Di Indonesia, ekspor menjadi langkah strategis untuk memperluas pasar internasional, mengingat posisi Indonesia sebagai salah satu ekonomi terbesar di Asia Tenggara. Menurut data Badan Pusat Statistik (BPS), pada 2023, nilai ekspor Indonesia tercatat USD 258,77 miliar, meskipun mengalami penurunan 11,33% dibandingkan tahun sebelumnya, sebagian besar karena fluktuasi harga komoditas global dan tantangan logistik.
Namun, untuk memastikan proses ekspor berjalan lancar, pengusaha perlu memahami dan mempersiapkan berbagai dokumen ekspor yang diperlukan. Berikut adalah dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan untuk kegiatan ekspor dari Indonesia.
Apa itu Dokumen Ekspor?
Dokumen ekspor adalah berkas-berkas yang perlu disiapkan oleh eksportir agar dapat mengirimkan barang dari Indonesia ke negara tujuan. Biasa dokumen-dokumen ini akan berisikan informasi yang detail demi kelancaran proses pengiriman dan memenuhi peraturan ataupun regulasi yang berlaku.
Pengelolaan dokumen yang tepat dan tepat waktu sangatlah penting, sebab dapat menjadikan keterlambatan yang berakibat adanya denda maupun masalah hukum lainnya selama proses ekspor.
Dokumen Ekspor Yang Diperlukan Untuk Pengiriman Dari Indonesia
Dalam kegiatan ekspor barang dari Indonesia, tentunya harus mempersiapkan beberapa dokumen. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pengiriman barang dapat dilakukan dengan lancar. Berikut adalah dokumen-dokumen yang harus dipenuhi:
1. Legalitas Usaha
Dalam mempermudah proses ekspor tentunya, eksportir wajib memiliki legalitas usaha secara resmi. Sebab, adanya dokumen ini menunjukan bahwa bisnis tersebut telah resmi berdiri dan bergerak di Indonesia.
Dokumen legalitas yang perlu dipersiapkan adalah:
- NPWP
- NIK (Nomor Induk Kepabeanan) yang diterbitkan oleh Ditjen BEA Cukai. Namun, menurut PEMKOT Semarang, jika belum memiliki Nomor Induk Kepabeanan dapat menggunakan punya orang lain/undername terlebih dahulu.
- SIUP (Surat Ijin Perdagangan)
- TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
2. Commercial Invoice (Faktur Komersial)
Selanjutnya Eksportir dari Indonesia wajib untuk mempersiapkan faktur komersial yang berisikan secara lengkap informasi barang yang dikirimkan. Biasanya faktur ini akan dibuat oleh penjual barang untuk pembeli sebelum melakukan ekspor.
Faktur Komersial ini akan berisikan informasi seperti:
- Nama Pembeli dan Penjual
- Deskripsi Rincian Barang
- Rincian Biaya barang termasuk harga barang dan nilai total yang harus dibayar importir
- Kode barang Sistem Harmonisasi (HS Code)
- Ketentuan Penjualan
- Biaya Asuransi
- Negara Asal
3. Bill Of Lading
Dokumen penting lainnya yang dibutuhkan saat mengekspor barang dari indonesia adalah Bill Of Lading. Biasanya dokumen ini akan dikeluarkan oleh perusahaan pengangkut atau logistik sebagai bukti penerimaan barang untuk pengiriman.
Berikut adalah isi informasi yang ada pada bill of lading:
- Alamat tujuan
- Detail isi kiriman
- Petunjuk tentang cara menangani pengiriman (termasuk persyaratan khusus, seperti pengaturan yang dikontrol suhu)
Perlu diketahui dokumen ini, wajib adanya tanda tangan dari eksportir, pengirim, atau bahkan pembeli. Hal ini untuk memverifikasi isi kiriman dan pencurian aset yang dikirimkan.
4. Certificate of Origin (Surat Keterangan Asal)
Selanjutnya, terdapat Certificate of Origin (Surat Keterangan Asal) yang berfungsi untuk memverifikasi asal barang yang akan diekspor. Dokumen ini mencantumkan informasi mengenai negara asal barang, serta tanggal dan tempat proses produksi atau manufaktur barang tersebut.
