloud yang dirancang khusus untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis Anda.
Bagaimana Oaktree.id membantu Anda mengurangi biaya operasional?
- Menjawab Strategi 1 (Automasi): Oaktree.id memiliki modul Sales & Operation yang mengalirkan data secara mulus dari Inquiry, Booking Confirmation, hingga Job Order tanpa perlu entri ganda.
- Menjawab Strategi 2 (Sentralisasi Dokumen): Fitur e-Filing memungkinkan Anda mengunggah dan menyimpan semua dokumen vital (BL, AWB, Invoice, dll.) langsung ke Job Order terkait. Tidak ada lagi dokumen hilang.
- Menjawab Strategi 3 (Visibilitas): Oaktree.id menyediakan Customer Portal sehingga pelanggan Anda bisa melacak shipment 24/7. Ini membebaskan waktu tim CS Anda.
- Menjawab Strategi 4 (Billing Akurat): Modul Billing & Accounting terintegrasi penuh dengan modul operasional. Setiap biaya yang dicatat oleh tim ops akan otomatis muncul sebagai draft invoice, memastikan penagihan 100% akurat dan cepat.
- Menjawab Strategi 5 (Standarisasi): Oaktree.id menyediakan satu platform tunggal untuk semua departemen. Alur kerja menjadi standar, transparan, dan dapat dipantau langsung oleh manajemen melalui dashboard.
Di era digital ini, perusahaan freight forwarder tidak bisa lagi mengandalkan cara manual dan spreadsheet yang terpisah-pisah. Biaya operasional yang tinggi akibat inefisiensi, human error, dan proses yang lambat akan terus menggerus profit Anda.
Dengan menerapkan 5 strategi automasi, sentralisasi dokumen, visibilitas pelanggan, integrasi billing, dan standarisasi proses Anda dapat secara signifikan menekan biaya dan meningkatkan layanan.
Oaktree.id hadir sebagai solusi software freight forwarding lengkap untuk mewujudkan kelima strategi tersebut dalam satu platform yang mudah digunakan.
Jangan biarkan biaya operasional membunuh profit Anda. Hubungi tim Oaktree.id hari ini untuk konsultasi dan demo gratis!
