Pengelolaan gudang yang efektif tentunya memerlukan elemen pendukung yang terstruktur dengan baik. Salah satunya adalah surat pengiriman barang yang sangat krusial. Hal ini karena, surat tersebut akan menjadi bukti sah bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak yang berwenang dengan kondisi yang sesuai dan lengkap.
Apa itu Surat Penerimaan Barang
Surat penerimaan barang adalah salah satu jenis dokumen yang dirancang untuk menyatakan barang yang dikirim telah diterima oleh pihak penerima yang dalam kondisi baik dan lengkap.
Biasanya, surat ini dikeluarkan oleh staf gudang atau logistik perusahaan untuk bukti bahwa barang telah diterima dari pengirim.
Dengan demikian, secara sederhana, surat penerimaan barang dapat diartikan sebagai dokumen resmi yang dibuat untuk mencatat dan mengonfirmasi bahwa barang yang dikirim telah diterima dengan baik dan sesuai spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengiriman.
Mengapa Surat Penerimaan barang Perlu Dibuat
Pembuatan surat penerimaan barang, pada dasarnya digunakan oleh penerimaa untuk memvalidasi barang telah diterima dari pengirim. Namun, tidak hanya itu saja pembuatan surat ini juga bermanfaat untuk:
1. Memvalidasi Pengiriman
Dengan adanya surat peneriman barang, maka barang yang telah diterima akan divalidasi sesuai dengan spesifikasi yang tertera dalam dokumen pengiriman seperti jumlah, jenis, dan kondisi barang.
Sebab, tanpa adanya dokumen ini, barang telah diterima tidak dapat diverifikasi apakah barang telah diterima ataupun tidak.
2. Meningkatkan Pencatatan Stock Barang
Selanjutnya, karena barang yang telah diterima akan dicatat, maka itu artinya proses pencatatan inventaris dapat dilakukan dengan akurat dan tepat. Dengan demikian, surat ini akan membantu dalam pengelolaan stok maupun sistem inventaris yang ada.
3. Meningkatkan Keamanan
Surat penerimaan barang juga berfungsi dalam menjaga keamanan barang. Sebab, dokumen tersebut digunakan untuk mencatat kondisi barang saat diterima, termasuk apakah ada kerusakan atau kekurangan pada barang yang diterima.
4. Membantu Proses Audit
Adanya surat penerimaan barang juga membantu dalam memberikan referensi yang akan berguna untuk proses audit. Hal ini, karena dokumen ini akan diperiksa selama audit dalam memastikan bahwa semua transaksi penerimaan barang tercatat dengan akurat sesuai dengan prosedur yang ada.
5. Meningkatkan Proses Dokumentasi
Proses dokumentasi akan meningkat, ketika adanya surat penerimaan barang. Sebab, surat ini tidak hanya mencatata informasi dasar mengenai barang yang diterima, tetapi juga menciptakan sistem data yang terstruktur dalam pengiriman dan penerimaan dokumen.
Apa Saja Komponen Utama Dalam Surat Penerimaan Barang
Dalam mempermudah pembuatannya, pada surat penerimaan barang tentunya terdapat komponen-komponen utama seperti:
1. Informasi Pengirim dan Penerima
Komponen utama yang wajib ada pada surat penerimaan barang adalah informasi pengirim dan penerima wajib ada dengan jelas. Hal ini mampu membantu dalam menghindari kebingungan yang ada.
2. Deskripsi Barang
Selain itu, surat penerimaan barang harus mencantumkan deskripsi barang yang diterima, termasuk nama barang, jumlah, ukuran, warna, dan spesifikasi lainnya. Sebab, nantinya akan memudahkan pengecekan barang tersebut apakah telah diterima.
3.Tanggal Penerimaan
Komponen selanjutnya adalah terdapat tanggal penerimaan. Sebab, nantinya tanggal ini akan berguna sebagai referensi bagi kedua belah pihak dalam menentukan batas waktu penerimaan barang atau waktu garansi.
4. Kondisi Barang
Komponen ini menjadi penting, sebab dengan mengetahui kondisi barang saat diterima, penerima dapat segera mengambil langkah yang diperlukan jika ditemukan kerusakan atau ketidaksesuaian dengan yang tercantum dalam dokumen pengiriman.
