Logistik Archives - Page 2 of 27

10 Fitur yang Wajib Ada di Software Bisnis EMKL Anda

Blog Oaktree – Menjalankan bisnis EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) di era digital ini ibarat mengemudikan kapal besar di tengah badai data. Ada job order, Bill of Lading (B/L), invoice, packing list, biaya trucking, customs, belum lagi melacak status kontainer dan kargo. Mengandalkan Excel atau tumpukan kertas bukan lagi pilihan. Itu resep pasti untuk human error, kerja lambat, dan kehilangan profit. Bisnis Anda butuh sistem, sebuah software yang dirancang khusus untuk menangani kerumitan bisnis EMKL. Tapi, jangan asal pilih. Pastikan software incaran Anda memiliki 10 fitur wajib berikut ini. 10 Fitur Wajib Software untuk Bisnis EMKL Memilih software yang tepat adalah investasi. Pastikan investasi Anda tidak sia-sia dengan memeriksa 10 fitur krusial ini. 1. Manajemen Job Order (Sales Order) yang Terpusat Ini adalah jantung operasional Anda. Software yang baik harus bisa mencatat job order (domestik, impor, atau ekspor) secara detail. Dari data pengirim, penerima, detail muatan, hingga instruksi khusus, semuanya harus terekam di satu tempat. 2. Pelacakan Laba Rugi per Job (Job Costing) Inilah fitur penentu cuan atau boncos. Anda harus bisa melacak semua pendapatan (revenue) dan biaya (cost) untuk setiap nomor job order. Berapa biaya trucking? Biaya handling pelabuhan? Biaya dokumen? Software harus bisa menghitung profitabilitas per job secara real-time. 3. Manajemen Dokumen Digital (E-Document) Bisnis EMKL adalah bisnis dokumen. Software Anda wajib punya fitur untuk meng-upload, menyimpan, dan mengelola semua dokumen terkait (B/L, P.O, Shipping Instruction, Invoice, dll.) dalam satu job order. Ini menghentikan mimpi buruk mencari dokumen di tumpukan arsip. 4. Pelacakan Status & Kargo (Real-time Tracking) Klien pasti akan bertanya, “Barang saya sudah di mana?” Software yang ideal harus memiliki fitur untuk memperbarui status perjalanan kargo, mulai dari dijemput, dimuat ke kapal, hingga tiba di tujuan. 5. Modul Penagihan (Billing) yang Terintegrasi Setelah job selesai, penagihan harus cepat dan akurat. Fitur ini harus bisa menarik data langsung dari Job Costing (biaya yang sudah ditalangi) dan Sales Order (harga yang disepakati) untuk membuat invoice secara otomatis. Tidak ada lagi drama salah ketik atau biaya terlewat. 6. Modul Akuntansi (General Ledger) yang Utuh Ini adalah pembeda antara software “biasa” dengan software “bisnis”. Saat invoice terbit, sistem harus otomatis menjurnalnya ke Piutang. Saat biaya dibayar, otomatis masuk ke Hutang atau Kas. Anda butuh laporan keuangan (Neraca, Laba Rugi) yang terintegrasi, bukan software operasional yang terpisah dari akuntansi. 7. Manajemen Operasi Transportasi (Trucking/Armada) Jika Anda juga mengelola armada truk sendiri, fitur ini penting. Software harus bisa mengatur jadwal truk, mencatat biaya operasional (solar, uang jalan supir), dan melacak efisiensi penggunaan armada. 8. Manajemen Kontainer (Container Monitoring) Fitur vital untuk melacak pergerakan kontainer. Kapan kontainer diambil dari depo? Kapan harus dikembalikan? Berapa lama masa free time? Fitur ini membantu Anda menghindari biaya demurrage dan detention yang mahal. 9. Laporan Analitik & Bisnis Intelijen Data operasional Anda adalah tambang emas. Software yang baik harus menyediakan dashboard dan laporan analitik. Misalnya: Siapa klien paling profitabel? Rute mana yang paling sering bermasalah? Berapa rata-rata waktu penyelesaian job? 10. Portal Pelanggan (Customer Portal) Ini adalah nilai tambah yang luar biasa. Berikan klien Anda akses login untuk melihat status pengiriman mereka, mengunduh dokumen, dan melihat riwayat invoice. Ini mengurangi panggilan telepon ke customer service Anda dan meningkatkan profesionalisme. Bingung Mencari Itu Semua? Solusi Software Bisnis EMKL Ada di Oaktree.id Melihat daftar 10 fitur di atas mungkin terdengar rumit dan mahal. Anda mungkin berpikir harus membeli software terpisah untuk operasional, akuntansi, dan tracking. Tidak perlu. Solusi untuk semua kebutuhan tersebut ada pada Oaktree.id. Oaktree.id adalah Enterprise Resource Planning (ERP) yang dirancang khusus untuk industri logistik Indonesia, termasuk bisnis EMKL. Mengapa Oaktree.id adalah pilihan yang tepat? Spesifik EMKL: Oaktree.id dibangun berdasarkan best practice dan pain point nyata bisnis EMKL di Indonesia. Semua dalam Satu (All-in-One): Ke-10 fitur wajib di atas—mulai dari Job Order, Job Costing, Akuntansi terintegrasi, hingga Tracking—sudah menjadi satu kesatuan utuh dalam Oaktree.id. Visibilitas Penuh: Anda mendapatkan visibilitas 360 derajat terhadap bisnis Anda, dari operasional di lapangan hingga kesehatan finansial di laporan laba rugi. Otomatisasi: Mengurangi pekerjaan manual, mempercepat proses billing, dan meminimalkan human error yang merugikan. Jangan biarkan bisnis EMKL Anda terjebak dalam kerumitan manual. Digitalisasi adalah keharusan untuk bertahan dan berkembang. Saat memilih software, jangan hanya tergiur harga murah. Pastikan 10 fitur kunci di atas tersedia. Dan jika Anda mencari solusi yang sudah terbukti dan terintegrasi penuh untuk mengelola bisnis EMKL Anda, Oaktree.id adalah jawabannya.

