Dalam dunia logistik dan manajemen warehouse, ketersediaan stok menjadi salah satu elemen paling krusial yang menentukan kelancaran rantai pasok. Bayangkan jika sebuah gudang mengalami kehabisan stok barang penting. Proses distribusi akan terganggu, permintaan pelanggan tidak terpenuhi, dan pada akhirnya perusahaan bisa kehilangan peluang bisnis. Procurement bukan sekadar proses membeli barang, melainkan strategi yang terencana untuk memastikan ketersediaan stok selalu seimbang dengan kebutuhan operasional.
Manajemen inventory yang efektif membutuhkan perencanaan pengadaan yang baik. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko overstocking (kelebihan stok) maupun stock-out (kekosongan stok) yang merugikan. Lebih jauh lagi, pengadaan barang yang baik membantu mengoptimalkan biaya, menjaga kualitas barang, serta memastikan alur distribusi berjalan lancar.
Pengertian Procurement
Procurement adalah proses strategis yang mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga, hingga pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam konteks warehouse, procurement bertujuan untuk memastikan setiap barang yang diperlukan tersedia tepat waktu, dalam jumlah yang sesuai, dan dengan biaya yang efisien.
Berbeda dengan pembelian biasa, pengadaan barang melibatkan analisis mendalam terhadap kebutuhan jangka panjang. Tim procurement biasanya berkolaborasi dengan divisi gudang dan logistik untuk memprediksi kebutuhan stok dan mengatur jadwal pengadaan yang selaras dengan pergerakan barang di warehouse.
Jenis-Jenis Procurement
Strategi pengadaan barang dapat dibagi menjadi beberapa jenis, tergantung kebutuhan dan skala bisnis. Berikut jenis-jenisnya:
- Direct Procurement
Direct procurement berfokus pada pengadaan bahan baku atau produk yang digunakan langsung dalam proses produksi atau yang akan dijual ke pelanggan. Dalam konteks inventory, ini mencakup pembelian barang yang harus selalu tersedia di gudang agar produksi dan penjualan tidak terganggu. - Indirect Procurement
Berbeda dengan direct procurement, indirect procurement mencakup pengadaan barang pendukung seperti alat kebersihan, perlengkapan kantor, atau layanan IT. Meski tidak terkait langsung dengan produksi, ketersediaan barang ini penting agar operasional warehouse tetap berjalan optimal. - Strategic Procurement
Jenis ini lebih berfokus pada hubungan jangka panjang dengan pemasok. Perusahaan menjalin kemitraan strategis untuk memastikan pasokan selalu stabil, kualitas terjaga, dan harga kompetitif. - Tactical Procurement
Tactical procurement biasanya digunakan untuk kebutuhan jangka pendek atau pengadaan mendesak. Misalnya ketika gudang tiba-tiba kekurangan stok akibat lonjakan permintaan pasar, maka perusahaan perlu bertindak cepat untuk menambah persediaan.
Proses Procurement
Proses pengadaan barang yang terstruktur membantu perusahaan mengelola stok gudang secara lebih efisien. Berikut tahapannya:
- Identifikasi Kebutuhan
Tahap pertama adalah mengidentifikasi barang apa saja yang diperlukan. Tim inventory biasanya memantau data stok untuk menentukan kapan barang harus dipesan kembali. Data real-time sangat membantu agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok. - Pemilihan Dan Evaluasi Pemasok
Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan harus memilih pemasok yang dapat memenuhi kriteria kualitas, harga, dan kecepatan pengiriman. Evaluasi pemasok secara rutin penting agar perusahaan hanya bekerja sama dengan vendor yang andal. - Negosiasi Dan Pembuatan Kontrak
Negosiasi dilakukan untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat pembayaran yang menguntungkan. Kontrak kemudian disusun secara jelas untuk menghindari kesalahpahaman. - Pemantauan Dan Evaluasi Hasil
Setelah barang tiba di warehouse, tim logistik mengecek kesesuaian jumlah dan kualitas barang. Data penerimaan dicatat dalam sistem inventory untuk memastikan informasi stok selalu akurat.
Peran Procurement
Pengadaan barang yang efektif memberikan dampak positif pada seluruh ekosistem warehouse. Berikut beberapa peran utamanya:
- Menjaga Ketersediaan Stok
Procurement memastikan stok selalu tersedia sesuai kebutuhan. Dengan pengadaan yang terencana dan tepat waktu, risiko stock-out dapat ditekan sehingga aktivitas warehouse dan produksi tetap berjalan lancar. - Mengoptimalkan Biaya Operasional
Tim procurement aktif melakukan negosiasi harga dengan pemasok dan merencanakan jumlah pembelian secara optimal. Strategi ini membantu perusahaan menekan biaya operasional tanpa mengorbankan kualitas barang yang masuk ke warehouse. - Mendukung Efisiensi Distribusi
Ketersediaan barang di gudang yang terjaga membuat proses distribusi lebih cepat dan teratur. Hal ini membantu tim logistik mengirimkan barang tepat waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi potensi keterlambatan pengiriman. - Meningkatkan Akurasi Data Inventory
Procurement bekerja sama dengan tim warehouse untuk memastikan setiap transaksi pengadaan tercatat secara akurat dalam sistem. Integrasi data ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat, mulai dari perencanaan stok hingga evaluasi kinerja pemasok.
Kesimpulan
Procurement adalah kunci untuk menjaga kelancaran manajemen inventory dan operasional warehouse. Dengan strategi pegadaan barang yang terencana, perusahaan dapat mengurangi risiko kehabisan stok, mengoptimalkan biaya, serta menjaga kualitas barang yang tersedia.
Untuk mendukung strategi pegadaan barang yang lebih efektif, digitalisasi menjadi langkah penting. Oaktree.id menawarkan sistem manajemen warehouse for sparepart yang mempermudah pemantauan stok dari pengadaan hingga pemakaian. Dengan fitur manajemen stok, pencatatan data, pencarian cepat, dan manajemen aset, Oaktree membantu bisnis Anda tetap efisien dan terorganisir.
