Dalam ekspor-impor, dokumen berperan penting sebagai bukti legal kepemilikan kargo dan bagian vital dari proses pengiriman.
Salah satunya bill of lading, yang diterbitkan oleh pihak pengangkut sebagai tanda terima barang dari eksportir. Sebab, tanpa dokumen ini, klaim kepemilikan dan pengambilan barang di pelabuhan tidak bisa dilakukan. Berikut cara membaca bill of lading dalam pengiriman ekspor.
Mengapa Bill of Lading Penting Dipahami
Pada dasarnya, bill of lading merupakan dokumen resmi yang digunakan sebagai tanda terima barang. Namun, bill of lading juga berperan penting dalam pengiriman ekspor, seperti:
- Bukti kepemilikan barang yang memungkinkan pemegang dokumen untuk mengambil kargo di pelabuhan tujuan.
- Kontrak pengangkutan antara eksportir dan pihak pengangkut yang memuat syarat dan ketentuan pengiriman.
- Dokumen pendukung transaksi yang diperlukan dalam proses pembayaran dan klaim asuransi.
Bagian-Bagian dalam Bill of Lading
Dalam mendukung pengiriman ekspor, Bill of Lading (B/L) tentunya akan mencakup beragam informasi tentang pengiriman seperti:
1. Shipper (Pengirim)
Salah satu bagian yang paling penting adalah shipper (pengirim). Biasanya pada bagian ini akan mencantumkan pihak yang mengirimkan barang.
Sehingga Biasanya perusahaan atau eksportir yang membuat kontrak dengan perusahaan pelayaran. Informasi yang tercantum meliputi nama, alamat, dan kontak pengirim.
2. Consignee (Penerima)
Tak hanya pengirim saja yang tercantum, sebab pada bill of lading (B/L) wajib mencantumkan nama dan alamat lengkap.
Hal ini akan memudahkan pihak pelayaran dan otoritas pelabuhan dalam mengidentifikasi penerima yang sah serta memastikan barang dikirim ke tujuan yang tepat.
3. Notify Party (Pihak yang Diberi Pemberitahuan)
Selanjutnya, pada bill of lading (B/L) juga tercantum notify party, yaitu pihak yang akan diberi pemberitahuan saat barang tiba di pelabuhan tujuan.
Biasanya, notify party adalah importir, agen, atau pihak ketiga yang bertanggung jawab atas proses pengambilan dan pengurusan dokumen barang.
4. Port of Loading (Pelabuhan Muat)
Jangan lupa mencantumkan port of loading, yaitu pelabuhan tempat barang dimuat ke kapal. Informasi ini penting untuk melacak asal pengiriman, memantau jadwal keberangkatan, dan memastikan proses logistik berjalan sesuai rencana.
5. Port of Discharge (Pelabuhan Bongkar)
Bagian ini sangat penting karena menunjukkan pelabuhan tempat barang akan dibongkar dari kapal.
Informasi ini membantu memastikan barang sampai di tujuan yang benar dan mempermudah proses distribusi selanjutnya.
6. Vessel/Voyage (Nama Kapal dan Nomor Pelayaran)
Jangan lupa menuliskan nama kapal atau nomor pelayaran pada bill of lading, karena informasi ini berfungsi untuk mengidentifikasi kapal yang membawa barang.
Data tersebut juga membantu memantau jadwal keberangkatan, posisi kapal selama perjalanan, serta memperkirakan waktu tiba di pelabuhan tujuan.
7. Description of Goods (Deskripsi Barang)
Pada bagian Description of Goods di bill of lading (B/L), akan mencantumkan detail barang yang dikirim akan membantu dalam pemeriksaan di pelabuhan atau proses bea cukai.
8. Container Number dan Seal Number
Container number adalah nomor identifikasi unik pada setiap kontainer, sedangkan seal number adalah nomor segel keamanan. Keduanya memastikan kontainer tidak tertukar atau dibuka tanpa izin selama pengiriman.
9. Freight Terms (Ketentuan Biaya Pengangkutan)
Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab membayar biaya pengiriman, apakah eksportir (Freight Prepaid) atau importir (Freight Collect).
10. Type of Bill of Lading (Jenis B/L)
Menjelaskan jenis dokumen yang digunakan, seperti Original B/L, Telex Release, atau Seaway Bill, yang menentukan cara pengambilan barang di pelabuhan tujuan.
Cara Membaca Bill of Lading dengan Benar
Dengan banyaknya bagian-bagian penting pada Bill of Lading (B/L) tentu perlu untuk paham betul, terutama untuk pihak yang terlibat dalam prose ekspor-impor. Berikut adalah langkah praktisnya:
1. Verifikasi Identitas Pengirim dan Penerima
Pastikan nama dan alamat Shipper dan Consignee sesuai dengan kontrak dan dokumen lainnya seperti invoice dan packing list.
2. Cek Detail Barang
Periksa bagian Description of Goods untuk memastikan jenis, jumlah, berat, dan dimensi barang sesuai dengan pesanan.
3. Pastikan Pelabuhan dan Jadwal Pengiriman
Lihat Port of Loading dan Port of Discharge untuk memastikan barang dikirim dan diterima di lokasi yang tepat. Cocokkan juga dengan jadwal kapal (Vessel/Voyage).
4. Periksa Incoterms dan Ketentuan Biaya
Bagian Freight Terms menunjukkan siapa yang menanggung biaya pengiriman, asuransi, dan bea cukai. Pahami istilah seperti FOB, CIF, dan EXW agar tidak terjadi miskomunikasi.
5. Validasi Legalitas Dokumen
Pastikan dokumen ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan mencantumkan tanggal yang sah.
Periksa juga keaslian tanda tangan, terutama jika menggunakan e-sign atau tanda tangan digital, sehingga penting dokumen tersebut benar-benar dikeluarkan oleh pihak resmi.
Kesimpulan
Mengelola dokumen ekspor secara manual berisiko tinggi terhadap kesalahan dan kehilangan data. Di sinilah software freight forwarder dari Oaktree.id berperan penting. Dengan solusi digital, Anda bisa Mengotomatisasi pembuatan dan penyimpanan B/L, Melacak status pengiriman secara real-time, Mengintegrasikan dokumen dengan sistem bea cukai dan logistik, Mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses ekspor.
Selain itu untuk memudahkan pemberian verifikasi dokumen dengan mudah. Anda dapat menggunakan mekari e-sign agar proses tanda tangan menjadi lebih cepat, aman dan sah secara hukum.
Jadi masih mau pengelolaan dokumen secara manual? Yuk, beralih ke oaktree.id sekarang dan nikmati proses ekspor yang lebih efisien!