10 Fitur yang Wajib Ada di Software Bisnis EMKL Anda Read More »

Langkah Efisien Dalam Proses Aktivitas Manajemen Gudang

Logistik / Blog Oaktree

Dalam rantai pasok modern, gudang bukan sekadar tempat menyimpan barang. Sebab, bagi freight forwarder, gudang menjadi pusat kendali arus logistik mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Dengan demikian, kualitas manajemen gudang akan langsung mempengaruhi akurasi stok, kecepatan pemenuhan pesanan, dan biaya operasional. Proses Aktivitas Gudang Dengan adanya proses aktivitas pergudangan yang baik dan terstruktur, maka akan membantu dalam menciptakan kontrol yang jelas. Berikut adalah 9 Proses aktivitas gudang yang perlu diketahui: 1. Receiving (Penerimaan Barang) Proses utama dalam aktivitas pergudangan adalah penerimaan barang. Hal ini karena digunakan untuk memastikan bahwa barang yang masuk telah sesuai dengan permintaan. Biasanya, staff gudang akan melakukan verifikasi menyeluruh mulai dari jumlah barang, spesifikasi, hingga kondisi dokumen seperti invoice dan purchase order telah sesuai. Perlu diketahui, jika barang tidak sesuai atau mengalami kerusakan harus segera dilaporkan. 2. Putaway (Penempatan Barang) Setelah barang telah diterima, maka akan dilanjutkan untuk diletakan pada lokasi penyimpanan yang sesuai. Sebab, penempatan barang yang sesuai, bisa jadi barang yang tersimpan tidak dapat ditemukan dengan cepat. Terlebih lagi bagi perusahaan yang memiliki gudang, tentunya memerlukan sistem penyimpanan yang efisien dan struktur dalam mendukung kelancaran proses pengiriman barang yang tepat waktu. 3. Storage (Penyimpanan) Proses penyimpanan sangatlah krusial, sebab disinilah barang akan disimpan dalam waktu lama. Dengan demikian tanpanya pengelolaan yang efektif akan berakibat barang tidak ditemukan, memperpanjang waktu pengambilan barang, maupun tempat penyimpanan menjadi penuh. Sehingga agar proses penyimpanan menjadi efektif, staff gudang apat mengatur barang yang akan disimpan berdasarkan kategori khusus atau bahkan karakteristiknya seperti jenis barang, ukuran, berat, dan perputaran barang. 4. Inventory Control (Pengendalian Persediaan) Walaupun barang telah disimpan dengan baik, sehingga staff gudang akan melakukan proses pemeriksaan rutin terkait stok fisik untuk memastikan antara data dengan jumlah barang yang ada. Sebab, proses ini akan membantu dalam proses stabilitas dan akurasi stok barang yang disimpan. 5. Order Processing (Pemrosesan Pesanan) Proses selanjutnya dalam aktivitas pergudangan adalah pemrosesan pesanan, sebab di tahap inilah sistem menghubungkan dengan permintaan pelanggan, ketersediaan inventori, kapasitas operasional gudang, hingga jadwal/layanan carrier. Sehingga nantinya setiap pesanan akan tervalidasi, teralokasi, dan siap untuk dieksekusi sesuai dengan tujuan. 6. Packing (Pengemasan) Agar barang tetap aman hingga sampai tujuan, maka proses packing (pengemasan) sangatlah penting. Sehingga, staff gudang harus memahami bagaimana setiap barang dikemas dengan bahan serta teknik yang sesuai, agar tidak mengalami kerusakan fisik. Perlu diingat, dalam proses ini nantinya barang yang telah dipacking akan dilabeli otomatis (misalnya AWB, atau jenis, tujuan) sehingga meminimalkan kesalahan pengiriman. 7. Shipping (Pengiriman) Pengiriman adalah proses dalam menghubungkan gudang dengan pelanggan. Pada proses aktivitas gudang, shipping akan mencakup konsolidasi pesanan, penjadwalan dock, hingga pemuatan ke kendaraan. Adanya proses ini, akan membantu dalam meningkatkan ketepatan dalam pemberangkatan paket dengan moda transportasi yang sesuai. 8. Returns Handling (Penanganan Return) Walaupun proses ini tidak selalu ada, penanganan retur tetaplah krusial karena berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, staff gudang perlu memahami prosedur penanganan barang retur dengan tepat, cepat, dan sesuai standar perusahaan. Tantangan Umum dalam Manajemen Gudang Dengan banyaknya proses aktivitas dalam manajemen gudang juga menghadapi tantangan umum. Berikut adalah tantanganya: 1. Ketidaktepatan Data Stok Salah satu masalah paling umum adalah perbedaan antara data stok di sistem dan jumlah fisik di gudang. Ketidaktepatan ini biasanya terjadi akibat pencatatan manual, keterlambatan pembaruan data, atau kesalahan input. Dampaknya adalah keterlambatan pemenuhan pesanan dan meningkatnya risiko overstock maupun understock. 2. Kesalahan dalam Proses Picking dan Packing Aktivitas pengambilan dan pengemasan barang sering kali menjadi sumber kesalahan terbesar di gudang. Tanpa sistem validasi, staf dapat salah mengambil barang (mis-pick) atau salah mengemas produk, yang mengakibatkan retur pelanggan dan kerugian biaya pengiriman ulang. 3. Kurangnya Integrasi Sistem Tantangan terbesar dalam manajemen gudang tersebut adalah tidak adanya integrasi yang efisien antara Warehouse Management System (WMS), Transport Management System (TMS), dan dokumen pengiriman seperti AWB, manifest, atau packing list. ‘ Sehingga, dengan tantangan tersebut seringkali membuat proses administrasi lambat dan memperbesar risiko kesalahan dokumen. 4. Kurangnya Visibilitas dan Pelacakan Barang Secara Real-Time Tanpa sistem pelacakan yang terintegrasi, sulit bagi staff gudang untuk mengetahui posisi barang secara akurat di setiap tahap. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam menjawab pertanyaan pelanggan tentang status pengiriman dan memperlambat pengambilan keputusan. Oaktree.id: Solusi Digital Untuk Freight Forwarder Yang Terintegrasi dengan Warehouse Management System. Manajemen gudang yang baik tidak hanya soal penyimpanan, tapi tentang bagaimana setiap proses menjadi lebih efisien. Sebab, dalam proses aktivitas gudang tentunya akan melewati berbagai macam tahapan mulai penerimaan hingga return handling. Jika Anda adalah freight forwarder yang ingin mengoptimalkan seluruh aktivitas pergudangan dengan sistem otomatis dan akurat, kini saatnya beralih ke solusi digital oaktree.id. Sebab software ini rancang untuk mampu mengoptimalkan proses logistik dan distribusi. Yang menarik software ini juga telah terintegrasi dengan warehouse management system yang memiliki fitur: Integrasi otomatis antara dokumen pengiriman, stok, dan order pelanggan. Tracking real-time dari inbound hingga outbound. Manajemen multi-gudang dan multi-klien (3PL Mode). Optimasi rute picking dan slotting otomatis. Masih mau disulitkan dengan manajemen gudang yang banyak prosesnya? Yuk gunakan Oaktree sekarang untuk mengefisiensikan manajemen gudang dan pengiriman.

Langkah Efisien Dalam Proses Aktivitas Manajemen Gudang Read More »

Solusi Manajemen Keuangan EMKL yang Struktur dengan Ini!

