Salah satu langkah krusial dalam rantai pasokan (supply chain) adalah proses penerimaan barang digudang. Hal itu karena memiliki SOP tertentu yang harus jelas dan struktur.
Sebab tanpa adanya SOP penerimaan barang yang baik, perusahaan akan menghadapi berbagai masalah operasional yang terjadi.
Apa itu SOP Penerimaan Barang?
SOP Penerimaan Barang adalah rangkaian prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa proses penerimaan barang di gudang dilakukan sesuai aturan yang telah dibuat. Biasanya SOP ini akan melibatkan berbagai pihak, mulai dari petugas penerimaan, staf gudang, hingga bagian administrasi untuk memverifikasi dan memastikan proses penerimaan barang sesuai dengan peraturan yang ada.
Dengan demikian, adanya prosedur yang dibuat dapat membantu dalam menjaga kelancaran dan ketepatan operasional gudang.
Mengapa SOP Penerimaan Barang Pada Gudang Wajib Dibuat?
Pembuatan SOP penerimaan barang digudang tentunya dapat meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah fungsi SOP penerimaan barang lainnya:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan adanya SOP, proses penerimaan barang menjadi lebih terstruktur dan efisien. Terutama dalam mengurangi waktu pada prosedur penerimaan barang. Dengan demikian, proses penerimaan barang akan segera terselesaikan.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan dan Kerugian
Tanpa SOP yang jelas, kesalahan dalam memeriksa barang atau dalam mencatat data penerimaan dapat terjadi. Akan dapat berakibat barang yang diterima tidak sesuai.
Sehingga, adanya proses ini akan membantu dalam mengurangi kesalahan dan kerugian finansial perusahaan.
3. Memastikan Keakuratan Stok Gudang
Selain itu, adanya SOP yang telah disusun dalam penerimaan barang akan memastikan seluruh barang atau stok akurat. Terlebih lagi ketika SOP tersebut dikaitkan dengan adanya digitalisasi prose penerimaan barang akan terotomatisasi pada sistem inventory maupun warehouse management system yang digunakan.
4. Memastikan Kualitas Barang yang Diterima
SOP juga mencakup prosedur pemeriksaan kualitas barang, sehingga perusahaan dapat memastikan barang yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Unsur yang Wajib Ada Pada SOP Penerimaan Barang
Dalam mendukung kelancaran proses penerimaan, terdapat beberapa unsur atau elemen yang wajib ada pada SOP penerimaan barang seperti:
1. Verifikasi Dokumen Pengiriman:
Setiap pengiriman barang biasanya dilengkapi dengan dokumen seperti faktur, surat jalan, atau daftar isi. Dengan demikian, adanya prosedur ini akan memastikan bahwa dokumen yang diterima dapat diverifikasi dan dicocokan dengan barang yang datang.
Biasanya dalam prose verifikasi dokumen ini akan dilakukan oleh staf yang bertanggung jawab dalam untuk memeriksa kesesuaian dokumen yang dicantumkan mulai dari jumlah, jenis, hingga spesifikasi yang ada.
2. Pemeriksaan Fisik Barang
Unsur selanjutnya pada SOP penerimaan barang adalah pemeriksaan fisik barang. Hal ini karena untuk memastikan barang yang diterima dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan pesanan.
Pada pemeriksaan fisik ini meliputi berbagai aspek seperti kualitas, terdapat produk yang cacat atau bahkan barang yang kadaluarsa.
3. Pencatatan Penerimaan Barang
Dalam sop penerimaan barang tentunya terdapat unsur pencatatan yang sangat krusial. Sebab, pencatatan ini nantinya akan mendokumentasikan secara rinci pada barang yang diterima apakah sesuai.
Pencatatan penerimaan barang ini biasanya dilakukan dengan cara manual maupun bisa juga untuk menggunakan sistem gudang (warehouse management system).
4. Prosedur Pengembalian Barang yang Rusak
SOP juga harus mencakup prosedur untuk menangani barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan. Biasanya, barang yang rusak atau salah dapat dikembalikan ke vendor dengan prosedur yang telah ditetapkan, dan langkah-langkah ini harus dicatat dengan baik.
Tahapan dalam Menyusun SOP Penerimaan Barang
Dalam penyusun SOP penerimaan barang yang efektif, tentunya terdapat berbagai tahapan yang harus dilalui. Berikut adalah tahapan atau langkah pada penyusunan SOP penerimaan barang:
1. Identifikasi Proses Penerimaan Barang
Sebelum Anda menyusun SOP penerimaan barang tentunya wajib untuk mengidentifikasi seluruh proses penerimaan barang yang terlibat. Proses identifikasi ini akan digunakan dalam memetakan tahapan yang nantinya diperlukan mulai dari awal hingga akhir.