Certificate of Origin penting karena sering kali menjadi syarat untuk mendapatkan tarif bea masuk yang lebih rendah atau untuk memenuhi regulasi perdagangan di negara tujuan ekspor. Keakuratan informasi dalam dokumen ini sangat penting untuk menghindari masalah bea cukai atau penolakan pengiriman barang.
5. Packing List (Daftar Kemasan)
Walaupun sekilas mirip dengan faktur komersial, packing list berisikan rincian tentang barang yang dikemas, termasuk jumlah, jenis, dan ukuran kemasan, serta berat dan dimensi setiap paket.
Dokumen ini membantu pihak pengiriman, bea cukai, dan importir untuk memverifikasi barang yang diterima sesuai dengan apa yang tercantum dalam dokumen lain, seperti faktur dan bill of lading.
Packing list juga penting untuk menghindari kesalahan dalam proses pengiriman dan memastikan bahwa barang dikemas dengan baik untuk mencegah kerusakan selama perjalanan.
6. Customs Declaration (Pernyataan Bea Cukai)
Dokumen ini sangatlah penting untuk keperluan proses bea cukai, baik dari Indonesia maupun negara tujuan. Tanpa adanya dokumen ini, barang yang diekspor tidak akan dapat diproses atau diselesaikan di bea cukai, yang dapat menyebabkan keterlambatan atau bahkan penahanan barang.
Customs Declaration mencantumkan informasi rinci tentang barang, nilai, dan tarif bea masuk yang dikenakan. Dokumen ini memastikan bahwa semua kewajiban pajak dan tarif impor dipenuhi dengan benar, sehingga barang dapat tiba dengan aman dan sesuai dengan regulasi yang berlaku di negara tujuan ekspor.
7. Asuransi Pengiriman
Mengingat risiko kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman internasional. Sehingga sangatlah penting untuk memiliki asuransi pengiriman.
Sebab, Asuransi akan memberi jaminan perlindungan terhadap barang yang akan dikirim dan dapat mengurangi potensi kerugian finansial.
8. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Sebelum barang dikirimkan, eksportir harus menyerahkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
Dokumen ini wajib untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan peraturan ekspor di Indonesia.
Digitalisasi Proses Ekspor: Penggunaan Tanda Tangan Digital (e-Sign)
Dalam era digital sekarang ini, untuk memudahkan proses verifikasi dokumen ekspor, penggunaan tanda tangan digital (e-sign) semakin penting. Sebab, dengan adanya tanda tangan digital, eksportir dapat menandatangani dokumen secara elektronik dan mengurangi penggunaan kertas.
Salah satu platform yang dapat digunakan untuk memberikan tanda tangan digital (e-sign) pada dokumen ekspor adalah Mekari Sign. Platform ini memungkinkan proses tanda tangan yang cepat, aman, dan terintegrasi dengan berbagai sistem digital, sehingga mempermudah pengelolaan dokumen ekspor tanpa perlu bertatap muka.
Oaktree.id: Optimalkan Pengelolaan Pengiriman Dalam Satu Jobfile
Untuk mengoptimalkan proses ekspor dan memastikan kelancaran pengiriman barang ke mancanegara, eksportir tentunya wajib memahami dan mempersiapkan dokumen-dokumen ekspor dengan baik.
Tak hanya itu saja, agar dokumen Anda terkelola dengan lebih efisien dan minim kesalahan, Anda dapat menggunakan Oaktree sebagai software freight forwarder yang mampu untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen dalam satu jobfile.
Dengan adanya penggunaan Oaktree, seluruh dokumen ekspor mulai dari faktur komersial, bill of lading, hingga pemberitahuan ekspor barang (PEB) dapat dikelola dengan satu platform terintegrasi.
Masih ingin, dokumen ekspor menjadi berantakan? Yuk coba Oaktree sekarang juga dan mudahkan pengelolaan dokumen pengiriman Anda.