Logistik / Blog Oaktree

Blog Oaktree – Bisnis EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) memiliki kompleksitas keuangan yang unik. Setiap job order melibatkan banyak biaya ad-hoc (biaya pelabuhan, trucking, biaya bongkar muat), dan margin keuntungan ditentukan sejak awal, yaitu di tahap Quotation (Penawaran Harga). Kesalahan kecil dalam menghitung biaya awal atau keterlambatan penerbitan Invoice dapat mengancam arus kas dan profitabilitas. Oleh karena itu, Manajemen Keuangan EMKL yang terstruktur, mulai dari job order hingga penyusunan Laporan Laba Rugi, adalah kunci keberlanjutan bisnis. Untuk mengatasi kerumitan ini, perusahaan modern beralih ke solusi terintegrasi. Oaktree.id hadir sebagai Software Freight Forwarding dan Software EMKL terpopuler di Indonesia yang menjamin akurasi dan efisiensi di setiap langkah. Siklus Kritis Manajemen Keuangan EMKL Manajemen keuangan dalam industri EMKL harus mampu melacak setiap biaya dan pendapatan yang terkait dengan sebuah Jobfile (order pengiriman). Siklus ini terdiri dari tiga tahap krusial: 1. Tahap Pre-Order: Quotation yang Akurat Ini adalah titik awal penentuan margin. Quotation yang diberikan kepada pelanggan harus mencakup perhitungan yang cermat, termasuk: Estimasi Biaya (Cost Estimation): Memperkirakan semua biaya operasional yang akan timbul (trucking, biaya stevedoring, depo container, dan lain-lain). Harga Pokok Penjualan (HPP) Awal: Menentukan HPP per job order untuk menetapkan harga jual yang kompetitif namun tetap memberikan margin yang sehat. Reimbursement Biaya: Mengidentifikasi biaya-biaya yang nantinya akan ditagihkan kembali (reimburse) kepada pelanggan. Tantangan: Sistem manual sering gagal memperbarui biaya variabel, menyebabkan quotation tidak akurat dan berujung pada kerugian tak terduga. 2. Tahap Operasional: Kontrol Biaya dan Transaksi Selama proses pengiriman, berbagai biaya dikeluarkan (Kas Keluar) dan perlu dicatat, termasuk Cash Advance atau uang muka untuk operasional di lapangan. Akurasi di tahap ini penting untuk: Pencatatan Biaya Reimbursement: Memastikan semua biaya yang dikeluarkan atas nama pelanggan tercatat dengan baik dan siap ditagihkan. Pengendalian Cash Advance: Memonitor penggunaan uang muka oleh tim operasional dan memastikan adanya pertanggungjawaban (rekapitulasi). 3. Tahap Pasca-Order: Invoice & Laporan Laba Rugi Tahap puncak dari manajemen keuangan adalah penagihan dan pelaporan: Penerbitan Invoice: Menerbitkan Invoice berdasarkan biaya operasional yang sebenarnya (actual cost) dan harga jual yang disepakati, termasuk semua biaya reimbursement. Laporan Laba Rugi per Jobfile: Menganalisis pendapatan (dari invoice) dikurangi biaya operasional dan biaya reimbursement untuk mengetahui laba/rugi bersih spesifik dari setiap pengiriman. Ini adalah laporan terpenting untuk evaluasi performa bisnis EMKL. Solusi Software EMKL Terintegrasi untuk Jobfile Management Mengelola kompleksitas siklus keuangan di atas tanpa software khusus hampir mustahil. Oaktree.id, sebagai Software Freight Forwarding dan EMKL yang powerful, dirancang khusus untuk mengintegrasikan operasional dan keuangan dalam satu platform. Fitur Oaktree.id yang Mendukung Manajemen Keuangan EMKL Fitur Utama Oaktree.id Manfaat bagi Manajemen Keuangan EMKL Jobfile Management Seluruh informasi order (Quotation, Biaya, Invoice) terpusat dalam satu Jobfile, memastikan data konsisten dari awal hingga akhir. Cost to Cost / Margin Analysis Secara otomatis menghitung HPP aktual dan membandingkannya dengan pendapatan, sehingga Anda bisa melihat margin profit per pengiriman secara real-time. Manajemen Quotation Memungkinkan pembuatan estimasi biaya yang cepat dan akurat, serta memonitor status penawaran yang sudah terkirim ke klien. Cash Advance & Reimbursement Mengelola uang muka, melacak pengeluaran di lapangan, dan memudahkan analisis biaya reimbursement yang belum tertagih. Sistem Akuntansi Terpadu Semua transaksi (kas masuk, kas keluar, piutang, hutang) otomatis menjadi jurnal, mempermudah penutupan buku dan penyusunan Laporan Laba Rugi. Laporan Komprehensif Menyediakan Laporan Laba Rugi per Job Order secara instan, memberikan pandangan mendalam tentang profitabilitas. Transformasi Bisnis EMKL Anda Penguasaan Manajemen Keuangan EMKL adalah pembeda antara perusahaan yang sekadar bertahan dan perusahaan yang berkembang pesat. Dengan mengintegrasikan seluruh alur operasional dan keuangan dari Quotation hingga Laporan Laba Rugi Anda mendapatkan kontrol penuh dan kemampuan analisis yang tajam. Jangan biarkan kesalahan perhitungan biaya atau keterlambatan invoice menggerogoti profit Anda. Tingkatkan efisiensi dan akurasi bisnis logistik Anda. Pilih Oaktree.id, software yang memahami kompleksitas bisnis EMKL Anda. Siap memiliki Jobfile Management dan Laporan Laba Rugi yang akurat? Kunjungi Oaktree.id sekarang dan minta demo gratis untuk melihat bagaimana software EMKL #1 di Indonesia ini dapat merevolusi manajemen keuangan perusahaan Anda!

Solusi Manajemen Keuangan EMKL yang Struktur dengan Ini! Read More »

Revolusi Layanan Pelanggan dengan Portal Klien Logistik

Informasi, Logistik / Blog Oaktree

Blog Oaktree – Di era digital yang serba cepat, ekspektasi pelanggan telah berevolusi. Dalam industri logistik, pelanggan (baik B2B maupun B2C) tidak lagi cukup hanya dengan janji “barang akan sampai”. Mereka menuntut transparansi total, kendali penuh, dan informasi real-time, persis seperti yang mereka alami di platform e-commerce. Banyak perusahaan logistik dan 3PL (Third-Party Logistics) masih terjebak dalam operasional manual. Tim customer service (CS) menghabiskan 80% waktunya untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali: “Barang saya sudah di mana?” “Bisa kirimkan Proof of Delivery (POD)?” “Status pesanan saya bagaimana?” Model reaktif ini tidak hanya boros secara operasional, tetapi juga menciptakan pengalaman pelanggan yang frustrasi dan ketinggalan zaman. Solusinya bukanlah menambah jumlah staf CS, melainkan mengadopsi teknologi: Portal Klien Logistik Terintegrasi. Apa Itu Portal Klien Logistik? Portal Klien Logistik adalah sebuah dashboard web atau aplikasi mobile terpusat yang aman, di mana pelanggan Anda dapat login untuk mengelola seluruh interaksi logistik mereka dengan perusahaan Anda. Ini adalah “jendela” digital yang memberi mereka akses 24/7 ke data yang relevan dengan pengiriman mereka, tanpa perlu mengangkat telepon atau mengirim email. Mengapa Portal Klien adalah Keharusan, Bukan Pilihan Mengimplementasikan portal klien bukanlah sekadar “gimmick” teknologi; ini adalah langkah strategis fundamental untuk meningkatkan layanan pelanggan secara drastis. 1. Memberdayakan Pelanggan dengan Self-Service 24/7 Pelanggan Anda tidak ingin menunggu jam kerja Anda untuk mendapatkan jawaban. Portal klien mengubah model layanan dari “menunggu” menjadi “swalayan” (self-service). Download Dokumen Mandiri: Klien dapat mengunduh dokumen krusial seperti Proof of Delivery (POD), invoice, dan Bill of Lading (BOL) kapan saja mereka butuhkan. Booking Order Mandiri: Klien dapat membuat pesanan pengiriman baru (order entry) langsung melalui portal, lengkap dengan validasi alamat dan layanan, mengurangi risiko human error dari entri data manual oleh tim Anda. 2. Mengurangi Panggilan “WISMO” (Where Is My Order?) Pertanyaan “Di Mana Pesanan Saya?” (WISMO) adalah pemboros waktu terbesar bagi tim CS logistik. Portal klien yang terintegrasi menyediakan visibilitas real-time. Pelanggan dapat melacak status pengiriman mereka secara langsung, mulai dari picking di gudang, dalam perjalanan, hingga status terkirim. 3. Membebaskan Tim CS untuk Fokus pada Masalah Bernilai Tinggi Ketika pelanggan dapat menyelesaikan 90% pertanyaan mereka secara mandiri, tim CS Anda akhirnya memiliki waktu. Mereka bisa beralih dari sekadar “operator pelacak” menjadi pemecah masalah proaktif. Mereka bisa fokus menangani kasus-kasus kompleks, mengelola eskalasi, atau bahkan membangun hubungan strategis dengan klien utama. 4. Akurasi Data dan Satu Sumber Kebenaran Ketika pesanan dimasukkan klien melalui portal, data tersebut langsung masuk ke sistem inti Anda (TMS atau WMS). Ini menghilangkan proses re-keying (pengetikan ulang) data dari email atau telepon, yang sangat rentan terhadap kesalahan. Portal memastikan bahwa apa yang dilihat klien adalah data yang sama dengan yang dilihat oleh tim operasional Anda. Kunci Sukses “Terintegrasi” adalah Segalanya Memiliki portal klien saja tidak cukup jika datanya tidak real-time. Portal yang datanya harus di-update manual oleh admin setiap malam sama buruknya dengan tidak memilikinya. Keajaiban terjadi ketika portal tersebut terintegrasi penuh dengan sistem operasional inti Anda: Integrasi WMS (Warehouse Management System): Saat barang di-scan masuk atau keluar gudang, status di portal klien langsung ter-update. Integrasi TMS (Transportation Management System): Saat pengemudi meng-update status pengiriman via aplikasi mobile-nya, klien Anda langsung melihat pembaruan tracking di portal mereka. Solusi End-to-End dengan Oaktree.id Di sinilah letak pentingnya memilih mitra teknologi yang tepat. Anda tidak bisa hanya membeli “portal” yang terisolasi. Anda membutuhkan ekosistem logistik yang terintegrasi penuh. Oaktree.id adalah penyedia solusi supply chain terdepan yang memahami kebutuhan integrasi ini. Oaktree tidak hanya menawarkan WMS dan TMS yang canggih, tetapi juga memastikan bahwa semua data dari sistem tersebut terhubung langsung ke Portal Klien yang powerful. Bagaimana Oaktree.id Mengubah Layanan Pelanggan Anda: Ekosistem Terpadu: Oaktree.id menyediakan TMS (Transportation Management System) dan WMS (Warehouse Management System) sebagai satu kesatuan. Data mengalir mulus dari gudang ke armada pengiriman. Portal Klien sebagai Jendela Data Live: Portal Klien yang disediakan Oaktree.id bukanlah aplikasi terpisah. Ini adalah interface yang langsung menarik data live dari WMS dan TMS Anda. Klien Anda melihat apa yang Anda lihat, pada detik yang sama. Transparansi dari Gudang ke Tujuan: Klien dapat melacak status pesanan mulai dari proses inbound di gudang (dikelola oleh Oaktree WMS), proses picking, hingga pengiriman last-mile (dikelola oleh Oaktree TMS). Profesionalisme dan Kepercayaan: Dengan memberikan klien Anda dashboard profesional dari Oaktree.id, Anda tidak hanya menjual jasa logistik; Anda menjual kepercayaan, transparansi, dan kemitraan teknologi. Di pasar logistik yang kompetitif, layanan pelanggan adalah pembeda utama. Berhenti membiarkan tim Anda terkubur dalam panggilan dan email administratif. Tingkatkan layanan Anda dengan memberdayakan pelanggan. Berikan mereka kendali, transparansi, dan akses self-service melalui portal klien yang terintegrasi penuh. Solusi dari Oaktree.id memungkinkan Anda beralih dari pusat panggilan yang reaktif menjadi mitra logistik digital yang proaktif dan tepercaya.

