Pengiriman barang, ekspor impor tentunya, memerlukan koordinasi yang sangat detail dan terstruktur. Terutama untuk memastikan setiap informasi yang dibutuhkan tercatat dengan jelas, termasuk instruksi yang digunakan untuk mengatur cara pengiriman dan penerimaan barang.
Dalam mendukung kelancaran proses ini, terdapat dokumen penting seperti Shipping Instruction. Sebab, dokumen ini akan memberikan panduan yang jelas mengenai bagaimana barang harus dikirim, memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama dan mengurangi risiko kesalahan pengiriman.
Apa itu Shipping Instruction?
Shipping Instruction (SI) adalah dokumen yang krusial dalam kegiatan ekspor impor. Biasanya, dokumen ini akan berisi secara detail informasi mengenai pengiriman barang, termasuk instruksi yang jelas tentang cara pengiriman, rute yang harus diambil, serta detail penerima dan pengirim.
Dalam bisnis freight forwarding, SI menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari proses logistik. Sebab, tanpa adanya dokumen ini proses pengiriman bisa menjadi lambat, atau bahkan mengalami gagal kirim.
Mengapa Perlu Membuat Shipping Instruction?
Dalam proses ekspor impor, Shipping Instruction (SI) sangatlah krusial. Berikut adalah alasan mengapa SI harus dipahami dan dibuat dengan benar:
1. Dasar Pembuatan Bill of Lading (B/L)
Alasan utama dalam pembuatan Shipping Instruction (SI) adalah tentunya membantu sebagai dasar pembuatan Bill of Lading (B/L). Hal ini karena B/L memerlukan landasan informasi yang lebih lengkap dan terperinci untuk memastikan keakuratan dan kelancaran dalam proses pengiriman.
Sebab, dalam SI terdapat informasi yang detail seperti deskripsi barang yang dikirim, alamat pengirim dan penerima, serta instruksi pengiriman yang harus diikuti.Sehingga nantinya, Bill of Lading yang diterbitkan akan memuat semua informasi yang dibutuhkan untuk kontrak pengangkutan, memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan instruksi yang tercantum dalam SI.
2. Memastikan Kepatuhan Hukum dan Administrasi
Selanjutnya, Shipping Instruction (SI) juga digunakan untuk memastikan kepatuhan hukum dan administrasi yang diperlukan dalam proses pengiriman barang, terutama dalam ekspor impor. Apalagi, SI sering menjadi sebuah standar yang diacu oleh berbagai pihak yang terlibat, seperti freight forwarder, bea cukai, dan penyedia jasa transportasi, untuk memastikan bahwa setiap langkah dalam proses pengiriman sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dokumen ini mencakup informasi penting yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum, seperti deklarasi nilai barang, kode HS (Harmonized System), serta sertifikat yang mungkin diperlukan untuk barang tertentu. Dengan adanya SI, pengirim dan pihak terkait dapat memastikan bahwa mereka tidak melanggar aturan bea cukai atau regulasi internasional, menghindari potensi denda atau keterlambatan yang disebabkan oleh dokumen yang tidak lengkap atau tidak sesuai.
3. Memberikan Petunjuk Penanganan Kargo
Dokumen ini tidak hanya sebatas memberikan instruksi pengiriman barang, tetapi juga berfungsi untuk memberikan petunjuk penanganan kargo yang penting selama proses pengiriman. Apalagi, dokumen Shipping Instruction (SI) ini memiliki isian yang sangat terperinci mengenai cara penanganan kargo yang berbeda-beda, sesuai dengan karakteristik barang yang dikirim.
Selain itu, SI juga memberikan petunjuk mengenai jenis kemasan yang harus digunakan, apakah barang memerlukan perlakuan khusus selama transportasi, atau bagaimana penanganan yang tepat di saat barang tiba di tujuan.
