Kartu Stok Barang Gudang: Contoh Format dan Cara Mengisi

Blog.oaktree.id – Kartu stok barang gudang adalah catatan pergerakan satu jenis barang yang menunjukkan jumlah barang masuk, barang keluar, dan saldo dari waktu ke waktu. Catatan ini membantu Anda mengetahui posisi stok berdasarkan transaksi yang tercatat dan menelusuri perubahan saldo ke dokumen sumber. Formatnya dapat dibuat di buku atau spreadsheet.

Apa Itu Kartu Stok Barang Gudang dan Apa Fungsinya?

Kartu stok barang gudang adalah catatan transaksi untuk satu jenis barang yang memperlihatkan saldo sebelum dan sesudah setiap pergerakan. Dengan pencatatan berurutan, Anda dapat menelusuri kapan barang diterima, dikeluarkan, atau dipindahkan sesuai ruang lingkup prosedur perusahaan.

Informasi yang dicatat dalam kartu stok

Informasi utamanya mencakup identitas barang, tanggal transaksi, nomor dokumen, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan saldo. Catatan dapat dilengkapi lokasi penyimpanan serta nama petugas agar transaksi lebih mudah diperiksa.

Setiap kartu sebaiknya digunakan untuk satu kode barang dan satu satuan pencatatan yang jelas. Jika barang memiliki batch, serial number, atau tanggal kedaluwarsa yang perlu ditelusuri, cantumkan identitas tersebut sesuai proses operasional Anda.

Perbedaan kartu stok, catatan persediaan, dan hasil stock opname

Kartu stok merekam pergerakan barang dan saldo menurut transaksi. Catatan persediaan dapat merangkum posisi atau nilai barang, sedangkan hasil stock opname merekam jumlah yang ditemukan saat pemeriksaan fisik. Ketiganya saling melengkapi, tetapi tidak menggantikan fungsi satu sama lain.

Misalnya, kartu stok menunjukkan saldo berdasarkan dokumen penerimaan dan pengeluaran. Stock opname memeriksa apakah barang yang tersedia secara fisik sesuai dengan saldo tersebut. Jika berbeda, hasil hitung perlu dicatat dan ditelusuri sebelum saldo pada catatan dikoreksi.

Apa Saja Kolom dalam Format Kartu Stok Barang Gudang?

Format kartu stok barang gudang perlu memuat identitas barang dan rincian setiap transaksi, lalu menunjukkan saldo setelah transaksi tersebut. Kolom tambahan dapat disesuaikan dengan karakter barang dan cara perusahaan mengendalikan stok.

Kolom identitas barang dan lokasi penyimpanan

Bagian identitas menjelaskan barang yang dicatat agar transaksi tidak tertukar dengan barang lain. Cantumkan kode barang atau SKU, nama barang, satuan, dan lokasi seperti area, rak, atau bin bila digunakan di gudang.

Kolom tanggal, referensi transaksi, barang masuk, barang keluar, dan saldo

Kolom tanggal menunjukkan kapan pergerakan dicatat. Nomor dokumen menjadi jejak untuk menelusuri transaksi, sedangkan kolom barang masuk dan keluar merekam kuantitas yang menambah atau mengurangi stok. Kolom saldo memperlihatkan jumlah setelah pergerakan diperhitungkan.

Kolom keterangan dapat dipakai untuk menjelaskan jenis transaksi, seperti penerimaan, pengeluaran, retur, atau perpindahan lokasi. Isi keterangan secara spesifik, bukan hanya dengan catatan umum yang tidak membantu pemeriksaan.

Kolom tambahan untuk nomor batch, serial number, atau tanggal kedaluwarsa

Batch atau lot menandai kelompok barang, sementara serial number mengidentifikasi unit tertentu. Tanggal kedaluwarsa relevan untuk barang yang memiliki masa berlaku. Tambahkan kolom ini jika diperlukan agar barang dengan identitas berbeda tidak tercampur dalam pencatatan.

Bagaimana Contoh Kartu Stok Barang Gudang dalam Format Tabel?

Contoh kartu stok barang gudang berikut menunjukkan saldo awal dan perubahan akibat transaksi masuk serta keluar. Angka dan nomor dokumen pada tabel adalah ilustrasi, bukan data transaksi perusahaan.

Contoh kartu stok sederhana untuk satu jenis barang

Salin struktur tabel ini ke spreadsheet, lalu sesuaikan nama kolom dan satuan dengan kebutuhan pencatatan Anda.

