Masalah pengiriman tidak selalu bermula ketika barang sudah berada di perjalanan. Dalam banyak kasus, masalah justru muncul sejak perusahaan menentukan partner freight forwarder.
Kesalahan ini tidak hanya memengaruhi kegiatan logistik. Tetapi, produksi dapat tertunda, stok tidak tersedia tepat waktu, biaya operasional meningkat, dan pelanggan tidak mendapatkan kepastian pengiriman. Agar risiko tersebut tidak terjadi, berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari saat memilih freight forwarder.
1. Terlalu Cepat Menyetujui Penawaran
Penawaran yang terlihat menarik sering membuat perusahaan ingin segera mengambil keputusan. Padahal, tarif yang diberikan perlu diperiksa bersama cakupan layanan, rute, estimasi waktu, biaya tambahan, dan tanggung jawab masing-masing pihak.
Keputusan yang terlalu cepat dapat membuat perusahaan melewatkan ketentuan penting dalam quotation. Sebelum menyetujui penawaran, pastikan seluruh komponen layanan dan biaya telah dijelaskan secara tertulis.
2. Menganggap Semua Freight Forwarder Memiliki Kemampuan yang Sama
Setiap freight forwarder dapat memiliki fokus layanan, jaringan, dan pengalaman yang berbeda. Ada perusahaan yang lebih berpengalaman menangani pengiriman laut (Ocean Freight), rute tertentu, atau jenis barang tertentu. Ada pula yang lebih kuat dalam customs clearance, pergudangan, atau pengiriman door-to-door.
Menganggap seluruh penyedia layanan memiliki kemampuan yang sama dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dan layanan yang diterima. Karena itu, perusahaan perlu memilih partner berdasarkan kebutuhan pengiriman, bukan hanya berdasarkan nama layanan yang ditawarkan.
3. Tidak Menguji Kredibilitas Sebelum Bekerja Sama
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah langsung mempercayai penawaran tanpa memeriksa latar belakang perusahaan. Freight forwarder akan mengelola barang, dokumen, biaya, serta komunikasi dengan berbagai pihak. Kredibilitasnya perlu dipastikan sejak awal.
Periksa legalitas usaha, alamat kantor, kanal komunikasi, pengalaman, rekam jejak, dan referensi pelanggan apabila tersedia. Pemeriksaan sederhana dapat membantu perusahaan menghindari partner yang tidak memiliki tanggung jawab dan prosedur kerja yang jelas.
4. Tidak Menetapkan Ekspektasi Layanan Sejak Awal
Kerja sama dapat menimbulkan masalah ketika perusahaan dan freight forwarder memiliki pemahaman layanan yang berbeda.
Misalnya, perusahaan menganggap status pengiriman akan diperbarui setiap hari, sedangkan forwarder hanya memberikan informasi ketika diminta. Perbedaan ekspektasi seperti ini dapat menimbulkan ketidakpuasan.
Sebelum pengiriman dilakukan, sepakati beberapa hal seperti:
- frekuensi pembaruan status;
- PIC yang dapat dihubungi;
- estimasi waktu pengiriman;
- dokumen yang harus disiapkan;
- format laporan;
- serta prosedur ketika terjadi kendala.
Ekspektasi yang jelas membantu mengurangi kesalahpahaman selama proses pengiriman.
5. Tidak Memeriksa Biaya di Luar Tarif Utama
Tarif pengiriman bukan satu-satunya biaya yang mungkin muncul. Perusahaan juga perlu memperhatikan biaya handling, trucking, pergudangan, customs clearance, administrasi, demurrage, detention, dan biaya lainnya.
Apabila komponen tersebut tidak diperiksa sejak awal, total biaya pengiriman dapat jauh lebih besar dari anggaran. Karena itu, mintalah penjelasan mengenai biaya yang sudah termasuk dan belum termasuk dalam quotation.
6. Mengabaikan Kualitas Pengelolaan Dokumen
Dalam kegiatan ekspor dan impor, kesalahan dokumen dapat memperlambat seluruh proses pengiriman. Informasi yang tidak sesuai pada commercial invoice, packing list, bill of lading, airway bill, atau dokumen kepabeanan dapat menyebabkan koreksi, penundaan, bahkan biaya tambahan.
Perusahaan perlu memastikan bahwa freight forwarder memiliki prosedur pemeriksaan dokumen sebelum pengiriman dilakukan. Partner yang baik tidak hanya menerima dokumen, tetapi juga membantu mengidentifikasi data yang belum lengkap atau tidak sesuai.
7. Mengabaikan Tanda Komunikasi yang Buruk
Kualitas komunikasi biasanya sudah dapat terlihat sejak proses penawaran. Respons yang lambat, jawaban yang tidak jelas, perubahan informasi, atau sulitnya menghubungi PIC dapat menjadi tanda adanya masalah dalam koordinasi.
Apabila komunikasi sudah kurang baik sebelum kerja sama dimulai, risikonya dapat semakin besar ketika terjadi kendala dalam pengiriman. Karena itu, nilai bagaimana calon partner memberikan informasi, menjawab pertanyaan, dan menawarkan solusi sejak awal.
8. Tidak Membahas Skenario Ketika Pengiriman Bermasalah
Sebagian perusahaan hanya menanyakan proses pengiriman dalam kondisi normal. Padahal, perubahan jadwal, keterlambatan, kerusakan, kehilangan, atau kendala kepabeanan dapat terjadi kapan saja.
Sebelum bekerja sama, tanyakan prosedur penanganan risiko, proses klaim, dukungan asuransi, dan jalur eskalasi apabila terjadi masalah. Partner yang profesional seharusnya mampu menjelaskan langkah penyelesaian, bukan hanya menjanjikan bahwa seluruh pengiriman akan berjalan lancar.
9. Tidak Memastikan Transparansi Status Pengiriman
Ketidakjelasan status barang dapat menghambat keputusan bisnis. Perusahaan perlu mengetahui kapan barang diberangkatkan, posisi shipment, status dokumen, estimasi kedatangan, dan kendala yang sedang terjadi.
Apabila seluruh informasi hanya bergantung pada pembaruan manual, pelanggan dapat kesulitan mendapatkan informasi secara konsisten. Karena itu, pastikan calon partner memiliki metode tracking dan pelaporan yang jelas.
10. Mengabaikan Kesiapan Digital Freight Forwarder
Operasional freight forwarding melibatkan banyak data, mulai dari quotation, job order, dokumen, biaya, invoice, hingga laporan. Jika seluruh proses masih dikelola secara manual dan tersebar di banyak file, risiko kesalahan input, kehilangan dokumen, dan keterlambatan informasi akan semakin besar.
Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan freight forwarder yang telah terintegrasi dengan sistem digital seperti Oaktree. Oaktree hadir sebagai software yang dikhususkan untuk membantu perusahaan freight forwarder mengelola job order, quotation, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu sistem.
Dengan memilih freight forwarder yang telah terintegrasi dengan sistem digital seperti Oaktree, perusahaan dapat memperoleh layanan yang lebih terstruktur, transparan, dan mudah dipantau.
Kesimpulan
Kesalahan memilih freight forwarder sering kali terjadi bukan karena perusahaan tidak memiliki pilihan, tetapi karena proses evaluasi dilakukan terlalu cepat.
Dengan evaluasi yang lebih menyeluruh, perusahaan dapat mengurangi risiko gangguan pengiriman dan memilih partner yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.