Revolusi Layanan Pelanggan dengan Portal Klien Logistik Read More »

Memahami Stuffing Dalam Istilah Logistik

Logistik / Blog Oaktree

Kunci utama dalam efisiensi dan kelancaran pengiriman adalah proses stuffing container. Sebab, proses ini langsung mempengaruhi bagaimana barang ditata dalam kontainer untuk mengoptimalkan penggunaan ruang, mengurangi biaya transportasi, dan meminimalkan risiko kerusakan barang selama pengiriman. Dengan demikian, nantinya proses ini akan membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh. Artikel ini akan membahas tentang stuffing container pada logistik lebih detail. Apa itu Stuffing? Pada dasarnya, stuffing sering ditemukan pada istilah logistik, terutama dalam konteks pengiriman barang. Sehingga, stuffing dapat diartikan sebagai proses pengemasan dan penataan barang pada kontainer atau ruang transportasi sebelum pengiriman. Biasanya, proses stuffing pada logistik dilakukan untuk metode pengiriman dengan menggunakan kontainer, baik untuk pengiriman via laut, udara, atau darat. Yang nantinya membantu dalam mengoptimalkan ruangan yang tersedia pada kontainer agar barang dapat tertata dengan rapi dan mengurangi pemborosan ruangan yang dapat meningkatkan pengiriman barang. Jadi, dapat disederhanakan bahwa stuffing adalah proses pengemasan dan penataan barang dalam kontainer atau ruang transportasi sebelum pengiriman. Mengapa Stuffing Digunakan Dalam Logistik? Stuffing sangat penting dalam logistik karena dapat berdampak langsung pada biaya pengiriman dan efisiensi penggunaan ruang. Selain itu, berikut beberapa alasan mengapa stuffing digunakan: 1. Efisiensi Biaya Dengan menata barang dengan baik, perusahaan dapat mengurangi jumlah kontainer atau ruang pengiriman yang dibutuhkan, sehingga mengurangi biaya transportasi. 2. Penghematan Ruang Stuffing yang efektif memungkinkan penggunaan ruang maksimal dalam kontainer, yang berarti lebih banyak barang dapat dikirim dalam satu pengiriman. 3. Mengurangi Kerusakan Barang Teknik stuffing yang tepat juga membantu mengurangi risiko kerusakan barang selama pengiriman dengan memastikan barang tertata dengan aman dan stabil. Apa Saja Dokumen yang Dibutuhkan saat Stuffing? Tak hanya sekedar menata barang agar saja, tetapi dalam menjaga kelancaran pengiriman barang sangat diperlukan dokumen-dokumen seperti: Bill of Lading (B/L): Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman dan juga kontrak antara pengirim dan penerima barang. B/L mencantumkan detail barang, pengirim, dan penerima, serta kondisi barang saat dimuat. Packing List: Merupakan daftar yang merinci barang yang dimuat dalam kontainer, termasuk jumlah, deskripsi barang, dan berat. Commercial Invoice: Dokumen ini mencatat nilai barang dan digunakan untuk tujuan bea cukai. Biasanya dilampirkan dalam proses stuffing untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan ketentuan dan regulasi. Oaktree.id: Bantu Optimalkan Sistem Logistik Stuffing adalah proses yang sangat penting dalam logistik untuk memastikan pengiriman barang yang efisien dan tepat waktu. Dengan teknik ini perusahaan dapat menghemat biaya, karena adanya pengoptimalan ruang, dan mengurangi resiko kerusakan barang. Jika Anda ingin beralih dari sistem manual ke sistem digital untuk memenuhi kebutuhan logistik, penggunaan software freight forwarder dari oak tree menjadi solusi yang tepat. Hal itu, karena software ini telat dilengkapi berbagai macam modul yang dapat mempermudah pengelolaan stuffing mulai dari perencanaan hingga sistem pelakan. Masih mau dibuat bingung dalam mengelola proses logistik? Yuk gunakan oaktree.id yang siap membantu Anda dalam pengoptimalan logistik dan distribusi.

Memahami Stuffing Dalam Istilah Logistik Read More »

