Masih Mengandalkan Excel? Ini 5 Risiko yang Sering Terjadi pada Bisnis Freight Forwarding
Excel masih banyak digunakan oleh perusahaan freight forwarding untuk mencatat shipment, biaya, dokumen, hingga laporan. Penggunaannya memang praktis, terutama ketika jumlah data dan pengguna masih terbatas. Namun, ketika operasional semakin kompleks, ketergantungan pada spreadsheet dapat menimbulkan berbagai risiko. Masalahnya bukan hanya file yang semakin banyak, tetapi juga dampaknya terhadap akurasi data, kecepatan kerja, arus kas, dan pengambilan keputusan. Berikut lima risiko yang perlu diperhatikan jika bisnis freight forwarding masih mengandalkan Excel sebagai sistem utama. 1. Data Tidak Sinkron Antar Divisi Operasional freight forwarding biasanya melibatkan beberapa divisi, seperti sales, operasional, finance, dan manajemen. Ketika setiap divisi menggunakan file yang berbeda, informasi yang digunakan belum tentu sama. Tim operasional mungkin sudah memperbarui biaya atau status shipment, tetapi tim finance masih menggunakan data sebelumnya. Perbedaan versi ini dapat memperlambat proses verifikasi dan meningkatkan risiko terjadinya kesalahan. Akibatnya, tim perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencocokkan data sebelum pekerjaan dapat dilanjutkan. 2. Kesalahan Input Memengaruhi Proses Berikutnya Excel sangat bergantung pada input manual. Kesalahan kecil, seperti salah memasukkan nomor dokumen, tanggal, biaya, kurs, atau status shipment, dapat berdampak pada proses berikutnya. Sebagai contoh, kesalahan biaya operasional dapat memengaruhi invoice dan laporan profit. Kesalahan nomor dokumen juga dapat menyulitkan tim saat melakukan pencarian data. Masalah tersebut sering baru ditemukan setelah file digunakan oleh divisi lain, sehingga proses koreksi menjadi lebih panjang. 3. Biaya dan Profit Setiap Job Sulit Dipantau Setiap shipment memiliki komponen revenue dan expense yang perlu dicatat secara akurat. Namun, ketika data biaya tersebar di beberapa file, perusahaan dapat kesulitan mengetahui profit dari setiap job. Risiko juga dapat muncul ketika formula berubah, biaya belum dicatat, atau data revenue dan expense tidak diperbarui pada waktu yang sama. Akibatnya, manajemen dapat menerima gambaran margin yang tidak akurat. Selain itu, kondisi ini tidak hanya memengaruhi laporan, tetapi juga dapat menyebabkan perusahaan kurang tepat dalam menentukan harga layanan. 4. Invoice dan Laporan Terlambat Disiapkan Tim finance membutuhkan data operasional yang lengkap sebelum membuat invoice. Jika informasi masih harus dikumpulkan dari berbagai file, proses penagihan akan membutuhkan waktu lebih lama. Tim juga perlu memeriksa ulang biaya, quotation, dan detail job sebelum invoice diterbitkan. Keterlambatan invoice dapat berdampak pada arus kas perusahaan. Hal yang sama juga terjadi pada laporan. Data yang belum terpusat harus direkap terlebih dahulu sebelum dapat digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan. 5. Dokumen dan Riwayat Perubahan Sulit Ditelusuri Dalam satu shipment, perusahaan dapat mengelola berbagai dokumen, seperti quotation, commercial invoice, packing list, bill of lading, airway bill, dan dokumen kepabeanan. Jika dokumen tersebut tersimpan di email, chat, folder, atau komputer yang berbeda, proses pencarian akan menjadi lebih sulit. Perusahaan juga dapat kesulitan mengetahui dokumen mana yang paling terbaru. Selain itu, Excel tidak selalu memberikan riwayat perubahan yang jelas. Tim dapat kesulitan menelusuri siapa yang mengubah data, kapan perubahan dilakukan, dan informasi apa yang diperbarui. Kurangi Risiko dengan Software Khusus Freight Forwarding Memindahkan file Excel ke penyimpanan online belum tentu menyelesaikan seluruh masalah. Perusahaan tetap membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan data operasional dan keuangan dalam satu alur kerja. Oleh karena itu, Oaktree hadir sebagai software fright forwarder. Sistem ini membantu mengelola job order, quotation, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu platform. Dengan data yang lebih terpusat, tim dapat mengurangi pekerjaan berulang, mempercepat akses informasi, dan memantau setiap job dengan lebih terstruktur. Penggunaan sistem digital juga membantu perusahaan mengurangi risiko perbedaan versi data, keterlambatan invoice, dan kesalahan dalam pemantauan biaya. Namun, software tidak sepenuhnya menghilangkan human error. Perusahaan tetap membutuhkan prosedur kerja yang jelas dan kedisiplinan pengguna agar data tetap akurat. Kesimpulan Excel masih dapat digunakan untuk pencatatan dan analisis sederhana. Namun, ketika jumlah shipment, data, dan pengguna terus bertambah, ketergantungan pada spreadsheet dapat meningkatkan risiko operasional dan finansial. Pada kondisi tersebut, penggunaan software khusus seperti Oaktree dapat membantu perusahaan freight forwarding mengelola operasional secara lebih terpusat, terstruktur, dan mudah dikontrol.









