Fumigation certificate menjadi salah satu dokumen yang dapat dibutuhkan dalam pengiriman komoditas atau material kemasan tertentu. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang, kontainer, atau kemasan telah menjalani proses fumigasi.
Namun, pengurusannya tidak hanya berhenti pada pelaksanaan fumigasi. Data dalam sertifikat juga perlu sesuai dengan persyaratan negara tujuan dan dokumen shipment lainnya. Berikut lima kesalahan dalam mengurus fumigation certificate yang perlu dihindari.
1. Tidak Memeriksa Persyaratan Negara Tujuan
Setiap negara dapat memiliki persyaratan yang berbeda terkait fumigasi. Ketentuannya dapat bergantung pada jenis komoditas, material kemasan, asal barang, metode perlakuan, hingga organisme pengganggu yang menjadi perhatian negara tujuan.
Apabila proses fumigasi tidak sesuai dengan persyaratan, sertifikat berisiko tidak diterima. Barang juga dapat diminta menjalani pemeriksaan atau perlakuan ulang sebelum proses dilanjutkan.
Karena itu, pastikan persyaratan negara tujuan telah diperiksa sebelum menentukan metode dan jadwal fumigasi.
2. Menggunakan Data Shipment yang Belum Final
Fumigation certificate biasanya memuat informasi yang berkaitan langsung dengan shipment, seperti deskripsi barang, jumlah kemasan, berat, nomor kontainer, dan negara tujuan.
Jika sertifikat dibuat menggunakan data sementara, informasi tersebut dapat berubah setelah proses stuffing atau penyusunan dokumen selesai. Misalnya, jumlah kemasan mengalami perubahan, nomor kontainer diganti, atau berat barang pada packing list diperbarui.
3. Tidak Memeriksa Kesesuaian Data Antardokumen
Kesalahan berikutnya adalah langsung menggunakan fumigation certificate tanpa melakukan pemeriksaan ulang. Meskipun sertifikat telah diterbitkan oleh penyedia fumigasi, perusahaan tetap perlu mencocokkan informasinya dengan dokumen shipment lainnya.
Beberapa data yang perlu diperiksa meliputi:
- nama eksportir dan penerima;
- deskripsi barang;
- jumlah dan jenis kemasan;
- berat atau kuantitas barang;
- nomor kontainer;
- nomor seal jika dicantumkan;
- negara atau pelabuhan tujuan;
- serta referensi shipment.
Ketidaksesuaian nomor kontainer atau jumlah kemasan dapat menimbulkan pertanyaan apakah sertifikat tersebut benar-benar diterbitkan untuk shipment yang dimaksud. Pemeriksaan sebaiknya dilakukan dengan membandingkan fumigation certificate, packing list, dan draft bill of lading sebelum seluruh dokumen dinyatakan final.
4. Menjadwalkan Fumigasi Terlalu Dekat dengan Keberangkatan
Proses fumigasi membutuhkan waktu untuk persiapan, pelaksanaan, dan penerbitan sertifikat. Pada metode tertentu, prosesnya juga dapat membutuhkan waktu paparan dan ventilasi sebelum barang atau kontainer dinyatakan aman untuk ditangani.
Jika fumigasi dijadwalkan terlalu dekat dengan waktu cut-off atau keberangkatan, perusahaan tidak memiliki banyak waktu untuk menangani perubahan dan kesalahan. Masalah dapat semakin besar apabila nomor kontainer berubah, proses fumigasi perlu diulang, atau sertifikat membutuhkan koreksi.
Kondisi tersebut dapat menyebabkan:
- stuffing tertunda;
- dokumen terlambat diterbitkan;
- barang tidak memenuhi waktu cut-off;
- perubahan jadwal keberangkatan;
- serta biaya operasional tambahan.
Karena itu, jadwal fumigasi perlu disesuaikan dengan waktu stuffing, cut-off dokumen, dan jadwal keberangkatan. Berikan waktu tambahan agar perusahaan masih memiliki kesempatan melakukan koreksi apabila terjadi kendala.
5. Tidak Menyimpan Dokumen Berdasarkan Shipment yang Tepat
Fumigation certificate dapat diterima melalui email, aplikasi chat, atau langsung dari penyedia fumigasi. Jika dokumen tersebut tidak segera disimpan berdasarkan shipment yang tepat, file dapat tercecer atau tertukar dengan sertifikat milik job lain.
Risiko juga dapat muncul ketika perusahaan menyimpan beberapa versi dokumen tanpa keterangan yang jelas. Tim dapat menggunakan versi lama yang belum dikoreksi atau mengirimkan file yang salah kepada pelanggan.
Agar dokumen lebih mudah dikendalikan, perusahaan perlu menerapkan beberapa langkah, seperti:
- menggunakan format penamaan file yang konsisten;
- menyimpan dokumen berdasarkan nomor job;
- memisahkan dokumen draft dan final;
- memberikan penanda pada versi terbaru;
- serta memastikan dokumen dapat diakses oleh tim terkait.
Pengelolaan yang terstruktur membantu perusahaan menemukan fumigation certificate dengan lebih cepat saat dibutuhkan untuk pemeriksaan atau pengiriman dokumen kepada pelanggan.
Kelola Fumigation Certificate dengan Sistem Digital
Kesalahan dalam mengurus fumigation certificate tidak selalu terjadi pada proses fumigasinya. Masalah juga dapat muncul karena data dan dokumen shipment tersebar di berbagai file, email, aplikasi chat, dan folder penyimpanan.
Kondisi tersebut membuat tim lebih sulit memastikan bahwa sertifikat menggunakan data terbaru dan telah disimpan pada shipment yang tepat. Karena itu, perusahaan freight forwarder membutuhkan sistem digital untuk mengelola dokumen berdasarkan setiap job.
Oaktree merupakan software yang dikhususkan untuk perusahaan freight forwarder. Sistem ini membantu mengelola job order, dokumen, biaya, invoice, dan laporan dalam satu platform.
Kesimpulan
Kesalahan dalam mengurus fumigation certificate dapat memengaruhi kelancaran proses pengiriman. Beberapa kesalahan yang perlu dihindari adalah tidak memeriksa persyaratan negara tujuan, menggunakan data shipment yang belum final, tidak mencocokkan data antardokumen, menjadwalkan fumigasi terlalu dekat dengan keberangkatan, dan tidak menyimpan dokumen pada shipment yang tepat.
