Apa itu Purchasing?
Purchasing adalah perolehan barang dan jasa yang terorganisir atas nama entitas pembeli. Aktivitas pembelian diperlukan untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan diperoleh tepat waktu dan dengan biaya yang wajar. Departemen pembelian sangat diperlukan dalam bisnis manufaktur, di mana sejumlah besar bahan baku dan komponen harus diperoleh secara berulang. Tujuan utama departemen pembelian adalah sebagai berikut:
Untuk menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan pembeli. Untuk membeli barang yang memenuhi spesifikasi kualitas pembeli. Untuk menciptakan aliran pengiriman ke tempat pembeli yang meminimalkan investasi persediaan bahan baku sambil tetap memastikan bahwa barang tersedia sesuai kebutuhan. Untuk meminimalkan jumlah uang tunai yang diinvestasikan dalam persediaan.
Aktivitas Purchasing
Kegiatan pembelian yang umum dilakukan adalah sebagai berikut:
- Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian dari seluruh perusahaan.
- Cari pemasok yang memenuhi syarat yang dapat memenuhi kebutuhan pembeli.
- Menyiapkan dan menerbitkan dokumen request for proposal (RFP) kepada pemasok yang memenuhi syarat.
- Evaluasi tanggapan pemasok terhadap RFP, pilih pemenang, dan negosiasikan kontrak.
- Mengeluarkan pesanan pembelian kepada pemasok yang mengotorisasi pembelian. Pembelian induk dapat diterbitkan ketika ada sejumlah pengiriman yang direncanakan berdasarkan pengaturan Purchasing.
- Mengelola kontrak yang memiliki durasi lebih lama.
- Tinjau pembelian terbuka untuk melihat apakah ada yang harus ditutup.
Fungsi Purchasing
Ada kecenderungan fungsi pembelian macet dalam urusan administrasi yang terkait dengan penggunaan prosedur penawaran yang berlebihan dan penerbitan pesanan Purchasing. Fungsi tersebut dapat disederhanakan dengan mengganti penawaran dengan pengaturan sumber tunggal untuk sebagian besar pembelian.
Selain itu, pembelian dengan biaya lebih rendah sekarang dilakukan dengan kartu pengadaan, sehingga menghindari penggunaan pembelian. Tingkat perampingan ini memfokuskan perhatian departemen Purchasing hanya pada pengeluaran yang paling mahal dan kompleks.
Sistem Pembelian
Departemen pembelian dapat mengoperasikan paket perangkat lunak pembelian yang berdiri sendiri, meskipun sistem ini lebih efektif jika diintegrasikan ke dalam perangkat lunak fungsi penerimaan dan utang usaha. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan akan mencakup modul Purchasing.