Proses identifikasi ini juga mencakup pemahaman terhadap setiap aktivitas yang terlibat, siapa yang bertanggung jawab, dan peralatan atau teknologi yang digunakan dalam setiap tahapan yang akan digunakan.
2. Penetapan Tanggung Jawab
Selanjutnya, Anda dapat menentukan siapa penanggung jawab pada setiap langkah penerimaan barang. Sebab, proses ini melibatkan berbagai tahapan yang harus dilakukan oleh berbagai pihak yang memiliki peran masing-masing.
Penentuan tanggung jawab yang jelas akan memastikan bahwa setiap langkah dilakukan dengan tepat dan sesuai prosedur.
3. Penyusunan Langkah-langkah Prosedur
Setelah mengetahui proses dan tanggung jawab, langkah selanjutnya adalah menyusun prosedur secara rinci. Setiap langkah dalam proses penerimaan barang harus dicatat secara jelas, mulai dari cara memverifikasi faktur dan surat jalan, hingga cara memeriksa dan mencatat barang yang diterima.
Perlu diketahui proses pencatatan ini harus mudah dipahami dan diikuti oleh semua staff yang terlibat.
4. Penentuan Alat dan Bahan yang Dibutuhkan
Tahap ini melibatkan identifikasi alat dan bahan yang diperlukan untuk menjalankan SOP penerimaan barang dengan baik.
Bisanya pada tahapan ini, dibutuhkan hardware seperti barcode scanner, komputer untuk pencatatan data. Selain itu, untuk mendukung pencatatan data yang otomatis juga dibutuhkan software WMS yang dapat dikelola dengan baik.
5. Penyusunan Formulir atau Dokumen Pendukung
Untuk mempermudah pencatatan dan dokumentasi, penanggung jawab prosedur dapat membuat sebuah formulir yang di dalamnya terdapat checklist yang memuat semua langkah-langkah penting dalam proses penerimaan barang.
Checklist ini berguna untuk memastikan bahwa setiap tahapan dilakukan dengan benar dan tidak ada langkah yang terlewat.
6. Uji Coba dan Evaluasi
Sebelum SOP diterapkan secara resmi, lakukan uji coba untuk memastikan bahwa prosedur dapat berjalan dengan lancar. Uji coba ini dapat dilakukan dengan melibatkan staf yang bertanggung jawab dan mencoba menerapkan SOP dalam situasi nyata.
Tak hanya itu, tetapi Anda dapat melakukan evaluasi terhadap SOP setelah uji coba untuk mengidentifikasi kekurangan atau hambatan yang mungkin muncul. Sehingga, nantinya dapat dilakukan perbaikan yang lebih baik.
7. Implementasi dan Pelatihan
Setelah SOP disusun dan diuji coba, tahap terakhir adalah implementasi SOP di gudang. Jangan lupa juga untuk melakukan trainee terhadap staf yang bertanggung jawab. Hal ini sangat penting agar setiap staf yang terlibat dapat memahami prosedur yang ada.
Tantangan dalam Implementasi SOP Penerimaan Barang
Walaupun terlihat mudah dalam penyusunannya, namun dalam pengimplementasiannya tidak selalu berjalan dengan mulus. Berikut adalah tantangannya:
1. Keterbatasan Sumber Daya
Beberapa gudang kekurangan staf terlatih atau perangkat teknologi untuk mendukung implementasi SOP dengan efektif. Hal ini bisa menghambat kelancaran proses penerimaan barang.
2. Kendala Teknolog
Beberapa perusahaan mungkin tidak memiliki sistem manajemen gudang (WMS) yang memadai untuk mencatat penerimaan barang secara otomatis, yang bisa menyebabkan pencatatan yang tidak akurat.
3. Kurangnya Konsistensi dalam Penerapan SOP
Tanpa pengawasan yang ketat, staff gudang mungkin tidak selalu mengikuti SOP dengan konsisten, yang dapat mengarah pada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam proses penerimaan.
Oaktree: Bantu Efisiensikan Proses Logistik
Pada dasarnya, SOP penerimaan barang sangatlah krusial dalam memastikan kelancaran dan efisiensi dalam proses penerimaan barang. Sebab, adanya SOP ini nantinya perusahaan dapat meningkatkan operasional.
Dengan pembuatan yang cukup mudah ini, ternyata dalam proses pengimplementasiannya pun terdapat tantangan seperti: keterbatasan sumber daya, infrastruktur serta konsisten dalam penerapannya
Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan bisa memanfaatkan solusi digital seperti Oaktree, yang menyediakan software freight forwarder dengan fitur Warehouse Management System (WMS). Dengan WMS, perusahaan dapat mengotomatisasi proses penerimaan barang, mengelola inventaris dengan lebih efisien, serta meningkatkan akurasi dan transparansi dalam pengelolaan stok.
Masih mau direpotkan dalam SOP penerimaan barang? Yuk gunakan Oaktree sekarang dan efisiensikan proses logistik termasuk penerimaan barang.
