Pengelola keuangan dalam bisnis tentunya tidak boleh dianggap sebelah mata, terutama dalam industri logistik yang penuh dengan transaksi kompleks dan biaya operasional tinggi. Setiap pengiriman melibatkan invoice, pajak, bea cukai, hingga biaya tambahan yang harus dicatat dengan rapi.
Dengan demikian, tanpa sistem pembukuan yang terstruktur, perusahaan logistik memiliki risiko seperti mengalami kesalahan pencatatan, arus kas berantakan, dan laporan keuangan yang terlambat.
Tantangan Pembukuan Perusahaan Logistik
Sebagai perusahaan logistik, pengelolaan pembukuan bukanlah hal yang sederhana. Setiap pengiriman melibatkan banyak komponen biaya: ongkos transportasi, bea cukai, pajak, biaya gudang, hingga biaya tambahan yang sering muncul secara mendadak. Namun tak hanya itu, berikut adalah tantangan yang bisa terjadi dalam perusahaan logistik:
1. Volume transaksi yang tinggi dan berulang
Perusahaan logistik bisa mengelola ratusan hingga ribuan transaksi dalam sehari. Sehingga, tanpa sistem pembukuan yang terstruktur, pencatatan manual akan memakan waktu dan rawan kesalahan.
2. Kesulitan integrasi antara operasional dan keuangan
Data pengiriman biasanya tercatat di sistem logistik, tetapi tidak otomatis masuk ke sistem pembukuan. Akibatnya, staf keuangan harus melakukan input ulang, dengan demikian risiko salah input bisa terjadi.
3. Keterlambatan laporan keuangan
Karena pencatatan manual dan data yang tercecer, laporan keuangan sering terlambat. Hal ini membuat manajemen kesulitan mengambil keputusan berbasis data secara cepat.
4. Kepatuhan pajak yang kompleks
Industri logistik berhubungan dengan banyak regulasi pajak, baik domestik maupun internasional. Tanpa sistem pembukuan yang rapi, risiko keterlambatan atau kesalahan pelaporan pajak semakin besar.
5. Kurangnya visibilitas arus kas
Banyak perusahaan logistik tidak memiliki gambaran real-time tentang kondisi keuangan. Hal ini bisa menghambat strategi bisnis dan menimbulkan masalah likuiditas.
Peran Software Pembukuan dalam Industri Logistik
Dalam mendukung operasional perusahaan logistik, tentu menggunakan software pembukuan bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan. Berikut adalah peran penting dalam menggunakan software pembukuan:
1. Otomatisasi Invoice dan Billing
Setiap pengiriman barang menghasilkan invoice yang harus segera diproses. Dengan software pembukuan, invoice dapat dibuat secara otomatis, mengurangi risiko keterlambatan dan kesalahan pencatatan. Hal ini mempercepat arus kas dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Integrasi dengan Software Logistik
Data pengiriman yang tercatat di sistem operasional bisa langsung masuk ke pembukuan. Integrasi ini menghilangkan kebutuhan input manual, mempercepat alur kerja, dan mengurangi human error. Hasilnya, tim keuangan dan operasional bekerja dengan lebih efektif.
3. Laporan Keuangan Real-Time
Manajemen dapat memantau kondisi keuangan kapan saja. Mulai dari arus kas, profitabilitas, hingga biaya operasional ditampilkan dalam dashboard yang mudah dipahami. Dengan visibilitas real-time, perusahaan bisa mengambil keputusan strategis lebih cepat dan tepat.
4. Kepatuhan Pajak Lebih Mudah
Software pembukuan juga dapat membantu menyiapkan laporan pajak sesuai regulasi dengan lebih cepat dan akurat. Hal ini mengurangi risiko denda akibat keterlambatan atau kesalahan pelaporan, sekaligus memastikan perusahaan tetap patuh terhadap aturan yang berlaku.
Rekomendasi Software Pembukuan untuk Industri Logistik
Untuk membantu dalam mengelola pembukuan, perusahaan logistik membutuhkan software yang dirancang khusus agar sesuai dengan kebutuhan industri yang kompleks. Salah satunya adalah Kledo, software pembukuan akuntansi terbaik di Indonesia.
Berikut adalah fitur-fitur yang dapat Anda temukan pada Aplikasi Kledo:
1. Manajemen Transaksi Otomatis
Salah satu fitur unggulan yang ada di Kledo adalah manajemen transaksi otomatis. Itu berarti setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan logistik mulai dari operasional, pembayaran pelanggan, hingga pengeluaran untuk vendor akan tercatat secara otomatis tanpa perlu input manual berulang.
2. Pengelolaan Aset Tetap
Dalam membantu proses perhitungan penyusutan, Kledo memiliki fitur khusus untuk pengelolaan aset tetap. Fitur ini sangat berguna bagi perusahaan logistik yang biasanya memiliki banyak aset seperti kendaraan, gudang, peralatan, hingga perangkat IT.
3.Pencatatan Biaya Operasional
Dalam industri logistik, biaya operasional seringkali muncul dari berbagai sumber: transportasi, gudang, bea cukai, pajak, hingga biaya tambahan yang tidak terduga. Sehingga, adanya fitur pencatatan biaya operasional akan memudahkan perusahaan dalam mengelola seluruh pengeluaran secara lebih rapi dan terstruktur.
4. Cetak Faktur dan Kwitansi Profesional
Fitur ini sangat membantu perusahaan logistik yang setiap harinya harus mengeluarkan banyak invoice untuk pelanggan maupun kwitansi pembayaran. Dengan demikian, staff tidak perlu membuatnya dari nol, cukup menggunakan template yang telah disediakan.
5. Pembatasan Hak Akses
Jika perusahaan Anda memiliki banyak tim atau cabang, tentu pengelolaan data keuangan harus tetap aman dan terkontrol. Dengan demikian, fitur pembatasan hak akses ini dapat membantu perusahaan dalam menentukan siapa saja yang bisa melihat, mengedit, atau mengelola data tertentu dalam sistem.
6. Stock Opname
Yang membedakan dengan software pembukuan lainnya, karena adanya fitur stock opname yang terintegrasi langsung dengan sistem akuntansi. Dengan demikian, fitur ini sangat lah relevan bagi perusahaan logistik yang memiliki gudang besar dan harus memastikan akurasi data inventori.
Kesimpulan
Penggunaan software pembukuan pada perusahaan logistik bukan lagi sekadar pelengkap, melainkan fondasi penting untuk menjaga kesehatan finansial dan efisiensi operasional. Terutama dengan banyaknya transaksi harian yang melibatkan invoice, pajak, bea cukai, hingga biaya operasional tambahan, pencatatan manual jelas tidak lagi memadai.
*Artikel ini hasil kerjasama Oaktree dan Kledo
