Dalam rantai pasok modern, gudang bukan sekadar tempat menyimpan barang. Sebab, bagi freight forwarder, gudang menjadi pusat kendali arus logistik mulai dari penerimaan hingga pengiriman.
Dengan demikian, kualitas manajemen gudang akan langsung mempengaruhi akurasi stok, kecepatan pemenuhan pesanan, dan biaya operasional.
Proses Aktivitas Gudang
Dengan adanya proses aktivitas pergudangan yang baik dan terstruktur, maka akan membantu dalam menciptakan kontrol yang jelas. Berikut adalah 9 Proses aktivitas gudang yang perlu diketahui:
1. Receiving (Penerimaan Barang)
Proses utama dalam aktivitas pergudangan adalah penerimaan barang. Hal ini karena digunakan untuk memastikan bahwa barang yang masuk telah sesuai dengan permintaan.
Biasanya, staff gudang akan melakukan verifikasi menyeluruh mulai dari jumlah barang, spesifikasi, hingga kondisi dokumen seperti invoice dan purchase order telah sesuai. Perlu diketahui, jika barang tidak sesuai atau mengalami kerusakan harus segera dilaporkan.
2. Putaway (Penempatan Barang)
Setelah barang telah diterima, maka akan dilanjutkan untuk diletakan pada lokasi penyimpanan yang sesuai. Sebab, penempatan barang yang sesuai, bisa jadi barang yang tersimpan tidak dapat ditemukan dengan cepat.
Terlebih lagi bagi perusahaan yang memiliki gudang, tentunya memerlukan sistem penyimpanan yang efisien dan struktur dalam mendukung kelancaran proses pengiriman barang yang tepat waktu.
3. Storage (Penyimpanan)
Proses penyimpanan sangatlah krusial, sebab disinilah barang akan disimpan dalam waktu lama. Dengan demikian tanpanya pengelolaan yang efektif akan berakibat barang tidak ditemukan, memperpanjang waktu pengambilan barang, maupun tempat penyimpanan menjadi penuh.
Sehingga agar proses penyimpanan menjadi efektif, staff gudang apat mengatur barang yang akan disimpan berdasarkan kategori khusus atau bahkan karakteristiknya seperti jenis barang, ukuran, berat, dan perputaran barang.
4. Inventory Control (Pengendalian Persediaan)
Walaupun barang telah disimpan dengan baik, sehingga staff gudang akan melakukan proses pemeriksaan rutin terkait stok fisik untuk memastikan antara data dengan jumlah barang yang ada.
Sebab, proses ini akan membantu dalam proses stabilitas dan akurasi stok barang yang disimpan.
5. Order Processing (Pemrosesan Pesanan)
Proses selanjutnya dalam aktivitas pergudangan adalah pemrosesan pesanan, sebab di tahap inilah sistem menghubungkan dengan permintaan pelanggan, ketersediaan inventori, kapasitas operasional gudang, hingga jadwal/layanan carrier.
Sehingga nantinya setiap pesanan akan tervalidasi, teralokasi, dan siap untuk dieksekusi sesuai dengan tujuan.
6. Packing (Pengemasan)
Agar barang tetap aman hingga sampai tujuan, maka proses packing (pengemasan) sangatlah penting. Sehingga, staff gudang harus memahami bagaimana setiap barang dikemas dengan bahan serta teknik yang sesuai, agar tidak mengalami kerusakan fisik.
Perlu diingat, dalam proses ini nantinya barang yang telah dipacking akan dilabeli otomatis (misalnya AWB, atau jenis, tujuan) sehingga meminimalkan kesalahan pengiriman.
7. Shipping (Pengiriman)
Pengiriman adalah proses dalam menghubungkan gudang dengan pelanggan. Pada proses aktivitas gudang, shipping akan mencakup konsolidasi pesanan, penjadwalan dock, hingga pemuatan ke kendaraan.
Adanya proses ini, akan membantu dalam meningkatkan ketepatan dalam pemberangkatan paket dengan moda transportasi yang sesuai.
8. Returns Handling (Penanganan Return)
Walaupun proses ini tidak selalu ada, penanganan retur tetaplah krusial karena berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, staff gudang perlu memahami prosedur penanganan barang retur dengan tepat, cepat, dan sesuai standar perusahaan.
Tantangan Umum dalam Manajemen Gudang
Dengan banyaknya proses aktivitas dalam manajemen gudang juga menghadapi tantangan umum. Berikut adalah tantanganya:
1. Ketidaktepatan Data Stok
Salah satu masalah paling umum adalah perbedaan antara data stok di sistem dan jumlah fisik di gudang. Ketidaktepatan ini biasanya terjadi akibat pencatatan manual, keterlambatan pembaruan data, atau kesalahan input.
Dampaknya adalah keterlambatan pemenuhan pesanan dan meningkatnya risiko overstock maupun understock.
2. Kesalahan dalam Proses Picking dan Packing
Aktivitas pengambilan dan pengemasan barang sering kali menjadi sumber kesalahan terbesar di gudang. Tanpa sistem validasi, staf dapat salah mengambil barang (mis-pick) atau salah mengemas produk, yang mengakibatkan retur pelanggan dan kerugian biaya pengiriman ulang.
3. Kurangnya Integrasi Sistem
Tantangan terbesar dalam manajemen gudang tersebut adalah tidak adanya integrasi yang efisien antara Warehouse Management System (WMS), Transport Management System (TMS), dan dokumen pengiriman seperti AWB, manifest, atau packing list. ‘
Sehingga, dengan tantangan tersebut seringkali membuat proses administrasi lambat dan memperbesar risiko kesalahan dokumen.
4. Kurangnya Visibilitas dan Pelacakan Barang Secara Real-Time
Tanpa sistem pelacakan yang terintegrasi, sulit bagi staff gudang untuk mengetahui posisi barang secara akurat di setiap tahap. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam menjawab pertanyaan pelanggan tentang status pengiriman dan memperlambat pengambilan keputusan.
Oaktree.id: Solusi Digital Untuk Freight Forwarder Yang Terintegrasi dengan Warehouse Management System.
Manajemen gudang yang baik tidak hanya soal penyimpanan, tapi tentang bagaimana setiap proses menjadi lebih efisien. Sebab, dalam proses aktivitas gudang tentunya akan melewati berbagai macam tahapan mulai penerimaan hingga return handling.
Jika Anda adalah freight forwarder yang ingin mengoptimalkan seluruh aktivitas pergudangan dengan sistem otomatis dan akurat, kini saatnya beralih ke solusi digital oaktree.id. Sebab software ini rancang untuk mampu mengoptimalkan proses logistik dan distribusi. Yang menarik software ini juga telah terintegrasi dengan warehouse management system yang memiliki fitur:
Integrasi otomatis antara dokumen pengiriman, stok, dan order pelanggan.
- Tracking real-time dari inbound hingga outbound.
- Manajemen multi-gudang dan multi-klien (3PL Mode).
- Optimasi rute picking dan slotting otomatis.
Masih mau disulitkan dengan manajemen gudang yang banyak prosesnya? Yuk gunakan Oaktree sekarang untuk mengefisiensikan manajemen gudang dan pengiriman.
