Salah satu aktivitas yang paling krusial dalam sektor perdagangan adalah sistem pencatatan persediaan barang dan perpetual inventory system. Hal ini, karena sistem ini akan memastikan akurasi data inventaris secara real-time. Sehingga mampu untuk membantu dalam kelancaran operasi bisnis. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai perpetual inventory system meliputi manfaat dan prinsipnya.
Apa Itu Perpetual Inventory System?
Perpetual inventory system adalah metode yang digunakan untuk mencatat persediaan secara real-time, sehingga nantinya perusahaan maupun industri dapat memantau stok barang secara terus-menerus pada tiap waktu.
Biasanya pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan teknologi seperti RFID, barcode, maupun software yang terintegrasi.
Mengapa Perpetual Inventory System Digunakan?
Dengan menggunakan perpetual inventory system maka perusahaan akan dapat mengefisiensikan operasional, terutama bagi industri yang memiliki volume transaksi yang tinggi. Selain itu, sistem ini juga bermanfaat untuk:
1. Mengefisiensikan Operasional
Salah satu manfaat utama penggunaan perpetual inventory system adalah kemampuannya untuk mengefisiensikan operasional, terutama bagi perusahaan dengan volume transaksi tinggi. Hal ini terjadi karena sistem ini akan mengupdate data stok secara real time dan otomatis sehingga mengurangi adanya kelebihan stok maupun kekurangan stok.
2. Meningkatkan Akurasi Data
Manfaat selanjutnya dari penggunaan sistem ini adalah dapat meningkatkan akurasi data secara real-time. Sebab, setiap transaksi akan tercatat dalam sistem secara real-time. Dengan demikian, data akan terupdate setiap saat.
3. Mengurangi Human Error
Kesalahan dalam pencatatan inventaris memang sulit dihindari. Namun, dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan tersebut, karena setiap transaksi tercatat secara otomatis dan real-time, memastikan data yang lebih akurat dan up-to-date
3. Memantau Data yang Lebih Baik
Dengan adanya sistem data real-time, perusahaan akan lebih mudah dalam mendeteksi masalah atau ketidaksesuaian dalam persediaan, seperti kelebihan stok, kekurangan barang, atau potensi kesalahan dalam pengiriman.
Kapan Perpetual Inventory System Dipakai?
Perpetual Inventory System akan digunakan ketika perusahaan memiliki volume transaksi yang sangat tinggi, di mana pembaruan persediaan secara real-time sangat diperlukan untuk memastikan akurasi data dan efisiensi operasional.
Selain itu, sistem ini juga membantu perusahaan agar dapat memantau stok barang di berbagai lokasi yang terintegrasi. Dengan demikian, risiko kelebihan dan kekurangan stock dapat terminimalisir.
Bagaimana Cara Kerja Perpetual Inventory System?
Cara kerja perpetual inventory system cukup sederhana namun sangat efektif. Setiap kali ada transaksi, baik itu penerimaan atau pengiriman barang, sistem akan secara otomatis memperbarui data inventaris. Proses ini biasanya dilakukan menggunakan perangkat seperti barcode scanner atau RFID yang terhubung langsung dengan software pengelolaan persediaan.
Sebagai contoh, ketika perusahaan mengirim barang dari stok gudang, sistem akan secara otomatis mengurangi jumlah persediaan yang tersedia dan mencatat transaksi tersebut dalam data inventaris secara real-time.
Setelah barang diterima oleh pelanggan, maka nantinya pembaruan inventaris akan tercatat secara otomatis tanpa harus menginput manual.
Contoh Implementasi pada Industri Logistik dan Distribusi
Salah satu contoh implementasi Perpetual Inventory System adalah digunakan pada perusahaan yang bergerak di bidang freight forwarder. Sebab, sistem ini dapat membantu dalam pengelolaan beberapa client sekaligus.
Misal saja Ketika kargo klien A tiba di gudang, setiap palet atau karton dipindai. Sistem langsung memperbarui inventaris milik klien A. Informasi ini bahkan dapat diakses oleh klien A melalui sebuah portal, memberikan transparansi penuh. Saat ada pesanan dari pelanggan klien A, staff gudang akan mengambil barang sesuai perintah kerja digital, memindainya sebelum dimuat ke truk. Seketika, level stok klien A di sistem kembali diperbarui.
Dengan cara ini, perusahaan logistik dapat mengelola ribuan item dari puluhan klien yang berbeda dalam satu fasilitas dengan tingkat akurasi yang tinggi, menghindari barang tertukar, dan memberikan laporan yang akurat untuk penagihan biaya penyimpanan.
Oaktree.id: Software Freight Forwarder Yang Bantu Mengintegrasikan Seluruh Sistem
Dalam proses pengimplementasian perpetual inventory system yang sukses sangatlah bergantung pada software yang handal. Dengan demikian, software freight forwarder kami hadir sebagai solusi terintegrasi untuk menangani aspek operasional seperti warehouse management system maupun transportation management system yang menjadi satu ekosistem yang kohesif.
Lalu masih mau mencatat secara manual dan rentan dengan kesalahan? Yuk beralih sekarang ke software freight forwarder dari oaktree.id yang memberikan layanan terbaik bagi pelanggan.
Hubungi kami sekarang dan dapatkan demo secara gratis dengan menggunakan software freight forwarder.
