Sistem Manajemen Inventory

Dalam dunia logistik dan manajemen gudang, shrinkage menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh banyak perusahaan. Shrinkage adalah hilangnya persediaan barang yang seharusnya ada dalam catatan, tetapi tidak ditemukan secara fisik di gudang. Kondisi ini bisa terjadi karena pencurian, kesalahan administrasi, kerusakan, atau bahkan kesalahan perhitungan saat penerimaan dan pengeluaran barang. Oleh karena itu, memahami penyebab, dampak, dan cara mengatasinya menjadi langkah penting bagi manajer warehouse dan tim inventory. Artikel ini akan membahas pengertian shrinkage, penyebab utama, dampak terhadap bisnis, dan yang paling penting, strategi efektif untuk mengurangi kehilangan stok. Pengertian Shrinkage Shrinkage adalah selisih antara jumlah stok yang tercatat dalam sistem dengan jumlah fisik yang sebenarnya ada di gudang. Biasanya, shrinkage ditemukan ketika perusahaan melakukan stock opname atau audit persediaan. Selisih ini dapat berupa kekurangan barang akibat pencurian, kerusakan, atau kesalahan pencatatan. Dalam konteks warehouse management, shrinkage menjadi indikator penting yang menunjukkan apakah sistem pengendalian persediaan sudah berjalan efektif. Semakin besar angka shrinkage, semakin besar pula potensi kerugian bagi perusahaan. Penyebab Shrinkage Ada beberapa penyebab utama yang membuat angka shrinkage meningkat di warehouse: Pencurian Internal Dan EksternalPencurian sering menjadi penyebab utama shrinkage. Hal ini bisa dilakukan oleh oknum karyawan (internal theft) maupun pihak luar seperti vendor atau pengunjung gudang. Sistem keamanan yang lemah dapat mempermudah terjadinya kehilangan barang. Kesalahan AdministrasiKesalahan dalam mencatat jumlah barang masuk atau keluar dapat menciptakan perbedaan antara data di sistem dan jumlah fisik. Misalnya, ketika tim menerima barang dari pemasok tetapi tidak menghitung dengan benar atau tidak langsung memperbarui sistem inventory atau persediaan. Kerusakan Barang Barang yang rusak selama penyimpanan, pengangkutan, atau proses bongkar muat juga menjadi penyebab shrinkage. Jika kerusakan tidak dicatat dengan benar, stok terlihat lebih banyak di sistem daripada yang sebenarnya tersedia. Human Error Saat Picking Dan PackingKesalahan saat proses picking (mengambil barang untuk pesanan) dan packing (pengemasan) juga bisa memicu kehilangan stok. Barang bisa salah kirim atau hilang sebelum sampai ke pelanggan. Dampak Shrinkage Shrinkage memiliki dampak yang cukup besar pada operasional bisnis. Beberapa dampak yang perlu diperhatikan antara lain: Kerugian FinansialSetiap kali barang hilang atau rusak, modal yang sudah dikeluarkan tidak bisa kembali. Jika jumlah shrinkage semakin besar, perusahaan akan kehilangan potensi keuntungan yang seharusnya masuk. Dampak ini terasa langsung pada laporan keuangan dan bisa mengurangi margin laba atau keuntungan bisnis. Gangguan Rantai PasokShrinkage membuat data stok menjadi tidak akurat. Akibatnya, pesanan pelanggan bisa tertunda karena barang tidak tersedia sesuai catatan. Gangguan ini menurunkan tingkat kepuasan pelanggan dan berisiko merusak reputasi perusahaan di mata pasar. Biaya Operasional TambahanPerusahaan harus mengeluarkan biaya ekstra untuk menangani masalah shrinkage. Mulai dari cycle counting, penyelidikan internal, hingga pengadaan ulang stok. Biaya tambahan ini dapat membebani anggaran operasional dan menurunkan efisiensi. Pengambilan Keputusan Yang SalahData persediaan yang keliru membuat manajemen sulit membuat strategi yang tepat. Keputusan pembelian atau produksi bisa berlebihan atau justru kurang. Hal ini berujung pada masalah cash flow dan dapat menghambat kelancaran operasional bisnis. Cara Mengurangi Shrinkage Untuk mengurangi angka shrinkage, perusahaan perlu menerapkan strategi yang terukur dan konsisten: Gunakan Sistem Manajemen Inventory Digitalisasi inventory memastikan data stok selalu akurat dan terupdate secara real-time. Dengan sistem yang terintegrasi, perbedaan stok bisa terdeteksi lebih cepat sehingga tim gudang dapat segera melakukan investigasi dan tindakan koreksi. Perketat Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Barang Proses penerimaan dan pengeluaran barang harus dilakukan secara teliti. Lakukan pencatatan langsung ke sistem dan terapkan verifikasi ganda agar jumlah barang sesuai dengan dokumen pengiriman. Langkah ini membantu meminimalkan kesalahan input data. Lakukan Audit Stok Secara Berkala Audit rutin seperti cycle counting membantu mendeteksi selisih stok sejak dini. Dengan pengecekan berkala, perusahaan dapat segera menemukan sumber masalah dan mencegah kerugian yang lebih besar di kemudian hari. Tingkatkan Keamanan Gudang Pasang CCTV di area strategis, batasi akses hanya untuk karyawan yang berwenang, dan lakukan pemeriksaan rutin. Keamanan yang baik akan mengurangi risiko kehilangan akibat pencurian atau penyalahgunaan barang. Berikan Pelatihan Kepada Karyawan Latih karyawan mengenai pentingnya akurasi pencatatan dan prosedur standar operasional (SOP). Dengan pemahaman yang baik, karyawan akan bekerja lebih disiplin dan menurunkan kemungkinan terjadinya shrinkage. Kesimpulan Mengurangi shrinkage adalah langkah penting untuk menjaga akurasi data inventory, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan melindungi profitabilitas bisnis. Perusahaan yang mampu mengendalikan kehilangan stok akan memiliki rantai pasok yang lebih efisien dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Untuk mendukung upaya ini, digitalisasi menjadi solusi utama. Software Oaktree hadir dengan sistem manajemen warehouse yang membantu memantau stok, mencatat data, melakukan pencarian cepat, dan mengelola aset dengan lebih efektif. Jangan biarkan shrinkage menghambat bisnis Anda beralihlah ke solusi digital yang terintegrasi dan tingkatkan kontrol inventory sekarang juga.