Shipment Monitoring, Lacak Kontainer dari Pelabuhan Asal ke Tujuan

Informasi, Logistik / Blog Oaktree

Blog Oaktree – “Di mana posisi kontainer saya sekarang?” Pertanyaan ini adalah sumber kecemasan bagi banyak pemilik bisnis, importir, dan eksportir. Ketidakpastian dalam rantai pasok global dapat menyebabkan keterlambatan, penumpukan biaya, dan yang terburuk, ketidakpuasan pelanggan. Di sinilah shipment monitoring atau pemantauan pengiriman memegang peranan vital. Artikel ini adalah panduan lengkap Anda untuk memahami cara melacak kontainer secara efektif, mulai dari proses manual hingga solusi digital modern yang memberikan visibilitas penuh dari pelabuhan asal (port of origin) hingga pelabuhan tujuan (port of destination). Mengapa Shipment Monitoring Krusial di Era Digital? Shipment monitoring bukan lagi sekadar kemewahan, melainkan kebutuhan strategis. Dengan pemantauan yang tepat, Anda mendapatkan kendali penuh atas logistik Anda. Meningkatkan Visibilitas & Transparansi: Anda tahu persis di mana aset Anda berada setiap saat. Ini memungkinkan perencanaan yang lebih baik untuk proses selanjutnya, seperti customs clearance dan pengiriman darat. Manajemen Risiko Proaktif: Apakah ada potensi keterlambatan karena cuaca buruk atau kepadatan di pelabuhan? Dengan pemantauan real-time, Anda bisa mendapatkan peringatan dini dan segera menyusun rencana darurat. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Memberikan informasi pelacakan yang akurat dan up-to-date kepada pelanggan akan membangun kepercayaan dan meningkatkan loyalitas mereka. Efisiensi Biaya: Dengan mengetahui perkiraan waktu kedatangan (ETA) yang akurat, Anda dapat menghindari biaya tak terduga seperti demurrage dan detention. Tantangan Pelacakan Kontainer Secara Manual Banyak perusahaan masih mengandalkan cara-cara tradisional untuk melacak kontainer, yang sering kali tidak efisien. Informasi Terfragmentasi: Anda harus membuka banyak situs web maskapai pelayaran (shipping line) yang berbeda, memasukkan nomor B/L atau kontainer satu per satu. Keterlambatan Update: Informasi yang ditampilkan sering kali tidak real-time. Status “In Transit” bisa berarti banyak hal, tanpa detail yang spesifik. Beban Kerja Administratif: Tim Anda menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari hanya untuk mengecek status dan membuat laporan manual untuk manajemen atau pelanggan. Tahapan Kunci dalam Melacak Kontainer (Port-to-Port Journey) Memahami perjalanan sebuah kontainer akan membantu Anda mengetahui titik-titik krusial yang perlu dipantau. Tahapan Deskripsi Informasi Penting 1. Booking Confirmation Pesanan Anda dikonfirmasi oleh maskapai pelayaran. Nomor Booking, Jadwal Kapal, ETD & ETA. 2. Container Gate-Out Kontainer kosong diambil dari depo dan menuju lokasi muat. Tanggal & Waktu Pengambilan. 3. Arrived at Port of Loading Kontainer tiba di pelabuhan asal dan menunggu dimuat ke kapal. Tanggal & Waktu Tiba di Pelabuhan. 4. Loaded on Vessel Kontainer berhasil dimuat ke atas kapal yang telah dijadwalkan. Konfirmasi Muat, Nama Kapal, Nomor Voyage. 5. Vessel Departure Kapal berangkat dari pelabuhan asal (ETD – Estimated Time of Departure). Tanggal Keberangkatan Aktual. 6. In-Transit Kapal dalam perjalanan. Bisa termasuk pemberhentian di transshipment port. Update posisi kapal secara berkala. 7. Arrived at Port of Discharge Kapal tiba di pelabuhan tujuan (ETA – Estimated Time of Arrival). Tanggal Kedatangan Aktual. 8. Discharged from Vessel Kontainer diturunkan dari kapal dan ditempatkan di container yard. Konfirmasi Bongkar. 9. Customs Clearance Proses kepabeanan untuk izin masuk barang. Status Clearance (misal: Jalur Merah/Hijau). 10. Gate-Out for Delivery Kontainer keluar dari pelabuhan untuk diantar ke tujuan akhir. Tanggal & Waktu Keluar Pelabuhan. Solusi Modern Otomatisasi Pelacakan dengan Oaktree.id Bayangkan jika Anda bisa memantau semua tahapan di atas dari satu dasbor tunggal, tanpa perlu membuka puluhan tab browser. Inilah yang ditawarkan oleh software freight forwarding modern seperti Oaktree.id. Oaktree.id mengubah proses pelacakan yang rumit menjadi aktivitas yang sederhana dan terpusat. Dasbor Pelacakan Terpusat: Lacak semua pengiriman Anda dari berbagai maskapai pelayaran dalam satu platform. Cukup masukkan nomor B/L atau kontainer, sistem akan menarik data secara otomatis. Update Status Real-Time: Dapatkan notifikasi otomatis untuk setiap pencapaian tahap kunci, mulai dari kapal berangkat, tiba, hingga kontainer selesai dibongkar. Customer Portal: Berikan akses kepada pelanggan Anda untuk melacak pengiriman mereka sendiri. Ini mengurangi pertanyaan berulang dan meningkatkan transparansi layanan Anda. Visibilitas Prediktif: Dengan data yang terkumpul, sistem dapat memberikan ETA yang lebih akurat, membantu Anda merencanakan operasional dengan lebih presisi. Dengan Oaktree.id, Anda tidak lagi reaktif, melainkan proaktif. Anda memiliki data untuk membuat keputusan cepat dan menjaga kelancaran rantai pasok. FAQ – Pertanyaan Umum Seputar Shipment Monitoring Apa perbedaan ETA dan ETD? ETD (Estimated Time of Departure): Perkiraan waktu kapal berangkat dari pelabuhan asal. ETA (Estimated Time of Arrival): Perkiraan waktu kapal tiba di pelabuhan tujuan. Keduanya bisa berubah tergantung kondisi di lapangan. Bisakah saya melacak kontainer hanya dengan nama kapal? Umumnya tidak bisa. Anda memerlukan nomor identifikasi unik seperti Nomor Kontainer (contoh: TGHU1234567) atau Nomor Bill of Lading (B/L) untuk pelacakan yang akurat. Apa itu transshipment? Transshipment adalah proses di mana kontainer dipindahkan dari satu kapal ke kapal lain di sebuah pelabuhan perantara sebelum mencapai tujuan akhir. Ini adalah titik kritis yang perlu dipantau karena berisiko menambah durasi pengiriman. Di tengah kompleksitas logistik global, shipment monitoring yang efektif adalah kunci untuk menjaga daya saing. Meninggalkan cara manual dan beralih ke platform terintegrasi seperti Oaktree.id akan memberikan visibilitas, kontrol, dan efisiensi yang Anda butuhkan. Ambil alih kendali penuh atas rantai pasok Anda dan ubah ketidakpastian menjadi keunggulan kompetitif.

Shipment Monitoring, Lacak Kontainer dari Pelabuhan Asal ke Tujuan Read More »

Digitalisasi Freight Forwarding, 5 Proses Bisa Diotomatisasi

Informasi, Logistik / Blog Oaktree

Blog Oaktree – Industri freight forwarding dikenal dengan kompleksitasnya yang tinggi. Mulai dari koordinasi dengan berbagai pihak, pengelolaan dokumen yang berlapis, hingga memastikan pengiriman tepat waktu. Di tengah tuntutan kecepatan dan efisiensi, proses manual tidak lagi memadai. Kesalahan kecil dalam entri data atau keterlambatan komunikasi dapat menyebabkan kerugian besar. Digitalisasi freight forwarding bukan lagi pilihan, melainkan sebuah keharusan untuk bertahan dan berkembang. Dengan mengotomatisasi proses inti, perusahaan freight forwarding dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memberikan layanan yang lebih transparan kepada pelanggan. Lalu, dari mana harus memulai? Berikut adalah lima proses krusial dalam bisnis freight forwarding yang bisa dan seharusnya Anda otomatisasi sekarang. Perbandingan Proses Manual vs Otomatis dengan Oaktree.id Proses Cara Manual (Tradisional) Solusi Otomatis dengan Oaktree.id 1. Quotation Menghubungi vendor satu per satu, menghitung manual di Excel, rentan salah hitung. Rate vendor tersimpan di sistem, kalkulasi biaya & profit otomatis, penawaran profesional siap dalam hitungan menit. 2. Booking Entri data ulang dari email/telepon ke sistem internal, risiko human error tinggi. Quotation yang disetujui otomatis menjadi job order, tidak ada entri data ganda. 3. Tracking Staf harus proaktif mengecek status ke maskapai & memberikan update manual ke pelanggan. Pelacakan real-time terintegrasi. Pelanggan bisa memantau sendiri via portal khusus. 4. Dokumentasi Membuat B/L, AWB, Invoice dengan copy-paste antar dokumen, memakan waktu & tidak konsisten. Semua dokumen (B/L, Invoice, dll.) dibuat otomatis dari data job order dengan sekali klik. 5. Penagihan & Laporan Tim keuangan merekap job satu per satu untuk membuat invoice. Laporan laba rugi dibuat akhir bulan. Invoice dibuat otomatis setelah pengiriman selesai. Laporan laba rugi per job bisa dilihat kapan saja. Solusi dari Oaktree.id Freight Forwarding Software Mengotomatisasi kelima proses di atas mungkin terdengar rumit, tetapi sebenarnya tidak. Anda tidak perlu membangun sistem dari nol. Solusi seperti Oaktree.id hadir sebagai platform all-in-one yang dirancang khusus untuk industri freight forwarding di Indonesia. Oaktree.id adalah software berbasis cloud yang membantu Anda digitalisasi seluruh alur kerja freight forwarding, mulai dari penjualan hingga laporan keuangan. Manajemen Penawaran & Penjualan: Buat dan kirim penawaran harga profesional dengan cepat. Operasional Terpusat: Ubah penawaran menjadi job order secara otomatis dan kelola semua pengiriman (darat, laut, udara) dalam satu dasbor. Pelacakan Real-Time: Berikan visibilitas penuh kepada tim internal dan pelanggan mengenai status pengiriman. Keuangan Terintegrasi: Proses penagihan menjadi lebih cepat dan akurat. Pantau laba rugi setiap pengiriman dengan mudah. Dengan beralih ke sistem terintegrasi seperti Oaktree.id, Anda tidak hanya menghemat waktu dan biaya operasional, tetapi juga membangun fondasi bisnis yang lebih kuat, terukur, dan siap bersaing di era digital. Kesimpulan: Jangan biarkan proses manual menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Mulailah identifikasi proses mana yang paling memakan waktu dan otomatisasi sekarang juga. Transformasi digital adalah kunci untuk efisiensi, profitabilitas, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Digitalisasi Freight Forwarding, 5 Proses Bisa Diotomatisasi Read More »

