Untuk menjaga kelancaran distribusi barang, memahami alur penyimpanan barang di gudang sangat penting. Berdasarkan data dari Goramp, sekitar 78% gudang kekurangan tenaga kerja terampil, yang menurunkan efisiensi operasional.
Kekurangan ini menyebabkan pemborosan biaya operasional hingga 15-25% lebih tinggi dibandingkan industri serupa. Oleh karena itu, pengelolaan alur penyimpanan barang menjadi krusial untuk memastikan kelancaran distribusi barang.
Tahapan Alur Penyimpanan Barang Pada Gudang
Dalam memastikan barang pada gudang tersimpan dengan baik, terdapat alur penyimpanan penyimpanan yang wajib dipahami seperti:
1. Penerimaan Barang
Tahap awal saat barang sampai di gudang, barang akan diterima oleh staff gudang untuk diperiksa. Pada tahap ini, biasanya staf akan memverifikasi barang berdasarkan jumlah, jenis, dan kondisi barang sesuai dengan dokumen pengiriman atau pesanan.
Selain itu, pada tahapan ini nantinya barang akan dilihat apakah barang tersebut dalam keadaan baik saat penerimaan.
2. Pencatatan Barang
Setelah barang diperiksa, nanti staff warehouse akan mencatatnya pada dokumen penerimaan barang. Dokumen penerimaan ini, akan berisikan informasi detail tentang barang yang masuk sesuai dengan dokumen pengiriman yang ada.
Selain menggunakan cara manual, pencatatan juga dapat dilakukan dengan menggunakan warehouse management system, yang memungkinkan pencatatan secara otomatis dan real-time.
3. Pelabelan Barang
Proses selanjutnya dalam alur penyimpanan barang di gudang adalah pelabelan barang untuk mempermudah proses identifikasi dan pengelompokan barang. Pada proses ini, biasanya barang akan diberikan sku, barcode ataupun RFID. Harapannya barang dapat dengan mudah ditemukan berdasarkan pengelompokan barang dan jenisnya.
4. Pengelompokan dan Penentuan Lokasi
Jika barang telah diberikan label, maka selanjutnya barang akan dikelompokkan berdasarkan kategori, jenis, atau karakteristik tertentu. Pengelompokan ini bertujuan untuk memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan barang, serta memastikan bahwa barang yang sering dibutuhkan ditempatkan di lokasi yang lebih mudah dijangkau.
5. Penyimpanan Fisik di Gudang
Barang akan disusun di gudang berdasarkan kategori yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Penataan ini bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan atau gudang agar barang mudah untuk dicari.
6. Pemantauan Stock
Agar proses pencatatan lebih rapi, maka dibutuhkan adanya pencatatan aktivitas gudang secara terperinci, seperti stock opname. Stock opname dilakukan secara berkala untuk memastikan jumlah barang yang tercatat dalam sistem sesuai dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang.
7. Pengambilan Barang
Untuk mendukung alur penyimpanan barang, dalam pengambilan barang harus dilakukan dengan seefisien mungkin. Hal ini agar waktu yang dibutuhkan untuk mengambil barang dapat diminimalkan, kesalahan dalam pengambilan dapat dihindari, dan proses pengiriman barang ke pelanggan atau ke proses selanjutnya dapat berjalan dengan lancar.
Tantangan dalam Alur Penyimpanan Barang
Walaupun terlihat sangat mudah diterapkan, dalam prakteknya alur penyimpanan barang yang baik seringkali menghadapi berbagai tantangan seperti:
1. Keterbatasan Ruang Penyimpanan
Salah satu tantangan utama dalam alur penyimpanan barang adalah keterbatasan ruang, terutama bagi perusahaan yang memiliki gudang terbatas. Hal ini membuat sulit untuk mengalokasikan ruang secara efisien, yang dapat berdampak pada kesulitan dalam mengakses barang dan menghambat rotasi stok yang optimal.
2. Kesalahan Pencatatan dan Pencarian Barang
Tantangan lainnya adalah kesalahan dalam pencatatan dan pencarian barang, terutama bagi perusahaan yang masih menggunakan metode manual. Proses ini rentan terhadap kesalahan manusia, yang dapat memperlambat pencarian barang, menyebabkan ketidakakuratan stok, dan menghambat kelancaran operasional.
3. Manajemen Barang Sensitif atau Berisiko
Barang-barang sensitif atau berisiko memerlukan perhatian khusus dalam alur penyimpanan. Hal ini penting agar barang-barang tersebut dapat disimpan dalam kondisi yang aman dan sesuai standar, seperti pengaturan suhu atau kelembaban tertentu, serta prosedur keselamatan yang ketat untuk mencegah kerusakan atau risiko terhadap keselamatan.
Oaktree: Optimalkan Alur Penyimpanan Gudang
Mengelola alur penyimpanan barang di gudang sangat penting, terutama dalam mendukung efisiensi operasional. Hal ini dapat dicapai melalui tahapan-tahapan yang terstruktur, mulai dari penerimaan, pencatatan, pelabelan, pengelompokan, penyimpanan fisik, pemantauan stok, dan pengambilan barang harus dilakukan dengan baik.
Walaupun langkah tersebut sangatlah mudah, namun adanya tantangan dalam penerapannya. Oleh karena itu, dalam mengatasi tantangan tersebut, perusahaan perlu mengimplementasikan software freight forwarder yang memiliki solusi warehouse management system (WMS).
Salah satu software freight forwarder terbaik adalah Oaktree yang dapat membantu dalam meminimalkan kesalahan dalam pengelolaan logistik. Terlebih dengan fitur-fitur canggih, oaktree memungkinakan dapat memantau pengiriman secara real-time dan pengelolaan dokumen otomatis.
Masih ingin direpotkan oleh permasalahan logistik? Yuk coba oaktree dan rasakan kemudahan dalam pengelolaan logistik.