4. Mengurangi Risiko Kesalahan
Kesalahan tentu tidak bisa dihindari dalam pengiriman ekspor impor, terutama ketika informasi yang dibutuhkan tidak tercatat dengan jelas atau ada ketidaksesuaian dalam dokumentasi. Namun, Shipping Instruction (SI) berfungsi sebagai langkah preventif untuk mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengiriman barang.
Dengan kata lain, SI memberikan panduan yang jelas dan terstruktur mengenai semua detail yang diperlukan untuk pengiriman, termasuk informasi pengirim, penerima, jenis barang, instruksi pengiriman, serta cara penanganan barang yang khusus.
4. Memudahkan Proses Tracking
Proses pelacakan barang sangat penting untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan tepat waktu. Shipping Instruction mencantumkan informasi yang diperlukan untuk memantau perjalanan barang, termasuk nomor referensi dan detail pengiriman yang akan mempermudah pihak yang terlibat dalam proses tracking.
Dengan SI, pemantauan barang dapat dilakukan secara real-time, memberikan transparansi bagi pengirim dan penerima mengenai status pengiriman.
4. Menjamin Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu adalah salah satu faktor utama dalam pengiriman barang, terutama untuk barang yang sangat dibutuhkan di tujuan tertentu. Shipping Instruction membantu memastikan bahwa pengiriman dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
Dengan instruksi yang jelas mengenai tanggal pengiriman dan rute yang harus diambil, risiko keterlambatan dapat dikurangi dan pengiriman barang dapat sampai tepat waktu sesuai yang direncanakan.
Apa Saja Elemen yang Harus Ada dalam Shipping Instruction?
Untuk memastikan bahwa Shipping Instruction berfungsi dengan baik, ada beberapa elemen penting yang harus dimasukkan. Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam Shipping Instruction:
- Nama & alamat pengirim
- Nama & alamat penerima
- Nomor pengiriman
- Nomor kontainer
- Jumlah total paket
- Jenis paket yang dikirimkan
- Berat kotor kargo
- Syarat pembayaran
- Deskripsi kargo
- Detail wajib lainnya sesuai dengan peraturan bea cukai setempat (terkait dengan negara ekspor dan impor).
Siapa yang Membuat Shipping Instruction?
Setelah mengenal pengertian dan perannya dalam ekspor, tentunya akan menjadi sebuah pertanyaan, siapa yang bertanggung jawab untuk membuat Shipping Instruction (SI)? Dalam proses ekspor impor, SI biasanya disiapkan oleh pihak yang memiliki peran dalam pengelolaan pengiriman, yaitu freight forwarder atau pengirim barang itu sendiri.
Prosesnya, nanti akan bergantung pada jenis pengiriman yang dilakukan. Untuk pengiriman internasional, freight forwarder biasanya yang bertanggung jawab dalam menyiapkan SI, karena mereka memiliki pengalaman dan keahlian dalam mengelola dokumen-dokumen ekspor impor yang kompleks.
Namun, dalam beberapa situasi, pengirim barang bisa langsung membuat Shipping Instruction, terutama jika pengiriman dilakukan secara domestik atau jika pengirim memutuskan untuk menangani proses pengiriman sendiri tanpa melibatkan freight forwarder.
Kesimpulan
Shipping Instruction adalah dokumen yang krusial. Sebab, dokumen ini nantinya akan menyediakan informasi secara detail, seperti deskripsi barang yang dikirim, alamat pengirim dan penerima, instruksi mengenai cara pengiriman, serta persyaratan khusus yang harus diikuti dalam proses pengiriman.
Selain itu, untuk memastikan bahwa Shipping Instruction dapat diterapkan dengan efektif, Anda dapat menggunakan teknologi digital seperti software cargo yang dirancang secara khusus untuk perusahaan freight forwarder dalam mengefisiensikan proses pembuatan, pengelolaan, dan distribusi.
Jika Anda menginginkan sistem cargo untuk perusahaan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan software cargo seperti Oaktree yang dapat instgrasi secara langsung untuk mengelola management pengiriman menjadi lebih efisien.