Cara Menghindari Risiko Kesalahan Dokumen dalam Kargo Laut

Informasi, Logistik / Blog Oaktree

Blog Oaktree – Pengiriman kargo laut (sea freight), terutama untuk bisnis EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) adalah tulang punggung perdagangan. Di balik volume pengiriman yang masif, terdapat satu kerentanan terbesar yang sering diabaikan Kesalahan Dokumen. Satu kesalahan kecil pada Bill of Lading (B/L), Invoice, atau Packing List dapat memicu serangkaian masalah serius, mulai dari denda bea cukai, penahanan kargo (ship detention), hingga kerugian finansial yang signifikan. Lalu, bagaimana cara menghindari risiko kesalahan dokumen kargo laut ini? Jawabannya terletak pada proses kerja yang teliti dan adopsi Solusi Software Freight Forwarding yang terintegrasi. Stop Rugi! Cara Menghindari Risiko Kesalahan Dokumen Kargo Laut 🚢 Dokumen adalah “nyawa” dalam rantai pasok logistik. Ketidakakuratan sekecil apa pun bisa berdampak besar. Beberapa risiko utama yang muncul akibat kesalahan dokumen meliputi: Penahanan Kargo dan Kapal (Ship Detention): Dokumen yang tidak lengkap, tidak valid, atau salah dapat menyebabkan kargo ditahan oleh otoritas pelabuhan atau bea cukai. Ini mengakibatkan keterlambatan pengiriman, biaya sandar yang membengkak, dan hilangnya kepercayaan pelanggan. Denda dan Sanksi Finansial: Kesalahan pada nilai barang, deskripsi kargo, atau kode HS dapat memicu denda yang sangat besar dari pihak bea cukai (Customs). Dalam kasus internasional, sanksi ini bisa mencapai ribuan hingga jutaan dolar. Kehilangan atau Salah Tempat (Missing/Misplaced Cargo): Kesalahan administrasi, seperti salah penulisan nama penerima atau pelabuhan tujuan, bisa menyebabkan kargo terpisah atau dikirim ke lokasi yang salah, yang pada akhirnya memicu klaim dan kerugian total. Penolakan Klaim Asuransi: Jika terjadi kerusakan atau kehilangan kargo, polis asuransi bisa menolak klaim apabila detail pada dokumen pengiriman (seperti packing list atau B/L) tidak sesuai atau terdapat inkonsistensi data. ✅ 4 Langkah Praktis Menghindari Kesalahan Dokumen Kargo Untuk meminimalkan risiko di atas, perusahaan EMKL dan logistik perlu menerapkan protokol verifikasi yang ketat: Verifikasi Data Ganda (Double-Check) Lakukan pengecekan silang untuk setiap dokumen kritis (B/L, Invoice, Packing List) setidaknya oleh dua personel yang berbeda. Pastikan data seperti nama penerima, alamat, jumlah koli, berat (Gross Weight), volume (CBM), dan nomor kontainer sama persis di semua form yang diterbitkan. Standarisasi Format Dokumen Hindari membuat dokumen secara manual dari nol berulang kali. Gunakan template baku yang sudah sesuai dengan regulasi Bea Cukai dan standar pelayaran internasional. Standarisasi membantu mencegah entri data yang terlewat atau salah format. Memahami Regulasi Bea Cukai (Customs Clearance) Pastikan setiap staf yang bertanggung jawab atas dokumentasi memiliki pemahaman yang kuat tentang peraturan Bea Cukai di pelabuhan muat dan bongkar. Pelajari secara berkala perubahan pada Harmonized System (HS) Code dan persyaratan spesifik untuk jenis kargo tertentu. Adopsi Sistem Digital Terintegrasi Ini adalah langkah paling efektif. Beralih dari proses manual (Excel atau kertas) ke Software Freight Forwarding yang dirancang khusus akan mengotomatisasi pembuatan dokumen, sehingga memangkas potensi kesalahan manusia (human error). 🚀 Solusi Software Freight Forwarding EMKL Kargo Laut Di Indonesia, platform seperti Oaktree.id hadir sebagai solusi ERP software yang fokus pada bisnis logistik, termasuk EMKL, EMKU, dan Freight Forwarding. Fitur Oaktree.id untuk Membasmi Kesalahan Dokumen Oaktree dirancang khusus untuk mengatasi kerumitan operasional, termasuk masalah dokumentasi. 1. Manajemen Dokumen Digital & Jobfile Terpusat Oaktree menyediakan platform terpusat (Jobfile Management) untuk mengelola semua data pengiriman. Begitu data diinput, sistem akan menggunakannya untuk secara otomatis menghasilkan dokumen seperti Bill of Lading, Invoice, dan Surat Jalan, meminimalkan kebutuhan re-entry data yang rawan salah. Semua dokumen juga diarsipkan secara digital, mengurangi risiko dokumen fisik hilang. 2. Integrasi dengan Sistem Eksternal Penting Salah satu keunggulan utama adalah kemampuan integrasi dengan sistem eksternal, seperti: Accurate Online (untuk Akuntansi): Memastikan data transaksi logistik selaras dengan pembukuan keuangan. Ceisa 4.0 (untuk Bea Cukai): Memudahkan proses kepabeanan dengan data yang sudah terstandardisasi, mencegah penolakan dokumen akibat format yang tidak sesuai. Integrasi ini menciptakan alur kerja yang mulus, di mana data tidak perlu diinput berulang kali di berbagai sistem. 3. Fitur Transaction Copy untuk Pelanggan Berlangganan Banyak klien EMKL adalah pelanggan berulang. Oaktree.id memiliki fitur Transaction Copy yang memungkinkan pengguna hanya perlu menyalin data pengiriman sebelumnya (customer data dan detail shipment yang sama) untuk membuat job order baru, jauh lebih cepat dan akurat daripada input manual. 4. Laporan dan Analitik Komprehensif Sistem menyediakan laporan real-time mengenai setiap proyek (Job Order). Laporan ini memungkinkan manajemen untuk memantau kinerja, termasuk menganalisis potensi reimbursement yang belum tertagih atau biaya tak terduga yang sering muncul akibat masalah operasional/dokumen. Dengan beralih dari operasional manual ke sistem digital yang terintegrasi seperti Oaktree.id, bisnis EMKL dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan dokumen yang mahal, dan fokus pada pertumbuhan bisnis yang lebih berkelanjutan.

