Salah satu tantangan dalam dunia logistik adalah pembuatan shipping instruction yang berguna untuk menentukan kelancaran proses ekspor-impor. Namun, dalam praktiknya, banyak forwarder masih menyusun shipping instruction secara manual.
Sehingga, pembuatan akan memakan waktu dan resiko salah input. Selain itu, ditengah persaingan global, forwarder dituntut juga untuk dapat bekerja lebih cepat, efisien, dan transparan.
Cara Membuat Shipping Instruction dengan Mudah dan Cepat
Dalam mendukung pekerjaan yang lebih efisien dan akurat, forwarder perlu memahami langkah-langkah praktis dalam menyusun shipping instruction. Berikut adalah cara pembuatannya:
1. Kumpulkan Data Pengiriman
Karena shipping instruction berisikan informasi secara detail, maka mengumpulkan data pengiriman secara lengkap haruslah dilakukan. Apalagi, setiap elemen data, mulai dari nama pengirim, penerima, alamat, deskripsi barang, jumlah, hingga HS code.
Dengan demikian, mengumpulkan data sejak awal bukan hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan trustworthiness dokumen di mata pihak pelayaran maupun bea cukai. Misalnya, detail barang yang jelas akan mempermudah proses pemeriksaan, sementara informasi penerima yang akurat memastikan barang sampai ke tujuan tanpa hambatan.
2. Gunakan Template Standar
Agar pembuatan shipping instruction menjadi lebih mudah, forwarder perlu menyiapkan template yang dapat digunakan berulang-ulang. Sebab, adanya template ini akan memudahkan forwarder dalam membuat shipping instruction tanpa harus memulai dari nol, cukup mengisikan data pada kolom yang telah disediakan.
Selain menghemat waktu, penggunaan template ini juga berfungsi untuk menjaga konsistensi format dokumen. Shipping instruction yang tersusun rapi dengan struktur seragam akan lebih mudah dipahami oleh pihak pelayaran maupun bea cukai.
3. Memverifikasi Informasi yang Ada
Sebelum dokumen dikirimkan kepada pihak cargo, forwarder wajib melakukan verifikasi informasi yang tercantum dalam shipping instruction. Sebab, langkah ini sangat penting karena shipping instruction berfungsi sebagai pedoman utama bagi pihak pelayaran maupun bea cukai dalam menangani barang.
Apalagi proses ini menjadi krusial ketika menyangkut detail yang sensitif, seperti deskripsi barang, jumlah, HS code, hingga alamat penerima. Kesalahan kecil saja dapat menimbulkan konsekuensi besar: keterlambatan pengiriman, biaya tambahan, atau bahkan penolakan barang di pelabuhan tujuan.
4. Simpan Dokumen Secara Digital
Walaupun telah memiliki shipping instruction (SI) secara fisik, memiliki versi digital tidak hanya sebatas backup melainkan sebuah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam proses logistik.
Apalagi, adanya dokumen digital akan memungkinkan forwarder mengakses SI kapan saja dan dimana saja. Tanpa harus bergantung pada arsip kertas yang rawan hilang atau rusak.
Manfaatkan Software Logistik
Untuk mendukung pekerjaan menjadi lebih efisien, menggunakan software logistik dapat menjadi solusi utama bagi forwarder dalam menyusun shipping instruction berbentuk digital. Apalagi, adanya sistem digital, proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi.
Selain itu, software ini juga membantu dalam mengurangi risiko human error dalam pengisian dokumen secara manual. Misalnya, sistem dapat langsung menandai kolom yang kosong atau data yang tidak sesuai standar internasional.
Kesimpulan
Memahami cara pembuatan shipping instruction adalah langkah penting bagi forwarder untuk memastikan kelancaran proses ekspor-impor. Sebab, dokumen ini bukanlah sekedar formalitas saja, melainkan pondasi utama dalam menghubungkan shipper, consignee, dan carrier.
Dengan demikian, mengikuti langkah pembuatan yang tepat akan membantu forwarder untuk bekerja lebih efisien.
Jika Anda ingin beralih dengan menggunakan sistem digital untuk pembuatan shipping instruction. Menggunakan software logistik seperti Oaktree akan membantu pembuatan lebih cepat. Yuk hubungi kami dan coba demo secara gratis dan rasanya perbedaanya.
