Memilih partner freight forwarder tidak sebaiknya hanya berdasarkan harga. Partner yang tepat dapat membantu proses pengiriman menjadi lebih lancar, transparan, dan mudah dipantau. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal seperti berikut:
1. Pahami Kebutuhan Pengiriman
Sebelum memilih partner, identifikasi terlebih dahulu kebutuhan pengiriman bisnis Anda. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
- Jenis Barang
- Volume
- Rute
- Frekuensi Pengiriman
- Moda Transportasi
- Kebutuhan Penangan Khusus
Sehingga ketika mengetahui kebutuhan yang jelas, perusahaan logistik akan dapat memilih layanan dari perusahaan freight forwarder yang paling sesuai.
2. Periksa Pengalaman dan Spesialisasinya
Selanjutnya, Anda dapat memilih freight forwarder yang sudah terbiasa menangani jenis barang dan rute pengiriman yang relevan.
Sebab, hal ini akan memberikan pengalaman yang sesuai dalam membantu mengurangi resiko kesalahan dokumen, keterlambatan, dan kendala operasional selama proses pengiriman.
3. Pastikan Legalitas dan Kredibilitasnya
Periksa izin usaha, alamat kantor, rekam jejak, kanal komunikasi, serta testimoni dari pelanggan sebelumnya.
Jangan hanya tergiur dengan harga murah tanpa memastikan bahwa perusahaan tersebut memiliki kredibilitas dan tanggung jawab yang jelas.
4. Evaluasi Jaringan dan Cakupan Layanan
Freight forwarder biasanya bekerja sama dengan carrier, agen, perusahaan trucking, gudang, pelabuhan, dan pihak kepabeanan.
Karena itu, pastikan calon partner memiliki jaringan yang memadai sesuai dengan rute dan kebutuhan bisnis Anda. Periksa juga layanan yang tersedia, seperti sea freight, air freight, customs clearance, warehousing, dan door-to-door delivery.
5. Bandingkan Biaya Secara Menyeluruh
Jangan hanya membandingkan tarif utama pengiriman.
Periksa juga biaya handling, trucking, customs clearance, gudang, administrasi, demurrage, detention, dan biaya tambahan lainnya. Quotation yang jelas dapat membantu perusahaan menghindari biaya tidak terduga selama proses pengiriman.
6. Periksa Kemampuan Pengelolaan Dokumen
Dokumen merupakan bagian penting dalam kegiatan ekspor dan impor.
Pastikan freight forwarder memahami pengelolaan commercial invoice, packing list, bill of lading, airway bill, dan dokumen kepabeanan. Sebab, jika calon partner belum memahami keseluruhan dokumen maka akan dapat menyebabkan keterlambatan, barang tertahan, hingga munculnya biaya tambahan.
7. Nilai Kualitas Komunikasi
Perhatikan kecepatan respons, kejelasan informasi, ketersediaan PIC, dan konsistensi pembaruan status pengiriman.
Komunikasi yang baik membantu perusahaan mengambil keputusan lebih cepat ketika terjadi perubahan jadwal atau kendala di lapangan.
8. Tanyakan Prosedur Penanganan Risiko
Cari tahu bagaimana calon partner menangani keterlambatan, kerusakan, kehilangan barang, perubahan jadwal, dan proses klaim.
Freight forwarder yang baik tidak hanya menawarkan layanan pengiriman, tetapi juga memiliki prosedur yang jelas ketika masalah terjadi.
9. Periksa Sistem Tracking dan Pelaporan
Pastikan freight forwarder mampu memberikan informasi status shipment secara konsisten.
Sistem tracking dan laporan yang baik membantu perusahaan memantau posisi barang, biaya, lead time, dokumen, dan kendala yang terjadi selama pengiriman.
10. Pilih Freight Forwarder yang Telah Terintegrasi dengan Sistem Digital
Selain cara-cara diatas, tentunya perhatikan juga bagaimana sistem yang digunakan ole perusahaan freight forwarder. Sebab, jika calon partner yang Anda pilih masih mengandalkan pencatatan manual, maka akan mengalami kesalahan input, dokumen tercecer, keterlambatan pembaruan status, dan ketidaksesuaian data biaya.
Sebaliknya, freight forwarder yang telah menggunakan sistem digital dapat mengelola data shipment, dokumen, quotation, biaya, invoice, dan laporan secara lebih terstruktur.
Karena itu, jika Anda memilih perusahaan freight forwarder, pertimbangkan partner yang telah terintegrasi dengan sistem digital seperti Oaktree. Sebab, Oaktree merupakan software yang dikhususkan untuk perusahaan freight forwarder. Sistem ini membantu perusahaan mengelola proses operasional, mulai dari job order, quotation, dokumen, biaya, invoice, hingga laporan dalam satu platform.
Kesimpulan
Partner freight forwarder terbaik tidak hanya menawarkan harga kompetitif. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan pengalaman, legalitas, jaringan, transparansi biaya, komunikasi, pengelolaan dokumen, mitigasi risiko, dan kesiapan digital.
Jika memungkinkan, pilih perusahaan freight forwarder yang telah terintegrasi dengan sistem digital seperti Oaktree. Dengan proses operasional yang lebih terstruktur, bisnis Anda dapat memperoleh layanan pengiriman yang lebih efisien, transparan, dan mudah dipantau.