Cara Menghindari Risiko Kesalahan Dokumen dalam Kargo Laut Read More »

Dokumen Wajib dalam Proses Ekspor-Impor

Logistik, Pabean / Blog Oaktree

Blog Oaktree – Dalam dunia perdagangan internasional, pergerakan fisik barang hanyalah satu sisi dari koin. Sisi lainnya, yang sering kali lebih kompleks dan krusial, adalah alur informasi dan legalitas yang terwujud dalam bentuk dokumen. Dokumentasi dalam proses ekspor-impor bukan sekadar formalitas administratif; ia adalah tulang punggung yang memastikan setiap transaksi berjalan lancar, legal, dan aman dari titik asal hingga tujuan akhir. Kesalahan sekecil apa pun dalam satu dokumen dapat menyebabkan efek domino: penundaan pengiriman di pelabuhan, denda besar dari otoritas pabean, sengketa kepemilikan barang, hingga rusaknya hubungan dengan mitra bisnis. Oleh karena itu, pemahaman mendalam mengenai dokumen-dokumen kunci dari kontrak pengangkutan seperti Bill of Lading hingga deklarasi pabean seperti PIB adalah mutlak diperlukan. Artikel ini akan membedah dokumen-dokumen wajib dalam proses ekspor-impor dan memperkenalkan bagaimana solusi digital seperti software freight forwarding Oaktree.id dapat mentransformasi pengelolaan dokumen yang rumit ini menjadi lebih efisien dan bebas dari kesalahan. Dokumen Utama Perdagangan dan Transportasi Ini adalah dokumen fundamental yang menjadi dasar dari transaksi dan pengiriman barang. 1. Bill of Lading (B/L) atau Konosemen Definisi: Dokumen paling vital dalam pengiriman melalui laut. Diterbitkan oleh perusahaan pelayaran (shipping line) kepada pengirim (shipper). Fungsi Kunci: Bukti Kontrak Pengangkutan: Menjadi bukti adanya perjanjian antara pengirim dan pengangkut. Tanda Terima Barang: Mengkonfirmasi bahwa barang telah dimuat ke atas kapal dalam kondisi yang disebutkan. Dokumen Kepemilikan (Document of Title): Pihak yang memegang B/L asli berhak untuk mengklaim barang di pelabuhan tujuan. Sifatnya dapat dinegosiasikan (negotiable). 2. Air Waybill (AWB) Definisi: Dokumen kontrak pengangkutan untuk barang yang dikirim melalui udara, diterbitkan oleh maskapai penerbangan (airline). Fungsi Kunci: Bukti Kontrak Pengangkutan: Sama seperti B/L, ini adalah bukti perjanjian antara pengirim dan maskapai. Tanda Terima Barang: Mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima oleh maskapai. Penting: Berbeda dengan B/L, AWB bukanlah dokumen kepemilikan. Barang akan diserahkan kepada penerima (consignee) yang namanya tercantum di AWB. 3. Commercial Invoice (Faktur Komersial) Definisi: Faktur atau tagihan yang diterbitkan oleh eksportir (penjual) kepada importir (pembeli). Fungsi Kunci: Dasar Transaksi: Merinci deskripsi barang, jumlah, harga per unit, total nilai, dan syarat pembayaran (incoterms). Penetapan Nilai Pabean: Menjadi dokumen utama yang digunakan oleh bea cukai untuk menghitung bea masuk dan pajak impor. 4. Packing List (Daftar Pengepakan) Definisi: Dokumen yang diterbitkan oleh eksportir, berisi rincian lengkap mengenai isi dari setiap kemasan (koli, palet, peti). Fungsi Kunci: Identifikasi Barang: Memudahkan pihak gudang, pengangkut, dan bea cukai untuk memeriksa dan mengidentifikasi isi kiriman tanpa harus membuka setiap kemasan. Pelengkap Commercial Invoice: Memberikan informasi detail mengenai berat bersih (net weight), berat kotor (gross weight), dan dimensi setiap koli. Dokumen Pendukung (Sering Kali Wajib) Dokumen ini diperlukan untuk memenuhi regulasi tertentu atau persyaratan dari negara tujuan. 1. Insurance Policy (Polis Asuransi) Definisi: Kontrak asuransi yang melindungi barang dari risiko kerusakan atau kehilangan selama dalam perjalanan. Fungsi Kunci: Memberikan jaminan finansial dan menjadi syarat wajib jika transaksi menggunakan incoterms seperti CIF (Cost, Insurance, and Freight). 2. Certificate of Origin (COO) / Surat Keterangan Asal (SKA) Definisi: Dokumen resmi yang menyatakan negara asal barang diproduksi atau diperoleh. Diterbitkan oleh instansi berwenang di negara pengekspor (misalnya, Kamar Dagang dan Industri). Fungsi Kunci: Fasilitas Tarif: Digunakan untuk mendapatkan keringanan atau pembebasan bea masuk di bawah perjanjian perdagangan bebas (FTA). Pemenuhan Regulasi: Beberapa negara mewajibkan COO untuk produk tertentu karena alasan proteksi atau kuota impor. Dokumen Kepabeanan (Wajib di Indonesia) Ini adalah dokumen deklarasi resmi kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). 1. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) Definisi: Pernyataan resmi yang dibuat oleh eksportir kepada kantor bea cukai sebelum barang diekspor keluar dari Indonesia. Fungsi Kunci: Izin Ekspor: Merupakan pemberitahuan resmi dan izin untuk mengeluarkan barang dari wilayah pabean Indonesia. Dasar Statistik: Menjadi data statistik ekspor resmi bagi pemerintah. 2. Pemberitahuan Impor Barang (PIB) Definisi: Pernyataan resmi yang dibuat oleh importir kepada kantor bea cukai saat barang akan dimasukkan ke wilayah Indonesia. Fungsi Kunci: Deklarasi Impor: Memberitahukan rincian barang impor kepada bea cukai. Penghitungan Pajak: Menjadi dasar bagi bea cukai untuk menetapkan dan memungut Bea Masuk, PPN, PPh Pasal 22 Impor, dan PPnBM (jika ada). Izin Pengeluaran: Setelah disetujui (mendapat SPPB – Surat Persetujuan Pengeluaran Barang), barang dapat dikeluarkan dari kawasan pabean. Tantangan Manajemen Dokumen dan Solusi Digital dengan Oaktree.id Melihat kompleksitas dan jumlah dokumen yang terlibat, pengelolaannya secara manual menjadi tidak efisien dan berisiko tinggi. Kesalahan input data, dokumen fisik yang hilang, dan koordinasi yang lambat antar pihak adalah masalah umum yang dihadapi perusahaan freight forwarding. Oaktree.id hadir sebagai software freight forwarding berbasis cloud yang dirancang untuk mengatasi tantangan ini. Platform ini mentransformasi proses manual menjadi alur kerja digital yang terintegrasi. Bagaimana Oaktree.id Memberikan Solusi? Sentralisasi Dokumen: Semua dokumen terkait satu pengiriman mulai dari B/L, Invoice, Packing List, hingga PEB/PIB dapat diunggah dan disimpan dalam satu platform terpusat. Ini menghilangkan risiko kehilangan dokumen dan memudahkan akses bagi tim yang berwenang. Otomatisasi Pembuatan Dokumen: Sistem dapat secara otomatis menghasilkan dokumen-dokumen penting seperti B/L, faktur, dan lainnya dengan mengambil data dari satu sumber utama (single source of truth), meminimalkan kesalahan akibat entri data berulang. Kolaborasi Real-time: Importir, eksportir, dan tim internal dapat berkolaborasi dan melihat status dokumen terbaru secara real-time, mempercepat proses verifikasi dan persetujuan. Kepatuhan (Compliance): Oaktree.id membantu memastikan kelengkapan dan akurasi data yang diperlukan untuk pengisian PEB dan PIB, memperlancar proses customs clearance. Efisiensi dan Akurasi adalah Kunci Dokumentasi adalah pilar utama yang menopang seluruh struktur perdagangan ekspor-impor. Akurasi, kelengkapan, dan ketepatan waktu dalam mengelola setiap dokumen, dari Bill of Lading hingga PIB, adalah faktor penentu antara pengiriman yang sukses dan bencana logistik yang mahal. Meskipun prosesnya rumit, kemajuan teknologi telah menyediakan solusinya. Mengadopsi platform digital seperti Oaktree.id bukan lagi sebuah kemewahan, melainkan langkah strategis bagi perusahaan freight forwarding dan pelaku ekspor-impor untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan memenangkan persaingan di pasar global. Modernisasikan operasional freight forwarding Anda dan minimalkan risiko kesalahan dokumen. Jadwalkan demo gratis Oaktree.id hari ini untuk melihat bagaimana platform kami dapat mengoptimalkan alur kerja ekspor-impor Anda.

