Di era sekarang, impor barang dari China sudah jadi praktik umum bagi UMKM hingga perusahaan besar di Indonesia untuk mendapatkan harga yang kompetitif.
Namun, proses pembayaran biaya jasa freight forwarder sering memunculkan tantangan terutama pada biaya tertentu seperti penambahan biaya asuransi. Akibatnya, tanpa penyusunan strategi yang tepat, pembayaran ini bisa mengganggu arus kas bisnis.
Tips Praktis Membayar Biaya Jasa Freight Forwarder dari China
Dalam memudahkan pembayaran jasa freight forwarder dari China, tentunya diperlukan strategi yang tepat agar biaya tetap terkendali dan proses impor berjalan lancar. Berikut adalah tips praktis untuk membayar biaya jasa freight forwarder dari china:
1. Selalu Minta Breakdown Invoice Secara Detail
Jangan pernah menerima invoice dengan keterangan umum seperti “all in fee” tanpa rincian. Hal ini sering digunakan untuk menyembunyikan biaya tambahan yang sebenarnya bisa dinegosiasikan atau bahkan dihindari.
Dengan meminta breakdown secara detail, Anda akan tahu persis komponen apa saja yang termasuk dalam tagihan, seperti ocean/air freight, handling, dokumentasi, hingga local charge. Sehingga melalui breakdown yang jelas, Anda bisa memahami apa yang dibayar dan menghindari potensi biaya tersembunyi.
2. Pastikan Skema Pembayaran Disepakati Sejak Awal
Selanjutnya, agar pembayaran dapat lebih transparan, Anda perlu menanyakan dan menyepakati skema pembayaran sejak awal kerja sama dengan pihak jasa freight forwarder. Jangan biarkan detail pembayaran hanya dibicarakan secara lisan atau samar, karena hal ini bisa menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari.
Dengan menyepakati skema pembayaran sejak awal, Anda tidak hanya menjaga transparansi, tetapi juga membangun kepercayaan dengan pihak forwarder.
3. Cek Mata Uang dan Kurs yang Digunakan
Karena pengiriman dilakukan dari luar negeri, pastikan Anda menanyakan kepada pihak freight forwarder terkait mata uang yang digunakan dalam pembayaran. Apakah pembayaran dilakukan dalam USD, RMB (Yuan Cina), atau langsung dikonversi ke Rupiah?
Sehingga nantinya, Anda akan terbantu dalam proses reimbursement jika perusahaan Anda menggunakan sistem pengelolaan keuangan secara otomatis.
4. Waspadai Biaya Tambahan di Luar Kesepakatan Awal
Agar transaksi lebih transparan, hindari menerima tagihan yang mencantumkan biaya tambahan di luar kesepakatan awal. Sebab, biasaya ada oknum forwarder yang menambahkan biaya handling, storage, atau biaya darurat tanpa pemberitahuan sebelumnya. Akibatnya akan menjadi pengeluaran yang membengkak dan sulit dikontrol.
Dengan mewaspadai biaya tambahan sejak awal, Anda bisa menjaga arus kas tetap sehat dan menghindari sengketa dengan pihak forwarder. Selain itu, pencatatan yang jelas akan memudahkan proses reimbursement bila perusahaan Anda menggunakan software pengelolaan biaya otomatis.
5. Simpan Semua Bukti Transfer dan Dokumen Pembayaran
Setiap transaksi tentunya memerlukan dokumentasi yang jelas. Jangan pernah mengabaikan pentingnya menyimpan bukti transfer, invoice, kuitansi, dan dokumen pembayaran lainnya. Dokumen ini bukan hanya berfungsi sebagai arsip, tetapi juga menjadi dasar yang kuat jika suatu saat terjadi dispute dengan pihak freight forwarder.
Selain itu, menyimpan bukti pembayaran ini juga dapat membantu dalam menjaga transparansi, proses reimbursement dan dapat membantu saat Audit akuntansi.
6. Catat Semua Pengeluaran Kecil dan Reimbursement
Jika tidak ada kesepakatan di awal, maka Anda perlu memberikan perhatian ekstra terhadap setiap pengeluaran kecil yang muncul selama proses impor. Biaya seperti ongkos administrasi, biaya kurir dokumen, atau biaya tambahan di pelabuhan sering kali tidak tercatat dengan baik, padahal jumlahnya bisa signifikan bila dikumpulkan.
Sehingga, melalui pencatatan ini, membantu Anda dalam menjaga transparansi serta mencegah kebocoran finansial. Tak hanya itu, nantinya hal seperti ini akan memudahkan proses audit internal dan memperkuat kepercayaan antara perusahaan dengan pihak freight forwarder.
Oaktree: Bantu Permudah Reimbuisment Untuk Perusahaan Forwarder
Membayar biaya jasa freight forwarder dari China bukan sekadar soal transfer uang, tetapi juga tentang bagaimana Anda mengelola transparansi, mencatat setiap detail, dan memastikan tidak ada biaya tersembunyi yang merugikan bisnis. Sehingga, memahami langkah-langkah kecil di atas akan membantu Anda menjaga arus kas tetap sehat, membangun kepercayaan dengan mitra logistik, serta memastikan setiap transaksi berjalan lebih efisien dan aman.
Untuk mempermudah Anda dalam pengelolaan keuangan, software freight forwarder seperti Oaktree yang dilengkapi dengan fitur Reimbursement sangatlah direkomendasikan. Dengan sistem ini, setiap pengeluaran dapat dicatat otomatis, diaudit dengan cepat, dan dikembalikan secara transparan. Tidak ada lagi kebingungan soal dokumen atau biaya tambahan semua terkelola rapi dalam satu platform.
Tertarik untuk menggunakan Oaktree? Hubungi kami sekarang dan coba demo secara gratis.