Tanggal	Nomor dokumen	Keterangan	Masuk (unit)	Keluar (unit)	Saldo (unit)
1 Mei	Saldo awal	Stok pembuka	—	—	100
2 Mei	GR-001	Penerimaan barang	40	—	140
3 Mei	DO-014	Pengeluaran barang	—	25	115
4 Mei	GR-002	Penerimaan barang	15	—	130
5 Mei	DO-018	Pengeluaran barang	—	10	120

Cara membaca saldo setelah transaksi masuk dan keluar

Saldo awal pada ilustrasi adalah 100 unit. Setelah penerimaan 40 unit, saldo menjadi 140 unit; pengeluaran 25 unit mengubahnya menjadi 115 unit. Penerimaan 15 unit menaikkan saldo menjadi 130 unit, lalu pengeluaran 10 unit menghasilkan saldo 120 unit.

Rumus saldo berjalan adalah saldo sebelumnya ditambah jumlah masuk lalu dikurangi jumlah keluar. Dalam contoh kartu stok barang gudang, hasil setiap baris menjadi saldo sebelumnya untuk baris transaksi berikutnya.

Bagaimana Cara Mengisi Kartu Stok Barang Gudang?

Isi kartu stok barang gudang dengan menetapkan identitas barang, mencatat saldo pembuka, lalu membukukan setiap pergerakan berdasarkan dokumen sumber. Periksa kembali satuan dan perhitungan saldo agar catatan dapat ditelusuri.

Catat transaksi berdasarkan dokumen sumber

Gunakan dokumen yang menjadi bukti transaksi di perusahaan, seperti dokumen penerimaan atau pengeluaran. Nomor referensi pada kartu perlu cocok dengan dokumen tersebut agar pemeriksa dapat menemukan dasar pencatatan tanpa mengandalkan ingatan petugas.

Perbarui saldo segera setelah barang bergerak

Catat pergerakan pada waktu kejadian sesuai prosedur operasional. Pencatatan yang tertunda dapat membuat saldo pada kartu tidak menggambarkan posisi yang sedang ditangani staf gudang, terutama jika ada transaksi lain sebelum data diperbarui.

Jaga satuan tetap konsisten. Jika barang diterima dalam karton tetapi dikeluarkan dalam unit, pastikan konversi dicatat dengan dasar yang jelas, bukan memasukkan angka dari satuan berbeda ke kolom yang sama.

Contoh perhitungan saldo berjalan

1. Tetapkan kode barang, nama, satuan, dan lokasi penyimpanan.
2. Masukkan saldo awal beserta tanggal dan sumber informasinya.
3. Catat tanggal, nomor dokumen, keterangan, serta kuantitas barang masuk atau keluar.
4. Hitung saldo baru dengan rumus saldo sebelumnya + barang masuk − barang keluar.
5. Cocokkan hasil hitungan dengan dokumen transaksi dan lakukan pemeriksaan bila ditemukan ketidaksesuaian.

Bagaimana Contoh Kartu Stock Opname dan Cara Mencatat Hasilnya?

Contoh kartu stock opname membandingkan saldo menurut kartu stok atau sistem dengan jumlah yang ditemukan saat hitung fisik. Formulir ini mencatat hasil pemeriksaan; formulir tersebut tidak otomatis mengubah saldo stok.

Kolom yang dicantumkan pada kartu stock opname

Gunakan kolom kode dan nama barang, satuan, lokasi, tanggal pemeriksaan, saldo menurut kartu atau sistem, hasil hitung fisik, selisih, nama petugas, dan catatan. Cantumkan nomor batch atau serial number jika barang perlu diperiksa berdasarkan identitas tersebut.

Contoh mencatat stok sistem dan stok fisik

Tabel berikut merupakan ilustrasi. Selisih dihitung dari stok fisik dikurangi saldo menurut catatan, sehingga angka positif berarti hasil hitung lebih banyak dan angka negatif berarti hasil hitung lebih sedikit.

Kode barang	Nama barang	Satuan	Saldo kartu	Stok fisik	Selisih	Petugas dan catatan
BRG-01	Kardus kemasan	unit	120	118	-2	Petugas A; periksa dokumen pengeluaran
BRG-02	Pita perekat	roll	35	35	0	Petugas B; sesuai

Apa yang dilakukan jika ditemukan selisih?

Periksa kembali barang dan lokasi yang dihitung, kemudian telusuri dokumen penerimaan, pengeluaran, retur, atau perpindahan yang berkaitan. Pastikan kode barang dan satuannya sama sebelum menyimpulkan penyebab selisih.

Catat hasil hitung dan temuannya terlebih dahulu. Koreksi saldo dilakukan setelah penyebab diperiksa dan mendapat persetujuan atau dokumen pendukung sesuai prosedur perusahaan. Dengan cara ini, perubahan saldo memiliki jejak yang dapat ditinjau.

Apa Kesalahan Umum Saat Mengelola Kartu Stok dan Cara Mencegahnya?