Cara Membuat Surat Penerimaan Barang
Setelah mengetahui komponen-komponen penting dalam surat penerimaan barang, langkah selanjutnya adalah bagaimana menerapkannya pada surat penerimaan barang. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti:
1. Mempersiapkan Format Surat
Langkah pertama yang perlu dipersiapkan adalah menyiapkan format (template( surat yang terstruktur, sehingga nantinya dapat dengan mudah untuk digunakan pada pembuatan surat penerimaan barang dikemudian hari.
2. Menuliskan Judul dan Nomer Surat
Pada bagian judul, Anda dapat menuliskan dengan jelas “Surat Penerimaan Barang” atau judul yang sesuai dengan konteks penerimaan barang tersebut.
Jangan lupa juga untuk menambahkan nomor surat di bagian atas sangat penting untuk mempermudah pelacakan dan pengarsipan surat, terutama jika ada banyak surat penerimaan yang dibuat dalam periode yang sama.
3. Mengisi Identitas Pengirim dan Penerima
Surat penerimaan barang harus mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim dan penerima. Ini termasuk nama perusahaan atau individu, alamat, nomor kontak, dan informasi lain yang relevan.
Identitas pengirim dan penerima yang jelas membantu dalam menghindari kebingungannya jika ada pertanyaan atau masalah terkait pengiriman barang di kemudian hari.
4. Mencatat Detail Barang Yang Diterima
Detail barang yang diterima harus dicatat dengan rinci dan lengkap. Ini meliputi nama barang, jumlah, spesifikasi (seperti ukuran atau model), dan kondisi barang pada saat diterima.
Pencatatan yang teliti akan membantu memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pengiriman dan dapat memudahkan pencocokan dengan inventaris gudang.
5. Menuliskan Tanggal Penerimaan
Tanggal penerimaan barang harus dicantumkan dengan jelas dalam surat. Hal ini tidak hanya berguna untuk mencatat waktu terjadinya transaksi, tetapi juga untuk keperluan audit dan laporan keuangan.
Tanggal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang diterima tepat waktu dan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.
6. Tanda Tangan dan Stampel
Surat penerimaan barang harus ditandatangani oleh pihak yang menerima barang, dan jika diperlukan, juga oleh pihak pengirim.
Sehingga, surat ini nantinya menjadi bukti yang sah bahwa barang-barang telah tercatat dan kondisi yang baik. Selain itu, stempel perusahaan juga dapat ditambahkan untuk meningkatkan keabsahan dokumen.
Contoh Surat Penerimaan Barang
Agar membantu Anda dalam memahaminya, berikut adalah contoh surat penerimaan barang:
PT. ABC INDONESIA
Jl. Raya No. 123, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Email: info@abcindonesia.com
Surat Penerimaan Barang
Nomor: 001/SPB/ABC/IX/2025
Tanggal: 29 Oktober 2025
Kepada:
Nama Pengirim: PT. XYZ Supplier
Alamat Pengirim: Jl. Pahlawan No. 45, Bandung
Telp: (022) 98765432
Dari:
Nama Penerima: Gudang PT. ABC Indonesia
Alamat Penerima: Jl. Raya No. 123, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Deskripsi Barang yang Diterima:
Nama Barang: Mesin Fotocopy
Jumlah: 5 Unit
Ukuran: A3
Kondisi: Baik
Nomor Seri: MF12345
Nama Barang: Kertas HVS
Jumlah: 200 Rim
Ukuran: A4
Kondisi: Baik
Tanggal Penerimaan: 29 Oktober 2025
Keterangan:
Barang diterima dalam keadaan baik dan sesuai dengan yang tercantum dalam Surat Pengiriman Barang (SPB). Tidak ditemukan kerusakan atau kekurangan barang.
Penerima:
Nama: [Nama Penerima]
Tanda Tangan: ___________________
Pengirim:
Nama: [Nama Pengirim]
Tanda Tangan: ___________________
Oaktree: Bantu Kelola Dokumen Logistik Melalui Jobfile
Surat penerimaan barang adalah dokumen yang dirancang sebagai bukti sah bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak penerima dalam kondisi yang baik. Namun, bagaimana jika dokumen ini harus dikelola setiap hari? Pengelolaan surat penerimaan barang yang dilakukan setiap hari bisa menjadi tantangan besar, terutama jika perusahaan dengan volume pengiriman dan penerimaan barang.
Di sinilah, Oaktree hadir sebagai software freight forwarder yang dapat membantu mengatasi tantangan pengelolaan surat penerimaan barang sehari-hari. Jadi, masih mau ragu untuk beralih ke sistem yang lebih efisien? Yuk gunakan oaktree sekarang dan wujudkan pengelolaan dokumen menjadi mudah.