Dokumen Wajib dalam Proses Ekspor-Impor Read More »

Cara Menghitung Profit per Pengiriman di Bisnis Logistik

Informasi, Logistik / Blog Oaktree

Blog Oaktree – Dalam industri logistik yang sangat kompetitif dengan margin tipis, pemahaman mendalam tentang cara menghitung profit adalah kunci untuk bertahan dan berkembang. Banyak perusahaan masih mengukur kesehatan finansial hanya dari laporan laba rugi bulanan secara keseluruhan. Meskipun penting, laporan agregat ini sering kali menyembunyikan fakta krusial: tidak semua pengiriman, rute, atau pelanggan memberikan keuntungan yang sama. Beberapa mungkin bahkan merugi tanpa disadari. Mengetahui profitabilitas di level paling granular yaitu per pengiriman bukanlah sebuah kemewahan, melainkan sebuah kebutuhan strategis. Hal ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang didukung data, mulai dari penetapan harga hingga optimalisasi rute. Masalahnya, menghitung ini secara akurat adalah tantangan yang kompleks karena sulitnya mengalokasikan semua biaya yang relevan ke satu pengiriman tunggal. Artikel ini akan membedah metodologi yang akurat untuk menghitung profit per pengiriman dan bagaimana teknologi, khususnya software logistik, menjadi kunci untuk mengimplementasikannya secara efisien. Cara Menghitung Profit per Pengiriman Untuk mendapatkan angka profit yang akurat, kita harus membedah setiap komponen pendapatan dan biaya yang terkait dengan satu shipment atau delivery order. 1. Identifikasi Pendapatan per Pengiriman (Revenue per Shipment) Ini adalah komponen yang paling mudah diidentifikasi. Pendapatan adalah total biaya yang Anda kenakan kepada pelanggan untuk satu pengiriman spesifik, setelah dikurangi diskon atau potongan lainnya. Pendapatan = Tarif Pengiriman – Diskon 2. Identifikasi Semua Biaya Langsung (Variable Costs) Biaya langsung adalah semua biaya yang dapat diatribusikan secara langsung ke satu pengiriman. Jika pengiriman itu tidak ada, biaya ini juga tidak akan muncul. Bahan Bakar (BBM): Alokasi biaya BBM yang dikonsumsi untuk rute pengiriman tersebut. Upah atau Komisi Driver/Kurir: Gaji atau komisi yang dibayarkan untuk menyelesaikan pengiriman tersebut. Biaya Tol, Parkir, dan Retribusi: Semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan. Biaya Penanganan Khusus: Biaya untuk packing ulang, handling material berbahaya, atau asuransi per pengiriman. Biaya Dokumen: Biaya untuk pencetakan surat jalan, DO, atau dokumen lain yang spesifik untuk pengiriman itu. 3. Alokasi Biaya Tidak Langsung (Overhead Costs) Inilah bagian tersulit dan yang paling sering diabaikan. Biaya tidak langsung adalah biaya operasional yang harus tetap dibayar terlepas dari ada atau tidaknya satu pengiriman spesifik. Kunci akurasinya adalah mengalokasikan sebagian kecil dari total biaya ini ke setiap pengiriman secara adil. Contoh Biaya Tidak Langsung: Sewa gudang dan kantor. Gaji staf operasional, administrasi, dan manajemen (non-driver). Biaya depresiasi (penyusutan) armada truk dan peralatan. Asuransi kendaraan dan kargo (tahunan). Biaya pemasaran dan penjualan. Biaya teknologi (langganan software, GPS, dll.). Metode Alokasi: Anda memerlukan sebuah “dasar alokasi” (cost driver) yang logis. Beberapa dasar yang umum digunakan di industri logistik adalah total berat (kg), total volume (CBM), atau total jumlah pengiriman dalam satu bulan. Formula Alokasi Sederhana: Hitung total Biaya Tidak Langsung dalam satu periode (misal: 1 bulan). Hitung total unit dasar alokasi dalam periode yang sama (misal: total CBM semua pengiriman dalam 1 bulan). Hitung Tarif Alokasi per Unit: Tarif Alokasi = Total Biaya Tidak Langsung / Total Unit Dasar Alokasi Hitung Biaya Alokasi untuk Satu Pengiriman: Biaya Alokasi per Pengiriman = Tarif Alokasi * Jumlah Unit Dasar Alokasi Pengiriman Tersebut (H2) Formula Final: Menggabungkan Semuanya Setelah semua komponen teridentifikasi, formula untuk menghitung profit per pengiriman menjadi jelas: Profit per Pengiriman = Pendapatan – (Total Biaya Langsung + Biaya Alokasi Tidak Langsung) Jika hasilnya positif, pengiriman tersebut menguntungkan. Jika negatif, Anda merugi dari pengiriman tersebut. Solusi Otomatisasi Perhitungan dengan Software Logistik Oaktree.id Melakukan perhitungan di atas secara manual menggunakan spreadsheet untuk ratusan atau ribuan pengiriman setiap bulan adalah pekerjaan yang sangat tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan fatal. Di sinilah peran teknologi menjadi sangat vital. Solusi software logistik seperti Oaktree.id dirancang untuk mengatasi kompleksitas ini. Pencatatan Data Terpusat: Platform ini mencatat semua data pendapatan dan biaya langsung untuk setiap nomor order secara otomatis dan real-time. Mesin Alokasi Biaya: Oaktree.id dapat dikonfigurasi untuk mengalokasikan biaya tidak langsung secara otomatis berdasarkan aturan dan dasar alokasi yang Anda tentukan. Sistem akan melakukan perhitungan rumit di latar belakang. Laporan Profitabilitas Instan: Anda tidak perlu menunggu akhir bulan untuk mengetahui profitabilitas. Melalui dasbor analitik, Anda bisa langsung melihat laporan profit & loss untuk setiap pengiriman, setiap rute, setiap kendaraan, bahkan setiap pelanggan kapan saja. Dengan Oaktree.id, proses yang tadinya merupakan tugas akuntansi yang rumit berubah menjadi alat bantu keputusan operasional yang dapat diakses seketika. Mengetahui profit per pengiriman secara akurat membuka pintu bagi berbagai keputusan strategis yang dapat meningkatkan margin keuntungan Anda: Penetapan Harga yang Cerdas (Strategic Pricing): Anda dapat menetapkan harga dengan lebih percaya diri karena Anda tahu persis berapa cost floor Anda untuk setiap jenis layanan atau rute. Analisis Profitabilitas Pelanggan: Identifikasi pelanggan mana yang paling menguntungkan dan mana yang justru menggerus margin Anda. Ini bisa menjadi dasar untuk negosiasi ulang tarif atau penyesuaian layanan. Optimalisasi Rute dan Armada: Analisis rute mana yang secara konsisten menghasilkan profit tertinggi. Alokasikan armada terbaik Anda ke rute-rute tersebut dan cari cara untuk mengefisienkan rute yang kurang menguntungkan. Kontrol Biaya yang Efektif: Dengan visibilitas penuh, Anda bisa dengan cepat mengidentifikasi pos-pos biaya yang membengkak dan mengambil tindakan korektif. Tingkatkan Akurasi dan Profitabilitas Bisnis Logistik Anda Di industri logistik modern, asumsi dan intuisi tidak lagi cukup. Perusahaan yang mampu mengukur dan mengelola profitabilitas pada level paling granular akan menjadi pemenangnya. Menghitung profit per pengiriman secara akurat adalah fondasi dari manajemen logistik yang cerdas dan proaktif. Meskipun metodologinya tampak rumit, adopsi teknologi yang tepat seperti software logistik Oaktree.id mengubah tantangan ini menjadi sebuah keunggulan kompetitif, memberikan presisi, kecepatan, dan wawasan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang benar-benar menguntungkan. Jika Anda siap untuk beralih dari perhitungan manual yang rumit ke analisis profitabilitas yang otomatis dan real-time, saatnya untuk mengeksplorasi solusi yang tepat. Pelajari lebih lanjut bagaimana Oaktree.id dapat membantu Anda mengontrol biaya dan memaksimalkan profit di setiap pengiriman. Jadwalkan demo gratis bersama tim ahli kami.

Cara Menghitung Profit per Pengiriman di Bisnis Logistik Read More »