Kesalahan yang sering mengganggu keandalan kartu stok adalah transaksi terlambat dicatat, referensi dokumen tidak tersedia, atau barang dicatat dengan kode dan satuan yang keliru. Pemeriksaan rutin dan jejak transaksi yang jelas membantu menemukan sumber masalah.

Transaksi terlambat dicatat atau tidak memiliki referensi

Jika barang sudah bergerak tetapi belum dicatat, saldo di kartu dapat berbeda dari stok yang sedang tersedia. Biasakan menghubungkan setiap baris transaksi dengan dokumen sumber dan periksa bahwa dokumen tersebut benar-benar mencerminkan pergerakan barang.

Perbedaan satuan dan barang dengan kode serupa

Nama barang yang mirip dapat menyebabkan transaksi masuk ke kartu yang salah. Cocokkan kode barang, deskripsi, satuan, dan lokasi saat mencatat atau mengambil barang; hindari mengandalkan nama yang dibaca sekilas.

Pemeriksaan saldo dan penelusuran selisih

Jangan langsung mengubah saldo untuk menyamakan kartu dengan hitung fisik. Periksa urutan transaksi dan dokumen terlebih dahulu, lalu catat alasan serta persetujuan koreksi agar riwayat perubahan tetap bisa ditelusuri.

Kapan Kartu Stok Manual Perlu Didukung Sistem Digital?

Pencatatan digital dapat membantu ketika transaksi, lokasi penyimpanan, atau jumlah pengguna membuat pembaruan manual sulit dikoordinasikan. Kebutuhan sistem tetap bergantung pada proses bisnis, alur persetujuan, dan kebutuhan pelacakan di perusahaan Anda.

Tanda pencatatan manual mulai sulit dikendalikan

Perhatikan apakah beberapa petugas perlu memperbarui catatan, transaksi sulit ditemukan kembali, atau rekonsiliasi membutuhkan pemindahan data berulang. Hal-hal tersebut dapat menjadi alasan untuk menilai pencatatan digital, tetapi tidak berarti setiap gudang membutuhkan fitur yang sama.

Menghubungkan catatan stok dengan transaksi operasional

Kartu stok dapat menjadi bagian pencatatan dalam warehouse management system. Perusahaan logistik juga dapat menghubungkannya dengan software logistik atau software freight forwarding, sesuai kebutuhan alur kerja yang mencakup layanan gudang, distribusi, maupun custom clearance. Istilah aplikasi manajemen gudang dan erp warehouse management dapat mencakup kebutuhan yang berbeda, jadi tentukan ruang lingkup sebelum memilih solusi.

Oaktree, yang dikembangkan oleh PT Rimba Ananta Vikasa Indonesia, menyediakan platform cloud untuk operasional, keuangan, CRM, pelaporan, dan integrasi termasuk CEISA. Perusahaan dapat menilai apakah pencatatan gudang perlu dihubungkan dengan proses lain melalui demo, lalu membahas konfigurasi yang sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman oaktree.id.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman software logistik.

Informasi lengkapnya bisa dilihat di halaman software freight forwarding.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah kartu stok bisa dibuat di Excel?

Ya, kartu stok dapat dibuat di Excel dengan kolom identitas barang, transaksi, dan saldo berjalan. Gunakan rumus yang merujuk saldo sebelumnya, lalu batasi pengeditan atau periksa perubahan agar catatan tetap dapat ditelusuri.

Seberapa sering stock opname perlu dilakukan?

Jadwal stock opname ditentukan oleh kebijakan dan risiko operasional perusahaan. Tetapkan frekuensi yang dapat dijalankan, dan lakukan pemeriksaan tambahan ketika ada selisih, perpindahan lokasi, atau pergantian penanggung jawab.

Bagaimana mencatat barang yang memakai satuan berbeda?

Tentukan satuan pencatatan yang konsisten untuk setiap kode barang, misalnya unit atau karton. Jika transaksi memakai satuan lain, tuliskan konversinya dan pastikan dasar konversi disetujui serta dipakai secara konsisten.

Apa yang dilakukan jika saldo kartu stok menjadi negatif?

Periksa urutan waktu transaksi, kode barang, satuan, dan dokumen barang keluar maupun masuk. Saldo negatif dapat menjadi tanda bahwa ada transaksi terlambat dicatat atau data yang perlu dikoreksi setelah ditelusuri.

Kapan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa perlu dicatat?

Catat batch atau lot dan tanggal kedaluwarsa jika karakter barang atau prosedur perusahaan memerlukan penelusuran per kelompok produksi. Informasi ini membantu membedakan stok yang memiliki identitas atau masa berlaku berbeda.