Bagi perusahaan yang melakukan impor, customs clearance atau proses kepabeanan merupakan salah satu tahapan yang harus diperhatikan. Barang tidak bisa begitu saja keluar dari pelabuhan setelah tiba.
Ada dokumen yang harus disampaikan, kewajiban bea dan pajak yang perlu diselesaikan, serta ketentuan lain yang harus dipenuhi.
Bagi perusahaan yang belum terbiasa menangani impor secara mandiri, proses ini memang cukup rumit. Kesalahan pada data barang, dokumen, klasifikasi, atau nilai pabean dapat membuat proses pengeluaran barang menjadi lebih panjang.
Lalu, apa sebenarnya customs clearance dan bagaimana prosesnya?
Apa Itu Customs Clearance?
Customs clearance adalah proses penyelesaian kewajiban kepabeanan agar barang impor atau ekspor dapat diproses sesuai ketentuan dan dikeluarkan atau dikirimkan sesuai prosedur yang berlaku.
Dalam kegiatan impor untuk dipakai, prosesnya antara lain melibatkan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), dokumen pelengkap pabean, pembayaran bea masuk dan pajak dalam rangka impor (PDRI), pemenuhan ketentuan larangan dan pembatasan, serta pemeriksaan pabean jika ditetapkan.
Dalam praktik bisnis, istilah customs clearance sering digunakan untuk menyebut keseluruhan proses pengurusan barang di kepabeanan. Proses ini dapat dilakukan sendiri oleh importir atau menggunakan bantuan pihak yang memiliki kewenangan dan keahlian dalam pengurusan kepabeanan.
Dokumen yang Dibutuhkan dalam Customs Clearance
Dokumen yang diperlukan dapat berbeda tergantung jenis barang, skema impor, dan ketentuan yang berlaku. Untuk impor untuk dipakai, PIB dibuat berdasarkan dokumen pelengkap pabean.
Beberapa dokumen yang umum digunakan antara lain:
- Commercial invoice
- Packing list
- Bill of Lading (B/L) untuk pengiriman laut
- Air Waybill (AWB) untuk pengiriman udara
- Dokumen perizinan untuk barang tertentu
- Dokumen lain yang dipersyaratkan sesuai karakteristik barang
Importir atau pihak yang mengurus kepabeanan perlu memastikan data dalam dokumen tersebut konsisten dengan barang yang sebenarnya.
Bagaimana Proses Customs Clearance?
Untuk alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Barang tiba → dokumen disiapkan → PIB disampaikan → pembayaran kewajiban → pemeriksaan bila ditetapkan → persetujuan pengeluaran → barang dikeluarkan.
Berikut penjelasan setiap tahapnya.
1. Barang Tiba dan Disampaikan ke Kepabeanan
Setelah barang tiba di Indonesia, proses pengeluaran dari kawasan pabean dilakukan melalui mekanisme kepabeanan yang berlaku.
Untuk impor melalui laut, barang umumnya berada di kawasan atau tempat penimbunan sementara sambil menunggu penyelesaian kewajiban pabean.
2. Menyiapkan dan Menyampaikan PIB
Importir menyampaikan Pemberitahuan Impor Barang (PIB) berdasarkan dokumen pelengkap pabean. Data di dalamnya mencakup informasi importir, pengangkutan, barang, nilai, negara asal, hingga klasifikasi barang.
Pada tahap ini, ketepatan data menjadi sangat penting karena PIB menjadi dasar dalam proses penyelesaian kewajiban impor.
3. Menghitung dan Membayar Bea Masuk serta Pajak
Importir bertanggung jawab menghitung dan menyelesaikan Bea Masuk, Cukai jika berlaku, dan PDRI berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Perhitungan tersebut berkaitan dengan klasifikasi barang, nilai pabean, tarif, serta jenis pungutan yang dikenakan.
4. Pemeriksaan Pabean
Tidak semua barang impor otomatis menjalani pemeriksaan fisik.
Bea Cukai menggunakan sistem pengawasan berbasis manajemen risiko. Dalam mekanisme impor untuk dipakai terdapat Jalur Hijau dan Jalur Merah.
Jalur Merah melibatkan penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik sebelum barang mendapatkan persetujuan pengeluaran, sedangkan Jalur Hijau tidak melalui pemeriksaan fisik sebelum persetujuan pengeluaran diterbitkan.
Jika dilakukan pemeriksaan fisik, petugas dapat mencocokkan kondisi dan jenis barang dengan data yang diberitahukan dalam dokumen.
5. Barang Mendapatkan Persetujuan Pengeluaran
Setelah persyaratan kepabeanan terpenuhi, termasuk penyelesaian pembayaran atau jaminan apabila diperlukan serta pemenuhan ketentuan larangan dan pembatasan, Bea Cukai dapat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB).
Setelah persetujuan tersebut diterbitkan, barang dapat dikeluarkan dari kawasan pabean sesuai mekanisme yang berlaku.
Mengapa Customs Clearance Sering Terasa Rumit?
Kerumitannya bukan hanya pada jumlah dokumen. Data dari invoice, packing list, dokumen pengangkutan, hingga PIB harus saling sesuai.
Selain itu, perusahaan harus memperhatikan klasifikasi barang, nilai pabean, tarif, pajak, serta ketentuan larangan dan pembatasan. Ketika satu bagian perlu diperbaiki, proses pengeluaran barang dapat ikut terdampak.
Karena itu, perusahaan yang menangani banyak shipment biasanya membutuhkan alur kerja dan pengelolaan data yang lebih terstruktur.
Customs Clearance dengan Bantuan Freight Forwarder
Perusahaan tidak selalu harus menangani seluruh proses sendiri. Freight forwarder dapat membantu mengoordinasikan pengiriman dan kebutuhan administrasi sesuai layanan yang diberikan.
Bagi perusahaan dengan volume impor tinggi, penggunaan sistem digital juga dapat membantu mengurangi input data berulang dan memudahkan pemantauan setiap shipment.
Kelola Proses Freight Forwarding dengan Oaktree
Oaktree menyediakan aplikasi untuk membantu perusahaan freight forwarding mengelola aktivitas shipment, dokumen, customer, biaya, dan proses operasional dalam satu sistem.
Dengan data yang lebih terpusat, tim dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan lebih mudah memantau perkembangan setiap pengiriman.
Ingin mengetahui bagaimana Oaktree dapat digunakan untuk operasional freight forwarding perusahaan Anda?
Bagaimana dengan Impor Sementara?
Selain impor untuk dipakai, terdapat skema impor sementara untuk barang yang akan digunakan di Indonesia dalam jangka waktu tertentu dan kemudian diekspor kembali.
Fasilitas ini memiliki persyaratan tersendiri. Salah satunya, barang harus dapat diidentifikasi sebagai barang yang sama ketika diekspor kembali dan tujuan penggunaannya harus jelas. Dalam kondisi tertentu, impor sementara dapat memperoleh pembebasan atau keringanan bea masuk.
Karena itu, impor sementara tidak dapat disamakan dengan proses impor biasa. Perusahaan perlu memastikan jenis barang dan tujuan penggunaannya memang memenuhi ketentuan yang berlaku.
Bagi perusahaan yang menangani banyak pengiriman, ketelitian data dan pengelolaan dokumen menjadi bagian penting. Sistem yang terintegrasi dapat membantu membuat proses tersebut lebih teratur dan mudah dipantau.
